論工程項(xiàng)目竣工資料數(shù)字化移交和在線歸檔的趨勢(shì)

計(jì)艷菊

摘 要：系統(tǒng)建立科學(xué)、規(guī)范的竣工資料全數(shù)字化移交工作管理模式，使建設(shè)項(xiàng)目檔案資料由分散、紙質(zhì)向集中、數(shù)字化跨越，全面實(shí)現(xiàn)竣工資料數(shù)字化歸檔，減少人員工作強(qiáng)度，提升智能化管理能力，保證歸檔資料的準(zhǔn)確性。本文對(duì)工程項(xiàng)目竣工資料數(shù)字化移交和在線歸檔進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目;竣工資料;數(shù)字化移交;在線歸檔

引 言

工程建設(shè)檔案是指在企業(yè)工程建設(shè)過(guò)程及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)企業(yè)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料?？⒐べY料全數(shù)字化移交和在線歸檔是建設(shè)項(xiàng)目數(shù)字化交付的基礎(chǔ)工作和重要組成部分，是保證竣工資料真實(shí)性、完整性及歸檔后竣工檔案完整準(zhǔn)確的重要舉措，是信息化條件下提高項(xiàng)目管理質(zhì)量的必然要求。

1、項(xiàng)目目標(biāo)

竣工資料全數(shù)字化移交工作建設(shè)的總體目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)竣工資料形成、流轉(zhuǎn)、歸檔的全過(guò)程電子化管理，建立科學(xué)、規(guī)范的竣工資料全數(shù)字化移交工作管理模式，提高竣工資料的信息化管理水平，使建設(shè)項(xiàng)目檔案資料由分散、紙質(zhì)向集中、電子化轉(zhuǎn)變，全面實(shí)現(xiàn)竣工資料數(shù)字化、自動(dòng)歸檔。

2、需求分析

對(duì)于大型工程，往往建設(shè)周期長(zhǎng)，新技術(shù)應(yīng)用多，設(shè)計(jì)的結(jié)構(gòu)和過(guò)程復(fù)雜，設(shè)計(jì)和施工變更頻繁; 同時(shí)，涉及施工和管理單位人員眾多，各部門(mén)相互間關(guān)系交錯(cuò)復(fù)雜。在工程設(shè)計(jì)和施工整個(gè)過(guò)程中，如何確保工程設(shè)計(jì)、材料、設(shè)備、施工、變更的整個(gè)決策和執(zhí)行過(guò)程的及時(shí)和準(zhǔn)確性;如何確保海量信息記錄、檢索、保存的及時(shí)和準(zhǔn)確性;如何確保各項(xiàng)工程（尤其是隱閉工程）監(jiān)督的有效與后期維護(hù)有據(jù)可查;如何確保工程參與各方職責(zé)明確、執(zhí)行有效、利益明晰;是擺在工程投資和建設(shè)各方的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)與任務(wù)。

2.1規(guī)劃設(shè)計(jì)階段。在規(guī)劃設(shè)計(jì)階段，很多工作都需要和相關(guān)專業(yè)的單位或設(shè)備供應(yīng)商配合完成，將會(huì)接觸到很多的圖紙和文件的往來(lái)，每個(gè)文件隨著設(shè)計(jì)的推進(jìn)又會(huì)產(chǎn)生很多版本。傳統(tǒng)的做法是使用文件服務(wù)器和郵件并行的方式，即由IT部門(mén)架設(shè)一個(gè)網(wǎng)絡(luò)樹(shù)狀目錄，然后把登錄名和密碼發(fā)給其他單位如設(shè)計(jì)院等，交由他們進(jìn)行文件的上傳，對(duì)于互相溝通的指令則通過(guò)郵件系統(tǒng)來(lái)完成。

采用這種方式帶來(lái)的困擾在于：1）項(xiàng)目參與方比較多，辦公地分布又比較散，傳統(tǒng)的溝通方式效率很低下。單位互相之間傳遞文件不可能通過(guò)任意一方的內(nèi)部系統(tǒng)來(lái)傳遞。2）日常工作中需要開(kāi)啟不同的程序，如EDCM、QQ、Outlook等。由于每個(gè)人有不同的工作習(xí)慣，這樣做十分容易造成信息的遺漏、信息反饋的不及時(shí);更重要的是使用免費(fèi)工具無(wú)法保障信息安全。3）FTP雖然預(yù)設(shè)好了文件目錄，但是每家單位都按照自己的規(guī)范給文件命名和編號(hào)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生找文件找不到的情況。如果遇到人員離職，接手的人更是無(wú)從下手。4）FTP只能對(duì)賬號(hào)規(guī)定文件目錄的權(quán)限，給一個(gè)公司配備多個(gè)賬號(hào)又不是很現(xiàn)實(shí)，所以是誰(shuí)進(jìn)行的文件上傳、下載不得而知。5）由于大家都用的是不同的工具，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生諸如我發(fā)出去了他沒(méi)收到的爭(zhēng)議，彼此之間有沒(méi)有依據(jù)，結(jié)果到了規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)方?jīng)]交出東西，甲方也沒(méi)有任何處理的辦法，造成了與在外地或國(guó)外的單位溝通非常低效。6）信息不同步、不對(duì)稱造成的延誤和差錯(cuò)經(jīng)常發(fā)生。據(jù)很多項(xiàng)目參與人員反映，發(fā)生過(guò)很多次開(kāi)會(huì)的時(shí)候大家討論到一半，發(fā)現(xiàn)討論的不是同一個(gè)版本。7）文件和流程無(wú)法對(duì)應(yīng)。往往在會(huì)議上回溯之前為什么會(huì)更改圖紙的某個(gè)地方，大家都記不清楚為什么了，因?yàn)槲募姹緦?shí)在太多，存放的地方也不確定，去查找收發(fā)文記錄也經(jīng)常找不到對(duì)應(yīng)的根據(jù)。

2.2施工階段。1）所有的來(lái)往文件全部要靠文員一份一份手動(dòng)歸檔，工作量很大，而且查找仍然是個(gè)大問(wèn)題。2）施工階段的變更或簽證往往找不到全面的依據(jù)，后期再追蹤難度高。雖然每個(gè)公司有內(nèi)部流程，文件在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)是基本可控的，但一旦涉及到顧問(wèn)、監(jiān)理等利益相關(guān)者的審批意見(jiàn)，涉及到工程中錯(cuò)綜復(fù)雜的流程，甲方對(duì)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的控制就容易失控。3）工程周期長(zhǎng)，人員變動(dòng)和工作交接會(huì)產(chǎn)生潛在風(fēng)險(xiǎn)。工程行業(yè)人員流動(dòng)率是比較高的，時(shí)常發(fā)生對(duì)接工作的單位換了個(gè)人，就一問(wèn)三不知，將之前的發(fā)生的事情理順很浪費(fèi)時(shí)間和精力。4）發(fā)現(xiàn)問(wèn)題很難追蹤到責(zé)任人，即使知道也很難有證據(jù)支撐。工程項(xiàng)目中的變更和返工發(fā)生的幾率是很高的，而且據(jù)統(tǒng)計(jì)這部分的額外開(kāi)支是十分驚人的，尤其是軌道交通這類基礎(chǔ)建設(shè)工程，一個(gè)變更或返工動(dòng)輒幾十萬(wàn)，甚至上百萬(wàn)。在工期的壓力下，很多事情都不了了之，責(zé)任人的認(rèn)定和賠償事宜往往無(wú)據(jù)可依只好作罷。5）工程聯(lián)系單等信函格式、編號(hào)無(wú)法統(tǒng)一，無(wú)法有效歸檔。即使上傳到內(nèi)部系統(tǒng)，歸檔的工作量和難度也是很大的。每個(gè)單位遞過(guò)來(lái)的東西都是自己的格式、自己的編號(hào)，靠人工去記錄和檢索是幾乎不可行的。6）現(xiàn)有系統(tǒng)無(wú)法滿足移動(dòng)辦公需要。在工地辦公室常常網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不是十分穩(wěn)定，工程人員在去工地巡查的時(shí)候常常要調(diào)看圖紙，只能回到辦公室打印再返回現(xiàn)場(chǎng)，十分耗費(fèi)時(shí)間和精力。

2.3運(yùn)營(yíng)階段。1）基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的回報(bào)主要來(lái)自于后期的運(yùn)營(yíng)。施工單位完工后資料移交不完整，會(huì)為后期運(yùn)營(yíng)時(shí)帶來(lái)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。比如當(dāng)涉及到改造、裝修的時(shí)候，試想去翻查之前隱蔽工程的圖紙，或者某個(gè)設(shè)備的使用維護(hù)說(shuō)明，怎么知道當(dāng)時(shí)有沒(méi)有移交呢？2）即使竣工材料齊全，又如何在數(shù)以萬(wàn)計(jì)的文件中找到想要的那一份呢？

3、工程項(xiàng)目竣工資料數(shù)字化移交和在線歸檔的趨勢(shì)

正是由于上述挑戰(zhàn)，在大型工程項(xiàng)目中搭建一套為項(xiàng)目量身定制的協(xié)同管理系統(tǒng)是十分必要的，優(yōu)勢(shì)如下：1）實(shí)現(xiàn)部分竣工資料與工程建設(shè)的同步管理——即時(shí)采集數(shù)據(jù)，減少時(shí)間成本。2）實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)文件的功能歸檔——避免線下采集，減少人工成本。3）實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件由分散向集中、由紙質(zhì)向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變——打破傳統(tǒng)管理，推動(dòng)檔案的信息化發(fā)展。

4、竣工資料形成

竣工資料數(shù)字化移交和在線歸檔系統(tǒng)具備工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理、工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)交付、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集、施工現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)應(yīng)用等主要內(nèi)容：1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集：通過(guò)系統(tǒng)集成或工具可以從項(xiàng)目管理系統(tǒng)、其他系統(tǒng)等采集工程項(xiàng)目的管理、運(yùn)行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)的數(shù)字化移交、在線預(yù)歸檔的各種報(bào)表提供數(shù)據(jù)源;2）施工現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)采集：支持通過(guò)手機(jī)APP在施工現(xiàn)場(chǎng)采集實(shí)際施工數(shù)據(jù)，可以在現(xiàn)場(chǎng)拍照、填寫(xiě)等方式增加施工數(shù)據(jù)記錄表單;3）工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理：可以管理工程項(xiàng)目規(guī)劃數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)、施工數(shù)據(jù)、監(jiān)理數(shù)據(jù)、試運(yùn)行數(shù)據(jù)，使得建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、EPC、分包商、設(shè)備供應(yīng)商可以在統(tǒng)一平臺(tái)上進(jìn)行共享和數(shù)據(jù)交互、共享;4）工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)交付：系統(tǒng)提供項(xiàng)目各參與單位按照工程項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的各種數(shù)據(jù)的數(shù)字化移交服務(wù);在系統(tǒng)中提供在線預(yù)歸檔模塊，按照工程項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行整編梳理，通過(guò)與檔案系統(tǒng)的集成，可以直接將項(xiàng)目歸檔文件歸檔到檔案系統(tǒng);5）工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)應(yīng)用：項(xiàng)目各參與單位可以通過(guò)PC瀏覽器、移動(dòng)端訪問(wèn)系統(tǒng)，方便工程項(xiàng)目過(guò)程數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集與協(xié)同共享，提高工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)的管理質(zhì)量，為工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)的交付提供基礎(chǔ)。

5、竣工資料歸檔

項(xiàng)目管理系統(tǒng)同時(shí)會(huì)將項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)通過(guò)與數(shù)字工廠的接口進(jìn)行集成交互，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過(guò)程關(guān)鍵結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的共享，數(shù)字工廠將結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)配合最終項(xiàng)目竣工圖形成數(shù)字工廠模型，在關(guān)鍵點(diǎn)記錄項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的主要數(shù)據(jù)，作為后期項(xiàng)目檢維修的有力依據(jù)。

結(jié) 語(yǔ)

綜上，系統(tǒng)建立科學(xué)、規(guī)范的竣工資料全數(shù)字化移交工作管理模式，減少人員工作強(qiáng)度，提升智能化管理能力，保證歸檔資料的準(zhǔn)確性。通過(guò)系統(tǒng)化管理工程項(xiàng)目，符合當(dāng)下項(xiàng)目檔案管理需求，是信息化檔案發(fā)展的方向。

參考文獻(xiàn)

[1] 張明春.項(xiàng)目檔案資料數(shù)字化歸檔和利用分析[J].數(shù)碼設(shè)計(jì)（上），2018（2）：129-130.