項目管理方式的變革趨勢

Christina Wood 陳琳華

盡管項目管理是一個棘手的目標。但是一旦項目經(jīng)理擁有了微軟Microsoft Project等工具、辦公現(xiàn)場、出行預(yù)算以及掌握了全球頂級會議的信息，那么情況將是另外一番景象，甚至成為一種思維模式的象征，其融合了精湛的專業(yè)知識、領(lǐng)導(dǎo)技巧、談判策略和擁有高度自主權(quán)（現(xiàn)在很可能是遠程）的團隊。

在疫情到來之前，項目管理模式就在歷經(jīng)巨變。而在如今遠程技術(shù)主導(dǎo)的新常態(tài)下，變化發(fā)生得更加迅猛，不斷有新的趨勢和新的潮流在我們的眼前興起又衰落。

為了弄清在項目管理中，哪些是熱門的發(fā)展趨勢，哪些不是，我們采訪了多位處于變革前沿的項目經(jīng)理，共同探討了哪些趨勢正廣受歡迎，又有哪些逐漸被拋棄，以及這些模式中有哪些令人稱奇或失望之處。

熱門趨勢：遠程協(xié)作工具

疫情促使除了技術(shù)人員之外的員工開始使用一些原本一直被抵制的工具。但有趣的是，他們使用后也覺得得心應(yīng)手。大家很快發(fā)現(xiàn)，那些受到技術(shù)人員歡迎的數(shù)字工具讓自己在家里陪伴家人的同時也能夠高效工作。未來即使復(fù)工復(fù)產(chǎn)，無論以哪種形式工作，他們可能還會繼續(xù)使用這些工具。它們正在改變所有的一切。

Rackspace的產(chǎn)品與服務(wù)首席技術(shù)官Jeff DeVerter說，“疫情如同催化劑一般，微軟幾個月之內(nèi)就完成了以往需要兩年時間才能完成的向云端遷移這樣的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。我們很期待看到這種轉(zhuǎn)型未來對公司發(fā)展能夠發(fā)揮什么樣的作用?！?/p>

Replicon的交付與解決方案工程副總裁Scott Bales表示：“我們無法與客戶坐在一起進行面對面的交流，這不利于項目的推進，不過現(xiàn)在我們有了視頻電話。以前我們在項目初期會與客戶在一起待兩個星期的時間，然后到了項目臨近結(jié)束才會再見到他們。而現(xiàn)在我們隨時隨地都能通過互聯(lián)網(wǎng)與客戶見面。這種新常態(tài)下的遠程交流方式已被大家所認可?！?/p>

“IT部門向來愿意嘗試新事物”，Evans補充道。“他們可以快捷地改用JIRA、Slack和Teams等遠程項目管理及協(xié)作軟件。如今我們看到許多傳統(tǒng)部門也都有了180度的轉(zhuǎn)變。比如說，一家與我們合作的瑞士銀行就在全面推行使用Teams軟件來進行在線會議、聊天、虛擬臨場等。這些都是技術(shù)人員早已使用多年的工具。

衰落趨勢：現(xiàn)場會議

從項目管理誕生之日起，現(xiàn)場會議便是其中一項最基本和最重要的環(huán)節(jié)。而到了2020年的今天，我們也許該向會議說再見了。

漫長的面對面會議勢必會被淘汰，疫情則加速了這一趨勢。“就在不久之前，項目會議隨隨便便就能開兩小時之久，”NetSPI的服務(wù)運營副總裁Nancy Bechthold說道，“現(xiàn)在這些會議已經(jīng)盡可能地簡短了。”

她還表示，甚至就在去年，人們還習(xí)慣于在集體會議上探討如何解決問題并進行頭腦風(fēng)暴?！艾F(xiàn)在人們面對的事情太多，大家只想用一個面板視圖進行羅列。”

ActiveOps的首席技術(shù)官Kevin Evans也表示：“不久之前，在我們的一些大型項目中還需要有許多人坐在一個房間里進行討論。人們會說，‘我在這兒！這是我的工作進度。現(xiàn)在我對這一點有疑慮。我有一個問題。然后小組會探討解決這些問題?！?/p>

現(xiàn)在這些都沒有了。沒有面對面的會議，也沒有大型項目啟動會議。這些變化已經(jīng)改變了會議的本質(zhì)，而不僅僅是會議地點和形式。Evans說：“現(xiàn)在會議類似于檢查點模式，小型團隊進行視頻會議，然后得出針對性的解決方案。人們參加會議時匯報自己的團隊解決了什么問題，而不是在會議上提出問題。這徹底改變了會議的運行方式?！?h3>熱門趨勢：能力

“遠程辦公使得競爭更加公平了。”DeVerter解釋道?！白罱遗c一家大型跨國銀行的首席信息官通了電話。以往我會飛去他那兒，穿著我最高檔的衣服，在他又大又漂亮的辦公室會面。”

遠程會議令人們褪去了這種代表成功和權(quán)力的外衣，一直以來它們在這種高級別會議中起到至關(guān)重要的作用。沒有了辦公室、出行預(yù)算或是Gucci西裝，成功與否都歸結(jié)于能力。

DeVerter笑著說：“看起來他待在閣樓的角落里，穿著一件套頭衫。而他的首席技術(shù)官只穿著一件襯衣。以前的會議上，大家都根據(jù)出席的人以及傳統(tǒng)的規(guī)定來做決策。而現(xiàn)在，人們只在乎你的發(fā)言是否能夠支撐你的論點?！?/p>

對于依靠這些象征性外衣的企業(yè)來說，目前的狀況變得更糟了。但是就提升社會整體生產(chǎn)力而言，這一趨勢是有利的。DeVerter說：“公司根據(jù)個人和組織生產(chǎn)力的高低對我們進行評分。許多其他企業(yè)仍然根據(jù)考勤來衡量員工表現(xiàn)。只要你知道如何表現(xiàn)得很忙，準點上班打卡，桌上始終有一堆文件或者有大量的電子郵件來往，就可以很容易獲得認可。”

這種情況下，DeVerter認為：“領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該把所有東西都搬到臺面上來。他們得設(shè)定標準、明確目標，然后令團隊全力以赴去完成。”

衰落趨勢：項目經(jīng)理

Infinity的首席產(chǎn)品官Maria Psaltaki說：“我們根本沒有項目經(jīng)理。如果你經(jīng)營一家小規(guī)模技術(shù)企業(yè)，有靈活的人員架構(gòu)，那么就沒有必要去設(shè)置項目經(jīng)理這一職位?！?/p>

項目經(jīng)理這一職位也許不會很快就消失。但是在Jira等工具的幫助下，項目經(jīng)理逐漸向領(lǐng)導(dǎo)者的角色轉(zhuǎn)變，而團隊開始承擔起項目經(jīng)理的工作。

“這是項目的民主化”，Lucid公司的產(chǎn)品管理高級副總裁Dan Lawyer解釋說?！绊椖拷?jīng)理仍然擔任著一定的角色，但是讓更多的人分擔項目經(jīng)理的工作并對其負責(zé)更有利于工作的推進?！?/p>

這種趨勢主要是由一些能夠把項目細節(jié)呈現(xiàn)給大家的工具所驅(qū)動，而這些細節(jié)往常都只有項目經(jīng)理才掌握?，F(xiàn)在，借助Lucidchart、monday.com、Asana、Jira等工具，所有人都可以找到他們想要的數(shù)據(jù)、進度更新、任務(wù)進程或者團隊遇到的問題等信息，只要選對了工具，項目上的實時數(shù)據(jù)能夠及時傳達給每個人。這使得項目經(jīng)理擺脫了把關(guān)者的角色，并能夠更有效地領(lǐng)導(dǎo)并指導(dǎo)項目成員。

“我們把項目經(jīng)理視為策劃者，”Lawyer接著說，“他們現(xiàn)在負責(zé)策劃與賦能。但是項目經(jīng)理仍然起著不可替代的作用。”項目經(jīng)理把控全局、發(fā)現(xiàn)問題，善于在適當?shù)臅r機領(lǐng)導(dǎo)團隊攻克困難。

熱門趨勢：出發(fā)點

無論是出于在種族問題上表明立場、尊重員工業(yè)余生活，還是公正地發(fā)放津貼、嚴肅處理性騷擾的指控，又或者是為了應(yīng)對疫情，做每件事的出發(fā)點現(xiàn)在都備受關(guān)注。

monday.com的初創(chuàng)企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)負責(zé)人Matt Burns說：“每個人都在開玩笑，‘你如何讓世界變得更美好？但我認為這是個嚴肅的話題。人們想知道，你怎樣令他們更安全、更幸福、更健康？為此你都做了些什么？”我們生活在一個共享的社會，應(yīng)當專注于去改善它。

同樣，這不是一件可以輕松應(yīng)付過去的事情。對某種社會新興潮流發(fā)表評論、做表面文章很容易讓人覺得缺乏誠意。Burns說：“公眾是要看到結(jié)果的?！?/p>

他還表示，現(xiàn)在我們已經(jīng)不在辦公大樓里工作了。人們在選擇為誰打工時，肯定會考慮出發(fā)點是什么。Burns說：“如果你想招募到多元化的人才，他們需覺得自己很受重視，他們對公司很重要，并且所做的事對人們有益?！?h3>衰落趨勢：選擇的自由度

Matt Burns認為，軟件選擇的自由度是近來最明顯的趨勢。他表示，企業(yè)里長年有一種結(jié)果至上的導(dǎo)向。不管你使用什么方法，選適合自己的，把事情做成。

這導(dǎo)致了工具市場異?；鸨?，有時候一個企業(yè)里都找不出兩個使用同一種軟件的員工。Burns曾共事過的一家大型企業(yè)里使用的工具多達幾千種。

這種情況正在改變。我們可以看到有的企業(yè)已經(jīng)開始尋求標準化的系統(tǒng)，或嘗試將多種工具整合到一個系統(tǒng)當中，所有人都能夠使用。當然，有些工具是必不可少的。

當這些工具被分散使用時，其他團隊的成員將無法訪問這些重要的信息，或者他們不知道該如何獲取。但是如果這些工具被整合成為一個單一的系統(tǒng)，所有人都能夠用它獲取所有的數(shù)據(jù)，而不再需要員工專門去收集數(shù)據(jù)，生產(chǎn)力將得到極大的提高。

熱門趨勢：領(lǐng)導(dǎo)力

Bechthold說：“項目經(jīng)理一貫注重完成每一件任務(wù)。他們做出項目計劃，布置任務(wù)給團隊成員，再定期檢查團隊任務(wù)進度。”

這種項目管理形式正在逐漸消失。對于項目經(jīng)理來說，這既是挑戰(zhàn)也是機遇。Bechthold稱：“我們看到項目經(jīng)理已經(jīng)開始擔任實際領(lǐng)導(dǎo)層的角色。除了為客戶出謀劃策，他們現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)著整個團隊。”

這意味著項目經(jīng)理不僅僅要對任務(wù)跟蹤、更新以及截止日期了如指掌，還必須了解項目的技術(shù)層面及法律規(guī)定等方方面面，并清楚這些會對業(yè)務(wù)和項目本身產(chǎn)生哪些影響。雖然項目經(jīng)理不必對每個層面的問題都有很深入的理解（不會有人要求他們?nèi)ゾ帉懘a或者起草法律論據(jù)），但是他們至少要做到問問題能問到點子上，并且能夠與客戶溝通關(guān)鍵性的問題。

Bechthold表示，這是一套截然不同的技能。這不僅需要專業(yè)知識，還要有談判能力、有指導(dǎo)和激勵員工的藝術(shù)。除此之外，項目經(jīng)理還需懂業(yè)務(wù)，包括自己公司的業(yè)務(wù)和客戶公司的業(yè)務(wù)。

衰落趨勢：辦公時間

辦公時間在人們的集體意識中根深蒂固，以至于經(jīng)歷了一場全球性的危機，我們才意識到它并不是件必需品。

Burns說，我們用更人性化的方式替代了辦公時間，這使得我們能夠在完成工作的同時兼顧家庭和自身。它不僅使疫情期間在家辦公更加高效，而且對于需要應(yīng)對跨時區(qū)工作的全球化工作者也更加適用。Burns稱之為“大環(huán)境”。

一旦我們?nèi)娌捎昧艘曨l會議、Teams、Slack、monday.com等工具，團隊成員的工作進度一目了然，大家可以看到別的組員在做什么，而不用根據(jù)是否在辦公時間去推測大家是否在工作。同樣，“現(xiàn)在是下班時間，別去打擾別人”這種說法也不復(fù)存在。

既然我們已經(jīng)接受了這種轉(zhuǎn)變，而且生產(chǎn)力并未受到明顯影響，人們很可能不會再回到原來的模式了。Evans說道：“人們可以早起工作，然后在午飯時間照看孩子，下午再工作一會兒，再照料家人晚餐，到了晚上還能工作上兩個小時?？紤]到遠程工具的性質(zhì)，人們通常都可以接受這種形式?！边@是一個很大的轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的辦公室環(huán)境中，你很難要求員工在晚上10點還在工作。

Burns也表示贊同。他說：“最近我在與以色列的一個團隊合作。有一天，我知道當?shù)貢r間已經(jīng)很晚了，所以我在聯(lián)系他之前，在monday.com看了一下他的狀態(tài)。他設(shè)置的是‘工作，也陪伴家人。我給他發(fā)了條信息，讓他知道我只是在提供一條工作進度更新，并祝他和家人一切順利?！?/p>

他知道自己會分散同事的一部分注意力（不是全部），所以他表明了自己的意圖和預(yù)期。這種情況下，同事抽出部分注意力就足夠了，因而不需要打電話或者開會。二人的交互通過即時訊息很快就完成了，這種情況現(xiàn)在隨處可見。Burns說，如今人們對他人的“狀態(tài)”變得越來越尊重了。

本文作者Christina Wood為居住在北卡羅萊納的自由撰稿人。

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https：//www.cio.com/article/3569350/4-hot-project-management-trends-and-4-going-cold.html