做好基層檔案管理工作的思考

賀芬

摘 要：在現(xiàn)如今經(jīng)濟(jì)社會(huì)迅速發(fā)展的時(shí)代背景之下，我國城市化進(jìn)程也在不斷加快，鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)也成為了現(xiàn)今城市化建設(shè)與發(fā)展的重要構(gòu)成。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)過程中，逐漸開始形成了大量能夠體現(xiàn)出鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展面貌的圖表、文字、聲像、電子等各式各樣的文件資料，而這些具有存儲(chǔ)價(jià)值的文件材料在經(jīng)過系統(tǒng)化的整理、立卷與歸檔之后自然也就形成了基層檔案，而如何有效做好基層檔案管理工作，充分發(fā)揮出這些檔案的價(jià)值也成為現(xiàn)如今時(shí)代發(fā)展的重要問題，筆者也是基于此進(jìn)行了如下分析。

關(guān)鍵詞：基層;檔案管理;工作

1基層檔案管理存在的問題

1. 1基層檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)水平不高。（1）管理人員身份的復(fù)雜性。村級(jí)檔案管理人員都是身兼多職，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。農(nóng)村合村并鎮(zhèn)之后，精簡了機(jī)構(gòu)和人員，鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村的規(guī)模比原來大一倍以上。一些行政村的檔案人員是兼職的，大部分規(guī)模較小的村鎮(zhèn)中檔案工作往往由書記、村長或會(huì)計(jì)兼任。他們分擔(dān)著村里生產(chǎn)、民政、治安、教育、文化、衛(wèi)生等各種工作，每天接受上級(jí)和村民的來訪、來信，工作忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，沒有精力靜下心來收集、整理檔案。同時(shí)農(nóng)村干部三年一改選，檔案工作人員變動(dòng)頻繁也同樣存在問題。（2）檔案工作條件差。規(guī)模較大、經(jīng)濟(jì)條件好的村有專用檔案室，但不少村在辦公室中放置檔案柜，檔案收集多了就存放不下。一些村的檔案裝具數(shù)量不多，還有木質(zhì)不能加鎖的。檔案保護(hù)用品有的僅有窗簾、殺蟲劑，有的無任何設(shè)施。計(jì)算機(jī)少，檔案經(jīng)費(fèi)也很緊張。

1.2檔案管理水平不高?，F(xiàn)有檔案多是原來檔案人員收集、整理的。由于鄉(xiāng)村檔案人員兼職多，沒有精力收集、整理檔案，除了會(huì)計(jì)、文書檔案外，收集不齊全、不完整是普遍現(xiàn)象。如村民檔案是了解本村情況的基本依據(jù)，通過村民檔案可以統(tǒng)計(jì)出該村戶數(shù)、人數(shù)，不同性別、年齡、民族、文化、專業(yè)等人員數(shù)量，以便在經(jīng)濟(jì)、科技、民政、文化、衛(wèi)生、計(jì)劃生育等工作中利用。但是很多村在幾年前填制過一次村民檔案之后，再也沒有隨時(shí)間和情況變動(dòng)而建立新的村民檔案?，F(xiàn)在通過檔案是不能掌握本村的基本情況了?，F(xiàn)在的村已不是原來的自然村屯，人數(shù)多、變化快、地域廣，村干部也不能完全憑記憶掌握本村基本情況了。有的村委會(huì)換屆后原來村干部不依法移交土地臺(tái)賬、會(huì)計(jì)檔案。收集上來的檔案質(zhì)量不高，如土地承包合同面積不實(shí)、方位未標(biāo)明。承包合同與土地臺(tái)賬數(shù)據(jù)不一致。村務(wù)公開的檔案多數(shù)沒有歸檔。鄉(xiāng)鎮(zhèn)為村代管財(cái)務(wù)檔案，移交手續(xù)不完備，中途有遺失和損毀問題。檔案整理不及時(shí)、不規(guī)范的現(xiàn)象也比較普遍。檔案鑒定不全面、不準(zhǔn)確，還有的沒有開展鑒定工作。有的檔案缺少簽名、蓋章、日期，無法定憑證效力。多數(shù)檔案室僅有一種目錄，檔案管理制度不健全、不嚴(yán)格執(zhí)行的問題也比較普遍。

1.3檔案信息開發(fā)工作尚未開展，檔案利用效率不高。村級(jí)檔案人員沒有精力，也不會(huì)編制檔案信息開發(fā)資料，更談不上向村民介紹檔案室保管檔案的情況了。檔案利用多是為承包土地而利用臺(tái)賬，為發(fā)放糧食補(bǔ)貼用會(huì)計(jì)檔案，為處理村民糾紛查閱相關(guān)文書，其他檔案幾乎沒有利用。村干部多數(shù)憑記憶辦事。如果不是公安派出所，縣、鄉(xiāng)民政部門、計(jì)劃生育部門等專門機(jī)構(gòu)保存戶籍等準(zhǔn)確的。

2做好基層檔案管理工作的措施

2.1領(lǐng)會(huì)基層檔案建設(shè)相關(guān)法律依據(jù)。要想真正做好基層檔案管理工作，一定要深刻領(lǐng)悟檔案建設(shè)與管理工作開展的相關(guān)法律依據(jù)，這也是基層檔案管理工作質(zhì)量得以提升的基礎(chǔ)與保障。我國《中華人民共和國檔案法》 是從事檔案管理工作最為基礎(chǔ)的法律制度，所以相關(guān)工作人員一定要對其形成良好的認(rèn)識(shí)與把握，真正對其深意形成深刻領(lǐng)悟?！督ㄔO(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》則對施工建設(shè)過程中相關(guān)單位的職責(zé)進(jìn)行了明確，同時(shí)，還對相關(guān)檔案規(guī)定進(jìn)行了明確，因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員可以將其作為檔案管理工作重要法律依據(jù)之一。同時(shí)，還需要按照《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》之中的相關(guān)依據(jù)來展開相關(guān)工作。

2.2加強(qiáng)組織落實(shí)。基層檔案管理工作質(zhì)量要想真正得以保障，首先，相關(guān)政府部門一定要加強(qiáng)重視與支持，因?yàn)橹挥腥肆?、?cái)力、物力等組織落實(shí)到位，這一項(xiàng)工作才能順利展開，否則自然也是空談。其次，在這一過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府一定要先提高重視，積極組織由鎮(zhèn)長作為組長、分管黨委副書記作為副組長的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理與建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，然后抽取相應(yīng)的人員擔(dān)任檔案員職務(wù)，這樣才能為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的順利實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

2.3加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度。為加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，可從《基層檔案工作管理規(guī)范》的出臺(tái)入手，檔案管理部門需出臺(tái)該規(guī)范作為檔案工作的依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)?；谝?guī)范選擇檔案管理水平較高的鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為試點(diǎn)，即可在探索中形成檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化模板，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作規(guī)范化開展提供支持。具體實(shí)踐還需要重點(diǎn)開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，以此采取隨機(jī)培訓(xùn)與年度計(jì)劃培訓(xùn)相結(jié)合辦法，對于新任檔案員，為保證其較好融入工作中，需隨時(shí)開展檔案局小班授課，以此徹底消滅未經(jīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)直接上崗問題。具體培訓(xùn)需將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)納入范圍，以此提升其依法治檔意識(shí)與檔案意識(shí)，保證分管領(lǐng)導(dǎo)積極作為、主動(dòng)盡責(zé)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的良性發(fā)展可由此獲得有力支持。

2.4加大投資力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施。提高基層檔案管理工作質(zhì)量與效率，注重對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，需要有大量的資金費(fèi)用，提前做好財(cái)政的預(yù)算工作，加大對基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)的投資力度，無論是硬件設(shè)施，還是軟件設(shè)施，都能夠滿足基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理需求。完善基層行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理設(shè)施，也為相關(guān)工作人員管理工作提供了方便與快捷。對選擇的相關(guān)工作人員，在上崗前要進(jìn)行專業(yè)化的崗位培訓(xùn)，明確具體的培訓(xùn)內(nèi)容，把各項(xiàng)工作內(nèi)容、職責(zé)全面地落實(shí)到各項(xiàng)工作中，對具體的工作內(nèi)容與職責(zé)明確地劃分，此項(xiàng)工作會(huì)被列入到考核工作中。對基礎(chǔ)設(shè)施的完善，不但是對檔案管理室與硬件、軟件設(shè)施的建設(shè)，還需要相關(guān)工作人員熟練地操作，把紙質(zhì)文件詳細(xì)地記錄到電腦中，一旦紙質(zhì)文件出現(xiàn)了丟失、損壞等情況，還有電子文件可供使用與查閱，逐漸地促進(jìn)基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的信息化、智能化發(fā)展。

2.5提高基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理力度，豐富檔案管理類別。從基層檔案管理工作的角度分析，其所涉及的管理內(nèi)容與范圍都比較廣闊，因此，對檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅要具備專業(yè)的管理水平，而且還有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，在日常管理工作中，具有較強(qiáng)的綜合性管理能力，具有針對性地對檔案種類合理地分開管理。構(gòu)建完善的管理體系，全面落實(shí)到基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中，確保各項(xiàng)工作嚴(yán)格地按照相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性進(jìn)行，不斷提升基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的有效性與安全性。加大基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理力度，豐富檔案管理類別，都會(huì)對基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的效率產(chǎn)生不同程度的影響，根據(jù)實(shí)際情況，加強(qiáng)對設(shè)立檔案室的建設(shè)，能夠根據(jù)各部門的檔案信息數(shù)據(jù)，對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，由專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行詳細(xì)收集、整理、儲(chǔ)存等，確保信息數(shù)據(jù)的完整性。而對檔案信息數(shù)據(jù)的分類管理，主要是為后續(xù)的查閱工作提供有利的幫助，只需要說出信息數(shù)據(jù)的具體類別，就能夠準(zhǔn)確地找出相關(guān)檔案，從而提升基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效率。

總之，加強(qiáng)對基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的管理力度，注重對專業(yè)人才的培訓(xùn)與管理，定期組織專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平與綜合能力，加大資金的投資力度，加強(qiáng)對硬件、硬件設(shè)施的完善，對各項(xiàng)工作內(nèi)容與職責(zé)明確地劃分，提升檔案管理人員的自我意識(shí)，在自身的崗位工作中本著恪盡職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，全面提升基層檔案管理工作質(zhì)量與效率。

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