試論檔案管理中的聲像檔案管理策略

張燦

摘 要：聲像檔案是指國家機構，社會組織和個人在各類活動中形成的對國家和社會有留存價值的照片，聲音和其他材料，如照片，底片，電影，唱片，錄音帶和錄像帶。主要以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。所以，為了充分發(fā)揮其作用，本文論述了聲像檔案的主要特點，并簡要解析了聲像檔案管理存在的問題及其檔案管理策略。聲像檔案是現(xiàn)代檔案館的關鍵構成部分，在實際考察應用中發(fā)揮著重要作用。所以，為了更好地保護和利用這些生動和形象的獨特載體檔案，我們務必采用相應的策略。

關鍵詞：檔案管理;聲像檔案

一. 聲像檔案的主要特征

1.作為其它檔案資源的有效補充

雖然聲像檔案具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能相比的優(yōu)勢，但是并不表示傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會不存在，相反，這種存檔載體可以相互補充并相互相成，例如，在會議檔案的情況下，會議形成的決議和會議記錄都是紙質(zhì)檔案的形式，參與者的照片，演講和會議進程能夠以聲像檔案的形式存儲，當研究人員需要研究會議狀況時，紙質(zhì)檔案和聲像檔案可以使研究人員從不同的方想知曉整個過程和畫面，使會議的研究成果更加真實，值得信賴和直觀。

2.直觀形象特征

聲像檔案以音頻，視頻等形式存在，因此可以實現(xiàn)音視頻所承載事件的客觀詳細記錄，檔案信息更直觀盒形象性，并且對于紙質(zhì)檔案來說，聲像檔案比紙質(zhì)檔案相對更可靠。所以，聲像檔案資源的優(yōu)勢是紙質(zhì)檔案不能相比的。

3.提高辦公效率

我們所認知的檔案管理，大部分是最為傳統(tǒng)的人工參與操作的文書整理和保存，操作的整個流程比較繁瑣，并且特別耗費時間，對于檔案信息安全存在很大的隱患性。實現(xiàn)檔案管理的信息化管理，使得檔案管理工作變得簡單可靠，節(jié)省人力、時間，易于查找。檔案管理的信息化，一方面能多方向地實現(xiàn)資源共享，并且查閱的速度也能適當性的對所需要的信息進行針對性的查詢，并且也不會受到時間或存檔單位的基本限制

二.檔案管理中的聲像檔案管理問題解析

1.保存問題

聲像檔案的存儲要求比紙質(zhì)文檔的存儲條件更嚴格，可是，一般單位把聲像檔案存儲在文書柜中并與其他檔案混合，它們沒有恒定濕度，恒溫和防磁的存儲要求，結果，一些照片變黃并褪色，膠片粘附和劣化，磁帶損壞，不利于聲像檔案的長期存儲和利用。

2.歸檔問題

聲像檔案具有很強的時效性和特殊的歸檔要求，比如，照片底片應該一起存檔，圖像應該補充文字注明，假如沒有及時歸檔，以后攝影師也很難完全準確地回憶起它們。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多單位累積了未歸檔的照片，大部分照片和底片已經(jīng)分開或沒有底片。文字說明也難以解釋。最初是一張非常珍貴的照片，但鑒于缺乏及時歸檔而失去了存儲和使用的價值。

3.管理制度問題

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有少數(shù)單位開發(fā)了相應的聲像檔案管理制度，許多單位處在自由組建和無規(guī)則自由處理的狀況。而且，許多聲像檔案不是集結統(tǒng)一管理，缺少必須的管理制度，還有些單位有管理制度，但實施不夠。

4.意識問題

隨著社會的發(fā)展和工作的需求，機構，企業(yè)和事業(yè)單位的聲像設備得到了非常大的改進，大多數(shù)單位都配備了聲像設備，一般來說，聲像設備相對齊全?？墒?，聲像設備的管理也存在不同程度的混亂，大多數(shù)單位沒有聲像設備管理制度和使用需求，這可能導致一些設備擱置并且不能充分發(fā)揮作用，一些設備存儲在部門或個人手里，并且使用人員不清楚或經(jīng)常更改，設備無法有效使用，最終一些重要活動未及時記錄，檔案未完全保留，給聲像檔案的生成和存檔帶來了后患。

5.缺乏專業(yè)管理人員

現(xiàn)階段的電子檔案管理還沒有完全達到信息化和人工智能化管理，仍然需要專業(yè)的專業(yè)人員進行管理。電子檔案在進行專業(yè)管理的過程中，很多人員不是專業(yè)檔案管理人員，而且現(xiàn)階段大部分檔案管理工作是老員工兼職管理檔案，但是這就存在老員工學習能力差、新技術接受性低的問題，嚴重阻礙了檔案管理工作的效率與創(chuàng)新。

三.檔案管理中的嚴格聲像檔案管理策略解析

1.做好聲像檔案保存

聲像檔案管理需要基于聲像檔案安全存儲的需求，恒溫，恒濕，防磁，防光，防火等是必不可少的要求，所有機構必須配備有關的設施和設備，聲像檔案必須單獨卷成卷，分別存放在聲像柜或封閉的鐵柜中，嚴格把握倉庫的溫度和濕度，遠離光源，磁場等，并采用按期倒帶查驗保護措施，如磁帶，錄像帶和光盤，并且實行數(shù)字化存儲，定期拷貝，最大限度地延長聲像檔案的使用壽命。

2.加強聲像檔案歸檔管理

檔案管理的聲像檔案歸檔管理策略重點是：一是通過正常移交接收。該科室移交給檔案室，檔案室移交給檔案館。二是核心單位和核心部門重點征集。對于產(chǎn)生大量聲像檔案的本地關鍵單位和部門，有必要集中加強征集，定期溝通并掌握情況。三是直接從攝像師那里收集。對于歸于攝像師手中存檔范圍的聲像檔案，有必要努力收集。四是普遍的社會收集。對于散布在私營部門的聲像檔案，使用發(fā)布公告，發(fā)布文件，上門實地尋找，采用有償征集、無償捐獻、創(chuàng)建名人全宗、個人代存等方法大量收集。

3.創(chuàng)立完善聲像檔案管理制度

對于聲像檔案管理中出現(xiàn)的問題，檔案管理的聲像檔案管理必須合理地制定實用的管理制度，以規(guī)范聲像檔案的管理。所以，每個單位必須創(chuàng)建健全相應的管理制度，強化規(guī)范化管理，對形成的聲像材料從收集，整理，備案到移交到檔案室統(tǒng)一管理，擬定嚴格的制度，禁止分開流失，杜絕據(jù)為己有。明確規(guī)定日常存儲，借閱和使用聲像檔案，應將聲像檔案的悠久和長遠存儲按期移交給檔案館，以保證實施有關的規(guī)章和制度，要制定有效的完整策略，確定責任，依法管理，遵循規(guī)則和遵循法律，逐步形成自覺的行動，保證聲像檔案歸檔的質(zhì)量。

4.提升聲像檔案管理意識

檔案管理工作不但是檔案部門的事情，也是所有立檔單位乃至整個社會的事情，各級領導的關注是做好檔案管理的主要保證，結合有關實踐分析：一是要爭取主管部門和新聞機構的支持，引起社會的廣大關注，因而提升全民的檔案意識，尤其是各級領導和相關人員的檔案意識，營建優(yōu)越的檔案工作氛圍。其次，我們必須把握住機遇，在服務中心工作。檔案部門和每個立檔單位要善于抓住機會，結合當?shù)睾蛦挝恢行牡墓ぷ?，通過館、室藏檔案和生動的運用實例發(fā)揮檔案的宣傳教育作用。

5.整分管理原理在檔案管理中的運用

整分管理主要是針對檔案管理的每一個步驟進行的，檔案管理包括信息的收集、整理、統(tǒng)計以及檔案編號幾個方面。"整"主要體現(xiàn)在對檔案管理的整體進行分析，確定檔案管理的基本方法與管理規(guī)律，總結出整體檔案管理的功能。然后是"分"，分是指針對檔案管理中各個細節(jié)處采取特別的管理方式，根據(jù)檔案管理的不同進行分解調(diào)整，然后收納歸類，方便管理。利用整分的管理方式既可以保證檔案管理的穩(wěn)定性與整體性，又能針對問題提出解決方法，極大的提高了檔案管理的效率，也更有助于實現(xiàn)現(xiàn)代化。

結束語：總而言之，隨著科學技術的進步，辦公室，企業(yè)和事業(yè)單位逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化，同期形成了大批的聲像檔案。這些聲像檔案是每個單位檔案的關鍵構成部分，并增強了聲像檔案的征集和管理，這對單位和社會具有重大意義?？墒?，鑒于各方面原因，造成聲像檔案的管理存在很多問題，所以，采用相應的措施來增強聲像檔案的管理具有重大意義。

參考文獻：

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