規(guī)范公文處理程序，提高公文辦理質(zhì)量

李蘭

摘要：提高辦公室政務工作的效率，最為主要的任務是提高公文處理的效率，這就需要規(guī)范公文處理程序，提高公文辦理的質(zhì)量和效率。而提高公文處理效率，提高公文辦理質(zhì)量就需要建立起規(guī)范化的公文處理制度和程序，以制度來規(guī)范程序，提高公文辦理效率;另外還需要針對公文處理程序進行統(tǒng)一化的管理，辦公室是公文運轉(zhuǎn)的主要進出口，是公文處理的主要地方，做好公文處理工作，還需要加強各個環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作，做好各個部門之問的協(xié)調(diào)，加強急事急辦的公文處理原則，提高公文辦理的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：公文處理程序;公文辦理;質(zhì)量

公文是實施管理，進行內(nèi)外溝通，上下溝通的重要渠道，并且公文還是實現(xiàn)內(nèi)部和外部信息溝通的重要橋梁。公文工作效率的提高必須依靠規(guī)范的辦理程序。國務院辦公廳針對公文處理工作已經(jīng)制定了一系列的措施來加強對公文處理的規(guī)范化，并要求改進機關(guān)單位的工作作風，精簡公文文件，以提高干部們的綜合素質(zhì)為基礎(chǔ)，增加科學技術(shù)含量為內(nèi)容，規(guī)范公文處理程序，提高公文辦理的質(zhì)量和效率。為了真正實現(xiàn)工作作風的優(yōu)良，提高公文處理的效率，提高公文辦理的質(zhì)量和水平，需要對公文辦理程序進行系統(tǒng)處理，總體以優(yōu)化為原則，發(fā)揮出公文處理過程中各個分系統(tǒng)、子系統(tǒng)的作用，完善和統(tǒng)一公文辦理程序，簡化一些不必要的流程，切實提高公文辦理的質(zhì)量和效率。

一、公文處理程序規(guī)范化的意義

（一）提高公文處理效率

辦公室公文處理程序的規(guī)范化，可以把辦公室工作人員的工作職責進行明確，實現(xiàn)各司其職，并且嚴格的按照規(guī)章制度來進行公文的處理，可以減少公文處理過程中的一些復雜不必要的程序，體感公文處理的效率。如一些簡單的公文并不需要登記，辦公室工作人員如果過熟悉的掌握我了工作流程，就可以減少公文處理中的很多環(huán)節(jié)，解決時間，用在其他公文的處理上，從而提高了公文處理的效率。

（二）提高公文處理質(zhì)量

公文處理的質(zhì)量情況怎么樣，不僅和辦公室人員的公文寫作能力、業(yè)務辦理經(jīng)驗有關(guān)系，同時，還和公文規(guī)范處理的程序有關(guān)。如在一些公文中可以不用登記，但是如果辦公室辦理人員要對所有公文進行登記，那么就會出現(xiàn)非常大的工作量，同時也會影響到后期的公文查找，甚至還會造成公文流轉(zhuǎn)效率，出現(xiàn)公文辦理滯后的效率，因此規(guī)范公文處理的程序，在很大程度上還可以有效的提高公文處理的質(zhì)量。

（三）提高上級領(lǐng)導決策質(zhì)量

領(lǐng)導在進行決策的時候，一般都會對相關(guān)的資料進行參考，在這些資料中就包括了上級或者是下級傳送過來的公文資料，而這些公文的有效處理可以更好的匯總各種資料和信息，為領(lǐng)導的決策提供必要的參考資料，從而可幫助領(lǐng)導制定出正確的決策。

二、公文處理程序規(guī)范化措施

（一）提高辦公人員規(guī)范化操作的意識

提高辦公室工作人員規(guī)范化的操作意識，這就需要定期的對辦公室工作人員進行公文處理規(guī)范化的培訓和交流，提高辦公室工作人員的思想意識，向辦公室工作人員進行公文寫作技能和理論知識的培訓，從而提高辦公室人員對公文處理的效率和質(zhì)量，盡可能的減少辦公室公文寫作過程中出現(xiàn)錯誤的幾率。

（二）完善相關(guān)的規(guī)章制度

這就需要政府相關(guān)的部門針對辦公室公文規(guī)范化處理程序制定出相關(guān)的科學合理的規(guī)章制度，通過制定嚴格的規(guī)章制度來對公文的收發(fā)程序進行管理。并規(guī)范辦公室工作人員的行為，減少公文辦理過程中的隨意性和混亂性，盡可能的避免因為公文過多而產(chǎn)生公文集了積累，以及因公文發(fā)送過多出現(xiàn)的執(zhí)行不力的問題。另外，還要制定出相應的獎懲制度，通過單位之間和單位，單位和個人，以及個人和個人之間的評價來提高辦公室工作人員的公文處理積極性，促進辦公室工作人員嚴格的，自覺地按照規(guī)章制度來處理公文的接收和發(fā)送。

（三）提升人員的辦公技能

隨著互聯(lián)網(wǎng)科學技術(shù)的不斷發(fā)展，人和人之間的溝通方式有了很大的變化，這對辦公室工作人員的操作技能也提出了新的要求，這就需要辦公室工作人員熟練的掌握計算機操作技術(shù)，可以熟練的使用計算機中的各種辦公軟件。另外，還要辦公室工作人員樹立起終身學習的意識和習慣，通過不斷的學習和溝通來提升自身的綜合素質(zhì)以及公文辦理的能力和技術(shù)水平，提高辦公室公文處理的效率，以此來更好的適應現(xiàn)代化辦公室公文辦理的新要求。

（四）加大辦公設備的投入

規(guī)范辦公室公文處理程序，離不開先進的科學技術(shù)為依托，這就需要辦公室中的各種軟硬件設備準備完善。加大資金投入，完善辦公室設備設施建設，如計算機、打印機、復印機以及辦公電話等。通過使用專業(yè)的公文處理業(yè)務協(xié)同平臺系統(tǒng)等辦公軟件來實現(xiàn)公文處理程序的簡單化和規(guī)范化。目前，通過辦公格式軟硬件設備設施方式對辦公室公文處理程序進行規(guī)范化已經(jīng)成為當前比較普遍的方法。而這種方式的實施，不僅可以節(jié)省辦公室公文接收和發(fā)出的時間，加快公文信息的溝通和交流，同時通過這種方式，還可以加快辦公室公文處理的速度，幫助相關(guān)的政策可以及時的制定和落實。

（五）開展嚴格的監(jiān)督審核工作

這就需要針對辦公室公文處理定期或者是不定期的進行公文處理情況的檢查。對公文處理是否是嚴格的按照程序辦理進行嚴格的把關(guān);并對檢查的結(jié)果進行公布，對表現(xiàn)優(yōu)秀的單位和個人進行表揚，對執(zhí)行比較差的單位和個人進行批評。另外還要定期進行公文辦理質(zhì)量的屏蔽工作，并把評比的結(jié)果進行公布;此外還可以建立考核機制，把公文處理的效率和質(zhì)量納入到考核的內(nèi)容中，以此來提高辦公室公文處理效率和質(zhì)量。

三、結(jié)束語

辦公室公文處理程序的規(guī)范化程度直接關(guān)系到辦公室工作的工作效率和工作質(zhì)量。辦公室公文處理程序的規(guī)范化，不僅可以規(guī)范辦公室人員的行為，減少人員的隨意性，還可以提高辦公室公文處理的速度，提高辦公室公文處理的質(zhì)量，為領(lǐng)導層決策提供準確有效的信息。而加強辦公室公文處理程序規(guī)范化，就需要辦公室工作人員不斷的提高自身公文寫作水平和公文寫作技能，并且還需要組織加強對公文規(guī)范化辦理的重視，逐漸完善公文辦理程序，精簡一些不必要的手續(xù)和流程，只有這樣才可以逐漸規(guī)范公文辦理的程序，提高公文辦理的效率和質(zhì)量，真正的做到規(guī)范化、效率化、質(zhì)量化，并充分發(fā)揮公文在辦公室中的作用和價值。

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