新時代加強(qiáng)檔案保密工作探究

孫小婷

【摘要】本文闡述了檔案保密工作的內(nèi)容，探討了當(dāng)前檔案保密工作中存在的諸多問題，針對問題結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗，對新時代加強(qiáng)檔案保密工作措施進(jìn)行探究，以期為新時代檔案保密工作提供借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】新時代;檔案管理;保密工作;存在問題;措施研究

近年來，在信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境下，檔案管理工作越來越趨向精細(xì)化和智能化發(fā)展，這在一定程度上提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但在檔案管理日常工作中，在很多方面存在較大問題，諸如檔案管理的保密性、硬件設(shè)施、管理人員水平以及檢索率等，為了做好檔案保密工作，提高檔案管理水平，本文就如何做好新時代檔案保密工作進(jìn)行探究。

一、檔案保密工作的主要內(nèi)容

做好檔案保密工作，是為了防止檔案信息泄露，以免造成不良后果。檔案保密工作主要有四個方面的內(nèi)容，其中包括檔案庫房的保密管理、涉密檔案的保密安全管理、明確劃分檔案保管的期限和保密期以及實(shí)時掌握涉密檔案涉密情況變化。

（一）對檔案庫房進(jìn)行保密管理。檔案庫房管理是檔案管理工作中極其重要的一個環(huán)節(jié)，只有做好檔案庫房的保密管理工作，才能降低檔案受損害程度，保證檔案的保密性。按照檔案庫房管理規(guī)范，必須區(qū)分檔案管理庫房和其他辦公區(qū)，需要安排專人管理庫房，確保庫房的保密性。完善庫房管理制度，是確保檔案保密性的前提。

（二）對涉密的檔案進(jìn)行保密管理。在對涉密檔案的保密過程中，應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：首先，應(yīng)建立健全涉密檔案管理制度，對涉密檔案的收集、征集、整理、統(tǒng)計、保管、利用以及編研等各環(huán)節(jié)做好保密措施，涉密檔案應(yīng)單獨(dú)裝訂保存，避免與其他非涉密檔案混淆，造成涉密檔案在利用過程中出現(xiàn)泄密。其次，要加強(qiáng)對涉密檔案庫房的管理，實(shí)行“雙進(jìn)雙出”制度，進(jìn)入庫房都要進(jìn)行登記，無關(guān)人員一律禁止進(jìn)入涉密檔案庫房。最后，為了防止意外事故的發(fā)生，還需制定涉密檔案管理應(yīng)急預(yù)案。此外，還要做好涉密檔案定期檢查工作，以確保涉密檔案的內(nèi)容不失密、不泄密、不被竊密，在涉密檔案檢查過程中一旦發(fā)現(xiàn)問題，能及時采取補(bǔ)救措施，避免造成不必要的損失。

（三）明確劃分檔案保管的期限和保密期。檔案保管的期限和保密期的劃分是衡量檔案價值的尺度，是管理和控制檔案信息的重要手段。因此，要結(jié)合檔案的具體內(nèi)容和基礎(chǔ)價值，來明確劃分檔案保管的期限和保密期。在保密期內(nèi)的檔案，應(yīng)做好檔案的保密工作，確保檔案內(nèi)容不被泄露。凡規(guī)定為長期的秘密事項，在授權(quán)機(jī)關(guān)解密前，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供利用。

（四）實(shí)時掌握涉密檔案涉密情況變化。在檔案的保密管理過程中，檔案的涉密等級不是一成不變的，會隨著科學(xué)技術(shù)、政策文件等外界因素的影響而發(fā)生變化，因此，是一個動態(tài)管理的過程。隨著時間的推移，部分檔案也會逐漸朝著解密的方向發(fā)展，因此檔案管理人員要時刻掌握檔案涉密情況的變化，根據(jù)檔案涉密等級的變化，及時更換檔案管理方法，更好地做好檔案的保密管理工作。

二、當(dāng)前檔案保密工作中存在的問題

受多方面因素的影響，在檔案保密工作中存在諸多問題，給檔案保密工作帶來風(fēng)險，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）缺乏檔案保密意識。檔案往往記錄著單位重大且有記錄保存價值的重要事件，是日后查閱的重要依據(jù)。然而，在日常檔案管理中，部分檔案管理人員缺乏檔案保密意識，沒有認(rèn)識到檔案資料的重要性，未給予足夠的重視，容易在日常生活中泄露檔案內(nèi)容，導(dǎo)致大量的保密信息外泄，造成不可挽回的嚴(yán)重后果。

（二）檔案管理硬件設(shè)施缺乏。檔案管理硬件設(shè)施在檔案管理中是非常重要的，部分單位檔案管理缺乏獨(dú)立的檔案室，容易造成檔案遺失、變質(zhì)、蟲蛀等情況，為后期檔案信息查閱帶來很大不便，甚至?xí)斐刹豢晒懒康膿p失。即使部分企業(yè)設(shè)有獨(dú)立的檔案室，但檔案庫房過于陳舊、空間狹窄，潮濕的環(huán)境容易損壞紙質(zhì)檔案，影響了檔案的完整性。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平有待提升。檔案管理人員缺乏專業(yè)檔案管理知識，不僅降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還影響了檔案管理的保密性。大部分企業(yè)已普遍將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案，然而在電子化檔案的信息管理系統(tǒng)中，受檔案管理人員計算機(jī)水平的限制，導(dǎo)致無法規(guī)避或及時處理、黑客、病毒的侵襲，或電腦卡機(jī)等問題，造成檔案有泄密危險，給檔案保密工作帶來無法估量的損失。

（四）檔案檢索準(zhǔn)確率不高。在新時代的檔案管理中，檔案管理工作以信息化管理為主，但是在實(shí)際檔案管理中，受基層檔案管理部門計算機(jī)水平的限制，檔案檢索方式仍采用比較傳統(tǒng)的手工檢索方式，直接影響著檔案管理人員檔案管理效率。采用手工檢索方式，需要檔案管理人員進(jìn)行大量的人工編碼計量工作，無法保證工作質(zhì)量，大大降低了檢索的準(zhǔn)確率。

三、新時代加強(qiáng)檔案保密工作措施

通過上述對保密工作中常見的問題進(jìn)行簡要分析，結(jié)合多年檔案管理經(jīng)驗，要做好新時代檔案保密工作，需從以下幾個方面著手。

（一）完善保密制度，樹立檔案保密意識。做好新時代檔案保密工作，完善保密制度，樹立檔案保密意識是必不可少的。首先，要建立健全保密制度。結(jié)合機(jī)關(guān)單位特點(diǎn)對檔案的密級認(rèn)定、保存年限、傳達(dá)范圍、銷毀程序以及借閱手續(xù)等方面制度進(jìn)行完善，確保不遺漏檔案在管理中的任一環(huán)節(jié)。其次，要樹立檔案管理人員的檔案保密意識。檔案管理人員應(yīng)熟練掌握《保密法》《檔案法》等有關(guān)保密工作的法律法規(guī)，明確認(rèn)識到檔案保密管理的重要性，提高檔案管理人員的保密意識，牢固樹立保密觀念，增強(qiáng)保密意識。此外，還應(yīng)建立問責(zé)制，要嚴(yán)肅追究檔案管理人員瀆職、失職等行為，為檔案保密工作起到約束、警醒的作用，增強(qiáng)保密意識，降低因瀆職失職造成的泄密損失，更好地保證檔案的保密性。

（二）加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)和管理。檔案庫房建設(shè)的合理性影響著檔案管理的總體水平，同時也是檔案管理的基礎(chǔ)性工程。在建設(shè)檔案庫房時，應(yīng)注意將檔案庫房與辦公區(qū)隔離開，并避免設(shè)在辦公樓最底層，防止盜竊或無關(guān)人員從窗口進(jìn)入，同時檔案庫房還必須配備“三鐵一器”。在檔案庫房管理中，不斷完善“十防”措施，定時測量庫房溫濕度，并采取通風(fēng)等措施，定期對庫房進(jìn)行大掃除，投放藥物，對已配備設(shè)施如防盜門窗、電源電線等進(jìn)行完好率檢查，此外，如有機(jī)密級以上涉密檔案的必須配備視頻監(jiān)控系統(tǒng)，加快落實(shí)檔案庫房建設(shè)管理工作，做好檔案的保密安全工作。

（三）明確工作分工，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息一體化。為了做好檔案的保密工作，在檔案動態(tài)化的管理過程中，需要在檔案的收集、征集、整理、統(tǒng)計、保管、利用、編研等各環(huán)節(jié)設(shè)置專人負(fù)責(zé)，明確個人職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息一體化。同時，還應(yīng)開發(fā)出適用性較強(qiáng)的檔案管理信息系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理一體化，確保檔案信息的完整性和真實(shí)性。

（四）加大對檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)的力度。做好檔案保密工作，加大對檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)力度是必不可少的。提高檔案管理人員的專業(yè)水平，應(yīng)對信息化時期檔案保密工作所面臨的挑戰(zhàn)，主要形式如下：一是經(jīng)驗交流會，定期召開經(jīng)驗交流會，通過經(jīng)驗分享及交流，為檔案管理人員的保密管理經(jīng)驗，提高檔案管理人員檔案管理能力。二是以教育片形式，讓檔案管理人員了解新時期檔案保密工作的負(fù)責(zé)形式，同時還應(yīng)向檔案管理人員宣傳檔案泄密的危害。三是定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識、信息系統(tǒng)技術(shù)等方面的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，同時也能使檔案管理人員具備信息化檔案保密技術(shù)。

（五）提高檔案管理的科學(xué)化程度。提高檔案管理的科學(xué)化程度，是新時期檔案管理工作必備的要求。檔案保密的密級是在檔案保管過程中隨著時間和政策文件而變化的，而作為檔案管理人員，應(yīng)實(shí)時掌握檔案密級的動態(tài)變化，嚴(yán)格按照規(guī)定做好保密檔案的升密、降密以及解密工作。對密級檔案尤其是涉密檔案進(jìn)行保管時，應(yīng)單獨(dú)保存裝訂，避免與非密級檔案混淆，造成檔案利用過程中密級檔案泄密，確保保密檔案的安全性、科學(xué)性;定期對涉密檔案進(jìn)行清查鑒定，明確劃分密級與非密級檔案之間的界限，確定檔案的利用范圍。此外，為提高檔案管理的科學(xué)化程度，檔案管理人員還可根據(jù)檔案資料的密級編制涉密文件目錄，建立涉密文件統(tǒng)計臺賬和存放地索引。

（六）加強(qiáng)對檔案的利用和監(jiān)督。加強(qiáng)對檔案的利用和監(jiān)督，能有效發(fā)現(xiàn)和制止檔案在利用過程中出現(xiàn)破損、毀壞以及泄密等不良行為，確保檔案信息的完整與安全。需從以下幾點(diǎn)出發(fā)：一是完善檔案利用制度，主要包括檔案的閱覽制度、借閱制度、復(fù)制制度等。根據(jù)檔案具體內(nèi)容、利用者的不同確定檔案利用的范圍，檔案的借閱必須嚴(yán)格按照規(guī)定審批手續(xù)進(jìn)行，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。二是要加強(qiáng)對借閱檔案的監(jiān)督，對于歸還借閱的檔案，要仔細(xì)校核檔案有無缺損，對于惡意毀壞檔案的行為要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，確保檔案的完整性。

四、結(jié)束語

綜上所述，針對當(dāng)前檔案管理中存在的問題，充分認(rèn)識到新時代檔案保密工作的重要性。本文結(jié)合實(shí)踐，提出一系列加強(qiáng)檔案保密工作的措施，旨在提升檔案管理人員的保密意識、職業(yè)素質(zhì)，以期進(jìn)一步提升檔案管理人員檔案保密工作的水平。

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