淺談信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

劉敏

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位的改革也在不斷深化，得到了社會(huì)各界的充分肯定。但是，要想在現(xiàn)代信息化社會(huì)的背景下有序發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作是重中之重。事業(yè)單位的檔案信息眾多，內(nèi)容復(fù)雜，這就對(duì)管理工作者提出了更為嚴(yán)格的工作要求。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠讓檔案管理工作人員的壓力大大減輕。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;歸檔整理;技巧

檔案信息的作用是記錄原始信息，無(wú)論是對(duì)人類文化還是對(duì)社會(huì)的發(fā)展，都具有非常重要的影響，檔案的存儲(chǔ)對(duì)未來(lái)社會(huì)的發(fā)展同樣具有非常重要的借鑒作用。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，信息化的程度也在不斷加深，在檔案管理方面發(fā)揮著不可代替的作用。

一、檔案管理歸檔整理分類的現(xiàn)狀

（一）檔案整理人員專業(yè)性不高

根據(jù)我國(guó)的隨機(jī)抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前事業(yè)單位機(jī)關(guān)的檔案整理工作人員都不是本專業(yè)出身，沒(méi)有受到過(guò)有關(guān)檔案整理方面的教育，大部分是從其他部門抽調(diào)過(guò)來(lái)或是遵從人事調(diào)度安排的，這樣的團(tuán)隊(duì)會(huì)直接影響到事業(yè)單位檔案整理工作的專業(yè)程度。在一個(gè)沒(méi)有專業(yè)知識(shí)覆蓋的團(tuán)隊(duì)組織中，很難開(kāi)展具體的工作，而且會(huì)大大的耽誤檔案整理的時(shí)間，嚴(yán)重影響檔案作用的發(fā)揮。在目前的情況下，檔案管理部門在這方面存在著幾個(gè)問(wèn)題：第一，沒(méi)有專業(yè)的人員進(jìn)行有效工作;第二，人員不具備足夠的專業(yè)知識(shí)，沒(méi)有辦法在檔案管理的工作中科學(xué)、專業(yè)的分類;第三，檔案管理工作人員不固定，流動(dòng)性強(qiáng)。在以上的現(xiàn)狀中，是無(wú)法使得檔案發(fā)揮其強(qiáng)大的作用和功能的。第四，檔案管理人員在上崗之前沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的崗位培訓(xùn)，故而在進(jìn)行日常的工作時(shí)沒(méi)有形成固定的工作習(xí)慣與工作程式，導(dǎo)致工作過(guò)程看起來(lái)雜亂無(wú)序。

（二）對(duì)檔案整理的意識(shí)不高

基于社會(huì)中事業(yè)單位對(duì)檔案整理歸檔使用的傳統(tǒng)模式，可以看出，事業(yè)單位對(duì)檔案整理的意識(shí)還有待提高。事業(yè)單位的高層缺乏必要的管理化思想和分類歸檔的思想，沒(méi)有對(duì)檔案整理的規(guī)范性制度，認(rèn)為只要整體看起來(lái)不亂就達(dá)到了預(yù)期效果。但實(shí)際上，檔案整理的工作并不只是單純的為了讓檔案看來(lái)不顯雜亂。在很多情況下，檔案的管理與歸類是為了方便日后能夠進(jìn)行快速的查閱，倘若有關(guān)檔案管理的工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，并沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行具有邏輯分類的歸整及處理，那么隨著檔案數(shù)量的增多，檔案的管理難度加大，日后想要對(duì)其中某個(gè)檔案進(jìn)行分析與查閱，就會(huì)變成一件十分困難的事情。

（三）檔案整理缺乏信息化

信息化改革并沒(méi)有在檔案整理工作中發(fā)揮出很好的作用，限制了檔案管理工作的進(jìn)行。信息化帶來(lái)了很多的便利條件，但是由于事業(yè)單位的不夠重視，阻礙了檔案整理工作的發(fā)展。事業(yè)單位沒(méi)有合理的運(yùn)用與信息化相關(guān)的設(shè)備儀器，就沒(méi)有辦法建立檔案管理信息庫(kù)，仍舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，大大增加了工作難度。再者，信息化的思想沒(méi)有完全貫徹到工作人員的腦海當(dāng)中，不懂對(duì)檔案信息的保存和管理。信息化時(shí)代的來(lái)臨與事業(yè)單位的有關(guān)工作人員對(duì)信息化系統(tǒng)運(yùn)用的不重視之間的矛盾倘若得不到解決，那么檔案管理就無(wú)法在信息時(shí)代獲得更方便快捷的管理路徑，也就無(wú)法使得其工作方式進(jìn)行徹底的改變。

二、檔案整理分類技巧

（一）建立健全整理程序

檔案整理工作十分枯燥，需要非常有耐心的工作人員。雖然工作人員能對(duì)檔案整理的工作嚴(yán)謹(jǐn)進(jìn)行，但是難免會(huì)出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象。這就要求事業(yè)單位對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)提出合理的規(guī)章制度和操作流程，并嚴(yán)格按實(shí)際情況操作。這樣的檔案分類能夠符合基本的要求，并能夠進(jìn)行有效的整理。比如對(duì)某個(gè)時(shí)間段或者某個(gè)部門的分類整理、歸納，能夠在短時(shí)間內(nèi)找到符合要求的檔案，方便查找。運(yùn)用信息化的整理方法加入到整理程序當(dāng)中，可以節(jié)約大量的時(shí)間。信息化系統(tǒng)能夠根據(jù)檔案分門歸類，規(guī)劃出具體的分類標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也會(huì)具有針對(duì)性的對(duì)檔案進(jìn)行整理，讓信息化程序能夠在向便捷式方向發(fā)展。

（二）錄用相關(guān)專業(yè)人員

要確保檔案整理工作有效進(jìn)行，檔案管理的工作人員便不能在整個(gè)事業(yè)單位中調(diào)度，應(yīng)該招聘具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行整理工作。如果具有相關(guān)專業(yè)的檔案管理工作人員，能夠在工作中準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行分類，有組織有規(guī)律的進(jìn)行工作，并對(duì)整個(gè)檔案室的構(gòu)造熟記于心，誰(shuí)要找什么樣的檔案能夠在檔案架上及時(shí)找出，節(jié)省時(shí)間。不僅如此，要加強(qiáng)檔案整理人員的信息化技術(shù)，需要不定期學(xué)習(xí)新的整理方式。故而從這個(gè)方面來(lái)看，事業(yè)單位的檔案管理工作不僅需要有關(guān)檔案管理的工作人員有較強(qiáng)的職業(yè)技能以及較扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)來(lái)為日常的崗位運(yùn)作服務(wù)，還需要有關(guān)工作人員擁有一定的信息技術(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)。只有如此，在具備相關(guān)專業(yè)的整理人員對(duì)檔案進(jìn)行歸納時(shí)，才能夠運(yùn)用信息化技術(shù)，在工作中起到事半功倍的效果。信息化系統(tǒng)的覆蓋面廣，在工作人員錄入檔案信息后，會(huì)自動(dòng)進(jìn)行分類管理，如果要找某某方面的檔案信息，輸入關(guān)鍵詞便能在極短的時(shí)間內(nèi)得到想要的檔案。

（三）區(qū)別對(duì)待兩種檔案

自計(jì)算機(jī)問(wèn)世以來(lái)，其存儲(chǔ)方式越來(lái)越被人們所看好，因此，檔案一般有著紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種存在方式。兩種方式都有其各自的特點(diǎn)和劣勢(shì)，二者之間要相輔相成，也要區(qū)別對(duì)待。在信息化的時(shí)代中，電子檔案在計(jì)算機(jī)中有著比較專業(yè)的歸檔整理軟件，所以，要把重點(diǎn)放在其相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)上。紙質(zhì)檔案不易存放，但是其能根據(jù)相關(guān)流程變得簡(jiǎn)單化，工作人員在整理時(shí)，要做好檢查、收集等工作，再嚴(yán)格按照規(guī)定方式進(jìn)行整理分類。不用花費(fèi)太多的時(shí)間，紙質(zhì)檔案一般是用來(lái)存底，確保檔案的完整性問(wèn)題，因此，整理人員要適時(shí)精、簡(jiǎn)、細(xì)，盡量減少勞動(dòng)資源的浪費(fèi)。這種模式是紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理齊頭并進(jìn)的管理模式，并不由于電子化檔案的興起而拋棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。但紙質(zhì)檔案管理方式雖然有所保留，卻并不意味著在日常的檔案翻檢與查閱工作開(kāi)展時(shí)，需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的查找。在信息化時(shí)代來(lái)臨之后，有關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研發(fā)也在逐步的成熟過(guò)程中，在整個(gè)單位己經(jīng)完全適應(yīng)了使用電子化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行日常辦公之后，日常的檔案翻檢以及查閱，就可以在完全不接觸紙質(zhì)檔案的情況下，進(jìn)行有關(guān)檔案內(nèi)容的查找與翻閱。這不僅能夠節(jié)省大量的時(shí)間，還能夠提高檔案管理的工作效率，可謂一舉兩得。

（四）以“主體”為宗旨?xì)w檔

檔案整理要以某個(gè)團(tuán)體或者某個(gè)機(jī)構(gòu)為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行總體的整理歸納。例如，本地區(qū)學(xué)校的檔案管理，從各方面對(duì)其進(jìn)行歸檔整理分類，透過(guò)“方便快捷”的原則，能夠迅速地找到相應(yīng)的檔案。這樣的歸檔整理能夠提高工作效率。

（五）提高整體質(zhì)量

檔案對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是極其重要的，因此檔案工作者更應(yīng)該對(duì)檔案的歸納整理更加用心、更加嚴(yán)格，本著負(fù)責(zé)任的態(tài)度，仔細(xì)歸納檔案的所屬類型，認(rèn)真進(jìn)行檔案歸類，將檔案工作做得更加有體系性、針對(duì)性，不得隨意整理，必須使其有著統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)。而且，由于檔案整理工作的復(fù)雜性以及任務(wù)量大的現(xiàn)實(shí)情況，管理人員也需更加有耐心，同時(shí)也需要檔案管理單位運(yùn)用更加便捷的檔案管理方式，提高整理效率，并且提高檔案的安全性以及原檔案的保存，使得檔案工作更加有序進(jìn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案在我們?nèi)粘Ｉ钜约吧鐣?huì)發(fā)展中有著重要的價(jià)值，但目前的現(xiàn)狀中存在著很多問(wèn)題，檔案工作的管理以及整理都有著復(fù)雜的流程以及分類，因此我們要在管理和整理的過(guò)程中不斷歸納總結(jié)，以便讓檔案工作更加簡(jiǎn)單順暢。

參考文獻(xiàn)：

[1]黎英.提高文書(shū)檔案年度整理歸檔質(zhì)量的策略研究[J].科技風(fēng)，2019（09）：210-211.

[2]姚媛.試論如何做好企業(yè)文書(shū)檔案歸檔管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：115.

[3]張路.社保檔案信息化管理研究[D].山東師范大學(xué)，2015.