行政管理中辦公自動化信息安全問題探討

袁開祥

【摘要】隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，當前行政管理工作中已經(jīng)基本實現(xiàn)辦公自動化，提升了行政管理效率，但是由于網(wǎng)絡(luò)的開放性導(dǎo)致管理信息的安全性受到威脅，需要加強對辦公自動化信息安全的管理。本文主要對行政管理辦公自動化信息安全問題的改善措施進行分析。

【關(guān)鍵詞】行政管理;辦公自動化;信息安全

隨著信息時代的到來以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，行政職能管理技術(shù)手段也在不斷創(chuàng)新，傳統(tǒng)手工管理方式已經(jīng)無法滿足當前行政管理工作，必須要使傳統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)處理方式、流程等進行信息化和電子化，實現(xiàn)行政管理辦公自動化，提升行政管理效率。但是網(wǎng)絡(luò)的開放性使得辦公系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)安全都存在一定的安全隱患，加強對數(shù)據(jù)安全性的保護是網(wǎng)絡(luò)化辦公中需要著重解決的問題。

一、虛擬專用網(wǎng)，防控安全漏洞

當前大部分行政管理工作，在網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)建設(shè)中采用客戶機以及服務(wù)器模式，通過客戶端軟件的應(yīng)用，遠程用戶、商業(yè)伙伴以及供應(yīng)商等都可以實現(xiàn)遠程撥號或者通過網(wǎng)卡與服務(wù)器進行連接，獲取相應(yīng)的信息。在使用撥號線路進入計算機網(wǎng)絡(luò)的過程中，撥號方身份確認難度大，容易形成網(wǎng)絡(luò)漏洞。針對這種情況，大部分管理單位采用口令的方式保證安全性，而口令也需要通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，同時會存儲到計算機硬盤內(nèi)。用戶在原碼存儲和傳輸過程中，如果原碼被竊聽或者讀取，入侵者將會無障礙進入網(wǎng)絡(luò)進行操作，安全防范措施的效果并不理想，此外遠程訪問需要支付相應(yīng)的通信費用。如果租用專線，雖然通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)的使用可以免于網(wǎng)絡(luò)的威脅，但是費用成本會提升，而且如果信息量比較少的情況下將造成嚴重的資源浪費。而虛擬專用網(wǎng)，可以利用公用網(wǎng)絡(luò)建立一個安全性更高，臨時性的連接，將虛擬專用網(wǎng)作為不安全公用網(wǎng)絡(luò)中的一條秘密通道，提升網(wǎng)絡(luò)的安全性和穩(wěn)定性。也是對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的拓展，保證網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩浴?/p>

虛擬專用網(wǎng)啟動器是以Internet服務(wù)商提供的虛擬專用網(wǎng)接入集線器為主，也可以利用公司內(nèi)部分支局域網(wǎng)集線器等。終結(jié)位置為ISP網(wǎng)絡(luò)接入路由器的VPN網(wǎng)關(guān)，也可以利用企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的交換機。通過這種形式遠程用戶利用虛擬專用網(wǎng)向當?shù)氐腎SP進行撥號，再通過共享路由與公司的交換機或者防火墻連接，能夠降低長途撥號費用。在數(shù)據(jù)傳輸中，如果認為兩個端點是可信的，則主要針對兩個虛擬專用網(wǎng)服務(wù)器進行認證和加密即可。

二、郵件加密，防控內(nèi)部泄密

行政管理辦公自動化中，為了保證信息的安全性，單位內(nèi)部局域網(wǎng)的信息傳送也需要進行加密處理，防止出現(xiàn)內(nèi)部泄密的情況。電子郵件是單位內(nèi)部信息傳遞的主要方式和手段，所以必須要加強對郵件的加密處理。局域網(wǎng)電子郵件以及文件傳輸過程中大部分都采用PGP進行加密，以公開密鑰密碼為基礎(chǔ)，通過PGP密鑰為向?qū)нM行郵件加密。比如，如果單位內(nèi)部需要向一個部門傳輸一份絕密郵件，需要先知道傳入部門的公開密鑰，并將這個密鑰加入傳出部門的公開密鑰環(huán)中，利用輸入部門公開密鑰對郵件進行加密，郵件的擴展名會發(fā)生變更。但是電子郵件對信息長度存在限制，如果傳輸?shù)男畔⒘砍^50000個字節(jié)，會將信息進行自動分段。接收后PGP會將分段的信息重組，而要想獲得信息，需要利用私人密鑰進行解密，將已經(jīng)發(fā)生轉(zhuǎn)變的擴展名恢復(fù)為原來的格式。所以接收人必須要利用私人密鑰才可以打開郵件，否則即使郵件被截獲，在沒有私人密鑰的情況下，也難以打開郵件查看信息。

三、Web服務(wù)器安全強化

Web服務(wù)器的安全性是辦公自動化安全的基本保障，通過在Web服務(wù)器中應(yīng)用SSL能夠有效提升安全性。SSL的安全保障是通過傳輸控制協(xié)議完成的，在協(xié)議的設(shè)置中可以分為兩層，其中底層的協(xié)議設(shè)置需要基于傳輸控制協(xié)議的SSL記錄，主要對高層協(xié)議的封裝，并通過警示以及更改密碼等協(xié)議，實現(xiàn)對SSL的交換管理，以此為基礎(chǔ)進行超文體傳輸。從目前Web服務(wù)器的加密傳輸情況來看，大部分都支持SSL?？梢酝ㄟ^這個功能的設(shè)置對機密性質(zhì)網(wǎng)頁加密設(shè)置后再進行傳輸，SSL安全機制建立后，必須設(shè)置允許的客戶才能夠?qū)eb網(wǎng)站進行訪問。

在SSL的應(yīng)用中，需要先添加證書服務(wù)，通過獨立根安裝方式進行安裝，并為證書命名啟動Internet信息服務(wù)器進行數(shù)字證書申請。完成申請后，打開信息服務(wù)器啟動證書向?qū)?，生成下一個服務(wù)器證書。再將證書交由證書服務(wù)器，默認服務(wù)器的安裝，在本地服務(wù)器中生成虛擬目錄。在待申請證書中右擊選擇證書頒發(fā)項，并對證書復(fù)制保存。最后還需要回到原始管理界面進行證書重新申請，設(shè)置安裝SSL后，信息的傳輸方式即為加密方式。

四、保證數(shù)據(jù)庫安全性，防止數(shù)據(jù)丟失破損

行政管理辦公自動化中數(shù)據(jù)庫是非常有效的一種管理和支持手段，有利于數(shù)據(jù)的描述、存儲和共享，對于信息價值的存放遠遠高于系統(tǒng)本身，所以必須要保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性。首先，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必須是完整的，不會因為存儲介質(zhì)、掉電等情況使數(shù)據(jù)受損。同時做好數(shù)據(jù)的備份工作，如果出現(xiàn)事故能夠及時對數(shù)據(jù)進行存儲和恢復(fù)。其次，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理過程中，必須由專人進行，在進入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中設(shè)置用戶身份鑒別和登錄權(quán)限，保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的保密性。同時對數(shù)據(jù)庫的登錄時間、地點等也需要進行限制，此外還可以通過審計功能加強數(shù)據(jù)庫的管理，對用戶數(shù)據(jù)庫的操作進行跟蹤，及時查找系統(tǒng)事故原因和線索，保證數(shù)據(jù)庫的安全性。

五、更新殺毒軟件，提升防病毒意識

計算機病毒泛濫是導(dǎo)致計算機信息化安全威脅的重要影響因素，病毒通過對計算機系統(tǒng)以及文件的破壞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失損壞。同時這些病毒一旦侵入到計算機系統(tǒng)會大量繁殖和傳播，導(dǎo)致辦公自動化的開展受到影響。為了保證計算機系統(tǒng)的安全性，需要建立立體化、多層次的病毒防護系統(tǒng)，有效預(yù)防病毒的入侵。

首先，需要提升辦公室人員的安全意識，杜絕病毒在計算機系統(tǒng)中的接入和傳輸。病毒的傳播途徑比較多，包括物理介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)等多種方式。而造成病毒蔓延主要是由于計算機用戶對病毒的傳播缺乏正確的認知。在病毒的查殺中首先需要了解病毒是什么，對計算機系統(tǒng)造成危害的機理等。通過對這些內(nèi)容的學(xué)習(xí)和了解，用戶才能夠?qū)θ粘Ｓ嬎銠C系統(tǒng)中的病毒提高警覺性?？梢酝ㄟ^安裝360、瑞星等安全殺毒軟件的方式防御病毒的入侵和傳播，并對病毒庫進行定時更新，如果發(fā)現(xiàn)來路不明的文件或者軟件需要進行病毒查殺后才能打開。同時每周查殺一次病毒，盡可能不使用共享文件夾，如果不得不使用共享文件夾時需要對文件使用權(quán)限以及密碼等進行嚴格的限制，有效預(yù)防病毒對網(wǎng)絡(luò)的入侵和在網(wǎng)絡(luò)中的傳播。

其次，有效預(yù)防郵件病毒。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和普及，使得電子郵件已經(jīng)成為辦公自動化發(fā)展中的重要方式和手段。利用郵件進行信息的傳輸有利于提升人們的工作效率，但是在郵件的傳輸中也增大了病毒的侵入和傳輸概率。雖然病毒的傳輸機理并不復(fù)雜，而且不屬于技術(shù)問題，但是不能忽視郵件中的病毒，必須要采取有效的病毒防御措施。比如，Windows用戶在郵件傳輸?shù)倪^程中如果關(guān)閉VB腳本功能，就可以有效預(yù)防庫爾尼科娃病毒的傳播。辦公自動化中郵件的應(yīng)用非常頻繁，而一些病毒在傳播的過程中無孔不入，為了有效預(yù)防病毒的入侵和傳播，用戶在郵件功能的使用中必須要提高警惕性，如果發(fā)現(xiàn)可疑郵件，不得隨意打開，防止病毒趁機入侵。

六、結(jié)語

綜上所述，行政管理中辦公自動化發(fā)展提升了辦公效率，使辦公不受時間以及空間的限制，對于企事業(yè)單位的發(fā)展來說，是一次非常有意義的辦公模式變革。但是辦公自動化發(fā)展需要基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)，而網(wǎng)絡(luò)的開放性以及計算機軟硬件的漏洞等都容易造成信息安全問題，因此加強辦公自動化信息安全管理尤為重要。通過虛擬專用網(wǎng)的應(yīng)用，郵件加密，Web服務(wù)器安全強化、數(shù)據(jù)庫安全管理以及殺毒軟件的應(yīng)用和更新等手段，保證辦公自動化信息的安全性。

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