淺析如何完善客運檔案管理工作

孫美玉

【摘要】完善客運檔案管理對于提升客運整體管理水平、建設現(xiàn)代化的客運檔案管理體系、提升客運管理服務效能等方面發(fā)揮著重要作用。在完善客運檔案管理工作中，針對實際存在問題，提出創(chuàng)新應對策略，促進實際管理工作水平不斷提升。

【關鍵詞】客運管理;檔案管理;創(chuàng)新改進

黨的十九大明確提出建設交通強國的宏偉目標，吹響了交通強國建設的號角，為未來一段時間的交通建設奠定了總的基調。城市交通客運作為交通強國建設關鍵環(huán)節(jié)，作用重要，任務艱巨，迎來了前所未有的發(fā)展機遇，也面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)。客運檔案管理作為交通客運工作中比較重要，但卻易被忽略的環(huán)節(jié)，是一種對歷史負責、為現(xiàn)實服務的重要依據(jù)和載體。所以，交通客運檔案真實完善與否，直接關系到城市客運服務體系健全和服務水平的提升?；谄渲匾饔茫攧罩?，需要進一步強化客運檔案管理工作，改進傳統(tǒng)工作方式方法，以服務交通客運發(fā)展為中心，堅持問題導向，以專業(yè)人才和信息技術為依托，建立起一套科學完善、運行規(guī)范的交通客運檔案管理體系，適應新形勢發(fā)展的需要，促進交通運輸工作水平不斷提高，實現(xiàn)交通強國建設目標。

一、客運檔案管理存在問題分析

（一）缺乏溝通配合，未能形成工作合力。加強合作，增強各個管理部門之間的有效協(xié)調有著至關重要的作用。在實際客運檔案管理工作中，檔案從資料信息收集到整理分析再到核查再到歸檔，需要多個部門和眾多人員的參與。由于客運管理單位對檔案管理工作重視程度不夠、管理體系不健全等方面原因，各部門存在閉門造車、溝通協(xié)調不暢、協(xié)作程度不高等問題，導致檔案資料沒有及時歸檔，沒有實現(xiàn)檔案有效利用和信息共享，為此影響了客運管理整體工作的開展。

（二）亟待建立科學規(guī)范的規(guī)章制度。在當前客運檔案管理工作中，一個明顯問題是沒有建立起行之有效的客運檔案管理制度。檔案管理作為一項常態(tài)化工作，如果沒有一套科學規(guī)范的管理制度，會導致檔案管理無序化問題突出。主要表現(xiàn)為：檔案歸檔缺乏客觀真實和實用性，檔案是歷史的真實記錄，這是其價值所在，如果缺乏真實性，不但會造成檔案管理資源投入價值得不到有效發(fā)揮，而且會給后續(xù)工作帶來諸多不利，不能提供有效的歷史依據(jù)和信息反饋，這些工作缺陷，將對客運管理工作帶來不利影響。

（三）聯(lián)系實際緊密，不夠與時俱進，難以適應新形勢發(fā)展需要?，F(xiàn)今，客運檔案管理工作的創(chuàng)新進行需要實現(xiàn)與時俱進，只有緊密聯(lián)系實際，符合新的發(fā)展形勢，才能更好地服務于交通客運發(fā)展。在實際工作中，無法立足于需求，一直停留在經(jīng)驗操作層面上，歸根結底，這是對客運檔案管理工作不夠重視、脫離實際、缺乏工作創(chuàng)新等原因造成的。

（四）亟須加強檔案管理隊伍建設。目前，客運檔案管理工作中，創(chuàng)新運用新的管理技術和手段，但歸根結底離不開專業(yè)人員的操作，亟須科學設置檔案管理人員結構，組建一套高素質水平的管理隊伍。一方面，客運檔案管理人員必須是專業(yè)化水平高的，且能夠積極順應現(xiàn)代化檔案運行管理體系建設，這對于檔案管理人員的整體要求是較高的;另一方面，客運檔案管理隊伍建設需要完善學歷層次結構，既有研發(fā)型人員又有操作性人員;而且對于年齡較大的管理人員及時進行崗位的調整，為檔案管理隊伍注入新的活力。就以上而言，如果沒有足夠的重視程度，加大資金投入和支持的力度，將難以保證檔案管理人員隊伍的高素質和穩(wěn)定，這也是亟須改進的一個方面。

（五）檔案管理缺乏有效的核查監(jiān)管。強化檔案管理的核查監(jiān)管，對提升工作水平具有十分重要的意義。通過核查監(jiān)管能夠及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時與有關人員對接處理，提升實際管理和服務水平。而對實際工作而言，很多單位檔案管理體系中缺少內部監(jiān)管環(huán)節(jié)，即使有監(jiān)管，也是因為檔案出現(xiàn)大范圍錯誤時，才會調動人員核查，具有遲滯性。為此，對于客運檔案管理來講，如果在初期未能加強核查，后期進行核查監(jiān)管，整體投入的資源力度是非常大的，對于客運檔案管理而言得不償失。

二、客運檔案管理工作創(chuàng)新改進的建議

（一）明確客運檔案管理的目標，準確定位。不同時期客運檔案管理的整體要求是不同的，為了提升實際客運檔案管理水平，需要實現(xiàn)與時俱進，對客運檔案管理進行準確的定位，按照既定的目標落實，提升整體的檔案管理水平。就這一方面而言，當下客運檔案管理中，其目標制定首先應從客運整體運行管理水平提升出發(fā)，向著客運企業(yè)可持續(xù)方向的目標進行。在這一目標引領下，切實保證客運檔案收集歸檔的精準性，在信息數(shù)據(jù)全面、客觀的基礎上，為客運企業(yè)相關決策制定奠定基礎。此外，客運檔案管理目標的確定應以提升更高水平的服務質量為主?？瓦\行業(yè)發(fā)展的根本則是獲得來自乘客的支持，也就是在最佳的服務前提下，提高乘客的乘坐率。那么，通過客運客戶檔案的有效建設，提供針對性強、服務水平高的客運服務，這一點是非常必要的。目前，隨著信息化技術的不斷發(fā)展，信息化建設不斷推進，信息技術得到廣泛應用。客運行業(yè)需要形成一個共識，將乘客的乘坐記錄及時進行統(tǒng)計，并且在整個行業(yè)內部實現(xiàn)信息的共享。這樣一來，行業(yè)內部不同客運地點可以就乘客的出行信息實現(xiàn)更新，通過大數(shù)據(jù)實現(xiàn)運算，計算乘客的出行頻率和主要出行點，為乘客提供最佳的服務。而為了達到這一效果，客運行業(yè)需要統(tǒng)籌兼顧、統(tǒng)一部署，加強相關規(guī)章和制度方面的引導，督促和引導信息化技術創(chuàng)新使用，積極支持客運數(shù)字檔案管理平臺的研發(fā)和推廣，促使客運服務數(shù)字化檔案管理工作有序推進。

（二）健全客運檔案管理體系，發(fā)揮有效的引導作用。為了提升客運檔案管理水平，建立健全完善的客運檔案管理體系，發(fā)揮有效的引導作用是非常必要的。一方面，完善規(guī)章制度，明確各個部門之間的檔案工作職責;另一方面，應該加強宣傳教育、培訓等措施，促使員工明確檔案管理需要落實的各項工作。因此，積極與檔案管理部門溝通，及時提供信息數(shù)據(jù)。而在規(guī)章制度完善中，各個管理部門的責任通過明文條例標示清楚，對于不履行責任和義務的部門及時進行懲罰。在獎懲制度有效配合下，發(fā)揮有效的引導激勵作用，加強部門之間的協(xié)調配合，為客運檔案管理水平提升奠定基礎;另一方面，建設完善的檔案管理核查監(jiān)管制度。在實際客運檔案管理水平提升中，建設完善的檔案管理核查監(jiān)管制度有著重要作用。需要從檔案管理初期便開始進行監(jiān)管，對于數(shù)據(jù)信息的收集反饋進行二次核查，保證數(shù)據(jù)信息的真實性、準確性。完善監(jiān)管體系，需要從檔案管理內部體系方面完成，給予監(jiān)管部門較大的管理責任權限，建設專業(yè)化的監(jiān)管人員隊伍。此外，監(jiān)管工作進行中，還要著眼于監(jiān)管目標與客運運行目標相結合，為客運行業(yè)的進一步發(fā)展提供真實有效的資料數(shù)據(jù)。

（三）建設高水平的檔案管理人員隊伍，發(fā)揮輔助作用。為了提升客運檔案管理水平，形成專業(yè)化水平高的、協(xié)調有序的檔案管理人員隊伍是非常必要的。一方面，企業(yè)需要投入必要的資金支持，積極組織檔案管理人員進行培訓教育，接受最新的檔案管理知識和技術。全面提升檔案管理人員隊伍綜合素質水平;另一方面，調整管理專業(yè)人員結構。積極引進年輕的人員，增加研發(fā)型人員，提升整體的研發(fā)水平。以此為基礎，通過加強創(chuàng)新，形成專屬本單位自身的檔案管理信息系統(tǒng)，提升檔案管理的實用性。

（四）與時俱進，創(chuàng)新建設檔案管理信息化系統(tǒng)。完善客運檔案管理工作，實現(xiàn)與時俱進，創(chuàng)新建設檔案管理信息化系統(tǒng)對于符合時代要求和實現(xiàn)社會發(fā)展有著重要作用。創(chuàng)新建設檔案管理信息化系統(tǒng)，就是要實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)要不斷完善硬件設計，提升硬件系統(tǒng)的兼容性。檔案主管部門能夠通過在線信息整理，通過專門的數(shù)據(jù)庫建設，對信息實現(xiàn)分類整理。以此，能夠減少檔案管理人員的工作壓力。此外，在數(shù)字化檔案管理中，通過專門的數(shù)據(jù)庫建設，能夠針對檔案信息的反饋實現(xiàn)自動編目和處理。而實際無論是全宗目錄還是分類目錄，都應按照特定的標準和規(guī)范落實。只有這樣，才能夠促使客運企業(yè)在后期相關決策制定和服務體系改進中，實現(xiàn)信息的隨時調取和處理應用，提升檔案存儲價值，為客運企業(yè)健康發(fā)展作貢獻。

三、完善客運檔案管理工作應注意的問題

（一）注重資金的強有力支持?？瓦\檔案管理工作創(chuàng)新需要強有力的資金支持，這就需要客運企業(yè)制定有效的資金投入計劃，從客運數(shù)字化管理層面進行改進。再將資金應用到檔案管理創(chuàng)新中，強化資金應用追蹤和監(jiān)管，根據(jù)資金的使用狀況靈活調整，為檔案管理人員隊伍建設和檔案管理其他基礎設施改進提供支持，切實促使資金應用到檔案管理工作中，為專業(yè)化人員隊伍建設和檔案管理新技術引進提供支持。

（二）注重檔案管理的重視提升?？瓦\檔案管理工作中，提升檔案管理的重視度是一切管理工作落實的關鍵。頂層管理人員積極認識到在現(xiàn)代化交通體系下，更應該注重提升針對性強的客運服務，吸引客運回頭客。因此，立足于時代和社會發(fā)展背景，展望未來，加強重視，從階段性計劃制定中給予檔案管理足夠的重視。在重視度提高的前提下，中層規(guī)劃和基層執(zhí)行部門上下協(xié)調、全面改進，提升檔案管理工作水平。此外，檔案管理重視度的提升還應獲得行業(yè)內部的一致認同，因此加強宣傳教育，促使行業(yè)每一個工作人員尤其是檔案管理部門人員形成共識，促使管理思想積極轉變，引進現(xiàn)代化檔案管理模式，為檔案管理工作創(chuàng)新落實發(fā)揮有效的作用。

四、總結

綜上所述，在檔案管理工作中，為了提升檔案管理水平，實現(xiàn)與時俱進，需要從實際出發(fā)，提出相應的改進建議。在實際工作中，針對實際存在問題，能夠從專業(yè)化人員隊伍建設、信息化系統(tǒng)創(chuàng)新建設、完善的檔案管理體系方面進行落實，同時注重資金的強有力支持和檔案管理的重視程度，促使實際創(chuàng)新改進工作有效推進。

【參考文獻】

[1]曾浩權.檔案管理中面臨的問題及解決對策[J].時代報告，2018（8）：101-104.

[2]劉春燕.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].山西青年，2018（4）：57-59.