請求批準(zhǔn)類特定公文格式初探

【摘 要】 本文從國家法定公文制作格式談起，探究了通用格式、特定格式和非標(biāo)準(zhǔn)格式在請求批準(zhǔn)類公文中的應(yīng)用，梳理不同格式的優(yōu)缺點，幫助一線公文處理人員正確使用。

【關(guān)鍵詞】 請求批準(zhǔn) 公文格式 非標(biāo)準(zhǔn)格式

當(dāng)前全國公文處理工作遵照的是《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號，以下簡稱《條例》），《條例》明確要求“公文的版式按照《黨政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行”，該標(biāo)準(zhǔn)即GB/T9704-2012《黨政機關(guān)公文格式》（以下簡稱《格式》）?！稐l例》和《格式》已執(zhí)行8年，對統(tǒng)一和規(guī)范全國公文處理工作影響很大，使基層各行各業(yè)公文處理工作和理論上了一個新的臺階。

《格式》明確了法定公文有通用格式和特定格式，特定格式包含信函格式、命令格式和紀(jì)要格式等等。請求批準(zhǔn)類公文使用了通用格式和特定格式中的信函格式、紀(jì)要格式，但在實踐工作中使用更加頻繁的卻是多樣的非標(biāo)準(zhǔn)格式。

一、通用格式

通用格式是最常見的公文格式，由版頭、主體、版記和版心外要素等18個要素組成，發(fā)文字號一般居中（上行文居左），須加蓋發(fā)文機關(guān)印章。

請求類公文中的請示文種一般套用通用格式，請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，是典型的上行文，編上行文發(fā)文字號，需要有發(fā)文單位負(fù)責(zé)人署名。

批準(zhǔn)類公文中的批復(fù)和通知兩個文種可以使用通用格式，批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項，通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，統(tǒng)編下行文發(fā)文字號，字號中一般帶有“發(fā)”字。通用格式文件作下行文時，內(nèi)容一般應(yīng)具有全局性、重要性和普遍性，通用格式下行文發(fā)文字號的使用從某種意義上講是衡量一個單位“文山”的標(biāo)志，應(yīng)該盡量少用。

通用格式是請求類公文的主要格式。

二、特定格式

特定格式是區(qū)別于通用格式而言，《格式》中列舉了信函格式、命令格式和紀(jì)要格式，還有公告等格式靈活，不便統(tǒng)一。

（一）信函格式。信函格式是特定格式中使用最廣泛的一種格式，比通用格式少了“簽發(fā)人”和“印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期”2個要素，發(fā)文字號居右，須加蓋發(fā)文機關(guān)印章。

請求類公文中的函文種一般套用信函格式，函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。函的定義已經(jīng)說得很清楚了，但此文種用作請求，實際使用不多，主要是收文單位不一定認(rèn)可。

批準(zhǔn)類公文中的批復(fù)、通知、函文種一般套用信函格式，3個文種的適用前文已說明。批復(fù)和通知作批準(zhǔn)用可以使用通用格式，但更多的時候采用信函格式，當(dāng)然函作批準(zhǔn)用則自然采用信函格式。批復(fù)是典型的下行文，一般是有權(quán)批準(zhǔn)單位直接行文;通知和函作批準(zhǔn)用，是平行文，一般是有權(quán)批準(zhǔn)單位的辦公室（廳）被授權(quán)行文。

請求批準(zhǔn)類公文套用信函格式時，不管是平行文還是下行文，統(tǒng)編帶有“函”字的發(fā)文字號，信函格式是目前批準(zhǔn)類公文的主流標(biāo)準(zhǔn)格式。

（二）紀(jì)要格式。紀(jì)要格式只適用于紀(jì)要文種。比通用格式少了“簽發(fā)人”、“主送機關(guān)”、“發(fā)文機關(guān)署名”、“成文日期”和“印章”等5個要素，最特殊的是它不加蓋發(fā)文機關(guān)印章，取而代之的是羅列與會人員。

請求類公文不能使用紀(jì)要文種和格式。紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項。很多重要的請求事項是需要集體研究決策的，集體研究就會產(chǎn)生會議紀(jì)要。通過分發(fā)紀(jì)要原文來批準(zhǔn)請求效率高。紀(jì)要自然套用紀(jì)要格式，紀(jì)要格式做批準(zhǔn)用最大的缺點是不加蓋印章，紀(jì)要雖是法定公文，但嚴(yán)肅性和權(quán)威性不如加蓋印章的公文。

批準(zhǔn)類公文使用紀(jì)要和紀(jì)要格式時，一般編帶有“紀(jì)要”二字的發(fā)文字號（或稱紀(jì)要編號）。紀(jì)要格式是批準(zhǔn)類公文的重要補充形式，雖然缺點明顯，但在文秘人員不足、治理方式不健全的情況下，仍廣為使用。

三、非標(biāo)準(zhǔn)格式

（一）留言板式。留言板式是在特定介質(zhì)上簽署注辦意見、職能部門意見和領(lǐng)導(dǎo)意見的一種形式。

留言板式只適用于批準(zhǔn)請求，留言板格式靈活多樣，在紙質(zhì)文件處理中，由公文處理部門統(tǒng)一印制，有固定的格式和流程，不同的單位模式不一樣;在電子文件處理中，一般是遵循辦公系統(tǒng)開發(fā)人員的思路，使用同一品牌辦公系統(tǒng)的單位，基本上格式和流程都一樣。

在辦理大量不需要會議研究的請求類公文時，留言板式幾乎是最常用、最便捷的格式，留言板上的內(nèi)容不是標(biāo)準(zhǔn)公文，沒有發(fā)文字號和印章等等，雖是經(jīng)辦文部門發(fā)起，但不嚴(yán)肅，一般是單位內(nèi)部（同一法人單位內(nèi)）使用。優(yōu)點是簡單快捷、防偽性強，缺點就是把所有意見全部展現(xiàn)給請求單位，不利于保護(hù)不同意見。使用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，還需要對使用人員強調(diào)網(wǎng)絡(luò)安全意識，避免賬號被盜用。

（二）文件直簽式。文件直簽式是請職能部門和領(lǐng)導(dǎo)直接在請求類公文上簽署意見的形式。

文件直簽式只適用于批準(zhǔn)紙質(zhì)請求公文，針對一些緊急、特殊的事項，由請求單位或部門直接送呈職能部門和領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，意見往往直接寫在請求文件首頁空白處。在處理特殊保密事項時，不能上網(wǎng)，為減少中間環(huán)節(jié)，應(yīng)該使用。這種形式跨越了辦文部門，沒有進(jìn)行公文簽收、登記、初審、承辦和傳閱等流程，不利于后期工作開展，應(yīng)減少使用，非特殊保密事項不應(yīng)使用。

請求批準(zhǔn)類特定公文格式豐富多樣，采用哪種格式需要視內(nèi)容和隸屬關(guān)系來定，我們在工作中要認(rèn)真歸納總結(jié)，既要學(xué)習(xí)《條例》和《格式》，向標(biāo)準(zhǔn)看齊、靠攏，又要結(jié)合實際，理解不加蓋印章的批準(zhǔn)方法存在的必要性和合理性。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）（2012年4月16日）

[2] GB/T9704-2012《黨政機關(guān)公文格式》（2012年6月29日）

[3] GB/T9704-2012《黨政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南（2012年7月）

作者簡介：巫興剛、1982年、男、陜西漢中、助理研究員、工學(xué)學(xué)士、社會科學(xué)/管理學(xué)