事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對策

呂怡玲

摘要：檔案管理數(shù)字化對事業(yè)單位發(fā)展具有重要的意義，但我國事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化水平較低，存在管理意識淡薄、標準缺失、人員數(shù)管理水平不高的問題，對此提出了促進事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的對策。

關鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;標準化

檔案管理是事業(yè)單位一項重要工作，海量的檔案數(shù)據(jù)要求事業(yè)單位采取數(shù)字化管理模式。在信息時代，數(shù)字化技術已經在各行各業(yè)得到普及和發(fā)展，數(shù)字化帶來的便利性大大提高了工作效率，未來有望在數(shù)字化技術的支持下實現(xiàn)無紙化辦公。數(shù)字化技術具有得天獨厚的優(yōu)勢，數(shù)據(jù)存儲技術可容納海量數(shù)據(jù)信息，具有更高的安全性和實用性;數(shù)據(jù)檢索技術可讓用戶瞬間找到所需數(shù)據(jù)，不需要排隊，只要一部終端設備即可。檔案數(shù)字化管理是在數(shù)據(jù)化技術的廣泛應用下產生的，事業(yè)單位工作人員只需要借助計算機和網絡終端便可實現(xiàn)對檔案的查詢閱讀，大大提高了工作效率。目前我國事業(yè)單位受制于各種因素的影響，檔案數(shù)字化管理遠不如一些企業(yè)，本文具體問題具體分析，針對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理存在的問題提出來解決對策。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

信息技術是21世紀的主要符號，任何領域離開的信息技術，其未來發(fā)展是很難想象的。事業(yè)單位是中國特色社會主義體制下的特殊產物，關系到國計民生，是中國穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎。因此，事業(yè)單位各方面的工作必須與時俱進。就檔案管理而言，采用數(shù)字化技術將大大提高檔案的收集和規(guī)章工作效率，從而更好的為人民服務。所謂檔案數(shù)字化管理，是依托于計算機及其網絡的平臺，再通過先進軟件體系的支持，對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化和標準化，利用軟件進行資料的增減、變更，從而極大提高工作效率。檔案數(shù)字化管理是事業(yè)單位實現(xiàn)無紙化辦公的基礎。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理要緊跟時代步伐，不斷創(chuàng)新管理技術，愿提高信息化水平。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，信息化已形成高速公路，基于信息化技術的各類管理工作不斷優(yōu)化，專業(yè)理論知識體系不斷升華，檔案管理理念不斷創(chuàng)新。面對如此形勢，我們在看到成績的同時，也不可忽略檔案數(shù)字化管理存在的問題。

（一）工作標準缺乏科學有效性

就目前而言，大多事業(yè)單位都認為檔案數(shù)字化管理是非常必要的，且積極開展數(shù)字化建設工作。但是，大多事業(yè)單位對數(shù)字化檔案管理并不了解，到底怎樣開展檔案數(shù)字化管理工作？應采取什么樣的制度、標準和規(guī)范要求，這些并沒有被引起重視，反而一些人存在僥幸心理，認為只要引進了軟件便是數(shù)字化管理，雖然工作效率上有一定提高，但遠沒有達到要求;一些人敷衍了事，只對一些重要的有價值的檔案進行嚴格意義上的管理，這種行為使得事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理處于被動的局面。

（二）檔案數(shù)字化管理安全意識不到位

互聯(lián)網技術有一個致命的缺陷，便是數(shù)據(jù)的安全性問題，在對互聯(lián)網技術使用樂此不疲時，應該充分認識這個缺陷，通過合理的技術手段和管控措施來達到消除缺陷的目的?；ヂ?lián)網安全一直是備受業(yè)界關注的問題，一旦被不法分子利用，將帶來極大的信息安全后果。當前一些事業(yè)單位檔案管理人員并非專業(yè)出身，計算機管理知識不足，信息安全意識淡薄，導致信息安全問題不降反增。

（三）檔案數(shù)字化管理人員綜合素質有待提高

檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)檔案管理，不僅要懂專業(yè)管理知識，還要懂計算機知識。檔案數(shù)字化管理同樣離不開人，并且對人的素質有更高的要求，所以檔案管理人員必須與時俱進，學習先進的新知識、新理念，以適應時代發(fā)展的需要。事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理人員受特殊體質原因的影響，學習意識不強，知識更新速度較慢，綜合素質水平一般，缺少專業(yè)與管理技能于一身的優(yōu)秀人才。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的對策

（一）完善檔案數(shù)字化管理制度

要是檔案數(shù)字化管理得以運用，首先要在制度上下功夫，既要學會借鑒，又要根據(jù)單位的實際情況發(fā)展適合單位的檔案數(shù)字化管理技術，跟上時代的發(fā)展腳步。數(shù)字化檔案要有一套嚴格的標準，從資料的收集、整理及歸檔等環(huán)節(jié)都必須嚴格按照制度來執(zhí)行，層層把關，統(tǒng)一化管理。在查閱資料時，有具體的檔案查閱制度，在查閱操作時避免出現(xiàn)資料泄密或丟失的情況。做好檔案信息資料的安全管理，既要發(fā)揮硬件的硬安全，又要發(fā)揮軟件的軟安全，防止檔案信息丟失、篡改等現(xiàn)象發(fā)生。檔案管理人員要盡職盡責，嚴格遵守檔案管理制度，為檔案數(shù)字化管理提供良好的環(huán)境。

（二）加大資金投入來更新技術設備

檔案資料都是一些有價值的信息資源，這些信息資源為特定的部門人員而服務。事業(yè)單位作為這些檔案資料的管理者，見證了其成長，伴隨著檔案數(shù)字化技術的發(fā)展，事業(yè)單位的工作效率和管理水平都有了極大提高，保證檔案的時效性和高價值性，及時為使用者提供高價值的檔案資料，實現(xiàn)工作開展的價值。因此事業(yè)單位要重視檔案數(shù)字化管理，投入專項資金來完善數(shù)字化專業(yè)設備，為檔案數(shù)字化管理提供基礎保障。打破傳統(tǒng)的信息格局形勢，讓檔案信息變得更加精確化。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員素質提升主要有兩個方面：第一，檔案管理人員自身必須樹立強烈的學習意識，能夠突破傳統(tǒng)思想的桎梏，在業(yè)余時間多學習新知識新技能，更新知識結構與時俱進，更好地掌握檔案數(shù)字化管理的節(jié)奏。第二，事業(yè)單位要意識到檔案數(shù)字化管理的重要性，得進行制度、設備、軟件、網絡等基礎建設的同時，要重視人才素質建設，將人才培養(yǎng)作為核心要素，不斷加大工作人員的培訓力度，結合事業(yè)單位自身需求開展培訓工作，利用多媒體教學和專家講座的形式普及數(shù)字化管理理論知識，還可以引進企業(yè)優(yōu)秀的檔案館數(shù)字化管理人才，形成人才間的優(yōu)勢互補，全面提高人員的綜合素質。

四、結論

綜上所述，檔案數(shù)字化管理是事業(yè)單位適應社會發(fā)展需求的必然選擇，也是其整個組織管理工作的關鍵部分。當前，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作有了很大的進展，但存在的問題也不容忽視，完善檔案數(shù)字化管理工作必須以制度為基礎，加強檔案數(shù)字化管理軟硬件建設，同時提高檔案管理人員的綜合素質，能夠勝任障礙數(shù)字化管理工作，更好的服務于社會。

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