淺析檔案工作中的人性化管理

陳麗

摘 要：為了更好地開展檔案管理工作，必須要堅持以人為本理念下的人性化的管理。早在現(xiàn)代企業(yè)管理領域，人性化管理理念就已經為提高管理體系運行效率和員工工作質量方面作出了巨大的貢獻。據(jù)此，本文著重研究在事業(yè)檔案管理工作中開展人性化管理所造成的影響。

關鍵詞：檔案工作;人性化管理

1引言

隨著的工作涉及范圍越來越廣，各類檔案的數(shù)量也在持續(xù)的增加，這就對檔案的管理的效率以及質量提出了更高要求，因此，為了保證的檔案工作能夠符合事業(yè)發(fā)展需要，就應該在檔案工作中轉變傳統(tǒng)的管理思路，建立起更加科學、人性化的檔案管理體制。

2 將人性化管理融入到檔案工作中的現(xiàn)實意義

在以往的檔案工作中，檔案管理的工作人員的工作重點往往是對檔案進行整理、利用以及保管，這樣的工作方式雖然可以達到對檔案管理的基本要求，但是在工作形式以及工作內容等方面都與現(xiàn)在的社會發(fā)展不相符。所以，人性化檔案管理的工作理念就此形成，人性化檔案管理工作強調的是檔案管理者以及檔案使用者之間建立公平、包容的關系，從而使檔案管理工作從硬性轉變?yōu)槿嵝?。這樣一來，更能激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，創(chuàng)建更加和諧的工作氛圍，從而使檔案管理工作的質量和效率都得到有效的提升。

3 目前檔案工作中存在的一些問題

3.1 對檔案工作缺乏重視，檔案信息資源的利用率低

在大數(shù)據(jù)信息時代的背景下，的檔案工作長期沒有新的開發(fā)和利用，基本一直停留在收集檔案信息和保存檔案信息的狀態(tài)，檔案信息的利用程度低。這種停滯不前的情形嚴重影響了檔案管理工作的優(yōu)化和提升，特別是面對信息化時代，社會與單位人員流動性強，利用率低勢必會對其產生影響。另外，對于管理人員和工作本身的不重視也導致崗位上的人才沒能得以開發(fā)，很多輕視檔案管理，更加注重業(yè)務帶來的經濟效益，對于檔案管理來說，在中的作用得不到發(fā)揮，惡性循環(huán)下更加容易被時代淘汰。

3.2 改革機制問題

目前部分依舊遵循傳統(tǒng)檔案信息化管理要求及問題，統(tǒng)一調整和安排檔案管理系統(tǒng)，隨后從其他路徑入手改良和完善管理內容，最終研究出一種新型檔案管理模式。但是對于檔案管理機制而言，其漏洞還是非常多的，盡管檔案機制已開始創(chuàng)新，然而效果卻不明顯。基于信息化背景下，非常重視信息資源，特別是檔案管理，而電子信息是部門管理的核心對象，盡管管理活動靈敏性強，但其改革機制落后問題還是非常明顯的，很多工作人員沒有經過專業(yè)培訓，導致管理工作效率不高。

3.3 現(xiàn)有的檔案管理工作比較粗放，缺乏專業(yè)的人才管理

當前的檔案管理工作只是簡單的流于表面，并沒有實際上深入下去，其原因則在于缺少專業(yè)的管理人才，所以導致當前的檔案管理工作效率低下，且水平不高。當前檔案管理工作中缺少人性化因素，沒有精確把握管理人才的方式方法，員工缺乏好的伯樂引導，無法展現(xiàn)自己最優(yōu)秀的一面，對工作提不起興趣，也就無從發(fā)揮檔案管理工作的價值，提供的信息服務質量差強人意，違背了檔案管理工作的初衷。

4 如何推進人性化管理在檔案管理工作中的應用

4.1 構建柔性的檔案管理理念

積極轉變檔案管理理念，從剛性需求變?yōu)槿嵝怨芾恚岣邫n案管理工作的重視程度，將檔案管理工作的流程細化開來，完善檔案管理基礎設施，為開展檔案管理工作構建有利的文化氛圍。更新管理觀念，將“物本管理”向“人本管理”方向轉移，將單純地注重檔案管理向檔案管理與信息服務質量并重方向發(fā)展，將服務對象的實際需求作為檔案管理的工作重點，切實提高檔案管理工作的信息服務質量。

4.2 提升檔案管理工作的工作環(huán)境

人性化檔案管理工作的有效實施，需要一個良好的檔案管理環(huán)境，舒適的環(huán)境不僅可以提升工作人員的心情，還可以提升員工的工作效率。在提升檔案管理環(huán)境時，可以從兩方面入手：首先，優(yōu)化內部環(huán)境，內部環(huán)境的優(yōu)化主要是指從精神、心理方面融入更多的人性化元素。比如：營造更加舒適溫馨的工作環(huán)境，從而使員工的歸屬感更強，更好的促進檔案管理工作的實施;其次，優(yōu)化外部環(huán)境，就是指對檔案管理的環(huán)境進行優(yōu)化，增添一些人性化的設備設施，為檔案管理人員的工程以及生活帶來便利，從而提升員工的工作效率，比如：可以優(yōu)化檔案室的布局、張貼一些標語等，使檔案管理人員的工作環(huán)境得到優(yōu)化的同時還能富有特色，從而提升檔案管理的效率。

4.3 檔案管理服務能力拓展

開展檔案管理工作的本質是服務，而其實際價值的體現(xiàn)也同樣來源于服務。所以應該提高自身的服務水平，從而有效的促進檔案管理工作的信息化改革。而想要做到這一點，首先應該擴展服務功能，對于傳統(tǒng)的檔案管理模式中所涉及到的服務職能，僅僅只是局限于檢索查閱等層面，而在信息化改革模式下，則可以通過對信息技術的運用進一步的擴展其功能。通過開發(fā)先進的功能模塊，從而有效的實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動規(guī)避、篩選和對比。其次應該進一步的擴展服務內容，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，所提供的服務內容十分被動，而管理者僅僅只是作為一個數(shù)據(jù)信息的管理倉庫，而在信息化改革模式下，則可以進一步的擴展服務內容，使其完成由被動到主動的轉變，為需求者提供更有針對性和個性的服務。

4.4 加強人員培訓，提高綜合素質，改變工作模式

要加強檔案人員的工作技能培訓，杜絕形式主義作風，以提升工作技能和工作效率為出發(fā)點，從技能和方法的角度深入學習，改善人員的信息化操作水平，多角度多方面的提高管理人員綜合素質。同時應當培養(yǎng)工作人員的應急處理能力，作為中的一個必要部門，應當轉變工作態(tài)度，改變工作模式以配合新技術的開展，有意識地增強信息安全意識，從自身出發(fā)，以自身力量迎接新的未來。

4.5 調整網(wǎng)站系統(tǒng)

自從在檔案管理中融入信息化內容，從根本上提高了管理工作效率，贏得了大家的認可。隨著新時代的到來，相關責任人需全面分析信息站點的資源，結合檔案管理信息化服務要求，做好網(wǎng)站盤查、檢閱和資源共享等性能。在推動檔案管理信息化建設同時，優(yōu)化相關管理體系，提高管理水平，保障后期工作的順利實施。在建設信息化的過程中，需聯(lián)結檔案管理體系和系統(tǒng)，以一體化管理為基礎，更好的實現(xiàn)資源共享目標，提高企業(yè)收益。

5 結束語

在的工作中，檔案管理是非常重要的一部分工作內容，為了使檔案管理工作能夠更加符合現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，就必須改變傳統(tǒng)的工作方式，在檔案管理工作中融入人性化的管理理念，從而使檔案管理工作的作用發(fā)揮地更加明顯。

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