高校財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量提升的路徑探析

彭宇 吳黔

財(cái)務(wù)檔案管理是高校工作中的一個方面，在我國高校教育改革中，其體制不斷深化，對財(cái)務(wù)檔案管理的要求也更加嚴(yán)格。它關(guān)系著高校具體經(jīng)營項(xiàng)目的各類狀況，記錄著高校的各類活動，其管理非常重要，提升其管理的質(zhì)量意義重大。本文從高校財(cái)務(wù)檔案管理的特征出發(fā)，并就當(dāng)前管理中的問題進(jìn)行分析，討論提升檔案管理質(zhì)量的路徑。

隨著我們國家教育事業(yè)的發(fā)展，高校的辦學(xué)經(jīng)費(fèi)迅速增長，經(jīng)濟(jì)活動也越來越豐富。與此同時，財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)制度也相繼出臺，檔案管理面臨著較大的挑戰(zhàn)。檔案管理反映著高校的各種事項(xiàng)，包含圖表、文字等資料，形式有紙質(zhì)和電子兩類，是高校寶貴的資料資源。學(xué)校在以后的發(fā)展中，可以根據(jù)這些財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行參考，對學(xué)校的建設(shè)具有很大的推動作用。因此，提升財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量，保證其完整和真實(shí)，對高校的發(fā)展具有很重要的作用。

一、高校財(cái)務(wù)檔案的基本特征

（一）真實(shí)性特征

高校財(cái)務(wù)檔案是學(xué)校記錄每一項(xiàng)活動的詳細(xì)記錄，很多票據(jù)都清楚地反映著當(dāng)時學(xué)校的各項(xiàng)活動。因此，學(xué)校財(cái)務(wù)檔案具有真實(shí)性，在實(shí)際的管理中要嚴(yán)格按照相關(guān)票據(jù)進(jìn)行管理，不允許私自改動，不管在任何時候，也不管任何原因，所有的資料憑證都要保證是最原始的。在財(cái)務(wù)檔案管理中，管理人員要牢記這一點(diǎn)，不能私自改動檔案，更不能胡編亂造一些數(shù)據(jù)，必須體現(xiàn)出財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)可靠性。

（二）專業(yè)性特征

財(cái)務(wù)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，其主要體現(xiàn)在以下方面：首先，財(cái)務(wù)檔案包含各種票據(jù)，包含學(xué)校內(nèi)部的收入和支出，比如辦公用品的支出，學(xué)生的收費(fèi)票據(jù)，研究經(jīng)費(fèi)等，這些內(nèi)容要求學(xué)校財(cái)務(wù)管理必須要專業(yè);其次，學(xué)校財(cái)務(wù)管理還包含核算憑證，比如學(xué)校老師的工資，節(jié)日福利和獎金。這些專業(yè)的憑據(jù)需要專業(yè)化的收集，并應(yīng)用專業(yè)的手段進(jìn)行處理。因此，高校財(cái)務(wù)檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性，在實(shí)際的管理中，要通過專門的人員進(jìn)行管理，應(yīng)用專業(yè)的知識處理各種票據(jù)，直觀反映學(xué)校的各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息。

（三）政策性

在高校檔案管理中，需要對一些數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行全過程的管理，并要按照相關(guān)部門的規(guī)定進(jìn)行存放和銷毀。在這個過程中，絕對不能出現(xiàn)任何不符合政策的行為，相關(guān)管理人員在工作方面不能有一絲馬虎，思想上不能出現(xiàn)松懈。因?yàn)檫@些檔案是國家和有關(guān)部門核查學(xué)校經(jīng)營的重要依據(jù)，如果在管理中出現(xiàn)一些違法行為，后果非常嚴(yán)重，相關(guān)責(zé)任人要承擔(dān)重大的責(zé)任。所以，高校財(cái)務(wù)檔案管理程序嚴(yán)格，不允許要辦點(diǎn)馬虎。

（四）易破壞性

現(xiàn)在各種電子財(cái)務(wù)檔案出現(xiàn)在學(xué)校管理工作中，但是還是有很多的紙質(zhì)檔案，因而在管理中無法避免會發(fā)生破壞。造成財(cái)務(wù)檔案破壞的原因有人為原因，也有自然原因。在人為原因方面，因工作人員的疏忽可能導(dǎo)致檔案丟失，或者有人故意對檔案進(jìn)行毀壞，影響檔案的完整性;在自然原因方面，一些自然災(zāi)害也會導(dǎo)致檔案丟失、損壞，比如地震、火災(zāi)等自然災(zāi)害導(dǎo)致檔案損害。

二、高校財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱

檔案管理意識不強(qiáng)是當(dāng)前高校普遍存在的問題，也是檔案管理中的難點(diǎn)問題。從當(dāng)前的高校發(fā)展來看，財(cái)務(wù)檔案管理人員不足，工作量繁重，學(xué)校對財(cái)務(wù)檔案管理并沒有重視起來。近幾年，學(xué)校經(jīng)營狀況逐漸多樣化，學(xué)校支出和收入的種類也越來越多，需要各個部門之間進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，檔案收集工作更加繁重，資料無法有效整理，甚至出現(xiàn)資料無人管理的情況;同時，部分高校沒有及時送達(dá)財(cái)務(wù)檔案，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理無法歸檔。高校運(yùn)營的情況比較復(fù)雜，在實(shí)際管理中，要詳細(xì)記錄各種資料，但是因管理意識缺乏，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量低下。

（二）管理人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏

財(cái)務(wù)檔案的專業(yè)性決定了檔案管理必須有一批專業(yè)性較強(qiáng)的管理隊(duì)伍，特別是進(jìn)入信息化時代以后，需要更多信息化的人才進(jìn)行管理。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理中，管理人員利用其專業(yè)、學(xué)歷和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理。在信息化的今天，還需要一批信息化水平高的管理人才，而高校在這個方面的人才儲備還不完善，工作人員的素質(zhì)還不高，信息化操作技術(shù)還有待完善。在實(shí)際的經(jīng)營中可以發(fā)現(xiàn)，大部分高校在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理過程中，其信息化建設(shè)還需要借助第三方單位，造成檔案管理不穩(wěn)定;同時，檔案管理人員技術(shù)計(jì)算機(jī)水平不高，業(yè)務(wù)能力不過關(guān)，對一些新型的信息手段操作不熟練。

（三）檔案管理制度不完善

通常情況下，高校的財(cái)務(wù)檔案管理具有很強(qiáng)的政策性，管理制度非常嚴(yán)格，但是，現(xiàn)實(shí)中高校管理制度在某些方面還不完善，管理存在漏洞，造成財(cái)務(wù)檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)。首先，關(guān)于信息化的管理制度不完善，時代在發(fā)展，財(cái)務(wù)管理也要順應(yīng)社會的發(fā)展，要在新的管理技術(shù)基礎(chǔ)上建設(shè)新的管理制度，但是我國部分學(xué)校的檔案管理制度沒有及時更新，管理無法滿足實(shí)際需求。隨著信息化的建設(shè)，已有的管理制度和目前的管理工作存在矛盾，導(dǎo)致檔案管理效益低下。另外，監(jiān)督機(jī)制不完善，工作人員在管理中容易出現(xiàn)一些工作失誤，缺乏流程化和規(guī)范化的指導(dǎo)，對檔案的利用和保管產(chǎn)生了阻礙作用，管理中很容易出現(xiàn)問題。

（四）檔案查詢效率低下

高校進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理過程中，因管理制度、人員素質(zhì)和其他方面的因素，導(dǎo)致查詢檔案工作效率較低。在實(shí)際的管理中，首先因?qū)W校在管理設(shè)備方面缺乏投入，沒有引進(jìn)一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，部分學(xué)校還是用老舊的管理系統(tǒng)工作，這些管理設(shè)備已經(jīng)不能滿足高校財(cái)務(wù)檔案管理的需求了。同時在管理技術(shù)方面比較缺乏，一些先進(jìn)的檢索技術(shù)沒有引進(jìn)來，導(dǎo)致相關(guān)人員在查詢檔案中無法快速獲得檔案。其次，檔案管理人員受思想方面的影響，在管理中服務(wù)態(tài)度不到位，他們對學(xué)校檔案管理工作沒有正確的認(rèn)識，加之一些先進(jìn)的檢索技術(shù)需要學(xué)習(xí)才能掌握，因而導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)檔案管理在服務(wù)水平和態(tài)度方面落后，沒有做到服務(wù)學(xué)生和老師的宗旨。

三、提升高校財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量的路徑

（一）重視信息化建設(shè)

信息化建設(shè)是提高高校檔案管理質(zhì)量的必然路徑。如今，信息技術(shù)引發(fā)了各個領(lǐng)域的變革，高校的管理也呈現(xiàn)出了多元化的特點(diǎn)。因此，檔案管理的信息化已經(jīng)是一種必然方向，學(xué)校要重視這方面的工作，完善信息化建設(shè)。首先，要在信息化設(shè)備方面做好準(zhǔn)備，完善信息化的硬件設(shè)施，引入一些新型的設(shè)備，通過加大投入的方式，購買一些硬件設(shè)施，完善基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)，建成一套系統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理體系，給后期的檔案管理打好基礎(chǔ)。其次，合理選擇供應(yīng)商，提高信息化的質(zhì)量，選擇一些高質(zhì)量的供應(yīng)商，通過云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等形式，將檔案資料綜合處理，提高檔案管理的效率，促進(jìn)信息化建設(shè)的水平。

（二）提升從業(yè)人員的素質(zhì)

檔案從業(yè)人員素質(zhì)的高低，影響著高校檔案管理的質(zhì)量。檔案管理需要工作人員具備很強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，因此，高校要在這個方面出發(fā)，提升業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)。具體來說，高校在人才引進(jìn)方面要重視其綜合素質(zhì)，盡量引進(jìn)一些專業(yè)能力強(qiáng)，了解會計(jì)管理、熟悉法律法規(guī)和計(jì)算機(jī)操作的人才，重視工作人員網(wǎng)絡(luò)、信息安全方面的知識，確保能夠勝任檔案的分類、編目和錄入工作;高校要重視其培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)對工作人員進(jìn)行相關(guān)知識的普及，督促工作人員積極參與培訓(xùn)講座，并納入其績效考核。高校財(cái)務(wù)檔案管理依賴于專業(yè)的人才隊(duì)伍，高校要改變單一化的人才管理特點(diǎn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，保證它們的專業(yè)知識能與時俱進(jìn)。

（三）轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)檔案管理的意識

高校負(fù)責(zé)人要轉(zhuǎn)變檔案管理的意識，給予檔案管理工作積極的重視，充分調(diào)動全體學(xué)校工作人員的積極性，上到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，下到基層員工，都要讓他們認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案對學(xué)校的重要意義。比如，可以定期舉辦財(cái)務(wù)檔案管理宣傳會議，讓學(xué)校職工認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案的重要意義，了解檔案的相關(guān)知識，在思想上把檔案管理工作放在重要位置。其次，要做好檔案管理的監(jiān)督工作，落實(shí)檔案管理負(fù)責(zé)人機(jī)制，保證出現(xiàn)問題能及時找到負(fù)責(zé)人。高校財(cái)務(wù)檔案的管理，建立在全體教職工都重視的基礎(chǔ)上，是每一位員工的責(zé)任，在工作中要樹立“檔案管理人人有責(zé)”意識，只有這樣，檔案管理人員才能全身心投入到工作中來。

（四）強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案保管制度

財(cái)務(wù)檔案中有的信息需要銷毀，有的信息則需要永久保留，實(shí)際的工作中，要嚴(yán)格落實(shí)這方面的制度，對檔案工作進(jìn)行分類管理。對學(xué)校的年度結(jié)算表、員工工資表、債務(wù)原始憑證和未完結(jié)的工程項(xiàng)目等檔案，要永久保存下來;對一些其他的檔案，在保管期限達(dá)到后，要按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前要按照財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和檔案管理機(jī)構(gòu)的銷毀意見進(jìn)行處理，在此基礎(chǔ)上編寫銷毀清冊;銷毀后將清冊報送給上級批準(zhǔn)，需要相關(guān)人員進(jìn)行簽字。銷毀前要做好清點(diǎn)工作，根據(jù)清冊中的內(nèi)容進(jìn)行檢查，盡可能避免工作失誤。高校財(cái)務(wù)管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，需要嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)定，嚴(yán)格其中的每一個環(huán)節(jié)，并做好備案工作，這樣，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理合法化。

（五）挖掘財(cái)務(wù)檔案的潛在作用

很多工作人員認(rèn)為，檔案管理工作就是簡單的資料收集，對檔案管理工作沒有一個全面的認(rèn)識。其實(shí)，檔案管理工作具有很大的價值，在管理中需要不斷創(chuàng)新和完善，這樣才能發(fā)揮出它的真正價值。在具體的管理過程中，管理人員要創(chuàng)新管理方法，挖掘其中的隱性價值。比如，可以通過檔案管理工作，看出高校發(fā)展中存在的問題，如學(xué)校主要資金的流向等，進(jìn)而優(yōu)化學(xué)校管理;或者通過學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理，可以避免部分學(xué)校工作人員濫用資金，給學(xué)校的發(fā)展做好監(jiān)督，保證學(xué)校在各個方面都在法律規(guī)定的框架下經(jīng)營。同時，管理人員也要創(chuàng)新檔案管理手段，在平時的工作中要重視檔案管理工作，樹立不斷學(xué)習(xí)的觀念，在工作中探索提高財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量的方法，發(fā)揮出財(cái)務(wù)檔案管理的隱性價值。這樣，才能給高校的未來提供參考依據(jù)，保證學(xué)生和學(xué)校的利益。

四、結(jié)語

高校財(cái)務(wù)檔案管理是學(xué)校的發(fā)展資料，學(xué)?？梢愿鶕?jù)其調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)化管理模式，是高校寶貴的數(shù)據(jù)資源。但是大家也應(yīng)該看到，我國高校在檔案管理中還存在一些問題，管理者意識不強(qiáng)，無法落實(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作;信息化水平不高，管理模式比較落后;檔案管理的制度也不完善，缺乏相應(yīng)的監(jiān)督。鑒于此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，重視財(cái)務(wù)檔案管理，并采取一定的措施提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì);建立嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，對檔案的保管和銷毀依照法律進(jìn)行管理。

（作者單位：四川大學(xué)錦城學(xué)院）

本文受四川大學(xué)錦城學(xué)院校級課題資助（2020jcky0012）。