大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式研究

劉海麗

摘要：隨著信息化內(nèi)容的不斷延伸，數(shù)據(jù)化的內(nèi)容在各行各業(yè)的發(fā)展過程中都有進一步的融合，大數(shù)據(jù)的時代背景下，想要將企業(yè)檔案管理工作進行進一步地細化，就需要處理好檔案工作中對于大數(shù)據(jù)的內(nèi)容應用，并將大數(shù)據(jù)的特點進行逐步的優(yōu)勢展現(xiàn)，按照優(yōu)勢的情況進行內(nèi)容的掌握與了解，掌握大數(shù)據(jù)的時代脈搏，更好地促進企業(yè)今后的發(fā)展與建設(shè)。鑒于此，本文就大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)管理檔案工作的內(nèi)容進行分析和討論。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新

一、大數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理工作的影響

（一）處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)的類型能夠分成三種模式，分別是半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這里的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)內(nèi)容是一種十分常見的數(shù)據(jù)形式?？傮w來說，非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)方式占有的比重十分大，數(shù)據(jù)內(nèi)容也十分多。對于處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是企業(yè)檔案工作中十分嚴峻的一個問題?，F(xiàn)階段，采用大數(shù)據(jù)的技術(shù)模式能夠有效地處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的內(nèi)容，企業(yè)可以使用大數(shù)據(jù)的內(nèi)容將非結(jié)構(gòu)化的信息內(nèi)容進行數(shù)據(jù)處理，有效地幫助非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的整合與輸出，方便快捷地將企業(yè)中非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)進行整理。

（二）用戶對檔案服務質(zhì)量的要求不斷提高

大數(shù)據(jù)時代是信息爆炸的時代，現(xiàn)今人們每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息超過了過去幾千年的總和，并且還在加速增長中。面對龐大的數(shù)據(jù)，如何快速為用戶找到有效的數(shù)據(jù)信息，成為檔案管理人員提供優(yōu)質(zhì)檔案服務的關(guān)鍵，也是用戶極為關(guān)注的問題。2011年，國家電網(wǎng)公司發(fā)布了大眾傳播品牌口號一——你用電，我用心，充分體現(xiàn)了國家電網(wǎng)公司的服務理念。檔案服務作為行業(yè)整體服務的一部分也應當積極踐行這一理論要求。對于檔案服務，過去存在著一些認識上的誤區(qū)。比如有人認為檔案工作是一種事務性工作，任何人都可以做;有人認為檔案具有機密性，所以一般不能對外提供利用。事實上，檔案工作人員屬于專業(yè)技術(shù)人員，檔案工作有著很強的專業(yè)性要求，加上大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入，一名合格的檔案管理人員既要擁有高水平的專業(yè)技能，同時也要具備相應的計算機、網(wǎng)絡技術(shù)知識。當今世界是信息開放的時代，大眾對信息的共享程度要求也越來越高，就連政府機關(guān)都已提出政務公開和政府信息公開，因此檔案服務也應該做到與時俱進。檔案人員在實際工作中要注意處理好檔案保密和利用之間的關(guān)系。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新措施

（一）加強檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)要需重視檔案基礎(chǔ)業(yè)務，通過各種途徑提升檔案信息化建設(shè)的廣度和深度，進一步加強檔案管理的質(zhì)量和數(shù)量，通過這些途徑，提升數(shù)據(jù)資源庫搭建質(zhì)量和收集數(shù)量，真正意義上構(gòu)建一個豐富的檔案信息資源庫。對此，需做好以下幾點：一是重點加強檔案資源的收集整理，在企業(yè)檔案信息建設(shè)中，檔案數(shù)量會直接制約或影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的成效。故而，企業(yè)要不斷加強檔案收集工作，為企業(yè)更好實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。二是規(guī)范統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫。對此，企業(yè)要基于規(guī)范化、統(tǒng)一化數(shù)據(jù)格式上，構(gòu)建一個有效且豐富的檔案信息共享資源。另外，企業(yè)還需做好文字檔案電子化存檔匯總，切實有效地保護好歷史資料，同時檔案管理人員還可以充分利用各種先進技術(shù)，將文字資料掃描成電子檔案，以便在企業(yè)構(gòu)建一個檔案資料數(shù)據(jù)庫，最大限度保障檔案資源的可靠性和全面性，便于檔案管理人員查閱，從整體上促使檔案管理使用效率的提升。三是企業(yè)要提供軟硬件支持，企業(yè)檔案管理部門，要得到企業(yè)領(lǐng)導者的認可，進而獲取充足資金，最大限度地滿足檔案信息化建設(shè)的硬件需求。另外，企業(yè)還要投入大量的人力物力，構(gòu)建一個檔案與OA系統(tǒng)緊密結(jié)合的系統(tǒng)體系，嚴格遵守行業(yè)標準和法律法規(guī)，全方位收集、整合管理檔案，更好地實現(xiàn)檔案信息化管理。

（二）提升檔案管理工作的整體服務水平

電力企業(yè)在檔案管理方面利用了先進的技術(shù)手段，檔案服務工作的“量”已有了大幅度的增長。那么，檔案服務的“質(zhì)”又該如何保證？這與檔案管理人員的整體素質(zhì)有著直接的關(guān)系。檔案人員既要不斷學習、提升專業(yè)技能，還要掌握前沿的信息技術(shù)，成為復合型檔案管理人才。檔案人員要確保歸檔內(nèi)容的真實、完整和有效性，并加以鑒定、分類、劃分保管期限，防止交叉、無歸檔價值的信息進入檔案系統(tǒng)。另一方面，檔案人員要秉承電力行業(yè)的服務理念，做到用心服務，滿足當前用戶對檔案信息多元化的需求。此外，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供檔案數(shù)據(jù)分析服務，也可以利用關(guān)鍵詞檢索和系統(tǒng)聯(lián)想功能，為用戶推送更多的相關(guān)信息。通過對用戶的利用方式、檔案類型、用途、數(shù)量進行統(tǒng)計、利用效果分析，檔案管理人員可以掌握用戶檔案利用的總體趨勢和方向，檔案服務工作也能做到“知已知彼”。另外，還可以每年對用戶開展?jié)M意度調(diào)查，收集用戶對檔案系統(tǒng)、服務方面的意見和建議，幫助檔案人員認識檔案服務工作中的不足，并針對性地加以調(diào)整和改進，不斷提高檔案服務的滿意度。

（三）拓展檔案利用渠道

企業(yè)的檔案管理工作首要目的就是為了更好地發(fā)揮檔案保存價值，所以，在大數(shù)據(jù)的背景下，企業(yè)應該更好地發(fā)揮檔案的本身價值，并在現(xiàn)有的價值基礎(chǔ)上進行價值延伸，有效拓展檔案的隱藏價值，讓企業(yè)的檔案管理工作具有更加長遠的意義。除此以外，在以往的檔案管理工作中，檔案存在的價值只是單純進行檔案查詢，但是單純進行查詢的意義與價值在現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)模式下已經(jīng)逐漸淘汰，傳統(tǒng)的查詢模式也滿足不了現(xiàn)階段信息收集要求。企業(yè)在進行日常檔案管理過程中應該加強對企業(yè)局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，采用這樣的方式來幫助企業(yè)管理人員以及生產(chǎn)人員進行關(guān)鍵數(shù)據(jù)的傳遞，更好的滿足檔案查詢?nèi)藛T的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)要求。

三、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中還存在諸多問題?；诖?，要求企業(yè)堅持與時俱進，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，加強檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)，完善檔案信息化的規(guī)范標準，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)安全防護體系，完善自身的檔案信息化體系，從整體上促使企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平和效率，助推企業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

參考文獻：

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