芻議數(shù)字化校園背景下檔案管理策略

詹曉敏

【摘要】現(xiàn)今隨著全球數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，各高職院校檔案管理工作均逐步進(jìn)入數(shù)字化階段，進(jìn)一步提升了校園檔案管理工作效率，但同時(shí)也為數(shù)字化檔案管理工作在校園的合理開(kāi)展帶來(lái)了諸多問(wèn)題。本文將對(duì)數(shù)字化校園背景下檔案管理發(fā)展進(jìn)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)解決對(duì)策，以促進(jìn)我國(guó)高職院校數(shù)字化校園檔案管理工作有效開(kāi)展。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化校園;檔案管理;解決對(duì)策

隨著電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化社會(huì)發(fā)展已經(jīng)對(duì)我們的生活造成了多方面的影響，且各類信息數(shù)字化程度的不斷提升所帶來(lái)的大數(shù)據(jù)分析影響，正在逐漸成為社會(huì)發(fā)展及生活方式變革的一類主導(dǎo)趨勢(shì)。對(duì)于校園管理而言，數(shù)字化檔案管理模式的建立，已經(jīng)成為當(dāng)前各高職院校面對(duì)校園管理工作的主要解決機(jī)制，但如何在數(shù)字化檔案管理模式下通過(guò)對(duì)各類數(shù)字信息的有效錄入、管理及應(yīng)用，則成為了當(dāng)下高職院校數(shù)字化檔案管理工作中的重要問(wèn)題，故需通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段數(shù)字化校園檔案管理應(yīng)用情況中存在的各類問(wèn)題進(jìn)行有效分析，方可實(shí)現(xiàn)對(duì)各類信息的有效管理。

一、數(shù)字化校園檔案管理應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

校園檔案管理是指在校園管理工作中通過(guò)對(duì)各類教學(xué)、科研、行政管理等等工作檔案信息的有效記錄，所形成的涵蓋高職院校歷史文化發(fā)展的縮影寫(xiě)照，具有較高社科及文化發(fā)展研究?jī)r(jià)值，而數(shù)字化校園檔案管理，則是在上述檔案管理工作基礎(chǔ)上積極引入數(shù)字化管理系統(tǒng)，將各類檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進(jìn)行管理的工作模式，對(duì)于校園各類檔案管理內(nèi)容的有效收錄、利用及轉(zhuǎn)化具有顯著應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，且在檔案信息管理方面，可直接通過(guò)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，并在檔案信息高度共享基礎(chǔ)上提升檔案信息一體化利用程度。對(duì)于未來(lái)校園檔案管理工作模式發(fā)展具有顯著的導(dǎo)向性作用。

二、數(shù)字化校園檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）缺乏數(shù)字化信息管理優(yōu)勢(shì)性認(rèn)知。數(shù)字化信息管理是現(xiàn)階段管理中應(yīng)用較為廣泛的一類管理模式，通過(guò)對(duì)各類管理信息的數(shù)字化錄入，對(duì)于實(shí)現(xiàn)可移動(dòng)辦公、快速化信息調(diào)度、信息管理等具有顯著應(yīng)用價(jià)值，但數(shù)字化信息管理在各類高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用，則處于初步應(yīng)用階段，雖然在各類高職院校中大范圍應(yīng)用，但對(duì)于數(shù)字化信息管理優(yōu)勢(shì)性則尚未形成清晰認(rèn)知，使得數(shù)字化檔案信息管理工作在多數(shù)高職院校中仍存在較多發(fā)展阻礙。且在實(shí)際數(shù)字化檔案管理推進(jìn)過(guò)程中，需要購(gòu)置大量數(shù)字化信息管理設(shè)備，所需資金數(shù)額較大，對(duì)于高職院校管理成本提出了較高要求，但大部分高職院校在管理方面預(yù)算有限，無(wú)法滿足較高的資金投入需求，可在數(shù)字化信息管理優(yōu)勢(shì)性認(rèn)知水平較低雙重作用下，限制數(shù)字化檔案管理推行進(jìn)程。

（二）缺乏數(shù)字化檔案管理人才儲(chǔ)備。在校園數(shù)字化檔案管理工作中，除了需購(gòu)置相應(yīng)數(shù)字化管理設(shè)備外，還需積極引入大量信息技術(shù)人才儲(chǔ)備，以確保各項(xiàng)數(shù)字化檔案管理工作的有效開(kāi)展，但在數(shù)字化檔案管理工作中，不僅要求工作人員具備較高電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)水平，還需其在實(shí)際管理工作中具備較高檔案業(yè)務(wù)操作技能，這就為校園數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展造成了局限。而在當(dāng)前高職院校管理類教學(xué)工作開(kāi)展中，對(duì)于數(shù)字化管理信息技術(shù)仍存在教學(xué)盲點(diǎn)，這就導(dǎo)致大多數(shù)專業(yè)對(duì)口人員雖然具備了較好的檔案管理業(yè)務(wù)技能，但仍缺乏相應(yīng)數(shù)字化管理信息技術(shù)水平，使其難以在校園數(shù)字化檔案管理中勝任其工作，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化校園管理工作的有效開(kāi)展，影響此類檔案管理模式的應(yīng)用價(jià)值。

（三）數(shù)字化檔案管理制度發(fā)展不完善。當(dāng)前，通過(guò)對(duì)各類高職院校數(shù)字化校園檔案管理發(fā)展進(jìn)程的了解，大量研究信息表明，多數(shù)高職院校中對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展仍處于較為傳統(tǒng)的管理制度模式中，忽略了對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作所提出的新要求，影響數(shù)字化檔案管理效果的發(fā)揮。少數(shù)高職院校無(wú)法從自身實(shí)際出發(fā)，對(duì)已形成基本數(shù)字化校園檔案管理工作制度的高職院校管理模式進(jìn)行照搬，進(jìn)一步阻礙其數(shù)字化檔案管理進(jìn)程發(fā)展。且在傳統(tǒng)校園檔案管理模式中，管理措施較為陳舊，面對(duì)各類大數(shù)據(jù)管理信息，難以實(shí)現(xiàn)有效管理，可增加檔案管理信息滯后，影響各類管理數(shù)據(jù)信息的有效應(yīng)用。

（四）數(shù)字化校園檔案管理安全問(wèn)題。由于在數(shù)字化校園檔案管理中，對(duì)于各類檔案信息的錄入、管理及應(yīng)用均需通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)，但受到網(wǎng)絡(luò)信息管理安全性問(wèn)題影響，檔案數(shù)字化管理工作中仍存在較大安全隱患，影響信息管理有效性及安全性，并可在管理信息泄露情況下，對(duì)高職院校發(fā)展造成不良影響。而針對(duì)數(shù)字化校園檔案管理安全問(wèn)題，建立高安全性數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)、平臺(tái)及加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)安全維護(hù)工作的力度，則是主要解決措施，但缺乏相應(yīng)專業(yè)技術(shù)人員儲(chǔ)備，使得各類高職院校針對(duì)這一數(shù)字化校園檔案管理系統(tǒng)安全性解決方法難以實(shí)現(xiàn)，使得數(shù)字化檔案管理應(yīng)用性再次降低。

三、數(shù)字化校園檔案管理發(fā)展應(yīng)用現(xiàn)狀的改善對(duì)策

（一）積極開(kāi)展數(shù)字化信息管理優(yōu)勢(shì)宣傳工作。缺乏對(duì)數(shù)字化信息管理優(yōu)勢(shì)的有效認(rèn)知是造成數(shù)字化校園檔案管理工作難以有效開(kāi)展的主要原因，故需針對(duì)此類現(xiàn)象，及時(shí)采取措施，以提升工作人員對(duì)校園檔案管理工作中數(shù)字化管理模式的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)性的有效認(rèn)知。對(duì)此，首先，應(yīng)在數(shù)字化校園檔案管理工作準(zhǔn)備階段，通過(guò)對(duì)其他高職院校相關(guān)應(yīng)用結(jié)果及未來(lái)發(fā)展形式的有效分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化校園檔案管理工作開(kāi)展優(yōu)勢(shì)的有效認(rèn)知。其次，需在數(shù)字化校園檔案管理工作開(kāi)展前期，積極組織校園檔案管理工作人員開(kāi)展各類宣傳教育工作，可選取國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀數(shù)字化校園檔案管理工作應(yīng)用實(shí)例，使工作人員通過(guò)宣傳對(duì)數(shù)字化校園檔案管理工作優(yōu)勢(shì)獲得基本認(rèn)知。最后，需在數(shù)字化校園檔案管理工作實(shí)際開(kāi)展中，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)管理模式下管理工作效率、效果及數(shù)字化檔案管理模式應(yīng)用效果、效率的有效比對(duì)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化校園檔案管理優(yōu)勢(shì)的認(rèn)知，促進(jìn)此類管理工作模式的推廣、應(yīng)用，為高職院校積極迎接全社會(huì)數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化校園檔案管理資金儲(chǔ)備。各類數(shù)字化信息管理設(shè)備作為數(shù)字化校園檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，需要各類高職院校通過(guò)對(duì)自身成本預(yù)算及發(fā)展實(shí)際，增加相應(yīng)檔案數(shù)字化管理應(yīng)用資金儲(chǔ)備，通過(guò)對(duì)資金儲(chǔ)備的上浮，購(gòu)置符合自身成本預(yù)算的數(shù)字化信息管理設(shè)備，在積極控制校園管理成本的基礎(chǔ)上，為數(shù)字化校園檔案的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

（三）積極引進(jìn)數(shù)字化檔案管理人才。在完成數(shù)字化校園檔案管理認(rèn)知水平教育及相關(guān)物資準(zhǔn)備工作后，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園檔案管理的有效建設(shè)，還需在此基礎(chǔ)上積極引進(jìn)各類數(shù)字化檔案管理人才，在對(duì)國(guó)內(nèi)高職院校數(shù)字化檔案管理教育發(fā)展基礎(chǔ)上，與相關(guān)高職院校達(dá)成合作關(guān)系，積極引進(jìn)該專業(yè)對(duì)口人才，并在此基礎(chǔ)上對(duì)自身數(shù)字化檔案管理教育內(nèi)容及制度進(jìn)行有效發(fā)展，不斷增加人才儲(chǔ)備數(shù)量及質(zhì)量。除此之外，還需積極開(kāi)展相應(yīng)崗前教育內(nèi)容，對(duì)于已經(jīng)具備優(yōu)秀檔案管理技能，但缺乏相關(guān)數(shù)字化檔案信息管理應(yīng)用技術(shù)的人才，則可在其實(shí)際上崗前，積極開(kāi)展數(shù)字化管理系統(tǒng)操作技術(shù)培訓(xùn)，使其通過(guò)培訓(xùn)掌握相應(yīng)數(shù)字化檔案管理技術(shù)，確保各項(xiàng)數(shù)字化檔案管理工作開(kāi)展后的有效實(shí)施，提升管理工作效率，增加管理應(yīng)用基礎(chǔ)。

（四）制定適宜數(shù)字化檔案管理制度模式。數(shù)字化檔案管理制度模式的制定需在考慮相關(guān)因素后制定相應(yīng)管理措施及機(jī)制，對(duì)此則需在數(shù)字化檔案管理制度制定前，對(duì)制度模式所具有的管理工作引導(dǎo)性、管理效率提升有效認(rèn)知，并在此基礎(chǔ)上制定相關(guān)制度。故在數(shù)字化檔案管理制定方面，需從以下方面著手進(jìn)行制定：首先，需在工作制度制定中，調(diào)整檔案管理工作考核制度，需根據(jù)數(shù)字化檔案管理工作內(nèi)容設(shè)置，制定相應(yīng)考核策略，并將工作實(shí)操技能納入考核范圍，定期對(duì)各工作人員崗位工作開(kāi)展情況進(jìn)行考核。其次，需在制度建設(shè)中根據(jù)數(shù)字化檔案管理工作內(nèi)容特點(diǎn)，制定相應(yīng)工作管理制度，并根據(jù)各科室工作負(fù)責(zé)部分及工作開(kāi)展特點(diǎn)，制定針對(duì)性管理制度內(nèi)容，使的各項(xiàng)管理工作在實(shí)際開(kāi)展中獲得相關(guān)制度支持及限制，確保各項(xiàng)數(shù)字化檔案管理工作有序開(kāi)展。

（五）強(qiáng)化數(shù)字化校園檔案管理安全建設(shè)。在數(shù)字化校園檔案管理安全建設(shè)方面，需在完成信息技術(shù)技能型人才引入后，積極根據(jù)校園檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)建設(shè)情況，建設(shè)相應(yīng)安全防護(hù)措施。此項(xiàng)工作的開(kāi)展，需在明確各維度數(shù)字化校園檔案管理系統(tǒng)中存在的問(wèn)題，進(jìn)行相關(guān)安全防護(hù)系統(tǒng)構(gòu)建，并在實(shí)際數(shù)字化檔案管理工作開(kāi)展中，積極根據(jù)各階段數(shù)字化管理工作進(jìn)展，對(duì)安全防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，以確保各類校園檔案管理信息安全性，避免信息泄露對(duì)高職院校發(fā)展造成負(fù)面影響。

四、結(jié)語(yǔ)

全社會(huì)數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程中，數(shù)字化校園檔案管理系統(tǒng)作為高職院校管理工作的未來(lái)必然發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于校園管理工作開(kāi)展效率具有積極影響，但受到各方面客觀因素限制，要求各高職院校需在此發(fā)展趨勢(shì)中，積極針對(duì)數(shù)字化檔案管理模式優(yōu)勢(shì)性、人才及資金儲(chǔ)備、制度建設(shè)及安全性維護(hù)等方面開(kāi)展各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保數(shù)字化校園檔案管理工作的有效開(kāi)展，為高職院校的未來(lái)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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