中小城市城建檔案信息化建設(shè)問題與對(duì)策

鄭小妮

【摘要】城建檔案信息化是國(guó)家信息化的一環(huán)，是檔案行業(yè)踐行國(guó)家信息化建設(shè)精神的體現(xiàn)。本文對(duì)中小城市城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、存在問題進(jìn)行了闡述，在此基礎(chǔ)上提出了中小城市城建檔案信息化建設(shè)的建議。

【關(guān)鍵詞】城建檔案;信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的無限延伸，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已深刻地影響了人們的工作、學(xué)習(xí)和生活。信息時(shí)代在不斷改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的同時(shí)，也對(duì)傳統(tǒng)城建檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)。城建檔案電子文件的爆炸式增長(zhǎng)，使得檔案的傳統(tǒng)載體形態(tài)開始向數(shù)字形態(tài)過渡;城建檔案管理和利用的主要環(huán)境也逐漸向電子環(huán)境遷移;傳統(tǒng)的城建檔案管理方式以手工方式為主，傳統(tǒng)載體檔案的利用受到時(shí)空和孤本的限制，不利于檔案的保護(hù)和大量對(duì)外利用服務(wù)。數(shù)字城市、智慧城市正在蓬勃興起，大力推進(jìn)城建檔案信息建設(shè)，已成為城建檔案部門順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的必然選擇。

城建檔案信息化是指在城建檔案工作領(lǐng)域應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置城建檔案計(jì)算機(jī)輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據(jù)城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，依托高素質(zhì)的信息人才，開發(fā)利用城建檔案信息資源，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供科學(xué)決策依據(jù)，為城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化發(fā)展提供有效的服務(wù)。2002年，《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》發(fā)布;2004年，《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》發(fā)布。從此，全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)進(jìn)入統(tǒng)一規(guī)劃、穩(wěn)步實(shí)施階段。到目前為止，一些大城市如武漢、天津、大連、上海、杭州等市城建檔案信息化工作取得了可喜的成績(jī)，但絕大部分中小城市城建檔案信息化建設(shè)仍然不容樂觀。

一、中小城市城建檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）電子工程文件歸檔制度有待健全。目前在中小城市，CAD技術(shù)在勘察設(shè)計(jì)行業(yè)得到普遍應(yīng)用，設(shè)計(jì)單位計(jì)算機(jī)出圖率達(dá)到100%;勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理各工程環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)出圖、計(jì)算機(jī)輔助施工等形成大量的建設(shè)電子文件;建設(shè)工程管理中普遍實(shí)現(xiàn)了用計(jì)算機(jī)輔助管理來填寫各種施工管理表格;規(guī)劃建設(shè)管理部門實(shí)現(xiàn)了依托政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行行政審批，產(chǎn)生了大量的電子業(yè)務(wù)和技術(shù)管理檔案。大量的電子工程文件產(chǎn)生并轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件后，電子工程文件本身的管理卻沒有受到重視，沒有建立起標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的立卷歸檔制度。由于沒有相關(guān)管理制度，電子檔案的保存處于一種自然形成的狀態(tài)，誰制作就由誰負(fù)責(zé)保存，加上由于機(jī)構(gòu)的改革、個(gè)人工作崗位的調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)的更迭、工作移交過程中的疏漏等原因，導(dǎo)致大量電子工程文件缺失，電子檔案的保存缺乏歷史延續(xù)性。電子檔案的儲(chǔ)存格式也缺乏統(tǒng)一性，個(gè)人根據(jù)需要可以隨意對(duì)電子文件進(jìn)行修改和刪除，電子工程文件的應(yīng)用缺乏合理的共享機(jī)制，電子工程文件的歸檔制度有待健全。

（二）城建檔案信息管理水平還處在初步發(fā)展階段。1.城建檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱。（1）城建檔案信息管理軟件的技術(shù)水平不高。大部分中小城市在20世紀(jì)90年代開發(fā)了“城建檔案館信息管理系統(tǒng)”，能夠?qū)崿F(xiàn)館內(nèi)各類檔案資料的歸檔、入庫、查詢、借閱，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)工程、案卷的著錄和查詢，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案總目錄和分類目錄的檢索;但無法實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的管理，無法接收電子文件，無法實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化，城建檔案信息資源無法在部門間共享，不能很好地為城市規(guī)劃建設(shè)管理服務(wù)。（2）城建檔案信息管理硬件基礎(chǔ)設(shè)備配備不齊。大部分中小城市在城建檔案信息的管理上配備了服務(wù)器、臺(tái)式機(jī)、打印機(jī)等基礎(chǔ)IT終端，但很少能配備光纖存儲(chǔ)陣列柜、掃描儀等設(shè)備。（3）城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍不廣。大部分中小城市建立了城建檔案館內(nèi)部的局域網(wǎng)，也有部分建立了與主管單位辦公網(wǎng)的連接，但難做到建設(shè)系統(tǒng)其他各部門與工程建設(shè)各參建單位的連接;部分城市建立了門戶網(wǎng)站，但基本上只是一些政務(wù)信息的公開，未能實(shí)現(xiàn)城建檔案信息共享和電子檔案網(wǎng)上歸檔，未能開展網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)。2.數(shù)字信息資源建設(shè)還處在起步階段。（1）數(shù)據(jù)庫建設(shè)內(nèi)容單一。大部分中小城市建立了城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫、竣工項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫;但城建檔案全文、原件數(shù)據(jù)庫和城建檔案多媒體數(shù)據(jù)庫等還有待建設(shè)。（2）城建電子檔案歸檔移交尚未建立起有效機(jī)制。大部分中小城市規(guī)劃建設(shè)主管部門產(chǎn)生的電子業(yè)務(wù)和技術(shù)管理檔案、工程建設(shè)各參建單位產(chǎn)生的建設(shè)電子文件如何保存、歸檔和移交，還沒有制定歸檔細(xì)則和管理規(guī)范。建設(shè)行業(yè)產(chǎn)業(yè)的建設(shè)電子文件大多散存在各經(jīng)辦人員手中，其安全情況不容客觀。（3）城建檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。城建檔案數(shù)字化需要大量資金，目前只有部分城市對(duì)館藏檔案進(jìn)行了數(shù)字化，大部分中小城市尚未對(duì)原已歸檔的紙質(zhì)檔案、聲像檔案進(jìn)行大規(guī)模的數(shù)字化。

二、中小城市城建檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

（一）對(duì)城建檔案信息化建設(shè)重視不夠。在很多地方，“重建設(shè)、輕檔案”的思想仍根深蒂固，工程文件作為一種有價(jià)值的企業(yè)資產(chǎn)，沒有得到應(yīng)有的重視，很多單位將精力放在城市規(guī)劃、工程建設(shè)上，注重工程施工技術(shù)、施工工期和工程質(zhì)量，但對(duì)在城市規(guī)劃、工程建設(shè)過程產(chǎn)生的電子文件和紙質(zhì)文件重視程度不夠，沒有建立健全相關(guān)的歸檔制度，沒有配備必要的設(shè)備，沒有建立一套規(guī)范的管理機(jī)制來保障建設(shè)電子文件的完整和齊全，對(duì)城建檔案信息化建設(shè)重視不夠。

（二）資金投入不足、信息化工作難以有效開展。城建檔案信息化建設(shè)，無論是設(shè)備的購置、檔案管理軟件的開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建、城建檔案紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，還是現(xiàn)行電子文件的有效保存和歸檔，都需要大量資金的支持，但城建檔案管理部門、建設(shè)系統(tǒng)各部門、工程建設(shè)各參建單位都存在資金投入不足的問題。

（三）城建檔案信息化工作缺乏相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指引?，F(xiàn)階段，關(guān)于城建檔案信息化建設(shè)，有一些國(guó)家層面上的指導(dǎo)性文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，但很多中小城市還沒有結(jié)合本地的實(shí)際情況，配套出臺(tái)相關(guān)的實(shí)施細(xì)則。城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系不夠完善，對(duì)如何規(guī)范電子文件的存儲(chǔ)和收集，如何進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，如何建設(shè)數(shù)字城建檔案館，還沒有制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，不能有效指引城建檔案信息化工作。

（四）缺乏信息管理方面的相關(guān)人才。城建檔案信息化建設(shè)需要大批復(fù)合型專業(yè)人員參與，要求不僅要掌握檔案知識(shí)，還要掌握信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)，具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合管理能力。但中小城市城建檔案從業(yè)者信息化水平偏低，信息化建設(shè)方面的專業(yè)人才還相當(dāng)缺乏，系統(tǒng)掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)和電子檔案管理的人還相當(dāng)少。

三、推進(jìn)中小城市城建檔案信息化建設(shè)的對(duì)策思考

（一）城建檔案工作部門要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)緊迫感。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各級(jí)機(jī)關(guān)和全社會(huì)普遍應(yīng)用，建設(shè)行業(yè)產(chǎn)生的文件無論是設(shè)計(jì)圖紙、施工管理文件還是審批文件，絕大多數(shù)都是在數(shù)字信息環(huán)境下進(jìn)行。城建檔案管理部門要對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行有效管理，必須走檔案信息化之路，否則就會(huì)面臨“無檔可歸、無檔可用”的尷尬局面，嚴(yán)重影響城建檔案事業(yè)的發(fā)展，影響數(shù)字城市和智慧城市的建設(shè)。如果城建檔案工作部門不能充分認(rèn)識(shí)城建檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，不僅會(huì)使自身檔案管理水平滯后，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導(dǎo)致文件歸檔不齊全、不完整，從而造成檔案部門的嚴(yán)重失職、國(guó)家檔案的嚴(yán)重缺失、社會(huì)記憶的嚴(yán)重丟失。

（二）完善城建檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。1.切實(shí)做好城建檔案的計(jì)算機(jī)管理工作。應(yīng)根據(jù)本地經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)情況需要，逐步配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，并要盡快開發(fā)適應(yīng)本地城建檔案信息管理的軟件系統(tǒng)。城建檔案管理軟件應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、實(shí)體管理、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、檢索利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，并要重點(diǎn)考慮城建檔案管理電子化、遠(yuǎn)程化、協(xié)同化、圖文一體化的趨勢(shì)，擴(kuò)充電子檔案管理、與地理信息系統(tǒng)相結(jié)合、遠(yuǎn)程管理等其他功能或預(yù)留相應(yīng)接口。由于城建檔案本身就帶強(qiáng)烈的地理特征，還要搭建起使傳統(tǒng)的城建檔案系統(tǒng)與地理信息系統(tǒng)相結(jié)合的應(yīng)用平臺(tái)，使城建檔案系統(tǒng)管理軟件更加有利于突出自身的特點(diǎn)，拓寬城建檔案信息的應(yīng)用前景。2.積極加強(qiáng)城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。應(yīng)根據(jù)信息化工作的需要，積極加強(qiáng)和不斷完善計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)建設(shè)，推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在城建檔案館的應(yīng)用。要爭(zhēng)取盡快與本地政務(wù)網(wǎng)聯(lián)接，成為政務(wù)網(wǎng)中提供城建信息和完成城建檔案管理工作的子網(wǎng)。盡快建立城建檔案門戶網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息上傳因特網(wǎng)，逐步實(shí)現(xiàn)城建檔案信息傳遞和信息共享網(wǎng)絡(luò)化。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施，盡快開展數(shù)字信息資源建設(shè)。1.積極推進(jìn)城建檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。（1）做好城建檔案信息基本數(shù)據(jù)庫的建庫工作，通過接收電子檔案、文件及圖紙掃描、利用OCR技術(shù)、聲像檔案數(shù)字化等多種手段，建設(shè)起相關(guān)的城建檔案全文、原件數(shù)據(jù)庫和城建檔案多媒體數(shù)據(jù)庫等，并與城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫共同構(gòu)成城建檔案基本信息數(shù)據(jù)庫。（2）逐步構(gòu)建專業(yè)特色數(shù)據(jù)庫。在基本數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘、提煉與整合，逐步建設(shè)具有城建檔案專業(yè)特色的全文數(shù)據(jù)庫、地下綜合管線數(shù)據(jù)庫、規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫、重要竣工項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫、聲像資料數(shù)據(jù)庫。2.盡快開展城建檔案資源數(shù)字化。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)。只有把紙質(zhì)檔案、音像檔案等傳統(tǒng)載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用和便捷利用。要根據(jù)實(shí)際需要及本地的經(jīng)濟(jì)能力，科學(xué)制訂城建檔案數(shù)字化的實(shí)施計(jì)劃和實(shí)施方案。首先做好檔案數(shù)字化工作整體規(guī)劃，摸清家底，對(duì)尚未實(shí)施數(shù)字化的檔案數(shù)量和類別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)估算;并按照優(yōu)先選擇珍貴檔案數(shù)字化、高使用頻率檔案數(shù)字化等方法，制訂檔案數(shù)字化年度計(jì)劃;同時(shí)要制定包括經(jīng)費(fèi)、人員、場(chǎng)地、設(shè)備、技術(shù)、組織方式等方面完善的實(shí)施方案和資金預(yù)算，找準(zhǔn)重點(diǎn)和難點(diǎn)，逐一克服解決，把現(xiàn)有的實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源。3.積極探索電子城建檔案管理，加速城建檔案信息化進(jìn)程。城建檔案的產(chǎn)生和保管部門要根據(jù)城建檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。城建檔案管理部門應(yīng)提前介入建設(shè)電子檔案的管理，對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實(shí)行全過程的管理與監(jiān)控，保證建設(shè)電子檔案的質(zhì)量。積極開展電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法研究，制訂建設(shè)電子檔案接收的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。結(jié)合城建檔案管理軟件的開發(fā)，盡快在離線情況或網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下接收建設(shè)電子檔案，避免今后的再數(shù)字化。

（四）盡力解決城建檔案信息化建設(shè)的瓶頸。1.想方設(shè)法做好城建檔案信息化人力資源建設(shè)。信息技術(shù)人員的缺乏和檔案館人員信息技術(shù)知識(shí)和能力的缺乏，是城建檔案館信息化建設(shè)的瓶頸之一，解決這些問題必須多條腿走。一是補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、信息化等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)，滿足信息化建設(shè)工作的需要。二是積極開展信息技術(shù)培訓(xùn)，在分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)的原則上對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，著重加強(qiáng)城建檔案業(yè)務(wù)人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)以及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。三是對(duì)計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)人員進(jìn)行城建檔案工作知識(shí)和技能的培訓(xùn)，使其掌握城建檔案工作的客觀規(guī)律，更好地開展城建檔案信息化工作。2.推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。在信息化社會(huì)，標(biāo)準(zhǔn)的重要性與日俱增，如果標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，那么建成各信息系統(tǒng)就可以輕而易舉地實(shí)現(xiàn)信息共享，進(jìn)行信息交流，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各自為政，那么將來勢(shì)必會(huì)形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”。因此，必須貫徹落實(shí)《建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)范》《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本地的實(shí)際，逐步建立起統(tǒng)一的應(yīng)用軟件技術(shù)規(guī)格、數(shù)據(jù)為基本規(guī)格和主要數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)。3.想方設(shè)法將城建檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入地方財(cái)政預(yù)算。要積極爭(zhēng)取各方面的重視和支持，尤其是多向主管部門、財(cái)政部門匯報(bào)國(guó)家和省里對(duì)城建檔案信息化工作的要求，充分說明城建檔案信息化建設(shè)的必要性、重要性和緊迫性，積極爭(zhēng)取將城建檔案信息納入數(shù)字城市、智慧城市和電子政務(wù)平臺(tái)，爭(zhēng)取將檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入地方財(cái)政預(yù)算。

四、結(jié)語

城建檔案信息化是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步和社會(huì)需求等諸多因素共同推動(dòng)的結(jié)果。對(duì)城市的發(fā)展而言，開展城建檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的工程，是城市的基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)工程，是城市信息化水平的提升工程，是建立數(shù)字城市、智慧城市的重要信息源，意義重大，影響深遠(yuǎn)。但城建檔案信息化建設(shè)的過程不是一蹴而就的，需要城建檔案管理部門、建設(shè)系統(tǒng)各部門和工程各參建單位的共同努力。

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