信息共享視域下檔案管理創(chuàng)新研究

許志健

摘 要：在信息互聯(lián)互通的新時(shí)代背景下，檔案資源共享的社會(huì)價(jià)值不斷凸顯出來。檔案資源共享中，需要依靠先進(jìn)的信息共享技術(shù)、完善的共享機(jī)制，以及科學(xué)的管理方式才能得以實(shí)現(xiàn)。并且要不斷挖掘檔案資源的深層價(jià)值，提升檔案資源為社會(huì)提供服務(wù)的能力。文章從檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，分別就檔案保管能力、服務(wù)能力和信息安全能力，探討了信息資源共享視域下檔案管理創(chuàng)新的途徑。

關(guān)鍵詞：信息資源共享;檔案管理;創(chuàng)新途徑

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

走進(jìn)新時(shí)代，各行各業(yè)更加開放和包容，信息資源共享也逐步升級(jí)。檔案資源作為國(guó)家和社會(huì)重要的信息資源，也在共享社會(huì)背景下隨之改革。相應(yīng)地，檔案管理面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理人員要重視檔案信息資源共享的重要性，明確當(dāng)前檔案管理存在的問題，在不斷地探索和創(chuàng)新中尋求更加科學(xué)合理的方式，從而優(yōu)化和升級(jí)檔案管理模式，推動(dòng)檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

1 信息共享視域下檔案管理工作現(xiàn)狀

在檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中，數(shù)字檔案館成為主要表現(xiàn)形式。文章結(jié)合實(shí)際，總結(jié)當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1 檔案服務(wù)平臺(tái)跨地區(qū)服務(wù)

各地?cái)?shù)字檔案館深化應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，并不斷完善內(nèi)部信息建設(shè)系統(tǒng)，逐步探索社會(huì)公開平臺(tái)運(yùn)行。在多年的發(fā)展中，很多先進(jìn)地區(qū)達(dá)成檔案資源共享共識(shí)，共用一個(gè)公共服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)跨地區(qū)服務(wù)[1]。

1.2 開創(chuàng)新媒體檔案管理形式

很多數(shù)字檔案館建立了自己的微信公眾號(hào)、微博號(hào)等，并通過新媒體，將檔案館開展的各種活動(dòng)及時(shí)發(fā)布在新媒體平臺(tái)，使受眾范圍更廣、數(shù)量更多。同時(shí)，用戶還可以在微信公眾號(hào)中直接了解和查詢相關(guān)檔案資料，咨詢檔案服務(wù)，形成人機(jī)互動(dòng)，利于檔案管理工作的不斷優(yōu)化。

2 信息資源共享視域下檔案管理模式的問題

從當(dāng)前的檔案管理模式來看，還存在理念陳舊、服務(wù)效能低、管理水平差、安全管理保障不足等問題。具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

2.1 管理理念陳舊

檔案管理人員的管理理念，是決定和推動(dòng)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，很多檔案管理人依然保持傳統(tǒng)的管理理念，對(duì)數(shù)字化檔案管理概念認(rèn)識(shí)不足。導(dǎo)致在工作中，無法將大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到具體的檔案管理工作中，降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，檔案管理人員的理念還以自身為主題，忽視了用戶的需求和體驗(yàn)，導(dǎo)致檔案管理工作脫離用戶需求，達(dá)不到用戶的預(yù)期效果，降低了檔案管理現(xiàn)代化水平[2]。

2.2 檔案服務(wù)效能低

信息技術(shù)已經(jīng)深入應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理工作中，很多檔案管理機(jī)構(gòu)也構(gòu)建了自己的檔案管理網(wǎng)站。但是網(wǎng)站的功能性服務(wù)卻不盡人意，特別是網(wǎng)站檢索和瀏覽服務(wù)等，無法快速準(zhǔn)確地查找有效信息。在檔案信息資源共享過程中，也出現(xiàn)了功效效率低下的問題，各檔案管理機(jī)構(gòu)之間設(shè)立信息屏障、信息共享技術(shù)不兼容等問題較為普遍。

2.3 信息化管理浮于表面

信息化檔案管理需要先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備予以支持，才能得以實(shí)現(xiàn)。先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，一般價(jià)格昂貴，需要兼具計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和檔案管理技術(shù)的綜合型人才進(jìn)行操作。但是，在實(shí)際工作中，人才極其匱乏，資金投入不足，先進(jìn)設(shè)備得不到保證，導(dǎo)致檔案管理混亂、效率低下。另外，各檔案館之間的共享資源程度不深，需要的信息化技術(shù)應(yīng)用不深入。大數(shù)據(jù)分析、云計(jì)算技術(shù)等都無法滲透到檔案資源共享的深層管理結(jié)構(gòu)，難以發(fā)揮檔案資源的全面價(jià)值[3]。

2.4 檔案數(shù)據(jù)安全有漏洞

信息化時(shí)代背景下，檔案資料的公開程度進(jìn)一步提升，受眾人群更加廣泛，查詢檔案資料更加便捷。在為更多群眾提供檔案資料服務(wù)的同時(shí)，也降低了檔案數(shù)據(jù)資源的安全性。很多檔案資料中涉及機(jī)密數(shù)據(jù)，一旦泄露則會(huì)引發(fā)國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定事件。如果個(gè)人隱私被泄露，也會(huì)增加人身安全危險(xiǎn)，受到騷擾，影響正常的工作和生活。檔案安全漏洞與安全意識(shí)差、安全技術(shù)低等都有直接關(guān)系，以往存儲(chǔ)電子檔案都用光盤、磁盤等介質(zhì)，時(shí)間一長(zhǎng)，出現(xiàn)磨損或脫落等現(xiàn)象，就會(huì)直接導(dǎo)致電子文檔損壞。

3 信息資源共享視域下檔案管理模式的創(chuàng)新途徑

在信息資源共享背景下，檔案管理模式必須做出相應(yīng)轉(zhuǎn)變，檔案管理單位和管理人員要不斷創(chuàng)新途徑，才能適應(yīng)檔案管理新時(shí)期的發(fā)展要求，為社會(huì)提供更好的服務(wù)，具體措施包括以下幾點(diǎn)。

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，推動(dòng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)

轉(zhuǎn)變觀念是重建檔案管理工作模式的思想基礎(chǔ)，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)的高效性，信息資源共享的發(fā)展必然性。在實(shí)際工作中，積極探索創(chuàng)新管理方式，將“數(shù)字化”概念貫穿于工作的每個(gè)細(xì)節(jié)，才能全面推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。另外，檔案管理人員還要轉(zhuǎn)變以自身為中心的思想，要提高責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作能力，積極與其他檔案館進(jìn)行交流合作。優(yōu)化配置自身的各種資源，并積極利用其他檔案館的共享資源，不斷滿足用戶的新要求[4]。

3.2 完善機(jī)制，保障檔案數(shù)據(jù)安全

檔案管理單位設(shè)置管理機(jī)構(gòu)，按照信息化檔案管理要求，建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)處理中心、數(shù)字化檔案館等。同時(shí)完善管理制度和監(jiān)督制度，對(duì)檔案信息進(jìn)行安全評(píng)估，以免出現(xiàn)檔案泄露事件。另外，還要重視建立安全管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，從思想上重視數(shù)據(jù)安全，從操作上規(guī)范保障數(shù)據(jù)安全;選擇更加成熟的硬件和軟件，利用多種媒介保存電子檔案資料;安排專人負(fù)責(zé)電子檔案的保管，如果有借閱，需要做好詳細(xì)記錄。

3.3 強(qiáng)化服務(wù)，優(yōu)化檔案服務(wù)格局

3.3.1 構(gòu)建檔案信息資源集成體制

在共享包容的時(shí)代要求下，要構(gòu)建檔案信息資源機(jī)制體系，強(qiáng)化檔案館之間的交流合作，形成信息資源共享數(shù)據(jù)庫，為搭建規(guī)范科學(xué)的信息資源體制奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。另外，還要優(yōu)化檔案信息管理共享服務(wù)機(jī)制，立足用戶需求，提供更加全面、個(gè)性化的服務(wù)。

3.3.2 提高服務(wù)水平

檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)在于服務(wù)，在服務(wù)方式不斷創(chuàng)新、服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大的形勢(shì)下，以信息資源共享的視角來看，檔案資源的服務(wù)價(jià)值還需要向更深、更廣挖掘。在實(shí)際工作中，要不斷擴(kuò)展檔案服務(wù)范圍;根據(jù)檔案的不同分類，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行二次加工，形成特色檔案，有效提高服務(wù)能力;創(chuàng)新服務(wù)方式，通過一對(duì)一培訓(xùn)、上門服務(wù)、紙質(zhì)檔案查閱、電子設(shè)備查詢、網(wǎng)上呼叫等方式，為用戶提供更加全面便捷的檔案服務(wù)。

3.4 重點(diǎn)推進(jìn)，展示檔案館價(jià)值

3.4.1 豐富館藏

檔案館的主要作用在于保存和利用檔案，在不斷地積累和創(chuàng)新過程中，總結(jié)和提煉出檔案館自身的館藏作用和服務(wù)功能。在信息共享的時(shí)代背景下，用戶對(duì)檔案的要求有了新的變化，館藏資源的內(nèi)容和形式也在變化。檔案管理人員為了充分發(fā)揮館藏的作用，展示檔案館的特色，就要不斷豐富館藏資源。結(jié)合信息化技術(shù)，對(duì)檔案館資料進(jìn)行信息化處理，并根據(jù)用戶需求進(jìn)行科學(xué)分類，打通與社會(huì)用戶的聯(lián)系渠道，及時(shí)掌握用戶需求，從而補(bǔ)充現(xiàn)有檔案資源，豐富檔案資源形式。

3.4.2 應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)

檔案資源的存儲(chǔ)和保管也是檔案管理的重要內(nèi)容。在信息化時(shí)代，檔案信息已經(jīng)呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng)，檔案管理人員需要積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)，改善檔案?jìng)浞莨ぷ鞯牟煌字?。在具體工作中，檔案管理人員要對(duì)檔案資料進(jìn)行等級(jí)評(píng)估和分類。如果是等級(jí)較高的重要檔案，就要進(jìn)行電子文件異地備份保管，還要對(duì)電子文件進(jìn)行不同媒介存儲(chǔ)，最大程度保證電子檔案的安全性。為了充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值，管理人員要借助大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行不同形式的信息化轉(zhuǎn)化，包括圖像、影像、圖片、文字等，為不同用戶提供更多的選擇。

3.5 積極創(chuàng)新，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)

3.5.1 搭建檔案資料信息化管理系統(tǒng)

搭建完善的檔案資料信息化管理系統(tǒng)時(shí)，檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)要在思想上給予充分重視，并保障資金投入到位，以采購信息化管理設(shè)施。同時(shí)，還要大力引進(jìn)先進(jìn)的軟件工具，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。在搭建檔案資料信息化管理系統(tǒng)過程中，還要明確各分支的聯(lián)系人和溝通渠道，以便及時(shí)錄入檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的良好循環(huán)。

3.5.2 借助云技術(shù)實(shí)施“共享式”檔案管理模式

檔案管理人員要在檔案管理工作中積極借助云技術(shù)，實(shí)施“共享式”管理模式。在實(shí)際工作中，利用云技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行處理，保證檔案管理的有效性。同時(shí)，還要通過云平臺(tái)強(qiáng)化部門之間的溝通交流，積極探索“線上+線下”的檔案管理模式，起到線上線下互相補(bǔ)充，相互促進(jìn)的目的。豐富檔案資料的服務(wù)途徑，形成更加開放高效的檔案管理模式[5]。

4 結(jié)語

綜上所述，新時(shí)代背景下，信息共享已經(jīng)成為極為顯著的特點(diǎn)。檔案資料作為重要的數(shù)據(jù)資料，成為各行業(yè)的重要參考。檔案管理要適應(yīng)新時(shí)代的要求，轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新方法、應(yīng)用新技術(shù)，徹底改變當(dāng)前檔案管理工作思想陳舊、工作落后、安全性低等問題，為社會(huì)的發(fā)展提供更加精準(zhǔn)便捷的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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