信息化在企業(yè)采購管理中的運用

曹秋蓮

【摘 要】 企業(yè)在發(fā)展的過程中，不斷的提高著自身的管理模式，信息化才能更好的應用在企業(yè)的管理中。文章通過對企業(yè)采購管理中信息化的應用進行分析，提出了相應的運用措施。

【關鍵詞】 信息化 企業(yè)采購管理 運用

經營活動中采購管理是必不可少的，是企業(yè)財務管理中的一部分，能夠更好的幫助企業(yè)進行成本控制。因此，提高采購管理的效率和水平是企業(yè)重點關注的內容，在采購管理的過程中運用信息化的模式，能夠幫助企業(yè)進行精益化管理，同時將其作為企業(yè)的重要戰(zhàn)略發(fā)展方向，幫助企業(yè)在后期更好的進行相關決策。

一、企業(yè)采購管理中存在的問題

通過對企業(yè)財務管理的調研發(fā)現(xiàn)，企業(yè)采購管理行為的特點，決定了大多數(shù)企業(yè)在采購活動中存在著一些共性問題。這些落后的采購管理體制沒有建立信息化的財務管理模式，出現(xiàn)了不同的問題。

（一）工作量大，效率低。傳統(tǒng)的采購管理，不利于采購部門及時了解市場上的產品，加上必要的采購流程和程序需要大量的進出賬目登記。企業(yè)在進行原材料，設備等各種生產耗材的采購時，面臨著工作量大，程序繁瑣的問題，這樣一來材料不論規(guī)模，在進行采購的過程中都難以保證采購效率，影響著企業(yè)的日常經營和正常生產，消耗著企業(yè)的大量人力和時間成本，增加了采購管理的時間。在傳統(tǒng)的采購過程中，采購活動需要對企業(yè)內部公開公示，采購的內容和配置需要通過內部會議的形式進行溝通，同時多項采購流程增加了大量的人數(shù)和工作量，也無法及時了解供應商和價格的信息，導致采購成本不斷增加，為企業(yè)帶來了大量的隱患問題，也不斷造成采購資源浪費。

（二）異地辦公，阻礙采購活動。采購人員在為企業(yè)進行相關材料的采購過程中，經常通過出差的方式，或者不得已為了尋找較好的采購材料進行異地辦公。隨著企業(yè)經營活動的擴大，在采購中為了完成采購任務，必須全面詳細地了解產品信息，因此異地辦公的采購模式是不可避免的，為了企業(yè)的發(fā)展和經營要求，必須進行異地采購，但這種采購模式增加了采購管理的風險，降低了采購管理的連續(xù)性和及時性，使企業(yè)在進行采購業(yè)務開展的過程中，受制于采購活動場地的限制，不能及時的開展和完成。

（三）無法形成大數(shù)據(jù)的判斷優(yōu)勢。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理模式無法滿足企業(yè)對數(shù)據(jù)價值的判斷。采購行為雖然作為企業(yè)中的經常性活動，但在企業(yè)的發(fā)展過程中，大量的采購數(shù)據(jù)也需要建立相應的文檔，供企業(yè)進行發(fā)展戰(zhàn)略和經營決策的參考。而企業(yè)發(fā)展中長年累月的數(shù)據(jù)，無法形成大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，也不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。

（四）供應商管理薄弱。企業(yè)進行采購的過程中，由于與之對接的供應商經常出于短期合作狀態(tài)，這樣供應商的管理會出現(xiàn)無序散亂的特點，缺乏有效的管理手段，不能主動應變，從而在供應商流失或變更時出現(xiàn)風險，既無法實現(xiàn)雙贏機制，也導致企業(yè)在管理采購的過程中經常出現(xiàn)問題。

（五）缺乏采購績效機制。流于形式的績效考核無法真正的反映采購人員的能力。缺乏科學合理的績效評價機制，就無法通過長期的數(shù)據(jù)來體現(xiàn)采購人員的采購水平，使其行為受到管理。傳統(tǒng)的績效機制受到工作流程的影響過于落后，無法通過采購管理，促進采購人員發(fā)揮更大的價值。

二、信息化在財務管理中的具體運用

在企業(yè)進行信息化財務管理的運用中，受到其他特性的影響，信息化的構建能夠更加保證采購管理模式的高效。以一大型的企業(yè)為例，這一企業(yè)一般擁有上千家直營門店，大量的規(guī)模，導致采購系統(tǒng)過于復雜。采購的物品，難于管理，而且采購周期較長，供應商數(shù)量較多，但往往大型采購的規(guī)模是有優(yōu)勢的，規(guī)模優(yōu)勢可以轉為價格優(yōu)勢，在采購部門進行采購的過程中，傳統(tǒng)采購管理模式的限制采購行為，各自為政，導致采購成本過高。因此龐大的企業(yè)適合信息化的采購管理模式，這一管理模式可以通過一下幾點進行設計[1]。

（一）主要方案。企業(yè)在進行開發(fā)采購管理軟件系統(tǒng)的過程中，可以重新梳理采購流程，通過規(guī)范化，標準化的業(yè)務流程，針對企業(yè)中存在的問題，進行采購計劃的管理，建立物流信息系統(tǒng)，實施集中采購，統(tǒng)一采購。這樣的采購模式能夠通過統(tǒng)一的集中采購，降低采購單價，獲取批發(fā)采購的價格優(yōu)勢，同時降低人力和管理成本，提高采購效率，以信息化的建設采購系統(tǒng)，優(yōu)化采購業(yè)務流程，實現(xiàn)供應鏈管理，在采購的過程中與供應商進行戰(zhàn)略協(xié)同合作，在信息系統(tǒng)的管理下實現(xiàn)供應商與采購商的雙贏。

（二）采購管理采取信息化。信息化改造和流程再造，能夠保證企業(yè)的管理進行升級。

1、信息化管理供應商。對供應商采用信息化的管理模式，能夠對供應商進行全面考考核和評估。以信息化的手段，實現(xiàn)分級評估管理，在企業(yè)與供應商的合作過程中，將所有供應商的合作經驗納入信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)對供應商體系的級別評估，選擇更合適的供應商，優(yōu)化與供應商的合作模式。

2、降低采購成本。集中和統(tǒng)一采購，能夠避免重復采購。通過物流信息系統(tǒng)的建立和大批量的采購，提升議價能力，同時降低物流成本和整個采購鏈的成本。這種管理模式中不僅僅是對采購管理的信息化，同時也可以對物流系統(tǒng)進行信息化的模式，優(yōu)化采購的物流路線，全面降低采購成本[2]。

3、提高采購效率。信息化的財務管理模式，能夠使電子采購在企業(yè)內部產生效率，將采購訂單的時間降低至一天，優(yōu)化采購流程，提升供應商的滿意度。信息化的采購管理模式，也能夠推進供應商之間的公平競爭，便于企業(yè)與供應商進行談判，來共同降低成本，通過便捷簡單的網絡方式，與供應商進行磋商，從電子系統(tǒng)推廣，到共同降低成本，在增強競爭力和雙贏戰(zhàn)略的效果上，提升供應商的滿意度，同時保證企業(yè)的采購能夠對接到更加優(yōu)質的合作伙伴。

三、結束語

信息化的采購管理在企業(yè)的發(fā)展中產生著至關重要的作用，能夠進一步提升企業(yè)采購的效率，規(guī)范采購行為，在企業(yè)發(fā)展面對市場風險的過程中，有效地控制成本，提升效益，提高企業(yè)協(xié)作能力。因此，在建成信息化企業(yè)管理的過程中，尤其是對采購管理的實施，不應該只從思想上重視，應該結合企業(yè)規(guī)模，選擇最優(yōu)方案，從物質層面開展采購管理的信息化建設和運用。

【參考文獻】

[1] 張磊.信息化在企業(yè)物資采購管理工作中的創(chuàng)新應用[J].科技創(chuàng)新與應用，2020.

[2] 李明.信息化在物資采購管理中的應用[J].現(xiàn)代工業(yè)經濟和信息化，2019（7）：60-61.