新時期檔案管理智能化分析研究

摘要：伴隨著社會的發(fā)展與時代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能再很好的滿足當(dāng)前檔案管理工作的實際需求，智能化成為了新時代檔案管理工作的一個重要趨勢。智能化的檔案管理工作徹底扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)檔案管理模式的落后局面，為檔案管理工作開辟了一片全新天地。本文將就新時期檔案管理智能化進(jìn)行深入的分析和探究。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;智能化

檔案管理的智能化是現(xiàn)代社會向前發(fā)展的必然產(chǎn)物，其是建立在多種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)基礎(chǔ)之上的重要產(chǎn)物。智能化的檔案管理迎合了未來社會發(fā)展的主流趨勢，其是未來檔案管理工作的核心。以下是筆者結(jié)合自己多年相關(guān)工作經(jīng)驗，就此議題提出自己的幾點看法和建議。

一、關(guān)于檔案管理智能化的可行性與必要性分析

（一）檔案管理智能化是時代發(fā)展的必然結(jié)果

近些年，伴隨著社會各行業(yè)的發(fā)展，各類單位和企業(yè)的檔案信息種類變得越來越多元化，檔案數(shù)量更是呈現(xiàn)出逐年遞增的態(tài)勢。檔案管理工作中所涉及到的內(nèi)容以及規(guī)模也得到了不同程度的拓展。之前一直被沿用的傳統(tǒng)檔案管理工作方式在變化如此之快的管理需求之下逐漸暴露出越來越多的缺點和問題，與檔案管理工作相關(guān)的存檔、傳輸、利用、查詢、篩選等等無時無刻不在耗費著大量的人力和物力資源。除此之外，傳統(tǒng)檔案管理工作中一般使用的都是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理工作難免會因為受到主客觀因素的影響而出現(xiàn)遺失或者損壞的情況，檔案管理工作的質(zhì)量因此很容易受到影響?；谝陨线@些情況，智能化檔案管理的需求呼之欲出，檔案管理智能化成為了時代發(fā)展的必然需求和必然結(jié)果。

（二）檔案管理智能化打破了檔案管理工作的時空局限性

在智能化檔案管理模式之下，檔案管理工作不再受到時間和空間的局限，不同地區(qū)、不同時間、不同主體的檔案信息都可以在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)平臺上面進(jìn)行有效傳遞和分享。智能化檔案管理工作擁有著以下幾個顯著特征：首先，檔案處理效率高。智能化的檔案管理能夠在非常短的時間內(nèi)對海量的檔案信息和資料進(jìn)行快速的處理，而且處理質(zhì)量也能夠得到有效保障。其次，數(shù)據(jù)容納性非常強(qiáng)，在智能化檔案管理模式下，海量信息都能夠融入到檔案資料當(dāng)中來，而且檔案信息變得非常詳盡。還有，包含著多元化的數(shù)據(jù)類型。檔案信息的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出多元化的趨勢，在智能化檔案管理模式下，檔案資料所包含的內(nèi)容非常豐富，諸如圖像數(shù)據(jù)、文本數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)等等，都被囊括到了檔案資料當(dāng)中來。

（三）檔案管理智能化實現(xiàn)了交又融合

之前傳統(tǒng)的檔案管理工作中，各個領(lǐng)域的檔案資料都是獨立存在的，學(xué)科交叉融合也不是很充分。但是，在智能化檔案管理模式下，檔案管理不僅僅實現(xiàn)了多學(xué)科多領(lǐng)域的較差與融合，也實現(xiàn)了全方位知識結(jié)構(gòu)體系以及管理人員結(jié)構(gòu)的融合。這對于檔案管理工作而言是一個創(chuàng)新和突破。

二、新時代檔案管理智能化發(fā)展策略分析

（一）樹立全新的檔案管理思維

新時期的檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相比發(fā)生了非常大的變化，現(xiàn)在的檔案信息呈現(xiàn)出范疇廣泛化、載體多元化以及形式多樣化等諸多顯著特點，這也就意味著現(xiàn)在的檔案管理工作需要樹立起全新的管理思維，要從思維層面進(jìn)行轉(zhuǎn)變。在實際檔案管理工作當(dāng)中，相關(guān)單位和部門必須要結(jié)合檔案管理工作的實際需求和實際情況開尋求更新穎更高效的檔案管理方式，多組織檔案管理人員的交流與學(xué)習(xí)，多開展專項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且要建立起完善的業(yè)績考核制度，從各個方面來引導(dǎo)檔案管理人員樹立起全新的檔案管理思維。

（二）構(gòu)建智能化檔案管理平臺

構(gòu)建智能化檔案管理平臺是新時期檔案管理智能化向前發(fā)展的重要渠道。關(guān)于智能化檔案管理平臺，其主要是圍繞檔案信息基礎(chǔ)建立起生成、存儲、傳輸和應(yīng)用四個環(huán)節(jié)，借助大數(shù)據(jù)處理技術(shù)來搭建起一個相對完善的智能化檔案平臺：首先，生產(chǎn)和采集檔案信息，主要包括主管部門檔案錄入、個人自主信息填報以及實時數(shù)據(jù)自動更新三項內(nèi)容。其次，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)清洗和篩選檔案數(shù)據(jù)，針對其中的異構(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)表達(dá)。然后，根據(jù)海量的信息數(shù)據(jù)資源建立起檔案信息大數(shù)據(jù)資源存儲庫。最后，構(gòu)建檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)平臺，徹底打破檔案管理工作的時空局限，實現(xiàn)檔案信息的共享與利用。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)力度

檔案管理工作的智能化發(fā)展需要依靠的核心力量之一便是人力資源，優(yōu)質(zhì)的檔案管理人員隊伍是推動檔案管理智能化發(fā)展的強(qiáng)大動力。關(guān)于加強(qiáng)檔案管理人員隊伍的建設(shè)，筆者建議采用集合數(shù)據(jù)科學(xué)、檔案管理學(xué)、計算機(jī)技術(shù)與自動化等多專業(yè)交叉融合的建設(shè)模式，打破傳統(tǒng)檔案管理人員的專業(yè)限制，積極引進(jìn)跨專業(yè)的文、理、工科優(yōu)質(zhì)人才，將諸如學(xué)習(xí)計算機(jī)專業(yè)、自動化專業(yè)、軟件工程專業(yè)等理工科專業(yè)的優(yōu)質(zhì)人才引入到檔案管理人員隊伍當(dāng)中來，其必然會成為檔案管理智能化發(fā)展的強(qiáng)大助力。

三、結(jié)束語

綜上所述，智能化檔案管理是時代發(fā)展的必然趨勢，相關(guān)單位必須要正視當(dāng)前檔案管理工作中暴露出的各種問題，要從根源上尋找到解決問題的途徑，為新時期檔案管理工作的智能化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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作者簡介：李向敏（1982-），女，漢族，河北泊頭人，本科，助理館員。