辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策分析

費(fèi)海軍

【摘 要】 在現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展中，辦公室行政管理是其中的關(guān)鍵內(nèi)容，管理部門必須予以重視，建立行政管理制度，明確各個(gè)管理細(xì)節(jié)的重要性，將精細(xì)化管理模式落實(shí)到各項(xiàng)工作中。目前，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)主要體現(xiàn)在細(xì)節(jié)競(jìng)爭(zhēng)方面，細(xì)節(jié)問題直接反映了企業(yè)之間的差異性，以及企業(yè)的專業(yè)水準(zhǔn)，為了適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)必須引進(jìn)精細(xì)化管理模式，有效開展辦公室行政管理工作，文章主要針對(duì)辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】 辦公室行政 管理精細(xì)化 對(duì)策

1引言

在新時(shí)期的企業(yè)發(fā)展過程中，為了提高辦公室工作的整體效率和質(zhì)量，管理部門必須實(shí)行規(guī)范、精細(xì)化管理模式，樹立全新理念，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)，積極選擇高效的管理措施，建立高效、規(guī)范的行政管理體系、運(yùn)行制度，注重辦公室行政工作的細(xì)節(jié)內(nèi)容，并實(shí)行精細(xì)化管理模式，確保企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的高效進(jìn)行。基于此，文章闡述了辦公室行政管理精細(xì)化的相關(guān)內(nèi)容及重要性，分析了辦公室行政管理精細(xì)化思路，總結(jié)了辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策。

2辦公室行政管理精細(xì)化概述

精細(xì)化管理是在常規(guī)管理基礎(chǔ)上發(fā)展的，是常規(guī)管理的深層次發(fā)展，在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展中，辦公室行政管理精細(xì)化是十分重要的，為企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理工作的開展提供了基礎(chǔ)保障[1]。在辦公室行政精細(xì)化管理過程中，管理人員需要將科學(xué)管理理念、精細(xì)化管理理念，滲透到企業(yè)管理全過程中，為企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理工作的有效進(jìn)行提供支持。目前，在辦公室行政管理精細(xì)化工作中，管理部門應(yīng)保證各個(gè)管理工作的精、細(xì)，積極開展精細(xì)化管理工作，這樣才能夠有效地提升辦公室行政管理效率，減少管理成本的投入，確保企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的有效進(jìn)行。因此，在企業(yè)辦公室行政管理工作中，精細(xì)化模式的實(shí)施為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供了支持。

3辦公室行政管理精細(xì)化的重要性

辦公室行政管理的本質(zhì)是企業(yè)內(nèi)部開展的綜合性管理工作，其主要分成兩種，分別是行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理，辦公室行政管理的管理對(duì)象涉及面比較廣，既有規(guī)章制度指定、落實(shí)，又有員工福利、安全衛(wèi)生等，這些內(nèi)容都可以融入辦公室行政管理工作中，為企業(yè)運(yùn)營、發(fā)展提供支持。在企業(yè)內(nèi)部控制過程中，辦公室行政管理工作具有承上啟下的作用，管理人員需要做好“計(jì)劃與預(yù)測(cè)、組織與指揮、用人與協(xié)調(diào)、監(jiān)督與控制、教育與激勵(lì)、挖潛和革新”，確保各項(xiàng)工作的有效進(jìn)行。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中，各個(gè)行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)需要改善傳統(tǒng)的管理理念、管理思路，針對(duì)各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)資源進(jìn)行整合，為企業(yè)發(fā)展提供現(xiàn)代發(fā)展活力，確保辦公室行政管理工作的高效進(jìn)行，為企業(yè)的持續(xù)、快速發(fā)展提供保障，更好地應(yīng)對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

4辦公室行政管理精細(xì)化思路

現(xiàn)階段，企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的實(shí)施，為后期行政管理目標(biāo)進(jìn)行了指導(dǎo)，為企業(yè)運(yùn)營節(jié)省了很多成本，在很大程度上提升了企業(yè)管理的整體水平，其本質(zhì)是企業(yè)高層管理人員在新時(shí)期的企業(yè)管理過程中實(shí)現(xiàn)的預(yù)期目標(biāo)。現(xiàn)階段，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化目標(biāo)，需要明確辦公室行政管理精細(xì)化思路。

4.1合理設(shè)定量化、細(xì)化的管理科目

目前，在企業(yè)行政管理過程中，還未從根本上實(shí)現(xiàn)“延續(xù)性”“時(shí)效性”的預(yù)期目標(biāo)，造成這一問題的主要原因是管理不到位，在持續(xù)發(fā)展中始終處于模糊管理狀態(tài)，管理人員只注重個(gè)人水平提升，但缺乏對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的細(xì)化、量化管理。為了有效地改善這一現(xiàn)狀，需要針對(duì)某項(xiàng)工作、某一任務(wù)的邏輯性進(jìn)行分析，將其分成不同的組成部分，為高層管理人員監(jiān)督、思考各項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)，準(zhǔn)確監(jiān)督其中的細(xì)節(jié)、步驟[2]。除此之外，為了提升整體工作效率，管理部門需要針對(duì)管理過程進(jìn)行量化管理，針對(duì)各項(xiàng)工作人員進(jìn)行數(shù)量測(cè)量，確保量化工作安排的合理性。

4.2滲透標(biāo)準(zhǔn)化、流程化理念

在新時(shí)期的發(fā)展過程中，很多企業(yè)，尤其是生產(chǎn)企業(yè)實(shí)行流水線生產(chǎn)模式，為傳統(tǒng)生產(chǎn)工藝改革、創(chuàng)新提供了支持，在很大程度上提升了整體生產(chǎn)效率。在現(xiàn)代辦公室行政管理，管理人員需要借鑒流水線管理方式，引進(jìn)精細(xì)化管理模式，通過流程化管理手段，針對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化、分解，根據(jù)發(fā)展規(guī)律、發(fā)展情況，合理地安排工程順序。標(biāo)準(zhǔn)化指的是在傳統(tǒng)流程化管理過程中，需要認(rèn)真梳理常規(guī)工作，設(shè)置合理、科學(xué)、縝密的管理工作標(biāo)準(zhǔn)。例如，管理人員需要引導(dǎo)各個(gè)崗位員工思考“如何做是正確的”“如何做是高效的”。因此，在現(xiàn)代化辦公室行政管理中，需要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理模式，為實(shí)現(xiàn)行政管理精細(xì)化目標(biāo)提供保障。

4.3滲透經(jīng)濟(jì)化意識(shí)

在新時(shí)期的辦公室行政精細(xì)化管理過程中，單純依靠個(gè)人力量很難實(shí)現(xiàn)，需要經(jīng)歷持續(xù)、長期的過程，還要不同環(huán)節(jié)、不同部門、內(nèi)部員工進(jìn)行協(xié)調(diào)。例如，在文件簽收精細(xì)化管理過程中，收到文件、上傳下達(dá)處理、最后存檔中需要各個(gè)部門的配合、協(xié)調(diào)，更好地完成管理工作。因此，各個(gè)部門、各個(gè)員工之間的協(xié)調(diào)必須滿足經(jīng)濟(jì)化、協(xié)同化目標(biāo)，利用精簡(jiǎn)的成本獲取最大的回報(bào)，工作人員需要掌握正確的管理模式，減少管理成本的投入，提升企業(yè)管理的整體效率、整體質(zhì)量。

5辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策

5.1建立健全規(guī)章制度體系

為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化目標(biāo)，管理部門需要建立完善的規(guī)章制度體系，為精細(xì)化管理工作的實(shí)施提供依據(jù)，將精細(xì)化管理方案落到實(shí)處。首先，管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容，制定行政管理規(guī)章制度，這就需要事先明確責(zé)任制度，了解不同崗位員工的職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)，確保權(quán)力、責(zé)任的統(tǒng)一性。并且，管理人員需要優(yōu)化辦公室行政管理流程，將現(xiàn)代管理理念滲透到各項(xiàng)工作中，確保各項(xiàng)工作嚴(yán)格按照流程進(jìn)行。其次，管理部門需要針對(duì)各項(xiàng)工作制度的有效執(zhí)行進(jìn)行有效管理，以此為基礎(chǔ)制定相應(yīng)的監(jiān)管制度，確保企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章管理制度的有效執(zhí)行，全面貫徹、落實(shí)精細(xì)化管理工作。最后，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，建立健全行政辦公信息系統(tǒng)，確保辦公室行政管理工作的信息化，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的預(yù)期目標(biāo)。

5.2積極建設(shè)企業(yè)文化

在新時(shí)期的企業(yè)管理、運(yùn)營過程中，企業(yè)文化是其中的關(guān)鍵內(nèi)容，管理部門需要大力建設(shè)企業(yè)文化，這樣既能夠提升企業(yè)工作人員的綜合素質(zhì)，又可以促使員工提高自身的歸屬感、責(zé)任意識(shí)，引導(dǎo)員工全身心投入企業(yè)發(fā)展過程中，有效地提升行政管理工作的整體質(zhì)量和效率。精細(xì)化管理在很大程度上體現(xiàn)出了企業(yè)文化，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室精細(xì)化行政管理目標(biāo)，需要將企業(yè)文化滲透到精細(xì)化管理全過程中。因此，相關(guān)管理部門必須注重以下內(nèi)容：首先，在辦公室行政管理中，需要嚴(yán)格按照放大抓小原則，從細(xì)節(jié)工作中不斷深入精細(xì)化管理模式，并引導(dǎo)員工認(rèn)真做好自己職責(zé)范圍內(nèi)的事情，管理人員只需做好監(jiān)督、管理工作。其次，在企業(yè)文化建設(shè)中，管理人員需要建設(shè)良好的辦公室文化環(huán)境，為員工各項(xiàng)工作的開展建設(shè)相應(yīng)的工作氛圍，還要強(qiáng)化企業(yè)精神建設(shè)力度，這樣既能夠加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，又能夠確保精細(xì)化管理工作的有效進(jìn)行。

5.3提升員工的綜合素質(zhì)

在新時(shí)期的企業(yè)辦公室行政精細(xì)化管理過程中，精細(xì)化理論對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)員工的心態(tài)、綜合素質(zhì)、專業(yè)技能提出了更加嚴(yán)格的要求。在辦公室行政工作中，精細(xì)化基礎(chǔ)目標(biāo)是將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)員工的綜合技能、綜合素質(zhì)滲透到日常工作中，在辦公室行政管理精細(xì)化進(jìn)程中，管理部門需要注重人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，引進(jìn)更多高技能、高素質(zhì)的專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的科學(xué)性、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化[3]。除此之外，為了更加直觀地反映出工作成果、工作成績(jī)，管理部門需要針對(duì)每月制定的工作內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化、量化處理，明確企業(yè)內(nèi)部各個(gè)員工的崗位職責(zé)，并將工作過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟精確到員工個(gè)人身上，有效地提升整體效率，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

6結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，各個(gè)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)壓力越來越大，企業(yè)要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中得以發(fā)展，需要不斷創(chuàng)新并優(yōu)化現(xiàn)有的管理模式。辦公室行政管理精細(xì)化模式得到了很多企業(yè)的青睞，既能夠有效提升整體管理效率，又可以通過低管理成本獲取更高效益，在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)完善、科學(xué)的規(guī)章制度，將精細(xì)化管理理念滲透到各項(xiàng)工作中，提升企業(yè)內(nèi)部工作的整體效率，推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。

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