社交媒體參與高校檔案管理工作探討

周虹

【摘 要】 本文從社交媒體參與高校檔案管理的重要性探討入手，對(duì)社交媒體參與高校檔案管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了分析，探析社交媒體參與高校檔案工作的具體路徑：檔案信息主動(dòng)式服務(wù)，檔案信息個(gè)性推送式服務(wù)，開發(fā)檔案信息移動(dòng)平臺(tái)。并且提出社交媒體參與式檔案管理工作的保障措施：建立完善的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，提升檔案管理人員的專業(yè)技能，提高檔案管理的安全性。

【關(guān)鍵詞】 社交媒體;高校;檔案管理;參與路徑;保障措施

現(xiàn)代信息技術(shù)大大突破了人們溝通交流空間和時(shí)間限制。新型交際平臺(tái)的出現(xiàn)猶如如雨后春筍。與傳統(tǒng)信息傳播方式不同，新型社交媒體其自身優(yōu)勢(shì)符合新時(shí)代發(fā)展需要。將社交媒體科學(xué)、合理的與高校檔案管理工作融合，進(jìn)而提升高校檔案管理工作整體水平是當(dāng)代高校檔案管理工作者的重要使命。

一、社交媒體參與高校檔案管理的重要性

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了信息技術(shù)的迅猛發(fā)展。作為和互聯(lián)網(wǎng)一起成長(zhǎng)起來的當(dāng)代大學(xué)生，社交媒體已經(jīng)成為他們的主流溝通平臺(tái)。由于社交媒體在日常信息共享過程中不受地域的局限和時(shí)間差的限制，可以實(shí)行一對(duì)多的信息交流，從而大大提高了工作效率和節(jié)省了工作時(shí)間，并且保證了信息交流的便捷性和瞬時(shí)性。這種優(yōu)勢(shì)應(yīng)用到高校檔案管理工作中，使得多人同時(shí)參與信息交流，以最少的時(shí)間獲得結(jié)論，從而誕生了參與式檔案管理模式。當(dāng)社交媒體遇見參與式檔案管理，一方面迎合了當(dāng)代年輕人的溝通模式，一方面還可以提高高校檔案管理工作的效率，可謂是一舉兩得。

二、社交媒體參與高校檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）有利于高校檔案文化的整體發(fā)展目標(biāo)

社交媒體逐漸融入人們?nèi)粘Ｉ?，成為人們主流社交方式，同時(shí)也促進(jìn)了高校檔案文化傳播方式的改變。若想保證高校檔案文化的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，相關(guān)部門應(yīng)立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，制定符合高校檔案文化發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃，確定好檔案文化的傳播目標(biāo)及傳播途徑，以現(xiàn)有的檔案資源為基礎(chǔ)，合理展開高校檔案文化發(fā)展措施。首先，高校應(yīng)分清檔案文化發(fā)展的主客體，科學(xué)安排任務(wù)，發(fā)揮資源效用的最大化，力求以最小的投入獲得最大的回報(bào)。其次，高校檔案管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合時(shí)代發(fā)展改善檔案管理系統(tǒng)，例如可以充分利用現(xiàn)今蓬勃發(fā)展的信息技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)，節(jié)省人力資源，提高檔案管理效率，減少檔案遺失和錯(cuò)漏風(fēng)險(xiǎn)。并且可以開放檔案信息資源管理系統(tǒng)，以供高校檔案文化發(fā)展借鑒參考。

（二）有利于深入挖掘高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展觀念

可持續(xù)發(fā)展概念是應(yīng)時(shí)代變遷和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要而提出的，現(xiàn)在已經(jīng)不僅僅局限于生態(tài)方面，更加廣泛地應(yīng)用于社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展之中。高校作為集合各種國(guó)內(nèi)外先進(jìn)思潮和文化的地方，自然也不能落后。高校檔案管理工作的建立應(yīng)以發(fā)展眼光看問題，不能拘泥于當(dāng)下，高校檔案管理人員也需要不斷了解時(shí)代發(fā)展及社會(huì)所需，有針對(duì)性地進(jìn)行改革發(fā)展，力求使高校檔案管理工作完整、完美。首先需要突破傳統(tǒng)的高校檔案觀念，放眼于當(dāng)下主流技術(shù)，實(shí)現(xiàn)取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同成長(zhǎng)，不僅僅通過檔案管理人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行收集整理，也可以利用時(shí)下流行的社交媒體實(shí)現(xiàn)快速的信息溝通，解放人力，讓人類從事更加高智慧層面的工作。并且在實(shí)踐的過程中，應(yīng)持有大局觀，把控發(fā)展規(guī)律，不斷進(jìn)行調(diào)試，結(jié)合高校檔案的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行針對(duì)性調(diào)整，保證高校檔案文化的順利發(fā)展。其次，還可以加大檔案宣傳，讓更多人和師生認(rèn)識(shí)了解檔案文化，擴(kuò)大受眾群體，還可以對(duì)師生提供咨詢服務(wù)，為他們答疑解惑，提高師生對(duì)于高校檔案文化的認(rèn)同度和熟悉度，從而保證高校檔案文化保持高質(zhì)量發(fā)展。

（三）有利于提供全面的高校檔案管理工作的信息資源

高校檔案組成主要來自高校各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，高校檔案的發(fā)展需要源源不斷地高質(zhì)量的檔案信息作為資源基礎(chǔ)。因此，高校檔案管理工作者需要在面對(duì)龐大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理時(shí)分門別類地整理好檔案信息資源，并且從中篩選出優(yōu)質(zhì)的檔案信息，多層次、多方面、多角度的完善檔案分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和篩選機(jī)制，精益求精的挑選出最優(yōu)的檔案信息，從而最大范圍的凸顯出高校檔案文化的價(jià)值和意義，為高校檔案文化發(fā)展提供強(qiáng)有力的資源儲(chǔ)備。檔案管理工作者通過優(yōu)質(zhì)檔案信息的遴選，應(yīng)用社交媒體，以視頻、文字等編輯方式，傳播高校檔案工作的進(jìn)度與作用，讓人們?cè)谛蓍e娛樂的同時(shí)了解高校檔案工作，為大眾提供一個(gè)興趣入口，從而引發(fā)關(guān)注，持續(xù)擴(kuò)大高校檔案工作對(duì)于高校、對(duì)社會(huì)的影響力，提高檔案工作的效率。

三、社交媒體參與高校檔案工作的路徑

（一）檔案信息主動(dòng)式服務(wù)

檔案信息服務(wù)主要受眾群體為檔案用戶，而社交媒體有受眾范圍廣、覆蓋面廣、傳播速度快等特點(diǎn)，檔案信息服務(wù)與社交媒體的融合讓檔案用戶實(shí)現(xiàn)了自助獲取檔案信息，大大提高了檔案信息服務(wù)效率，降低了檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)。首先，高校檔案館需要建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)文件信息化。其次，需要將檔案分門別類，選取關(guān)鍵詞細(xì)化。以便檔案信息需求者可以快速準(zhǔn)確的獲取資料。最后，還需要加強(qiáng)互動(dòng)平臺(tái)建設(shè)，了解用戶需求，定期進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，以便更好地提供服務(wù)。

（二）檔案信息個(gè)性推送式服務(wù)

現(xiàn)在各行各業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)壓力加大，以用戶為本不再僅僅是口號(hào)，各行各業(yè)比拼的便是服務(wù)，誰(shuí)能及時(shí)抓住用戶所需，誰(shuí)就能贏得最后勝利。所以，檔案館可以利用社交媒體搜集用戶數(shù)據(jù)，進(jìn)行具體分析，為用戶量身定制感興趣內(nèi)容，提供個(gè)性化服務(wù)。首先，檔案信息用戶需要登陸注冊(cè)用戶界面，輸入個(gè)人信息等內(nèi)容，然后進(jìn)入系統(tǒng)，選擇需要的服務(wù)申請(qǐng)。后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)將會(huì)依據(jù)用戶提供的信息為檢索項(xiàng)，通過一系列的收集、整合、對(duì)比為用戶快速提供最為優(yōu)質(zhì)的答案。這樣不但可以提高檔案服務(wù)質(zhì)量，還可以提高檔案信息的利用率，讓同一類型的檔案信息需求者實(shí)現(xiàn)信息共享。

（三）開發(fā)檔案信息移動(dòng)平臺(tái)

在這個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，任何信息隨時(shí)隨地唾手可得，互聯(lián)網(wǎng)可謂功不可沒。在互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入千家萬(wàn)戶的同時(shí)，手機(jī)、電腦這些移動(dòng)終端也霸占著大眾的日常娛樂。電子產(chǎn)品和互聯(lián)網(wǎng)的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，不但是科技的進(jìn)步，也改變了人們傳統(tǒng)了解世界和學(xué)習(xí)新知識(shí)的方式。因此，高校檔案文化的發(fā)展要與時(shí)俱進(jìn)，把握時(shí)代主旋律，將檔案服務(wù)借助新社交媒體與移動(dòng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)融合，讓檔案服務(wù)更加高效化、便捷化、人性化，真正實(shí)現(xiàn)讓檔案服務(wù)不再拘泥于時(shí)間、空間限制。只要你愿意，你只需要網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)終端便可以得到你想要的答案。檔案館應(yīng)不斷創(chuàng)新傳播方式，深層次挖掘社交媒體的創(chuàng)新之處，融于檔案文化的發(fā)展實(shí)踐中，豐富檔案服務(wù)方式，提高檔案服務(wù)水平。

四、社交媒體參與式檔案管理工作的保障措施

（一）建立完善的電子數(shù)據(jù)庫(kù)

建立完善的電子數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于社交媒體參與檔案管理起到輔助作用，可以利用電子數(shù)據(jù)庫(kù)大幅度地提高工作效率和減少高校檔案管理人員的工作內(nèi)容。建立高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)高校檔案管理工作的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。這就需要技術(shù)開發(fā)者需要具備相對(duì)應(yīng)的專業(yè)技能和理論知識(shí)，而參與式檔案管理也要求檔案管理人員之間要共同合作交流，實(shí)現(xiàn)資源整合和信息交流，提高工作效率。

（二）提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)

為了促進(jìn)高校檔案文化的發(fā)展進(jìn)程，需要有意識(shí)地培養(yǎng)高校檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。讓他們?cè)诜泵菰锏臋n案管理工作中總結(jié)工作規(guī)律，綜合自身掌握的專業(yè)技能，促進(jìn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)高效工作。

（三）提升檔案管理人員的專業(yè)技能

檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)于高校檔案管理人員的專業(yè)技能也提出了新的挑戰(zhàn)。在這個(gè)瞬息萬(wàn)變的世界，當(dāng)你停下學(xué)習(xí)的腳步，就勢(shì)必有一天會(huì)被這個(gè)社會(huì)狠狠地拋棄。因此，檔案管理人員在掌握基本的檔案管理技能的基礎(chǔ)上還需要持續(xù)學(xué)習(xí)，不斷豐富自身專業(yè)技能，并且觸類旁通，加強(qiáng)電子信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，推動(dòng)高校檔案管理信息化的進(jìn)程。

（四）提高檔案管理的安全性

在信息共享型社會(huì)中，人們的個(gè)人信息保護(hù)問題尤為重要。高校檔案管理不可避免地需要錄取學(xué)生的個(gè)人信息，而社交媒體的登錄也普遍需要人們的手機(jī)號(hào)碼和信息認(rèn)證。社交媒體平臺(tái)需要加強(qiáng)安全防護(hù)措施，在解決用戶后顧之憂的同時(shí)贏取了客戶對(duì)于平臺(tái)的信任，繼而增加自己的潛在客戶資源。

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【作者簡(jiǎn)介】

周 虹（1966.10—）女，漢族，山東安丘人，任職于陜西寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，檔案副研究館員，研究方向：檔案管理.