新形勢(shì)下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

謝亞非

摘 要：伴隨國(guó)家事業(yè)單位體制改革進(jìn)程的有序推進(jìn)，新形勢(shì)下對(duì)于事業(yè)單位辦公室檔案管理工作來(lái)說(shuō)也需要緊密結(jié)合新時(shí)代的發(fā)展變化要求加強(qiáng)新理念、新模式、新技術(shù)的探索應(yīng)用，這樣才能全面夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，推動(dòng)檔案信息成果的有效轉(zhuǎn)化。本文圍繞事業(yè)單位辦公室檔案管理工作探究了其開(kāi)展的必要性，分析了目前辦公室檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀并針對(duì)如何加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新提出了具體的對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;形勢(shì);信息;意義;對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 11-0-02

一、引言

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平不斷提高，新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展也面臨新的市場(chǎng)挑戰(zhàn)形勢(shì)。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新，有助于全面推動(dòng)檔案信息資源的有效轉(zhuǎn)化，進(jìn)而不斷夯實(shí)事業(yè)單位改革發(fā)展基礎(chǔ)，提高科學(xué)化管理水平。目前事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作方面習(xí)慣于經(jīng)驗(yàn)管理，創(chuàng)新性不足，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用深度不夠，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的穩(wěn)定有序發(fā)展。加強(qiáng)新時(shí)期事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新對(duì)策探究具有重要的社會(huì)意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新的意義及原則分析

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)辦公室檔案管理工作是重要的基礎(chǔ)工作，新時(shí)期隨著事業(yè)單位改革進(jìn)程的有序推進(jìn)，事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理形勢(shì)也更為復(fù)雜。各類(lèi)檔案信息等不斷變化，規(guī)模也在不斷提高，所以加強(qiáng)辦公室檔案管理創(chuàng)新，是新形勢(shì)下適應(yīng)事業(yè)單位改革發(fā)展的必然選擇。加強(qiáng)辦公室檔案管理，一方面，可以有效推動(dòng)事業(yè)單位各個(gè)領(lǐng)域的工作有序開(kāi)展，進(jìn)而為工作的開(kāi)展提供重要的原始資料支撐，夯實(shí)發(fā)展基礎(chǔ)，提高科學(xué)決策水平。另一方面，可以更好地推動(dòng)部門(mén)之間有效協(xié)同，針對(duì)各個(gè)方面的情況進(jìn)行不斷溝通，強(qiáng)化資源共享，從而最大限度提高工作效率，減少?zèng)_突和矛盾。此外事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新也有助于提高管理者的科學(xué)化管理水平。通過(guò)對(duì)各類(lèi)檔案信息等進(jìn)行了解，進(jìn)而對(duì)下屬等方面的情況進(jìn)行全面掌握，更好地為人才招聘、人員使用與管理等提供有力的說(shuō)明，也可以根據(jù)檔案信息的變化情況等開(kāi)展人才選拔，加強(qiáng)績(jī)效管理與薪酬管理，營(yíng)造公平有序的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，提高事業(yè)單位人力資源綜合管理效能。

此外，隨著事業(yè)單位發(fā)展水平不斷提高，社會(huì)化競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)也越來(lái)越嚴(yán)峻，辦公室檔案管理工作可以從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化模式，向著電子化智能化模式轉(zhuǎn)變，這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人才來(lái)說(shuō)可以更好地激發(fā)他們的工作積極性和挑戰(zhàn)欲望，進(jìn)而學(xué)會(huì)應(yīng)用相關(guān)的統(tǒng)計(jì)信息技術(shù)等進(jìn)行問(wèn)題的處理和資料的整合，更好地提高自身能力。

當(dāng)前事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新，并不是漫無(wú)目的地隨意進(jìn)行模仿，而是應(yīng)當(dāng)把握基本的創(chuàng)新原則。一是要堅(jiān)持動(dòng)態(tài)結(jié)合的原則，也就是說(shuō)事業(yè)單位檔案管理信息并不是一成不變的，是隨著時(shí)間的推移和形勢(shì)的變化不斷進(jìn)行變化的，所以需要檔案管理工作也要及時(shí)進(jìn)行信息的更新，并且對(duì)相關(guān)的檔案管理制度予以完善，從而切實(shí)提高檔案管理的規(guī)范性。二是要堅(jiān)持權(quán)責(zé)利明確的原則。要對(duì)涉及檔案管理的各方明確具體的責(zé)任與權(quán)力，從而確保他們?cè)谧陨淼膷徫簧下男泻米陨淼穆毮埽玫靥岣吆戏?quán)利應(yīng)用水平。三是要堅(jiān)持規(guī)范性與靈活性的原則。規(guī)范性體現(xiàn)在必須要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)的政策要求以及行業(yè)規(guī)范、事業(yè)單位自身工作實(shí)際等加強(qiáng)檔案管理，確保符合統(tǒng)一的要求。同時(shí)要結(jié)合事業(yè)單位的具體情況及發(fā)展戰(zhàn)略等，動(dòng)態(tài)進(jìn)行檔案管理內(nèi)容框架和管理方式等調(diào)整，從而確保檔案管理工作靈活有序開(kāi)展。

三、當(dāng)前事業(yè)單位辦公室檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策分析

目前事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中主要存在的問(wèn)題及建議如下：

（1） 檔案管理機(jī)制不夠完善，規(guī)范性有待提高。受到多方面因素的影響，事業(yè)單位對(duì)辦公室檔案管理工作重視程度不夠，沒(méi)有將其作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作來(lái)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和調(diào)度安排。檔案管理相關(guān)的制度也不夠完善，僅僅是按照上級(jí)的要求來(lái)進(jìn)行檔案信息的采集和整理，沒(méi)有從規(guī)范性的角度全面加強(qiáng)辦公室檔案管理工作，相關(guān)的制度不夠完善，管理體系需要健全，以此才能保證檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。此外，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作需要加強(qiáng)系統(tǒng)規(guī)劃，針對(duì)性完善相關(guān)的資金保障機(jī)制，切實(shí)保證檔案建設(shè)工作扎實(shí)有序開(kāi)展，設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)資金來(lái)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，更好地推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

（2） 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)需要加強(qiáng)。辦公室檔案管理工作的開(kāi)展要依靠廣大人員積極參與和共同努力，在技術(shù)、方法、理念等方面不斷創(chuàng)新探索也需要檔案管理人員努力實(shí)踐，所以要在不斷完善相關(guān)的檔案管理制度，明確權(quán)責(zé)利分配的基礎(chǔ)上，細(xì)化檔案管理流程，將檔案管理知識(shí)、技能等培訓(xùn)全面納入到檔案管理體系中，從而不斷提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)、規(guī)范意識(shí)，更好地結(jié)合事業(yè)單位改革發(fā)展的要求對(duì)檔案管理資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)補(bǔ)充與維護(hù)，為檔案管理資源的開(kāi)發(fā)利用等提供更多的可行性建議，切實(shí)發(fā)揮他們的聰明才智為檔案管理深度開(kāi)發(fā)應(yīng)用等提供重要的人力支持。此外檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)道德素養(yǎng)培訓(xùn)，不斷提高他們的服務(wù)意識(shí)，針對(duì)各個(gè)部門(mén)涉及到檔案管理事務(wù)等做好服務(wù)指導(dǎo)，并及時(shí)給予相關(guān)的支持，從而共同為檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)構(gòu)建合力。

（3） 檔案信息化建設(shè)需要不斷加快。目前在檔案信息化建設(shè)方面存在進(jìn)度滯后，推進(jìn)效果不足等方面的問(wèn)題。要圍繞檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行不斷創(chuàng)新探索，積極引進(jìn)更多先進(jìn)的檔案管理軟件，加強(qiáng)檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)與集成，從數(shù)據(jù)的采集到整理、整合和共享等各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)紙質(zhì)化與電子化數(shù)據(jù)協(xié)同管理，完善基礎(chǔ)檔案，加強(qiáng)分類(lèi)整合，并構(gòu)建大數(shù)據(jù)體系，確保檔案管理信息庫(kù)完善，動(dòng)態(tài)更新。要圍繞檔案管理分類(lèi)開(kāi)發(fā)建設(shè)等方面不斷學(xué)習(xí)更多的經(jīng)驗(yàn)和方法，從而實(shí)現(xiàn)檔案的同步更新、同步分類(lèi)整合及同步開(kāi)發(fā)應(yīng)用。同時(shí)事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立大局意識(shí)和宏觀理念，要將檔案管理軟件與事業(yè)單位其他業(yè)務(wù)管理軟件等進(jìn)行整合，這樣既可以避免各類(lèi)軟件資源等出現(xiàn)沖突，提高信息資源整合的統(tǒng)一性和規(guī)范性，同時(shí)也便于相關(guān)的信息及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)和共享，更好地為人事決策制定等方面的政策研究提供更大的參考價(jià)值。當(dāng)然檔案管理信息化建設(shè)還需要從加強(qiáng)檔案信息資源的保密性以及安全性等角度來(lái)進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，從而確保檔案信息資源不被泄露，做好備份管理和安全防護(hù)，最大限度保證檔案信息資源的安全性和可靠性。另外在檔案管理信息化建設(shè)方面要不斷進(jìn)行軟件的升級(jí)，開(kāi)發(fā)更多的功能性模塊，從而更好地提高檔案管理信息化建設(shè)的深度，推動(dòng)檔案管理信息資源成果的有效轉(zhuǎn)化。

（4） 檔案信息資源可靠性不足。目前在檔案信息資源等整合方面缺乏有力的監(jiān)督，導(dǎo)致信息資源出現(xiàn)漏項(xiàng)或者弄虛作假等情形。所以要加強(qiáng)檔案信息資源的質(zhì)量監(jiān)督。事業(yè)單位辦公室檔案管理工作，并不是單純地依靠辦公室一個(gè)部門(mén)就可以完成的，在信息的采集和形成的過(guò)程中需要各個(gè)部門(mén)緊密配合，加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，所以需要對(duì)檔案管理信息進(jìn)行全面的質(zhì)量檢查，對(duì)每一類(lèi)檔案資源入檔的及時(shí)性、規(guī)范性、真實(shí)性和系統(tǒng)性等各個(gè)方面制定相關(guān)的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)督和審查，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在的各種問(wèn)題，最大限度提高檔案管理成效，更好地提高檔案信息資源的整體規(guī)范水平。

四、總結(jié)

總之，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新，需要事業(yè)單位緊密結(jié)合新形勢(shì)下的要求以及自身的實(shí)際在檔案管理制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、資源開(kāi)發(fā)管理及信息化建設(shè)等方面不斷加強(qiáng)謀劃，創(chuàng)新探索，這樣才能更好地提高檔案管理綜合成效。

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