淺談民政系統(tǒng)電子檔案管理的對策

沈春霞

摘要：和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有明顯的優(yōu)勢：顯著提高辦公效率;及時共享與交流信息;提供更加方便快捷的服務(wù);文件保存更具連續(xù)性、穩(wěn)定性。加強民政系統(tǒng)電子檔案管理，需要增加信息化建設(shè)經(jīng)費投入;建設(shè)民政數(shù)字檔案室;提升民政檔案管理者的信息化能力;保證民政檔案信息平臺的安全性能。

關(guān)鍵詞：民政系統(tǒng);電子檔案管理;信息化

檔案承載著一個組織的歷史、關(guān)乎到一個組織的現(xiàn)在、預測著一個組織的未來。檔案實際上是一種如實的記錄，反映著一個單位的發(fā)展歷史，記錄著正在發(fā)生的事情，又是進行未來發(fā)展決策的重要依據(jù)。隨著基層民政業(yè)務(wù)逐步納入信息化管理，數(shù)據(jù)采集量呈幾何擴張，形成的電子業(yè)務(wù)檔案相應(yīng)激增。為順應(yīng)民政工作發(fā)展形勢需要，建立匹配的基層民政業(yè)務(wù)信息平臺，借助高效的計算機信息化管理，進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、信息查詢、檔案管理，將業(yè)務(wù)工作互聯(lián)互通、業(yè)務(wù)檔案資源共享，實現(xiàn)辦公無紙化、智能化、一體化，全面提升基層民政業(yè)務(wù)工作水平，已成為當務(wù)之急。

一、電子檔案的優(yōu)勢

在信息時代，檔案管理人員要充分認識電子檔案的優(yōu)勢，提高電子檔案管理的準確性。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有明顯的優(yōu)勢：

（一）顯著提高辦公效率

傳統(tǒng)的基層民政業(yè)務(wù)檔案工作主要依賴于人工操作，不僅耗時耗力，還極易出現(xiàn)人為差錯。如婚姻登記，紙質(zhì)檔案實行每年進館存檔，不僅工作量繁重，而且由于人工檢索等原因，極易出現(xiàn)錯、漏等問題。比如，基層婚姻登記進行數(shù)字化管理，網(wǎng)絡(luò)化辦理登記，采用配套的計算機軟件處理信息，使資料收集、分類、儲存、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序、簡單易行，辦公效率得到了極大的提高。

（二）及時共享與交流信息

傳統(tǒng)的檔案管理由于管理形式的局限性，在應(yīng)用中缺乏各類信息的共享，無法做到信息共享，更不方便查閱利用，使得民政檔案的利用效率較低，造成資金和資源的浪費。然而，在信息技術(shù)的新時代，民政檔案的綜合管理體系已經(jīng)建立起來。民政系統(tǒng)自建立網(wǎng)絡(luò)互通和電子化管理后，市、區(qū)、鎮(zhèn)、村各級民政部門均可在這一平臺上及時查找各種工作需要的信息資料，從而極大地提高了資源的利用率。還可以使用 VPN 技術(shù)遠程控制簡單方便的特點，實現(xiàn)計算機遠程控制，大大提高了民政電子檔案信息的利用率。

（三）提供更加方便快捷的服務(wù)

運用計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理后，檔案資料的查詢變得簡單、快捷。如地名網(wǎng)建成后，開始向公眾提供了最權(quán)威的電子地圖，市民可足不出戶，通過地名網(wǎng)絡(luò)，咨詢地圖資料、了解地名歷史、發(fā)表學術(shù)交流。又如，群眾需要查詢本人的有關(guān)民政資料，在轄區(qū)的民政部門即可一次查閱，再也不必市、區(qū)、鎮(zhèn)、村來回奔波，服務(wù)了人民群眾，提升了政府效能。

（四）文件保存更具連續(xù)性、穩(wěn)定性

民政業(yè)務(wù)涉及民生，各部門形成的業(yè)務(wù)檔案數(shù)量巨大，如低保檔案，殯葬檔案等等，以往每年都由基層民政部門逐級填寫上報，且均為紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案容易受損且易受到外部客觀環(huán)境的影響，若相關(guān)的信息資料發(fā)生丟失，將會給業(yè)務(wù)工作帶來巨大的損失。采用數(shù)字化管理，電子文件檔案的連續(xù)性更完整，壽命更長，且保存、讀寫方便快捷，易于傳遞，不易損壞，受外部影響也較小，穩(wěn)定性顯著。

二、加強民政系統(tǒng)電子檔案管理的對策

隨著信息時代的到來，各類民事檔案管理多元化，紙質(zhì)民事檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，對電子檔案管理提出了更高的要求。電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的載體不同，流通渠道不同，操作要求不同，對檔案管理提出了新挑戰(zhàn)。應(yīng)對新的挑戰(zhàn)，應(yīng)當加強民政系統(tǒng)電子檔案管理。

（一）增加信息化建設(shè)經(jīng)費投入

根據(jù)2019年1月1日起實施的《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，機關(guān)應(yīng)當按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。為此，民政檔案部門必須積極推進民政檔案管理信息化建設(shè)，投入充足資金用于購置軟硬件設(shè)施設(shè)備，包括計算機、掃描儀、打印機等設(shè)備，以及配備網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、安全保障系統(tǒng)、專用服務(wù)器、專用存儲設(shè)備等，為實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理提供完善的物質(zhì)條件。

（二）建設(shè)民政數(shù)字檔案室

民政檔案部門要加快電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的相關(guān)要求，建設(shè)民政檔案數(shù)字檔案室，對傳統(tǒng)載體的民政檔案進行數(shù)字化處理，在數(shù)字化過程中必須保證元數(shù)據(jù)齊全，保持數(shù)字復印件原貌，以便于檢索和利用。同時，民政部門還要按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的要求，建立健全相關(guān)管理制度，明確檔案管理人員的職責，確保民政電子檔案管理工作有序開展。此外，民政部門還可將其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)嵌入到數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)對電子檔案文件資料的自動化采集，并做好電子檔案的鑒定、整理和歸檔工作，以提高電子檔案管理效率。

（三）提升民政檔案管理者的信息化能力

民政電子檔案管理要求檔案管理人員必須掌握和利用現(xiàn)代信息相關(guān)常識和技能。目前，民政作業(yè)的服務(wù)內(nèi)容不斷擴大，難度加大，對檔案作業(yè)人員的專業(yè)要求不斷提高。因此，要提高民政檔案作業(yè)人員的專業(yè)水平，以確保其作業(yè)的質(zhì)量和功率。積極組織相關(guān)人員展開檔案管理訓練和學習，加強工作道德教育，不斷提高保密認識，提高專業(yè)常識和技術(shù)水平。內(nèi)容應(yīng)具有針對性和高度專業(yè)化，內(nèi)容應(yīng)避免夸夸其談，應(yīng)及時組織相關(guān)評價，以穩(wěn)固所學常識。假如評價失利，應(yīng)組織個別洽談。

（四）保證民政檔案信息平臺的安全性能

在信息化時代，以往民用檔案信息平臺的安全性已不能滿意現(xiàn)代發(fā)展的要求。因而，民政部門對檔案信息系統(tǒng)要進行升級，不斷優(yōu)化其安全功能，或者引進了安全系數(shù)高、功能安穩(wěn)的檔案信息系統(tǒng)。同時，禁止訪問外部數(shù)據(jù)源的信息數(shù)據(jù)，禁止運用具有信息系統(tǒng)的核算機接收不知道郵件、qq 聊天，并且不能在此核算機上運用不知道硬盤、u 盤等等。在信息系統(tǒng)的計算機上安裝防火墻，防止木馬病毒的攻擊。做好電子檔案資料的更新和維護作業(yè)，安排人員進行專項辦理，實施保密制度和備份檔案資料。以保證民政電子檔案信息平臺的順利運行。

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