檔案信息化管理的必要性措施和創(chuàng)新途徑探討

顏冬英

【摘要】隨著信息化時(shí)代的到來，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理是檔案管理未來的發(fā)展方向，因此，對(duì)檔案信息采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，政府相關(guān)部門要加大資金的投入，不斷體現(xiàn)檔案信息化管理的作用。本文從檔案信息化管理的實(shí)際情況出發(fā)，探究檔案信息化管理的必要性措施及創(chuàng)新途徑。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化管理;必要性作用;創(chuàng)新

對(duì)檔案信息的利用是促進(jìn)我國社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要因素。因此，在信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展的過程中，要對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，合理融入現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案管理人員要針對(duì)檔案信息化管理的實(shí)際情況以及現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方向，對(duì)檔案信息提供針對(duì)性的服務(wù)，從而促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，一定要跟隨國家發(fā)展的腳步進(jìn)行創(chuàng)新，不斷創(chuàng)新檔案信息化管理的途徑，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

一、檔案信息化管理的概述

（一）檔案管理的未來發(fā)展方向就是信息化管理。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能和現(xiàn)在科技發(fā)展的需求相匹配。因此在信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，需要進(jìn)行檔案信息化管理。檔案信息化是檔案管理的發(fā)展方向以及重要戰(zhàn)略，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)我國信息工程的重要組成部分，對(duì)我國社會(huì)的發(fā)展有著巨大的影響。對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，在一定程度上能夠有效開展檔案管理工作。信息技術(shù)的使用能夠促進(jìn)檔案信息的交流和共享，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作有一定的突破，并且提高了檔案管理工作的質(zhì)量以及工作的效率。在信息化管理的過程中，需要檔案管理部門不斷針對(duì)自身檔案管理的實(shí)際情況，完善檔案管理技術(shù)，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求，不斷對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)和利用，從而促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，大數(shù)據(jù)技術(shù)是基礎(chǔ)。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，因此對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)。從工作效率來看，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效保證整個(gè)檔案管理工作高效運(yùn)行。在檔案管理的過程中，合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及檔案管理軟件，并且檔案管理工作者有現(xiàn)代化的管理手段，從這些層面上能夠保證整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量及效率。在檔案管理的過程中，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠保證檔案管理的精準(zhǔn)性。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，基本都是采用人工方式，這種方式的工作效率比較低下，并且對(duì)大量的檔案信息資源進(jìn)行管理有一定困難。如果在檔案管理過程中合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠保證檢索、利用以及開發(fā)檔案信息的可信度，從而提高整個(gè)檔案管理工作的精度。在檔案管理的過程中，合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠促進(jìn)檔案的長久保存，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來說，是很大的改進(jìn)及創(chuàng)新，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)以及不同的媒介，可以實(shí)現(xiàn)信息以及載體的分離，從而不斷提高檔案信息的存儲(chǔ)容量。

（三）檔案信息化管理的重要性。隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展的速度增快，對(duì)檔案進(jìn)行管理必須要采用信息化管理的模式，這在一定程度上能夠提高整個(gè)檔案管理的工作效率以及辦公自動(dòng)化程度。而且在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理能夠節(jié)約一定的成本。而且在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的自動(dòng)整理編目、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)檢索等過程，而且會(huì)按照不同的要求提供不同的服務(wù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案各個(gè)層次的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

二、促進(jìn)檔案信息化管理的措施

在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，檔案管理部門以及財(cái)政部門要不斷加大檔案管理的資金投入。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，必須要購置一定的硬件以及軟件設(shè)備，并且檔案管理人員要根據(jù)實(shí)際的檔案信息化建設(shè)情況進(jìn)行資金的籌集以及計(jì)劃使用。從資金的角度來滿足信息化建設(shè)的基礎(chǔ)要求，能夠滿足檔案信息化管理的基本要求。除此之外，在檔案信息化管理的過程中，要不斷對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升他們的管理水平。由于我國檔案信息化管理工作的質(zhì)量參差不齊，不能嚴(yán)格做到電子文件的歸檔管理，所以在檔案信息化管理的過程中，要對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)信息化管理的規(guī)范性以及科學(xué)性。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的過程中，當(dāng)?shù)卣欢ㄒo予重視以及支持。我國檔案信息化管理相對(duì)于其他國家起步比較晚，但是發(fā)展的速度快。隨著我國檔案信息化設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，很多電子文件需要存在不同的電子媒介中。傳統(tǒng)的檔案管理儲(chǔ)存所占用的空間比較大，最終所產(chǎn)生的保管費(fèi)用比較高，與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的方向不一致。因此針對(duì)我國檔案信息化管理的實(shí)際情況，政府需要給予高度的重視，不斷增強(qiáng)檔案信息化管理以及建設(shè)的責(zé)任感，對(duì)檔案信息化管理的整個(gè)過程進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，從而實(shí)現(xiàn)科技的創(chuàng)新發(fā)展。

三、對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行創(chuàng)新的途徑

（一）對(duì)思想觀念進(jìn)行創(chuàng)新促進(jìn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在對(duì)檔案信息化管理創(chuàng)新的過程中，檔案管理部門要深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的必要性以及作用，從自身出發(fā)，不斷轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算中，而且要根據(jù)部門以及單位發(fā)展的需求，不斷增加經(jīng)費(fèi)的投入，并且要根據(jù)實(shí)際的情況，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)施設(shè)備以及軟件。從檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)出發(fā)，對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)過程中所遇到的問題進(jìn)行及時(shí)解決，從而有計(jì)劃地開展檔案信息化建設(shè)和管理工作。

（二）對(duì)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新，為技術(shù)型檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)一定要根據(jù)實(shí)際的檔案信息化管理的要求，建立合理的組織架構(gòu)，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員，在檔案信息化管理的過程中，建立相應(yīng)的規(guī)章制度。在對(duì)組織架構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，檔案管理部門一定要根據(jù)檔案信息化管理的實(shí)際情況引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，并且采取多種多樣的途徑，不斷對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，讓相應(yīng)的管理人員對(duì)檔案信息化管理的基本理論以及基本技能進(jìn)行掌握，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，從而將檔案信息化管理手段由手工型轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)型。

（三）對(duì)管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理。對(duì)檔案進(jìn)行管理，一定要采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理制度，從管理模式的角度來保證檔案信息的完整性以及準(zhǔn)確性。實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化的管理，就必須要從現(xiàn)代技術(shù)的角度出發(fā)，科學(xué)合理地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷對(duì)檔案信息化進(jìn)行建設(shè)，而且在建設(shè)的過程中，要用科學(xué)的手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理以及利用，將檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理模式與傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式進(jìn)行替換，在一定程度上就能夠避免實(shí)體檔案的損壞。

四、結(jié)語

在科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展過程中，對(duì)檔案的管理一定要采取信息化的管理模式，不斷探索新媒體條件下的檔案利用途徑，從微博以及微信等新型媒體的角度出發(fā)，不斷為檔案信息化管理提供更為方便的條件，從而促進(jìn)檔案管理部門傳遞信息，并且在檔案信息化管理的過程中，一定要跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷促進(jìn)檔案信息化管理的創(chuàng)新。

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