關于機械企業(yè)檔案管理工作探討

劉娜

摘 要：機械行業(yè)發(fā)展到現(xiàn)在，已經(jīng)成為我國經(jīng)濟的重要支柱產(chǎn)業(yè)，作為國民經(jīng)濟的支柱主體，在行業(yè)快速發(fā)展的同時，企業(yè)內(nèi)部的檔案工作卻沒有得到更多的重視，出現(xiàn)了一系列關于檔案管理工作的問題。文章針對機械行業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，總結出企業(yè)檔案管理工作的相關問題，并根據(jù)這些問題提出了相應的解決對策。

關鍵詞：機械企業(yè);檔案管理;解決對策

在國家經(jīng)濟發(fā)展的初期，機械行業(yè)以使用，修理和配件生產(chǎn)為主，隨著國家經(jīng)濟的百廢待興，60世紀年代初，我國邁入了機械行業(yè)形成發(fā)展的初步階段，從此機械行業(yè)有了新的提升。在這一計劃發(fā)展階段，相關的機械研究所業(yè)相繼建立，為機械企業(yè)發(fā)展提供了相應的開發(fā)基地和科學研究支持，如今的機械行業(yè)蓬勃發(fā)展，成為我國經(jīng)濟的支柱產(chǎn)業(yè)打破了國際市場。然而在不斷發(fā)展的行業(yè)中，忽略了一個重要問題，未能對行業(yè)的檔案管理工作進行重視，導致檔案管理缺乏秩序，甚至有的檔案被遺棄丟失，這些無形的財富未能發(fā)揮作用，推動行業(yè)進一步發(fā)展，因此必須加強對機械企業(yè)檔案管理工作的重視，才能夠更好的幫助企業(yè)在未來的發(fā)展中變得更加規(guī)范。

一、機械企業(yè)檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理間接指導工作開展

企業(yè)工作中形成的文件和資料，對企業(yè)而言具有重要作用，如果能夠重視檔案管理工作，那么文件資料及圖紙就會向企業(yè)的“眼睛”，指導著企業(yè)更好的發(fā)展，提升企業(yè)的工作效益。

（二）檔案是一種無形資產(chǎn)

企業(yè)的檔案資料，不僅僅是企業(yè)的無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財富。對檔案資料的合理利用，會在行業(yè)未來的發(fā)展和生產(chǎn)中，發(fā)揮每一張圖紙和文件的作用。因此檔案管理工作，應該從圖紙，文件和每一項技術抓起，才能夠更好的實現(xiàn)檔案的無形價值，機械型企業(yè)檔案管理工作的重要性由此可見[1]。

（三）檔案資料是機械企業(yè)歷史發(fā)展的記憶憑證

檔案所承載和展現(xiàn)的信息十分重要，是最原始的固化信息，也是第一手的信息資料。企業(yè)在發(fā)展的過程中，檔案能夠最真實完備的記錄和反映企業(yè)的發(fā)展過程，是沒有經(jīng)過任何加工修改裝飾的信息源。因此，不僅僅是企業(yè)逐步完備過程中有所記錄的第一手資料，也是企業(yè)整個歷史發(fā)展過程中的原始資料。

（四）檔案保存管理工作的法律意義

檔案工作必須堅持圍繞中心，服務大局的理論，在我國的《檔案法》中也明確規(guī)定，“集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應當保密的檔案，應歸本企業(yè)所有”。這些規(guī)定對于檔案的保管工作賦予了企業(yè)責任和法律意義，也使機械企業(yè)發(fā)展的過程中更好的關注檔案管理工作的作用。

二、機械企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作機制不完善，制度不規(guī)范

對于目前的機械企業(yè)進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)的檔案管理工作尚未真正落實，甚至未能列入到企業(yè)的整體工作之中，而檔案管理工作的組織原則和管理體制也不夠統(tǒng)一。有的企業(yè)單位中未能設置相應的管理檔案部門，有的企業(yè)設置了檔案部門，卻沒有進行統(tǒng)一領導，導致文件歸檔范圍和分類方法上存在不完善的地方。機制不夠完備，制度規(guī)范不夠健全，都影響著機械企業(yè)檔案管理工作的正常運行。

（二）檔案管理工作基礎薄弱，工作人員業(yè)務素質缺乏

受到地域環(huán)境的差異影響，以西北地區(qū)為例，這部分地區(qū)的機械企業(yè)在經(jīng)費上資金補助不夠平衡，導致這一部分地區(qū)的機械企業(yè)，將企業(yè)運營的重點投產(chǎn)于生產(chǎn)和研發(fā)，忽略了對檔案管理工作的費用投入，造成了檔案管理工作的基礎過于薄弱。同時，檔案管理工作的人員缺乏結構合理，科學有效地建設體系，大多數(shù)檔案管理人員是企業(yè)內(nèi)部人員，檔案管理工作也是專職人員進行兼職，沒能進行有效的，系統(tǒng)的學習與培訓，使管理人員所需的業(yè)務素質水平影響著企業(yè)檔案管理工作的運行[2]。

（三）檔案利用率低，檔案編研工作被忽視

由于企業(yè)對檔案管理不夠重視，因此在對檔案的利用中，也未能達到充分挖掘檔案價值的作用。企業(yè)中各個部門單位所形成的檔案文件不能實行分級管理，使其分散于各個部門，在借閱利用時增加了難度，也讓檔案工作沒有被大家充分了解和認可。同時企業(yè)忽略檔案的編研工作，不注重檔案資源的二次開發(fā)，這一行為必將影響到企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的產(chǎn)生。

三、機械企業(yè)檔案管理工作的解決對策

（一）建立完備的工作機機制與制度規(guī)范

檔案管理工作中應嚴格遵守統(tǒng)一領導，分級管理的組織原則，在這一管理體質下，將檔案管理工作納入企業(yè)整體工作之中。使企業(yè)領導以及下屬人員都能夠對檔案工作進行重視，從而讓檔案主管部門對檔案工作加強宏觀管理，才能夠幫助機械企業(yè)根據(jù)《檔案法》的相關制度和標準，修訂有關檔案管理工作的制度規(guī)章，結合企業(yè)的實際情況，對檔案進行分類大綱，鑒定標準，歸檔范圍等具體工作設立相應的規(guī)章制度和管理辦法。

（二）加強資金投入，夯實檔案管理人員隊伍素質

對檔案管理工作進行相應的經(jīng)費投入，同時對經(jīng)費進行合理分配，才能夠在檔案的管理過程中以信息化，網(wǎng)絡化的開發(fā)和管理夯實檔案管理工作的基礎。為檔案管理工作的后續(xù)展開，配備必要的基礎設施，同時調(diào)整企業(yè)內(nèi)部的招聘計劃，全面提高整體人員素質，為檔案管理工作設置相應的專職人員，使管理工作人員的培訓工作能夠在良好的環(huán)境中進行專業(yè)素質培訓，提升檔案人員的綜合素質和知識結構[3]。

（三）重視檔案利用和宣傳工作

加強對檔案管理工作的重視，加大檔案利用工作力度，能夠根據(jù)檔案所提供的信息，發(fā)揮檔案保管的目的，使檔案保持活力和良性循環(huán)，避免出現(xiàn)檔案利用率低的現(xiàn)象，同時加大檔案的宣傳工作，才能讓檔案這一寶貴財富和無形資產(chǎn)發(fā)揮作用，被人們充分的認識和了解，將其作為一種信息源，使檔案發(fā)揮產(chǎn)生經(jīng)濟效益的作用。同時。熟悉檔案內(nèi)容，根據(jù)企業(yè)的實際情況對檔案文集進行編研，才能使檔案價值和增加值達到最優(yōu)。

四、結束語

綜上所述，對于機械企業(yè)而言，在經(jīng)濟發(fā)展的現(xiàn)在，不斷提高企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟效益的過程中，應該重視對企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的運用。為其建立完善的工作機制，提高相應的專業(yè)人才素質，使檔案管理工作發(fā)揮出其應有的價值，保證機械企業(yè)在未來發(fā)展的過程中能夠更加全面，讓企業(yè)的前端生產(chǎn)和后勤保障更加完善。

參考文獻

[1] 張微.關于做好企業(yè)電子檔案管理工作的探討[J].赤子，2019，000（016）：148.

[2] 王海藍，胡瑩瑩.關于強化企業(yè)檔案規(guī)范化管理的探討[J].辦公室業(yè)務，2019（16）.

[3] 陳立香.對工程機械企業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能需求的思考[J].當代旅游，2018，000（003）：89，98.