信息化背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新研究

康琴

【摘要】高校人事檔案管理工作應(yīng)進(jìn)行創(chuàng)新，與時代發(fā)展融合，利用信息化技術(shù)提升管理水平，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效管理，減少問題發(fā)生率。本文根據(jù)高校人事檔案管理的特點，結(jié)合信息化技術(shù)、檔案管理的要求等提出相應(yīng)的創(chuàng)新建議，為這一工作開展提供有益借鑒。

【關(guān)鍵詞】信息化;高校人事檔案;檔案管理;創(chuàng)新

高校人事管理工作過程中，人事檔案管理占據(jù)非常重要的位置，具體包括高校師生、工作人員等的人事檔案存放與管理。據(jù)調(diào)查研究，一些高校在人事檔案管理方面重視不夠，方法陳舊，管理模式滯后，嚴(yán)重影響檔案管理的效果和水平，不利于人事工作的開展。為解決這一問題，構(gòu)建信息化的高校人事檔案管理體系勢在必行。

一、高校人事檔案信息化管理的必要性

根據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)資料以及實踐經(jīng)驗總結(jié)，高校人事檔案信息化管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾點：

其一，新時期，要求人事檔案能夠更加全面反映人員情況，為其就業(yè)、崗位調(diào)動、升遷等提供依據(jù)。所以，高校人事檔案管理必須借助信息化技術(shù)進(jìn)行相關(guān)信息的搜集、整理、識別等，滿足現(xiàn)實需求。而傳統(tǒng)模式下，存在信息獲取途徑較少，工作量大，處理能力不足，識別較差的情況，信息化技術(shù)的使用可以有效解決上述問題。其二，原有的人工操作模式，效率低下，且風(fēng)險較高，尤其是高校人事檔案管理，數(shù)量巨大，增加了管理難度。使用信息化管理技術(shù)和模式之后，能夠減少工作量，降低復(fù)雜性和風(fēng)險，提高效率。例如，一些管理軟件的使用，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理智能化，減少人工操作。其三，檔案管理工作應(yīng)服務(wù)于實際，實施信息化管理能夠快速進(jìn)行檔案的調(diào)用，且避免紙質(zhì)版檔案損毀帶來的個人信息丟失問題，從而為檔案保管提供支持。例如，在高校教師和工作人員崗位調(diào)動時，可以直接查閱電子版檔案，無須辦理紙質(zhì)版檔案的調(diào)閱手續(xù)，且方便快捷?？傮w而言，信息化背景下高校人事檔案管理必須與時俱進(jìn)，進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能滿足現(xiàn)實需求。

二、信息化背景下高校人事檔案管理的創(chuàng)新建議

（一）思想意識創(chuàng)新，強化服務(wù)性。信息化背景下，高校人事檔案必須進(jìn)行思想意識創(chuàng)新，強化服務(wù)性。其一，高校人事檔案，并不僅僅是保存和安全管理，而是需要體現(xiàn)其現(xiàn)實意義和價值，通過主動服務(wù)改變被動服務(wù)模式，由單一的“保管”轉(zhuǎn)化為具體的“服務(wù)”，從而使高校檔案能夠發(fā)揮更大的作用。例如，對于檔案的制作模式、內(nèi)容、版本等方面進(jìn)行創(chuàng)新，能夠展示相關(guān)人員基本信息的同時，體現(xiàn)其優(yōu)缺點等要素，便于相關(guān)部門對于人才甄別和調(diào)用。例如，某人獲得相應(yīng)獎勵，應(yīng)附有相應(yīng)的證書復(fù)印件和具體信息。其二，定期對于高校人事檔案進(jìn)行梳理，做好普查工作，縮短普查頻率，使檔案能夠與現(xiàn)狀之間有效結(jié)合在一起。從檔案管理學(xué)的角度分析，檔案屬于一個人基本情況、經(jīng)歷、背景及其社會關(guān)系等多方面的概括，只有保證其與現(xiàn)狀相符，才能夠體現(xiàn)檔案的價值。因此，必須加強相關(guān)方面資料搜集、鑒別、歸檔、整理等等，并做好保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、保密等工作。其三，信息化背景下高校人事檔案管理，應(yīng)注重信息真實性識別，保障信息安全，尤其是一些電子檔案，需加強管理投入。因此，應(yīng)在信息錄入、系統(tǒng)登錄等方面保證其隱私和安全，這一方面有賴于信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計和日常維護(hù)。

（二）技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新，實現(xiàn)信息化。信息化時代，應(yīng)注重信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的有效使用，提升檔案管理水平。有關(guān)方面建議如下：其一，使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。通過信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行紙質(zhì)版檔案管理，每一份檔案的存放位置、名稱、調(diào)用情況、轉(zhuǎn)遞時間、接收部門、相關(guān)責(zé)任人等必須詳細(xì)記錄，并在檔案外部設(shè)置識別碼，通過掃碼，便可以顯示檔案管理的基本信息。從而提升檔案管理的效率和質(zhì)量，并加強監(jiān)控力。其二，使用信息化技術(shù)，建立檔案管理信息化平臺。對于整體的檔案情況進(jìn)行分類管理，可以按照類別、年份、性質(zhì)等進(jìn)行劃分，便于調(diào)閱。與此同時，還要對檔案管理中的問題進(jìn)行總結(jié)，制作問題分析曲線、管理需求分析曲線、管理風(fēng)險分析曲線等，以供管理人員進(jìn)行工作整改。例如，某一年份，高校人事檔案破損率較多，分析原因為保管條件不符合要求，現(xiàn)場檢查之后，發(fā)現(xiàn)較為潮濕，可以使用溫濕度檢測儀，及時進(jìn)行檢測，及時進(jìn)行問題排查和處理。其三，建立人才信息資源庫。這一工作開展，可以依托EHR系統(tǒng)以及相關(guān)技術(shù)進(jìn)行開展。對于高校教師和工作人員檔案，則可通過EHR進(jìn)行人員評價，還可以進(jìn)行人才儲備，作為崗位調(diào)動和培養(yǎng)的依據(jù)。對于大學(xué)生而言，可以為其就業(yè)提供幫助，向一些企業(yè)進(jìn)行推薦，但必須注重保密性，不可隨意泄露信息。

（三）管理方式創(chuàng)新，體現(xiàn)針對性。高校人事檔案管理應(yīng)注重方式創(chuàng)新，體現(xiàn)個性化，并為實際工作開展提供有力支持。首先，信息化背景下的檔案管理應(yīng)使用責(zé)任制模式，對于相關(guān)工作人員應(yīng)進(jìn)行明確的工作內(nèi)容設(shè)計和崗位職責(zé)設(shè)計，如果發(fā)生相關(guān)的問題，例如檔案丟失、檔案損壞等，應(yīng)查明原因，進(jìn)行針對性獎懲，從而增強管理人員的責(zé)任意識。尤其是在信息化背景下，信息安全問題備受關(guān)注，作為檔案管理人員必須增強安全意識，具有較高的職業(yè)素養(yǎng)。其次，信息化背景下的檔案管理應(yīng)建立針對性的監(jiān)督機制。監(jiān)督體現(xiàn)在三方面：一是檔案管理工作監(jiān)督，檔案管理的每一環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，管理部門的相關(guān)成員、廣大師生皆可以對此進(jìn)行監(jiān)督，從而實現(xiàn)全員參與。二是檔案管理部門必須加強監(jiān)督，對于檔案信息的真實性進(jìn)行識別，對于相關(guān)人員的材料進(jìn)行核查，對于相關(guān)評價結(jié)果進(jìn)行復(fù)審，保證檔案能夠客觀、真實。三是在高校人事檔案管理工作開展過程中，應(yīng)建立績效考核模式，對于具體工作人員開展檔案管理考核?？己说膬?nèi)容可以從德、能、勤、績、廉等方面確定，例如，工作態(tài)度、工作積極性、工作投入、問題發(fā)生率、創(chuàng)新能力、信息化技術(shù)操作水平等等，做到優(yōu)勝劣汰，從而使檔案管理人員提高檔案管理的意識，強化效果。

（四）注重問題解決，體現(xiàn)個性化。當(dāng)前，大學(xué)生就業(yè)壓力不斷增加，檔案管理應(yīng)考慮這一問題，助力于這一問題的解決，提供有效支持。因此，相關(guān)方面建議如下：其一，高校必須加強大學(xué)生檔案管理工作的投入，進(jìn)行檔案優(yōu)化設(shè)計，這是信息化時代提出的新要求。應(yīng)更加全面地進(jìn)行大學(xué)生相關(guān)信息的搜集，與企業(yè)招聘需求聯(lián)系在一起，能夠展示學(xué)生的優(yōu)勢，為其面試和后續(xù)工作提供支持。例如，將一些大學(xué)生的性格特征、日常表現(xiàn)、特長、興趣愛好、好人好事等等詳細(xì)介紹，可以為企業(yè)在用人和崗位安排方面提供參考，做到人盡其才。其二，高校不同專業(yè)的學(xué)生在就業(yè)方面面臨的方向不同，且不同專業(yè)具有的就業(yè)空間和優(yōu)勢也存在差異性。因此，高校有關(guān)方面的檔案管理，必須體現(xiàn)差異化，盡量滿足行業(yè)需求，體現(xiàn)行業(yè)關(guān)注的焦點，從而為大學(xué)生提供就業(yè)幫助。例如，一些注重實踐經(jīng)驗的行業(yè)，應(yīng)在檔案中注重實踐經(jīng)歷的細(xì)化。因此，檔案管理應(yīng)基于事實的基礎(chǔ)之上，由相關(guān)工作人員指導(dǎo)學(xué)生完成填寫，從而發(fā)揮優(yōu)勢;除此以外，檔案管理必須按照國家相關(guān)要求開展具體工作，避免檔案失效、遺失的情況發(fā)生，管理工作開展過程中，高校與相關(guān)接收部門之間必須加強聯(lián)系，在工作單位變動、檔案郵寄等方面進(jìn)行過程跟蹤，有效對接，按照流程操作，而作為廣大師生、工作人員、大學(xué)生等，需要了解檔案的重要性和相關(guān)要求，合理進(jìn)行相應(yīng)問題處理。因此，建議高校在有關(guān)方面做好宣傳工作。

（五）隊伍建設(shè)創(chuàng)新，實現(xiàn)高素質(zhì)。檔案管理工作開展，需要組建專業(yè)的團(tuán)隊，提高執(zhí)行力和實際效果。在信息化背景下，應(yīng)注重隊伍建設(shè)創(chuàng)新，使具體工作人員能夠適應(yīng)信息化形式，了解信息化相關(guān)知識，并從信息化角度進(jìn)行工作推進(jìn)。首先，高校對于現(xiàn)有的人事檔案管理人員，必須進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，聘請相關(guān)方面的專業(yè)人士，講解信息化與檔案管理的要求、檔案信息化管理的方法、信息化管理的模式等等，通過實際案例，使工作人員提升意識，并增強專業(yè)化水平。從而為信息化背景下的檔案管理提供服務(wù)。其次，高校檔案管理應(yīng)有效使用相應(yīng)的信息化技術(shù)和軟件并建立相應(yīng)的平臺。因此，必須對工作人員進(jìn)行實操能力培訓(xùn)，使其能夠正確使用信息化工具，減少操作誤差。一是進(jìn)行實際演練，可以由一些職業(yè)院校對其進(jìn)行培訓(xùn)，還可以使用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)模式，將相關(guān)的操作視頻發(fā)送到學(xué)校網(wǎng)站，由其進(jìn)行學(xué)習(xí)。二是高校必須加強檔案管理人員的德育工作，使其具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，能夠積極投入檔案管理之中，主動學(xué)習(xí)相關(guān)的信息化知識和技術(shù)，堅守原則。高?？梢远ㄆ谶M(jìn)行檔案管理人員綜合素質(zhì)和表現(xiàn)的評價，根據(jù)每個人不同情況進(jìn)行教育，還要在檔案管理部門樹立標(biāo)桿，起到表率作用。

三、結(jié)語

綜上所述，信息化背景下高校人事檔案管理必須做到與時俱進(jìn)，并且有效使用信息化技術(shù)，多角度進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才可滿足發(fā)展所需。在具體工作開展過程中，應(yīng)改變原有的工作思路，注重服務(wù)，建立檔案管理的信息化服務(wù)平臺，實施分類管理，提高效率。與此同時，還要解決現(xiàn)實問題，突顯管理個性，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，且提高管理人員素質(zhì)，為檔案管理工作開展提供保障，從而實現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化和優(yōu)質(zhì)化。

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