電力企業(yè)提高檔案管理水平措施探討

黃燁

摘 要：隨著我國電力企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)管理體制的改革，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理作為電力企業(yè)工作的重要組成部分，對企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響，所以電力企業(yè)需要建立新的檔案管理體制，為了更好地適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形勢，檔案管理人員要做好檔案管理的優(yōu)化工作，提高檔案管理能力，使檔案管理更好地促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展。本文主要介紹了提高電力企業(yè)檔案管理水平的重要性，提出了提高檔案管理水平的有效措施，希望能為提高我國電力企業(yè)檔案管理水平提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案管理水平;措施

一、提高電力企業(yè)檔案管理水平的重要性

（一）企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的必要性。

目前，全球經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程逐漸加快，為了迎合社會變革，電力行業(yè)也緊隨其后，向著更加具有市場競爭性的方向發(fā)展，電力企業(yè)要想在激烈的競爭中得到進(jìn)一步發(fā)展，必須加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，提高效率經(jīng)濟(jì)。檔案管理工作在整個企業(yè)運(yùn)營中承擔(dān)著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐企業(yè)日常經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，檔案是企業(yè)發(fā)展的有力支撐，影響著電力企業(yè)在市場中競爭能力。

（二）企業(yè)外部環(huán)境的影響。

在信息時代，檔案管理在我國電力企業(yè)發(fā)展中的作用不斷提高。通過檔案信息化建設(shè)不僅能夠提高工作效率，更能實現(xiàn)對信息資源的集中處理。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化的重要意義，根據(jù)需要將其納入整個企業(yè)的信息化建設(shè)進(jìn)程中去，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排。

（三）檔案管理具有歷史記錄的功能。

在電力企業(yè)的發(fā)展中，會有一些利益的交流。為了保證合法權(quán)益不受損害，一般都會簽訂合同。作為一項合同管理工作，它在一定程度上凸顯了檔案管理工作的價值，因此在企業(yè)管理的過程中，要改進(jìn)檔案管理工作，做好合法合同的管理，當(dāng)企業(yè)的合法權(quán)益受到侵害時，可以有效利用合法合同保護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益。

二、檔案管理現(xiàn)狀的弊端

（一）對檔案工作重視度不夠

近年來隨著國家經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，電力企業(yè)的發(fā)展也十分迅速，以前企業(yè)對檔案管理工作的重視不夠，缺乏專門的管理機(jī)制，即使建立了相關(guān)的管理機(jī)制，如果忽視日常規(guī)范化管理，也只能流于形式，缺乏實質(zhì)性工作，導(dǎo)致電力企業(yè)檔案管理效率低，檔案保管相對“隨意”，相關(guān)資料一經(jīng)檢索，往往耗費(fèi)大量精力，電力企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)出相對“混亂”的局面。另一方面企業(yè)高層對檔案管理工作認(rèn)識不深，沒有看到檔案管理的實質(zhì)性工作，認(rèn)為檔案管理只是一種簡單的存儲和記錄是膚淺的，不知道其對企業(yè)發(fā)展的深層次“貢獻(xiàn)”，沒有意識到檔案作為企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的憑證和記錄，本來就是寶貴的企業(yè)資產(chǎn)。

（二）管理人員素質(zhì)有待提高

檔案管理人員水平參差不齊，檔案工作人員通常是在企業(yè)內(nèi)部員工中挑選，缺乏扎實的專業(yè)管理知識，在理論與實踐相結(jié)合的應(yīng)用中存在各種問題;同時，由于長期不重視管理，企業(yè)在檔案管理人才的培養(yǎng)上投入的精力不夠，缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)和定期的檔案管理檢查、指導(dǎo)相關(guān)工作，因此檔案管理工作成為電力企業(yè)快速發(fā)展中脫節(jié)的一個環(huán)節(jié)。

（三）管理手段相對滯后

現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)的管理技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)千家萬戶，信息化改革也影響到各行各業(yè)。在信息化改革的沖擊下，各行各業(yè)都在進(jìn)行改革創(chuàng)新。目前，我國電力企業(yè)檔案管理信息平臺建設(shè)尚處于完善階段，涉及的檔案管理也在分類上延續(xù)了傳統(tǒng)的檔案管理分類模式，它的數(shù)字化應(yīng)用不夠廣泛，在技術(shù)水平和設(shè)備管理上不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，企業(yè)未將企業(yè)整體信息化進(jìn)程與檔案管理工作相結(jié)合，管理手段的落后，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

三、提高電力企業(yè)檔案管理水平的有效措施

（一）提高管理者的創(chuàng)新管理意識。

意識是影響人們行為的重要因素。提高檔案管理水平，首先要提高檔案管理意識，抓好管理者創(chuàng)新觀念的培養(yǎng)，特別是在當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展過程中，要不斷加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)的宣傳力度，調(diào)整管理人員的工作狀態(tài)和觀念，提高管理人員的責(zé)任感和創(chuàng)新精神，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，提高檔案管理水平。

（二）完善檔案管理機(jī)制。

檔案管理在發(fā)展過程中會受到檔案管理體制的影響，如果沒有完善的管理體系支撐，就會導(dǎo)致檔案管理不全面，甚至出現(xiàn)很多問題，影響檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的作用。按照國家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)，制定并完善檔案工作的各項規(guī)章制度，建立并貫徹落實部門立卷責(zé)任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項工作流程，嚴(yán)格責(zé)任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時，要調(diào)整檔案管理內(nèi)容，需要安排專業(yè)的監(jiān)督人員對檔案管理進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案管理達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員的福利待遇要與工作質(zhì)量掛鉤，對不稱職、態(tài)度消極的檔案管理人員，要給予有效的處分，并對一些表現(xiàn)良好的員工給予足夠的獎勵，以保證管理者能夠積極提高自身的檔案管理能力，更好地開展檔案管理工作。

（三）提高員工對檔案管理的認(rèn)識。

提高企業(yè)檔案管理水平，必須改變?nèi)w員工對檔案管理的認(rèn)識，提高企業(yè)管理對檔案管理的重視程度。要自上而下進(jìn)行宣傳，更加努力地調(diào)動工作人員的積極性。使廣大員工能夠“熟悉”和“受影響”，充分了解檔案管理工作，積極配合檔案管理部門的工作，推動檔案管理工作從檔案管理部門的“排他性”向全員參與的模式轉(zhuǎn)變。同時，提高檔案管理部門工作人員的思想覺悟，變被動工作為主動工作，不再局限于完成工作，而是要更好地改進(jìn)工作，不斷突破自我，提高對自己的要求，從而提高工作效率。

（四）加強(qiáng)檔案部門物理環(huán)境和硬件環(huán)境的安全建設(shè)。

在提高電力企業(yè)檔案管理水平的過程中，既要注意不能將一些容易泄漏的設(shè)備接入檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，又要做好各種信息網(wǎng)絡(luò)的連接工作，公司內(nèi)網(wǎng)和其他網(wǎng)絡(luò)禁止間接連接或直接連接。同時要做到電力企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)與外部網(wǎng)絡(luò)采用物理隔離連接，避免企業(yè)機(jī)密文件通過網(wǎng)絡(luò)泄露。 因此，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的物理隔離非常重要，提高企業(yè)文件數(shù)據(jù)信息的安全性能也非常重要。

三、總結(jié)

總之，檔案管理在電力企業(yè)發(fā)展中的作用逐漸顯現(xiàn)，當(dāng)今社會發(fā)展的方向就是信息化程度越來越高，它對電力企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，首先應(yīng)努力提高檔案管理水平，調(diào)整檔案管理程序，其次要完善檔案管理工作制度，提高檔案管理人員的工作能力，最后結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方式，從而保證檔案管理水平的提高，更好地促進(jìn)我國電力企業(yè)的發(fā)展。

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