行政事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理問題及對策研究

歐小貝

【摘要】會計檔案作為會計工作的一大重要部分，其主要職能是對一個單位當(dāng)中產(chǎn)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來進行記錄和保存，作為之后的重要參考史料以及證明。本文通過探究事業(yè)單位財務(wù)會計工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，有針對性地給出對策，希望能夠?qū)π姓聵I(yè)單位財會檔案管理問題的規(guī)范化起到一定的借鑒和幫助作用。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;財務(wù)會計;檔案管理

會計檔案是指單位在進行會計核算的工作過程當(dāng)中進行接收、記錄、保存的有價值的、能夠反映出該單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來的，表現(xiàn)為文字、圖片、表格等形式的資料。這些資料包括原始的紙質(zhì)來往訂單、賬目以及各項發(fā)票，也包括會計電算化產(chǎn)生的所有經(jīng)濟事項往來中的電子信息化檔案記錄。主要的資料包括但不限于：會計憑證、會計賬簿、分時間段財務(wù)報表以及其他所有與經(jīng)濟往來相關(guān)的原始資料憑證。這些資料對于會計工作來說是工作的一個重要部分，對于行政事業(yè)單位整體來說，則是詳細的單位檔案中的經(jīng)濟記錄檔案，在進行事業(yè)單位的監(jiān)管、評價、責(zé)任追究等事務(wù)當(dāng)中具有極其重要的參考價值。

一、行政事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理問題

（一）思想認(rèn)識問題。對于財務(wù)會計工作，行政事業(yè)單位的管理者通常比較重視，但是更加重視的則是財務(wù)會計直接與單位活動或是決策相密切關(guān)聯(lián)的記錄、管理、決策等方面的職能，而對于不直接反映在其他事項上的會計檔案管理工作重視程度不夠。會計檔案管理工作的重要意義在于能夠?qū)σ延薪?jīng)濟活動的資料進行較為有效的整理，并且促使單位憑借優(yōu)秀的檔案管理工作提升辦事效率。各行政事業(yè)單位對于財務(wù)會計檔案管理的最基本因素是人，即進行檔案管理的工作人員。在行政事業(yè)單位當(dāng)中，由于本身各部門體系較為龐大，同時又存在對于該項工作不夠重視的單位，在這樣的單位中進行檔案管理的人員大多數(shù)是非專業(yè)性人員。這些工作人員沒有專業(yè)化的技能和知識，對于檔案管理只憑借經(jīng)驗來進行常規(guī)工作，然而他們整理出來的會計檔案達不到真正的檔案管理要求，查閱起來十分困難。另外，有些單位甚至沒有專職檔案管理人員，單位中各部門的不同會計檔案資料都由各部門直接自行保管。在以往的相關(guān)會計檔案管理規(guī)定當(dāng)中，明確了會計機構(gòu)內(nèi)部需要有專人進行會計檔案的保管。然而最新修訂的辦法指出，會計管理機構(gòu)可以對于當(dāng)年的會計檔案進行3年之內(nèi)的臨時保管。除以上問題之外，部分行政事業(yè)單位本身的會計檔案管理制度缺失或完善也是導(dǎo)致整體會計檔案管理出現(xiàn)問題的一大重要原因。

（二）工作規(guī)范性問題。在會計檔案的形成和保管過程當(dāng)中，部分單位和工作人員所利用的保管方式十分混亂，毫無邏輯可言，完全不滿足專業(yè)化的檔案管理需求，最終導(dǎo)致在檔案的調(diào)用和查看方面造成困難。而與此同時，檔案的查閱又由于需要各項手續(xù)和硬性規(guī)定，需要走較為麻煩的限制路線，使得已有的會計檔案無法被很好地開發(fā)利用。另外檔案的銷毀工作也存在著難以解決的“硬骨頭”，主要在于定義銷毀困難和無人敢于銷毀等方面。

（三）電子化的會計檔案管理問題。大多數(shù)單位的檔案管理更加重視與紙質(zhì)的資料歸類保存。對于會計這項工作來說，紙質(zhì)的會計憑證、會計賬目以及財務(wù)報表等是事業(yè)單位較為重視的會計資料。然而對于電子化和信息化的會計數(shù)據(jù)檔案存儲卻沒有較多的認(rèn)識和打算。在信息化和數(shù)字化技術(shù)日漸成熟的今天，會計工作更多地向電子化方向發(fā)展。部分資料雖然能夠以備份的形式較好地保存下來。然而還是可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失，信息在不同的設(shè)備無法進行讀取的后果。新修改的《會計檔案管理辦法》對于電子會計檔案的移交和保存等都有了明確的規(guī)定。這說明已經(jīng)有較多數(shù)量的單位采取了電子化和信息化的會計檔案存儲，然而卻少有能夠提出或是建設(shè)出一項解決電子化信息信任和信息安全問題的平臺，說明我國的電子化財務(wù)信息管理還有較長的路要走。

二、財務(wù)會計檔案管理建設(shè)的可行對策

（一）提升人員素質(zhì)，提升對檔案管理的關(guān)注。首先，對于行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層來說，強化對財務(wù)會計檔案管理的意識是較為重要的方面。只有領(lǐng)導(dǎo)對于該工作有足夠的重視，才能夠切實將工作列入建設(shè)日程上，從而促使會計檔案管理的規(guī)范化。其次，會計檔案管理工作人員需要得到全面的、專業(yè)的檔案管理技能和知識培訓(xùn)。促使其在之后的工作上能夠具有更加專業(yè)的工作水平。使檔案管理工作更加符合標(biāo)準(zhǔn)，更加方便快捷地對單位的財務(wù)會計資料進行整理。最后，會計管理制度建設(shè)與完善是進行財務(wù)會計檔案管理優(yōu)化的一項重要保障。各行政事業(yè)單位需要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身的實際情況，建立和完善一套能夠應(yīng)用于單位整體、能夠覆蓋各項經(jīng)濟活動的會計檔案管理制度。并且在制度中明確相關(guān)人員的工作職責(zé)和工作權(quán)利，以制度層面的規(guī)定來保證檔案管理人員對該項事業(yè)的積極性。同時以制度規(guī)定相關(guān)保密程序，從較高的程度上保護好相關(guān)人員的隱私安全。

（二）規(guī)范會計檔案管理。會計檔案管理的規(guī)范主要分為三個部分，分別是會計檔案的產(chǎn)生、保管與查閱。

在各單位進行日常的經(jīng)濟活動當(dāng)中，將會產(chǎn)生不同的原始會計憑證，需要對這些憑證進行及時的整理、保存和簽章工作。在這一工作階段，首先需要較強的及時性。如果沒有及時進行原始憑證的整理，在一段時間過后將出現(xiàn)各種憑證相互交叉，工作難度和復(fù)雜程度直線上升。在日常的建檔工作當(dāng)中，可以在核對完檔案內(nèi)部內(nèi)容之后，在檔案袋上標(biāo)注缺失內(nèi)容或是分類信息，以便于存放和查找。在會計檔案的保存工作當(dāng)中，需要將對應(yīng)檔案在規(guī)定時間內(nèi)交由規(guī)定的檔案管理地方。例如部分會計資料在財務(wù)會計部門有臨時保存地方，而在周期外需要則及時移交給所在單位的檔案保管室。對于會計檔案的查閱來說，會計檔案不同于其他的檔案類型，它詳細記錄了所在單位經(jīng)濟活動的一舉一動，因此具有比較重要的隱私性。在進行會計檔案調(diào)查以及查閱的過程當(dāng)中，首先需要完善資料調(diào)查的審批制度，保證資料的取用、歸還都有清晰記錄，以促進查閱者責(zé)任感的提高。

（三）電子檔案管理。對于以電子化形式出現(xiàn)的相關(guān)會計資料和檔案，應(yīng)做好如下環(huán)節(jié)：首先，需要做好備份，特殊格式的檔案材料在備份同時需要做好相關(guān)讀取軟件的備份。其次，電子化和信息化的會計檔案資料需要被完整和準(zhǔn)確接收與讀取，這是符合國家會計工作標(biāo)準(zhǔn)的憑證、賬簿、報表等資料的前提。最后，一個安全有防護功能的管理信息系統(tǒng)是電子檔案管理所必需的，這樣的系統(tǒng)能夠?qū)嬓畔n案進行存儲，并且滿足電子化的調(diào)用和共享功能，該系統(tǒng)需滿足外界干擾或入侵的強大防護作用。

（四）工作監(jiān)督。會計檔案對于行政事業(yè)單位有重要意義，不能隨意披露和曝光，為保障信息安全，需要強化監(jiān)督工作。監(jiān)督工作可以借助審計部門或是財政部門的業(yè)務(wù)檢查工作來進行，將會計檔案的規(guī)范化管理工作作為審計檢查或是財政監(jiān)察的一大重要環(huán)節(jié)，充分保障信息安全，調(diào)動人員積極性。只有單位內(nèi)部對于檔案管理規(guī)范性有所重視，會計檔案管理水平才能夠有所提升。

三、總結(jié)

在行政事業(yè)單位的會計檔案管理工作當(dāng)中，存在較多的共性問題，主要有思想認(rèn)識問題、工作規(guī)范性問題以及電子檔案的管理問題，本文就這幾項主要問題給出了提升人員素質(zhì)、規(guī)范管理流程、建設(shè)電子檔案管理工作、加強工作監(jiān)督等有針對性的解決措施。

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