北京大學(xué)出版社ERP系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)踐思考

陳健

摘 要：管理信息化是出版社提升業(yè)務(wù)管理效率和水平的重要手段。北京大學(xué)出版社在新ERP系統(tǒng)的實(shí)施中取得了一些成績(jī)，有不少亮點(diǎn)，但也走了一些彎路。本文做一梳理，供業(yè)界同仁借鑒參考。北京大學(xué)出版社ERP系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)踐表明，ERP應(yīng)用和完善的過(guò)程，就是出版社管理理念不斷創(chuàng)新、管理流程不斷優(yōu)化和管理手段不斷升級(jí)的過(guò)程。只有在先進(jìn)管理理念的引領(lǐng)下，不斷根據(jù)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化修改完善ERP系統(tǒng)，我們才能設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出易用、好用的ERP系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：出版社;ERP系統(tǒng);應(yīng)用;思考

中圖分類(lèi)號(hào)：G230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 10-00-03

管理信息化是出版社提升業(yè)務(wù)管理效率和水平的重要手段。自20世紀(jì)90年代開(kāi)始，國(guó)內(nèi)部分出版社開(kāi)始實(shí)施企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)，運(yùn)用信息化手段為出版社的業(yè)務(wù)管理服務(wù)。目前，很多出版社在這方面進(jìn)行了成功的嘗試，也積累了不少經(jīng)驗(yàn)。

北京大學(xué)出版社是2002年引入ERP系統(tǒng)的，當(dāng)時(shí)上線(xiàn)了編輯/編務(wù)、印制、發(fā)行和儲(chǔ)運(yùn)四個(gè)模塊，給出版社的業(yè)務(wù)發(fā)展提供了有力的支撐。當(dāng)時(shí)ERP系統(tǒng)實(shí)施帶來(lái)的最大改變，是使很多原來(lái)散落在各種紙質(zhì)單據(jù)或電子表格中的信息都統(tǒng)一歸集到了系統(tǒng)里。

隨著出版社業(yè)務(wù)的發(fā)展和管理要求的變化，舊有的ERP系統(tǒng)在很多方面已不能滿(mǎn)足實(shí)際工作需求，2014年北京大學(xué)出版社信息中心同第三方公司設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)了新的ERP系統(tǒng)，并分別于2016、2017和2019年上線(xiàn)了編輯/編務(wù)、儲(chǔ)運(yùn)和發(fā)行模塊。北京大學(xué)出版社在新ERP系統(tǒng)的實(shí)施中取得了一些成績(jī)，有不少亮點(diǎn)，但也走了一些彎路，現(xiàn)做如下梳理，供業(yè)界同仁借鑒參考。

一、新ERP系統(tǒng)的亮點(diǎn)

新ERP系統(tǒng)不僅在編輯/編務(wù)模塊上實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、規(guī)范圖書(shū)信息、方便審核把關(guān)、細(xì)分編輯角色等亮點(diǎn)，在發(fā)行、儲(chǔ)運(yùn)模塊上也有不少突破和創(chuàng)新。

（一）編輯/編務(wù)模塊的亮點(diǎn)

1.優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

新ERP系統(tǒng)對(duì)不少業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了優(yōu)化，尤其是優(yōu)化了選題論證會(huì)簽組織、書(shū)號(hào)和CIP申請(qǐng)分配和圖書(shū)重印等業(yè)務(wù)流程，大大減輕了編務(wù)和編輯人員的非必要的事務(wù)性負(fù)擔(dān)，提高了工作效率。

（1） 優(yōu)化選題論證會(huì)簽組織。舊ERP系統(tǒng)時(shí)期選題論證會(huì)簽的組織流程是：總編室從系統(tǒng)中導(dǎo)出選題信息Excel表格，用Word里的郵件合并功能制作出一個(gè)方便閱讀的選題論證表，總編室將論證表根據(jù)學(xué)科分成人文、社科、理工三個(gè)子表，用郵件分別發(fā)送給對(duì)應(yīng)學(xué)科的選題論證小組成員審閱會(huì)簽，最后又手動(dòng)匯總各位成員的會(huì)簽意見(jiàn)。這一切都要手動(dòng)操作，十分不便。新ERP系統(tǒng)則是在線(xiàn)上完成這一會(huì)簽過(guò)程，總編室只需要在ERP系統(tǒng)里設(shè)定好三個(gè)學(xué)科對(duì)應(yīng)的選題論證小組成員名單，ERP系統(tǒng)會(huì)在發(fā)起會(huì)簽后，將選題推送給對(duì)應(yīng)學(xué)科的選題論證小組成員，并且根據(jù)設(shè)定的會(huì)簽時(shí)限自動(dòng)匯總會(huì)簽意見(jiàn)，極大地提高了會(huì)簽效率。

（2） 優(yōu)化書(shū)號(hào)和CIP申請(qǐng)分配。新ERP系統(tǒng)在書(shū)號(hào)申請(qǐng)上支持一鍵導(dǎo)出申請(qǐng)文件，并實(shí)現(xiàn)了書(shū)號(hào)核發(fā)結(jié)果表格一鍵導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，瞬時(shí)完成出版社內(nèi)部的書(shū)號(hào)分配工作，完全改變了舊ERP系統(tǒng)需要一個(gè)個(gè)人工分配書(shū)號(hào)的情況。新ERP系統(tǒng)在CIP申請(qǐng)上也做了對(duì)接CIP系統(tǒng)的修改，增加了逐一確認(rèn)第一作者、其他作者及著作方式的環(huán)節(jié)，大大提高了數(shù)據(jù)申請(qǐng)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，新ERP系統(tǒng)支持一鍵導(dǎo)出CIP申請(qǐng)文件，并實(shí)現(xiàn)了將返回的CIP數(shù)據(jù)文件一鍵導(dǎo)入ERP的功能，并能自動(dòng)完成主題詞、分類(lèi)號(hào)、核字號(hào)等重要字段的讀取采集工作。

（3） 優(yōu)化重印工作流程。北京大學(xué)出版社優(yōu)化前的重印工作流程是：發(fā)行部門(mén)提印——責(zé)任編輯確認(rèn)重印印數(shù)，并確認(rèn)定價(jià)和內(nèi)容是否需要修改——編輯到總編室辦理重印發(fā)稿手續(xù)，總編室確認(rèn)印數(shù)及產(chǎn)品附加碼——出版部發(fā)印。其實(shí)對(duì)于大部分重印圖書(shū)來(lái)說(shuō)，編輯都會(huì)同意發(fā)行部門(mén)的建議重印數(shù)，也不會(huì)修改定價(jià)，因此對(duì)這些重印圖書(shū)來(lái)說(shuō)，“編輯到總編室辦理重印發(fā)稿手續(xù)”就顯得沒(méi)有必要。

對(duì)此，新ERP系統(tǒng)將重印工作流程優(yōu)化為：對(duì)于發(fā)行部門(mén)提印印數(shù)和編輯建議印數(shù)一致且圖書(shū)產(chǎn)品附加碼無(wú)變化的重印，略去“編輯到總編室辦理發(fā)稿手續(xù)”的環(huán)節(jié)，即責(zé)任編輯在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)重印印數(shù)后，直接到出版部發(fā)重印。以2019年為例，北京大學(xué)出版社全年重印2958次，其中編輯到總編室辦理重印發(fā)稿手續(xù)360次（占12.17%），簡(jiǎn)化重印流程2598次（占87.83%），以每個(gè)重印印次節(jié)省編輯時(shí)間5分鐘、總編室發(fā)稿時(shí)間3分鐘估算，這一優(yōu)化全年可節(jié)省時(shí)間20784分鐘。

2.規(guī)范圖書(shū)信息

新ERP系統(tǒng)做到了將部分業(yè)務(wù)管理的相關(guān)要求、規(guī)范“嵌入”了ERP系統(tǒng)工作流程中，提高了圖書(shū)信息的規(guī)范性和填報(bào)的準(zhǔn)確性。

（1） 規(guī)范作者簡(jiǎn)介、內(nèi)容簡(jiǎn)介、編輯推薦、叢書(shū)名等基本信息。作者簡(jiǎn)介、內(nèi)容簡(jiǎn)介和編輯推薦都是非常重要的圖書(shū)基本信息，其內(nèi)容應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核。為此，新ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了關(guān)鍵詞和廣告極限詞校驗(yàn)功能，起到對(duì)編輯填寫(xiě)的信息進(jìn)行校驗(yàn)提醒的作用，確保相關(guān)信息不會(huì)出現(xiàn)不適宜公開(kāi)傳播和有違廣告法的用語(yǔ)。關(guān)鍵詞和廣告極限詞詞表由總編室進(jìn)行維護(hù)，隨時(shí)增刪，十分方便。

另外，舊ERP每種新書(shū)的叢書(shū)名信息都是編輯錄入的，雖然經(jīng)過(guò)了總編室核對(duì)，但仍難免有差錯(cuò)，給后期檢索、統(tǒng)計(jì)和書(shū)目制作帶來(lái)了不少困難。新ERP系統(tǒng)建立了叢書(shū)名數(shù)據(jù)庫(kù)，編輯在填報(bào)叢書(shū)名時(shí)，只能從數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索選擇，如果要開(kāi)設(shè)新的叢書(shū)，必須向出版社提出申請(qǐng)，這樣一來(lái)大大提高了叢書(shū)名的準(zhǔn)確性。

（2） 規(guī)范各種表格的填寫(xiě)?？偩幨业墓ぷ餍枰?jīng)常匯總整理編輯部門(mén)填寫(xiě)的各種表格，每次匯總整理表格都是特別讓人頭疼的事情。新ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了將部分原來(lái)由編輯填寫(xiě)表格然后由總編室匯總整理的常規(guī)工作，優(yōu)化為編輯在ERP中按照系統(tǒng)設(shè)定的字段要求填寫(xiě)，然后總編室直接在ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出生成表格的功能。如加急選題論證原來(lái)需要編輯填寫(xiě)《選題加急論證申請(qǐng)表》，現(xiàn)在只需要在“是否加急”字段選擇“是”并寫(xiě)清楚加急理由，就可以由總編室直接導(dǎo)出;又如每周都要召開(kāi)的決定新書(shū)印數(shù)和定價(jià)的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)，原來(lái)每種新書(shū)都需要編輯填寫(xiě)《新書(shū)付印登記表》，現(xiàn)在只需要在ERP系統(tǒng)里填寫(xiě)相關(guān)信息然后提交，總編室就可以方便匯總并導(dǎo)出所有新書(shū)報(bào)印信息。系統(tǒng)導(dǎo)出的表格既保證了表格格式的統(tǒng)一、內(nèi)容的完整，又減輕了編輯的工作量、保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和規(guī)范，可謂一舉多得。

（3） 規(guī)范各種圖片文件的歸集。除了文字信息，圖書(shū)基本信息還包括各種圖片文件，如版權(quán)頁(yè)、帶定價(jià)的條形碼、封一、平面展開(kāi)封、白底立體封、透明立體封等。為了方便后期使用，通常要限定這些文件為圖片格式，新ERP系統(tǒng)設(shè)置了上傳圖片文件類(lèi)型校驗(yàn)的功能，對(duì)透明立體封要求必須是png文件，對(duì)其他文件要求必須是jpg文件，這樣一來(lái)就省去了審核文件類(lèi)型的工作。

（4） 方便審核把關(guān)。新ERP為社領(lǐng)導(dǎo)調(diào)審書(shū)稿、重大選題備案、合同簽訂校驗(yàn)、合同有效期校驗(yàn)、三審資質(zhì)管理等提供了有效的審核把關(guān)手段。凡是需要社領(lǐng)導(dǎo)調(diào)審或者履行重大選題備案的書(shū)稿，新ERP系統(tǒng)都設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)控制流程，只有走完流程書(shū)稿才能出版;新書(shū)發(fā)印時(shí)，新ERP系統(tǒng)會(huì)校驗(yàn)是否簽訂了對(duì)應(yīng)類(lèi)型的合同，本版圖書(shū)校驗(yàn)出版合同，影印版權(quán)引進(jìn)圖書(shū)和繁體版權(quán)引進(jìn)圖書(shū)校驗(yàn)引進(jìn)版權(quán)合同，翻譯版權(quán)引進(jìn)圖書(shū)校驗(yàn)引進(jìn)版權(quán)合同和翻譯合同，公版翻譯圖書(shū)校驗(yàn)委托翻譯合同;圖書(shū)提起重印時(shí)，新ERP系統(tǒng)會(huì)校驗(yàn)圖書(shū)是否在合同有效期內(nèi);新ERP系統(tǒng)對(duì)每位編輯人員的初審、復(fù)審和終審資質(zhì)都進(jìn)行了設(shè)定，只有具備相應(yīng)資質(zhì)的人員才能出現(xiàn)在對(duì)應(yīng)審稿的可供選擇人員名單中。

（5） 細(xì)分編輯角色。舊ERP系統(tǒng)在業(yè)務(wù)流程中只設(shè)計(jì)了責(zé)任編輯這一角色，不能反映編輯角色的復(fù)雜性，無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際工作需要。新ERP系統(tǒng)增加了組稿編輯、執(zhí)行編輯的角色，組稿編輯負(fù)責(zé)申報(bào)選題，選題通過(guò)后可指定責(zé)任編輯，責(zé)任編輯負(fù)責(zé)后續(xù)所有工作流程。圖書(shū)出版前責(zé)任編輯有變化，系統(tǒng)隨時(shí)可以進(jìn)行變更。圖書(shū)出版后，責(zé)任編輯如果離職或者退休，可以指定執(zhí)行編輯負(fù)責(zé)處理后續(xù)重印維護(hù)工作。編輯角色的細(xì)分，極大地方便了編輯工作安排。

（二）發(fā)行模塊的亮點(diǎn)

發(fā)行模塊自2019年3月上線(xiàn)以來(lái)，經(jīng)過(guò)半年多的調(diào)整優(yōu)化，已漸入佳境，解決了很多業(yè)務(wù)中的痛點(diǎn)：與京東網(wǎng)、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)、博庫(kù)網(wǎng)、浙江新華等大客戶(hù)實(shí)現(xiàn)了EDI對(duì)接，實(shí)現(xiàn)單據(jù)自動(dòng)下載、發(fā)貨自動(dòng)回告;開(kāi)發(fā)了“客戶(hù)服務(wù)平臺(tái)”，上線(xiàn)半年已注冊(cè)客戶(hù)222家，支持書(shū)目查詢(xún)、個(gè)性化書(shū)目定制、庫(kù)存檢索、在線(xiàn)報(bào)訂、訂單追蹤、在線(xiàn)報(bào)退、歷史結(jié)算和歷史銷(xiāo)賬查詢(xún)等功能;支持自定義產(chǎn)品組套信息;實(shí)現(xiàn)“客戶(hù)預(yù)訂報(bào)印”和“預(yù)警備貨報(bào)印”兩種報(bào)印模式;支持通過(guò)導(dǎo)入“客戶(hù)報(bào)退”單進(jìn)行退貨誤差明細(xì)比對(duì)，等等。上述功能的實(shí)現(xiàn)，大大提高了出版社發(fā)行人員的工作效率，也給客戶(hù)提供了極大的便利，為銷(xiāo)售提升奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）儲(chǔ)運(yùn)模塊的亮點(diǎn)

2017年上線(xiàn)的儲(chǔ)運(yùn)模塊經(jīng)過(guò)兩年的修改完善，運(yùn)行成效十分顯著：減少了調(diào)貨組近1/3的機(jī)房查詢(xún)工作量;優(yōu)化去掉了配貨分單員、貨位查詢(xún)員兩個(gè)崗位;規(guī)范了發(fā)運(yùn)環(huán)節(jié)中的各種單據(jù)信息;實(shí)現(xiàn)了搶單、計(jì)件機(jī)制，提高了配貨效率，支撐績(jī)效考核;基本實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)無(wú)紙化作業(yè);實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)揀配路線(xiàn)智能規(guī)劃，全業(yè)務(wù)流程的語(yǔ)音提示;實(shí)現(xiàn)了對(duì)物流公司的時(shí)效、賬務(wù)管理。

二、新ERP系統(tǒng)的缺憾

經(jīng)過(guò)出版社上下三年多的努力，新ERP系統(tǒng)展現(xiàn)出了很多亮點(diǎn)，但也留下了不少缺憾，尤其是編輯/編務(wù)模塊暴露出了一些問(wèn)題，亟需下一步改進(jìn)。

（一）系統(tǒng)框架和結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)不理想

新ERP上線(xiàn)后暴露了不少問(wèn)題，部分問(wèn)題開(kāi)發(fā)公司及時(shí)進(jìn)行了解決，但仍有一些問(wèn)題受到系統(tǒng)框架和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的限制，無(wú)法得到根本性改進(jìn)，這也影響了整個(gè)ERP系統(tǒng)的后續(xù)改進(jìn)提高。比如各個(gè)數(shù)據(jù)表的關(guān)系不清晰，關(guān)鍵數(shù)據(jù)分散在多個(gè)表內(nèi)，不利于維護(hù);比如流程狀態(tài)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過(guò)于依賴(lài)字典，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)實(shí)施后改進(jìn)優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程只適用于優(yōu)化時(shí)點(diǎn)后創(chuàng)建的選題，無(wú)法適用于之前的選題;再如合同制定菜單下合同登記完畢后卻無(wú)法提交合同，需要先退出到合同申請(qǐng)菜單下才能提交，顯得多此一舉。類(lèi)似這樣的問(wèn)題不能得到解決不得說(shuō)是個(gè)不小的遺憾。

（二）部分界面不夠友好

新ERP系統(tǒng)實(shí)施時(shí)開(kāi)發(fā)公司沒(méi)有就重要的業(yè)務(wù)操作界面設(shè)計(jì)藍(lán)圖，導(dǎo)致部分界面不夠友好。大量的業(yè)務(wù)操作界面顯示的字段沒(méi)有進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)梳理，界面有不少冗余信息，需要用戶(hù)重點(diǎn)查看或核對(duì)的信息也沒(méi)有以比較直觀(guān)、易讀的形式展現(xiàn)，導(dǎo)致用戶(hù)使用體驗(yàn)不佳。

（三）重要業(yè)務(wù)功能模塊缺失

新ERP系統(tǒng)最大的遺憾是沒(méi)有開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)出稿費(fèi)結(jié)算功能模塊。目前稿費(fèi)結(jié)算仍需要通過(guò)舊ERP系統(tǒng)的稿費(fèi)結(jié)算模塊完成，這又迫使我們不得不保留舊ERP系統(tǒng)的合同模塊功能，并且需要定期將新ERP系統(tǒng)的合同數(shù)據(jù)同步到舊系統(tǒng)，導(dǎo)致同時(shí)存在兩個(gè)合同數(shù)據(jù)庫(kù)的問(wèn)題，給后期數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)升級(jí)留下了后患。另外，版權(quán)業(yè)務(wù)功能模塊的缺失也給出版社的版權(quán)引進(jìn)和輸出工作，尤其是版權(quán)合同管理和版稅結(jié)算帶來(lái)了一些不便。

（四）查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能薄弱

新ERP系統(tǒng)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能十分薄弱，只設(shè)計(jì)了簡(jiǎn)單的選題查詢(xún)、庫(kù)存查詢(xún)和合同查詢(xún)功能，無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際工作的需要。出版社信息中心不得不自己另外開(kāi)發(fā)了獨(dú)立的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)程序，這也是一個(gè)比較大的缺憾。

（五）線(xiàn)上線(xiàn)下重復(fù)勞動(dòng)

由于開(kāi)發(fā)公司和出版社都缺少ERP系統(tǒng)實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)流程設(shè)計(jì)過(guò)于理想化，沒(méi)能考慮到實(shí)際業(yè)務(wù)的復(fù)雜性和多變性，以至于有些流程不可逆，實(shí)施時(shí)又過(guò)分注重流程的嚴(yán)謹(jǐn)，過(guò)多地將原來(lái)在線(xiàn)下的工作（尤其是簽字審批環(huán)節(jié)）搬到新的ERP系統(tǒng)中，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)操作十分煩瑣。雖然進(jìn)行了一些修改優(yōu)化，但線(xiàn)上線(xiàn)下重復(fù)勞動(dòng)的問(wèn)題仍未得到根本性解決。如部分業(yè)務(wù)流程審批仍需要線(xiàn)上審批和線(xiàn)下簽字重復(fù)操作;合同簽訂仍舊需要線(xiàn)上登記合同信息和線(xiàn)下填寫(xiě)合同各做一遍，亟需改進(jìn)。

三、新ERP改進(jìn)設(shè)想

ERP系統(tǒng)實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)告訴我們：好的ERP系統(tǒng)是不斷迭代完善修改出來(lái)的。就新ERP系統(tǒng)，可以從如下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。

（一）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少線(xiàn)上線(xiàn)下重復(fù)勞動(dòng)

梳理ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化所有需要線(xiàn)上線(xiàn)下重復(fù)操作的業(yè)務(wù)流程，原則上只保留更方便、高效的一種方式，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。如取消部分紙質(zhì)單據(jù)手動(dòng)填寫(xiě)，改為線(xiàn)上填寫(xiě)后打印簽字或者直接無(wú)紙化提交;開(kāi)發(fā)合同在線(xiàn)填寫(xiě)后用空白格式合同紙直接套打的功能;對(duì)于必須線(xiàn)下簽字審批的表單，直接取消重復(fù)的線(xiàn)上審批流程。

（二）優(yōu)化或自定義界面，改善使用體驗(yàn)

優(yōu)化或自定義所有主要業(yè)務(wù)流程的使用界面，畫(huà)出界面藍(lán)圖，請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)操作人員逐一確認(rèn)，只展示本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要顯示或修改的必要信息，隱藏其他所有非必要信息，做到“簡(jiǎn)潔、清晰、直觀(guān)”，改善用戶(hù)使用體驗(yàn)。如合同在線(xiàn)登記可改為類(lèi)似直接在紙質(zhì)合同上填寫(xiě)的形式，做到“所見(jiàn)即所得”。

（三）與財(cái)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通

開(kāi)發(fā)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連接接口，將編輯/編務(wù)、出版、發(fā)行和財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，方便開(kāi)展費(fèi)用登記審核、圖書(shū)出版資助登記、出版資助印前核實(shí)工作，甚至可以直接通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)單品種利潤(rùn)核算。

（四）開(kāi)發(fā)豐富的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能

數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析是了解出版社業(yè)務(wù)和經(jīng)營(yíng)狀況的重要依據(jù)。出版社不同的崗位，在實(shí)際工作中會(huì)有不同的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能需求。編輯需要查詢(xún)選題、合同、印制、稿酬、發(fā)貨和庫(kù)存等信息;印務(wù)需要查詢(xún)發(fā)印、送樣、收樣、入庫(kù)、樣書(shū)繳送、原材料使用等信息;發(fā)行需要查詢(xún)新書(shū)信息、加印、入庫(kù)、渠道或區(qū)域發(fā)貨、退貨、折扣、庫(kù)存、開(kāi)票、銷(xiāo)賬和回款信息;總編室除需要查詢(xún)編輯工作相關(guān)信息外，還需要經(jīng)常制作各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)報(bào)表，統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)任務(wù)指標(biāo)完成情況等。所有這些都需要ERP系統(tǒng)根據(jù)不同崗位的工作需要開(kāi)發(fā)豐富、稱(chēng)手的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能。

（五）增加輔助型智能決策功能

ERP系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)出版社管理需要，對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，按照一定算法，實(shí)現(xiàn)跨模塊、跨數(shù)據(jù)庫(kù)的分析模型搭建，幫助出版社快速生成常用分析表、對(duì)比表、多維表、鉆取表及自定義報(bào)表等，提供數(shù)據(jù)綜合統(tǒng)計(jì)、對(duì)比分析、駕駛艙儀表盤(pán)、預(yù)警、動(dòng)態(tài)圖表等多種數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)形式，更靈活地從多個(gè)角度分析出版社的運(yùn)營(yíng)狀況，為管理者提供更科學(xué)、更便捷、更直觀(guān)的決策支持。如重點(diǎn)項(xiàng)目跟蹤、生產(chǎn)進(jìn)度監(jiān)控、任務(wù)指標(biāo)完成情況、出版社商務(wù)指標(biāo)監(jiān)控等具體功能。

（六）解決出版工作中的難點(diǎn)問(wèn)題

ERP系統(tǒng)應(yīng)該為一些出版工作中的業(yè)務(wù)難點(diǎn)問(wèn)題提供解決方案，如準(zhǔn)確、順暢的稿費(fèi)結(jié)算功能，能區(qū)分查詢(xún)和修改權(quán)限、作者信息唯一的作者信息庫(kù)，能根據(jù)庫(kù)存數(shù)量和銷(xiāo)售數(shù)據(jù)預(yù)警的庫(kù)存預(yù)警功能，能根據(jù)歷史銷(xiāo)售數(shù)據(jù)和圖書(shū)生命周期提出重印印數(shù)建議的智能報(bào)印功能，能確保圖書(shū)信息規(guī)范性的字段校驗(yàn)設(shè)置，以及圖書(shū)單品種利潤(rùn)核算等。

四、結(jié)語(yǔ)

ERP系統(tǒng)是一個(gè)科學(xué)、系統(tǒng)而又復(fù)雜的平臺(tái)。北京大學(xué)出版社ERP系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)踐表明，ERP應(yīng)用和完善的過(guò)程，就是出版社管理理念不斷創(chuàng)新、管理流程不斷優(yōu)化和管理手段不斷升級(jí)的過(guò)程。只有在先進(jìn)管理理念的引領(lǐng)下，不斷根據(jù)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化修改完善ERP系統(tǒng)，我們才能設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出易用好用的ERP系統(tǒng)。

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