簡論企業(yè)檔案管理風險防控

毛桂銀

摘 要 檔案作為記錄企業(yè)自創(chuàng)始到整個經(jīng)營過程所發(fā)生的重大事項的載體，是企業(yè)最為珍貴的無形資產(chǎn)，其蘊含的經(jīng)濟價值無法估量。本文通過分析企業(yè)在檔案管理過程中可能面臨的風險以及風險成因，在此基礎上提出一些優(yōu)化對策，從而幫助企業(yè)實現(xiàn)風險防范。

關(guān)鍵詞 企業(yè);檔案管理風險;防范對策

企業(yè)檔案指的是記錄企業(yè)在完整的生命周期中進行的生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理等一系列活動的圖文或者影像資料，其代表著企業(yè)在過去的時間所經(jīng)歷的問題和挑戰(zhàn)，形成的戰(zhàn)略和創(chuàng)新技術(shù)，提高業(yè)績的辦法和舉措等一系列對企業(yè)今后發(fā)展有著重要意義的內(nèi)容，其具備無限的利用價值，能幫助企業(yè)提升綜合實力，規(guī)范內(nèi)部管理。但是很多企業(yè)往往忽視了檔案管理的重要性，認為其可有可無，對管理過程中可能出現(xiàn)的風險不以為然，最終影響企業(yè)的實質(zhì)利益。所以，提升企業(yè)的檔案管理風險防范意識，為檔案自收集到保存等一系列過程制定嚴格的管理制度是尤為必要的。

1企業(yè)檔案管理風險

1.1 歸檔過程中的風險

歸檔過程包括檔案的收集、整理和封存三個環(huán)節(jié)。收集時可能存在檔案資料獲取不及時、不完整、不全面、遺漏或者丟失重要數(shù)據(jù)信息等風險。整理時可能存在資料順序、類別混亂等情況，為后期的檢索工作帶來不必要的麻煩。封存檔案時，可能出現(xiàn)封存設備使用的鑰匙、密碼丟失或者泄露等風險[1]。

1.2 保管過程中的風險

保管指的是對檔案資料傳遞、借閱、歸還等環(huán)節(jié)的管理以及檔案保存過程。在傳遞、借閱和歸還時，由于相關(guān)制度不完善，可能出現(xiàn)借閱人在借閱時不按規(guī)定填寫相應的申請資料、不按時歸還檔案、隨意破壞檔案、外借檔案等違規(guī)行為，導致檔案丟失，重要商業(yè)機密泄露等危急情況出現(xiàn)。在保存過程中，由于很多檔案資料以紙質(zhì)、膠片、光盤或者usb等實物形態(tài)封存，如果保存環(huán)境不夠安全，保存設備不夠先進，那么火災、霉變、蟲蛀、光照等因素都會導致檔案資料永久性毀損。

1.3 特殊風險

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)選擇通過計算機，利用云技術(shù)等人工智能手段保存檔案，雖然避免了實物檔案極易受外界環(huán)境因素影響的弊端，但是使用網(wǎng)絡保管檔案，也會產(chǎn)生一些特殊風險。比如文件被誤操作導致格式化無法讀取，再比如競爭企業(yè)為了惡性打壓或者黑客為了獲取重要商業(yè)機密從中獲利，選擇利用網(wǎng)絡病毒入侵等形式，截取破壞數(shù)據(jù)信息等。

2企業(yè)檔案管理風險成因

2.1 缺乏相應的檔案管理制度，檔案管理意識不強

很多企業(yè)由于沒有從檔案中獲得足夠的利益，所以根本沒有樹立檔案管理風險防范意識，內(nèi)部甚至無法形成完整的檔案收集、整理、傳遞、借閱、歸還、保管和銷毀制度。檔案丟失毀壞，給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失時，無法找到問題源頭，進行相應的追責[2]。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

專業(yè)的檔案管理從業(yè)人員數(shù)量非常少，企業(yè)通常做法是安排人事等行政部門的人員進行檔案管理，或者采用部門輪流制形式管理檔案。一方面管理人員數(shù)量少，不足以應對企業(yè)檔案管理工作強度;另一方面這些人員缺少相關(guān)的檔案統(tǒng)計管理技能，整理檔案是為了應付上級監(jiān)管和考核，導致檔案管理措施無法科學有效實施。

2.3 缺乏專業(yè)的軟硬件設施

檔案存放場地設計不規(guī)范，缺少相關(guān)的火災等危險預警和應急措施，庫房內(nèi)甚至沒有滅火器等基本安全防范設備。保存檔案的容器或者庫房缺少密碼或者鑰匙等安全保密設置。采用信息化手段保存檔案時，計算機內(nèi)部沒有安裝殺毒軟件，缺少相應的密碼、指紋識別等系統(tǒng)，這些都會對檔案的安全性產(chǎn)生極大的威脅。

3防范企業(yè)檔案管理風險的對策

3.1 制定完整的檔案管理制度

徹底摒棄只注重企業(yè)經(jīng)濟效益的傳統(tǒng)經(jīng)營理念，意識到檔案對企業(yè)產(chǎn)生在精神上和物質(zhì)上的價值與利益，建立完整的檔案管理制度，包括檔案管理組織機構(gòu)和職責，檔案收集、整理和保存制度，內(nèi)部借閱制度，安全管理制度、相應的責任承擔以及激勵機制，增強制度的可操作性。比如企業(yè)員工在借閱檔案時需要填寫專門的檔案借閱申請單，明確記錄借閱者姓名和聯(lián)系方式，經(jīng)由負責人簽字同意后方可出借，在無法按時歸還檔案時，需要立刻追究其相應的賠償責任[3]。

3.2 設立專門的檔案管理部門

聘請專業(yè)的檔案管理人才，企業(yè)內(nèi)部成立正規(guī)檔案管理部門，可以定期組織部門員工進行風險應急演習、相關(guān)的業(yè)務培訓以及教育講座等一系列活動，從而提高機構(gòu)組成人員的技能，豐富其安全管理知識，幫助其切實樹立風險防范意識。

3.3 加大資金投入，配備專業(yè)的檔案管理設備

企業(yè)需要加強人力、物力投入，設計和建造科學完備的檔案封存場地和設備。場地內(nèi)要配備防盜裝置、監(jiān)控裝置、溫度和濕度記錄裝置、除濕裝置、防潮裝置、災情預警裝置以及滅火器等，保證場地足夠安全，定期派專業(yè)人員進行通風、消毒和除蟲措施。購進先進的裝載檔案設備，檔案柜和盒具要配備密碼鎖或者指紋鎖，最好具備防火防水等性能。使用計算機保存檔案的，計算機也要配備密碼識別系統(tǒng)，由專業(yè)的掌握網(wǎng)絡信息技術(shù)的人員操作，安裝防火墻軟件，定期對運行環(huán)境檢查，確保穩(wěn)定安全的網(wǎng)絡狀態(tài)。

3.4 加強檔案管理工作評估

檔案管理部門要定期進行檔案管理工作評查，檢查檔案收集是否完整，檔案銷毀是否徹底，檔案借閱是否具備正規(guī)的申請借閱材料，相關(guān)流程是否經(jīng)過負責人審批等。另外要注意對保存場地進行風險排查，檢測是否有漏電、火災等隱患，出具相應的風險評估報告，確保檔案管理工作順利有效進行。

4結(jié)束語

綜上所述，檔案作為企業(yè)核心的數(shù)據(jù)資料，由于其不可再生性，一旦在收集、傳遞、借閱、歸檔、保存等過程中發(fā)生毀損或者丟失，將是企業(yè)無法承擔和挽回的損失，對企業(yè)的經(jīng)濟收益和日后發(fā)展都會產(chǎn)生不良影響。所以企業(yè)必須對檔案進行明確定位，加強風險防范意識，利用檔案幫助企業(yè)樹立形象，提升企業(yè)競爭力，使檔案成為企業(yè)的記憶源泉和思維發(fā)散地。

參考文獻

[1] 瞿立菲.企業(yè)檔案管理安全風險防控對策分析[J].科技創(chuàng)新導報，2020，17（9）：165-166.

[2] 靳莉.企業(yè)檔案管理風險防控研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（18）：48-49.

[3] 李春燕.論企業(yè)檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)[J].科技資訊，2020，18（5）： 89，91.