重大科技項(xiàng)目歸檔工作挑戰(zhàn)與對策

孫琛輝

摘要：重大科技項(xiàng)目由于實(shí)施周期長、參與機(jī)構(gòu)多、涉及專業(yè)廣，對歸檔工作帶來了很大挑戰(zhàn)。本文分析了影響重大科技項(xiàng)目檔案完整性與真實(shí)性的原因，并從建立檔案工作責(zé)任體系、落實(shí)同步跟蹤機(jī)制、制定統(tǒng)一的歸檔制度三方面提出了建議。

關(guān)鍵詞：重大科技項(xiàng)目 歸檔 檔案工作責(zé)任體系同步跟蹤機(jī)制

當(dāng)前，我國正處于建設(shè)創(chuàng)新型國家的關(guān)鍵時(shí)期，國家發(fā)改委、財(cái)政部、科技部和中科院等部門圍繞國家目標(biāo)，篩選出若干重大戰(zhàn)略產(chǎn)品、重大工程和重大基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)，取得了一批標(biāo)志性成果。重大科技項(xiàng)目檔案，對于完整記錄這些重大科技項(xiàng)目部署和實(shí)施的全過程，留存珍貴科研記錄和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，以及為后續(xù)科學(xué)研究提供知識儲(chǔ)備，都具有重要意義。

重大科技項(xiàng)目檔案是指重大科技項(xiàng)目在預(yù)研、立項(xiàng)、建設(shè)實(shí)施、驗(yàn)收、運(yùn)行等各階段直接形成的，且具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體和形態(tài)的原始記錄?？梢哉f，一套完整的重大科技項(xiàng)目檔案，就是一部科技項(xiàng)目建設(shè)史。做好重大科技項(xiàng)目歸檔工作意義重大。

但是，由于重大科技項(xiàng)目投資規(guī)模大、實(shí)施周期長，通常具有工程和科研的雙重性，再加上參與機(jī)構(gòu)和人員多，具有跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)、多目標(biāo)等特點(diǎn)，重大科技項(xiàng)目歸檔工作面臨很大挑戰(zhàn)。每套重大科技項(xiàng)目檔案，幾乎涵蓋一個(gè)全宗所涉檔案，涉及的專業(yè)多、門類廣、載體復(fù)雜。重大科技項(xiàng)目建檔周期長，責(zé)任主體多，建檔難度大。

筆者以參與過的部分“國家重大科技專項(xiàng)”“重大科技基礎(chǔ)設(shè)施”“戰(zhàn)略性先導(dǎo)科技”檔案工作為例，談?wù)剼w檔過程中要面對的問題以及改進(jìn)建議。

一、重大科技項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

隨著國家對重大科技項(xiàng)目投入經(jīng)費(fèi)越來越多，重大科技項(xiàng)目檔案管理也越來越受到相關(guān)管理部門的重視。在重大科技項(xiàng)目管理辦法中都有專門針對檔案管理的要求，并且相關(guān)部門明確下發(fā)了檔案管理的具體規(guī)定。例如，國家檔案局、發(fā)展改革委制定了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號）；科技部、發(fā)展改革委、財(cái)政部三部門制定了《國家科技重大專項(xiàng)（民口）檔案管理規(guī)定》（國科發(fā)?！?017〕348號）。目前幾乎所有重大科技項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)都有檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，而且檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目驗(yàn)收的必經(jīng)環(huán)節(jié)，通過了檔案驗(yàn)收才能申請項(xiàng)目驗(yàn)收。

但是，實(shí)際建檔過程中，仍存在一些問題，具體包括：（1）歸檔責(zé)任不明確，科研、管理等一線人員主動(dòng)歸檔的意識不強(qiáng)，還有不少人認(rèn)為檔案工作是檔案人員的事情，或者僅僅是為應(yīng)付驗(yàn)收不得不做的一項(xiàng)工作，在檔案驗(yàn)收時(shí)隨意提供一些手頭資料，突擊歸檔。（2）實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵技術(shù)文件等過程資料收集不全，甚至有些人認(rèn)為關(guān)鍵的數(shù)據(jù)是個(gè)人的勞動(dòng)成果，不愿意歸檔，更不愿意分享給其他人或其他項(xiàng)目組。實(shí)際上，利用國家投資的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行的科研活動(dòng)，其成果歸國家所有。這里的成果不僅僅指勞動(dòng)成果，在研究過程中形成的信息資產(chǎn)同樣歸屬于國家，同樣應(yīng)歸檔。（3）檔案重后期驗(yàn)收、輕前期管理的現(xiàn)象依然存在，驗(yàn)收前檔案管理人員工作量激增，檔案驗(yàn)收執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一。有的重大科技項(xiàng)目持續(xù)十幾年甚至幾十年，其間形成的大量材料在檔案驗(yàn)收前才整理、移交，給檔案管理人員帶來了巨大的工作量。若檔案材料質(zhì)量不合要求，比如缺少簽字蓋章、不是原件等，還需要查找、補(bǔ)充、完善，而這些工作又會(huì)耽誤歸檔的時(shí)間，使完成歸檔的時(shí)間延后。（4）跨部門的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有些不統(tǒng)一，且項(xiàng)目研制期間建檔規(guī)范可能會(huì)有新的調(diào)整，這都給后期的歸檔工作帶來了困難。

這些問題的存在，影響了整套項(xiàng)目檔案的完整性與真實(shí)性，降低了檔案的使用價(jià)值，制約了后期科研項(xiàng)目成果的開發(fā)和利用。

二、重大科技項(xiàng)目歸檔問題產(chǎn)生的原因

上述問題的存在，主要是因?yàn)轫?xiàng)目主管部門、參與人員的歸檔意識不強(qiáng)、重視不夠。具體原因則是檔案管理組織體系不夠完善、歸檔工作未隨項(xiàng)目實(shí)施同步推進(jìn)、各參與單位的歸檔標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一。

（一）檔案管理組織體系不夠完善

重大科技項(xiàng)目參與單位眾多，任務(wù)層級復(fù)雜，需要跨單位、跨部門協(xié)調(diào)配合，參與人員包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目（課題）參與人員以及相關(guān)管理人員。其檔案收集的主體，除了檔案管理人員和兼職檔案人員，還包括參與項(xiàng)目的每個(gè)人，即人人都是建檔責(zé)任人。重大科技項(xiàng)目檔案收集工作需要各單位、各部門人員職責(zé)明確、相互配合，因此必須建立完善的檔案管理組織體系，明確參與人員的歸檔責(zé)任，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的歸檔流程，并以檔案管理制度的形式下發(fā)、明確。

然而，目前一些重大科技項(xiàng)目的檔案組織管理體系不夠完善，歸檔收集工作缺少溝通機(jī)制，人員職責(zé)不夠明確，參與人員歸檔的主動(dòng)意識不強(qiáng)，檔案人員只能被動(dòng)接收項(xiàng)目參與人員移交的歸檔材料，參與人員對歸檔過程中的材料質(zhì)量審核把關(guān)不嚴(yán)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也沒有履行對所承擔(dān)項(xiàng)目形成檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查的義務(wù)。待檔案管理人員審核發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，往往找不到工作對接人，處于“無人應(yīng)答”狀態(tài)。這導(dǎo)致檔案管理人員往往不得不承擔(dān)大量本該由前期項(xiàng)目參與人員完成的歸檔工作，成為影響檔案工作效率的一個(gè)重要制約因素。

（二）歸檔工作未隨項(xiàng)目實(shí)施同步推進(jìn)

按照檔案管理要求，必須將檔案工作納入項(xiàng)目管理計(jì)劃和建設(shè)流程，重大科技項(xiàng)目管理層要自上而下地推動(dòng)，在向各參與單位下達(dá)任務(wù)書的同時(shí)，必須將檔案工作的內(nèi)容和要求明確寫入任務(wù)書中，保證歸檔工作與科技工作同步進(jìn)行，并將檔案工作的完成作為判斷研制任務(wù)完成的重要依據(jù)。

目前，雖然很多重大科技項(xiàng)目的參與人都意識到重大科技項(xiàng)目檔案的重要性，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也經(jīng)常提醒大家注意歸檔，但是由于缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督管理以及同步歸檔的流程設(shè)計(jì)和節(jié)點(diǎn)控制，使得同步歸檔大多流于口號，很難落到實(shí)處，大多數(shù)項(xiàng)目在立項(xiàng)、年度檢查、中期驗(yàn)收等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)未同步開展檔案工作檢查。加上檔案工作本身處于項(xiàng)目的末端環(huán)節(jié)，各參與單位在完成繁重的科研任務(wù)過程中，如果不能有意識地進(jìn)行階段性歸檔和檔案監(jiān)督檢查，那么檔案工作在項(xiàng)目進(jìn)行過程中必然很大程度上被忽視，導(dǎo)致很多重要的研究過程文件丟失。

（三）各參與單位的歸檔標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一

重大科技項(xiàng)目的參與單位眾多，涉及研究機(jī)構(gòu)、企業(yè)和高校，這些單位都有各自的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范和工作流程且不相一致，各個(gè)單位的檔案管理水平參差不齊。重大科技項(xiàng)目檔案管理水平通常取決于各個(gè)參與單位的檔案管理水平。

因此，每個(gè)重大科技項(xiàng)目均需根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和管理實(shí)際，制定一套完整統(tǒng)一的建檔規(guī)范。各參與單位的檔案管理部門需依據(jù)統(tǒng)一的建檔規(guī)范進(jìn)行檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

三、重大科技項(xiàng)目歸檔相關(guān)建議

（一）建立“自上而下、協(xié)同合作”的檔案工作責(zé)任體系

重大科技項(xiàng)目歸檔工作需要構(gòu)建工作網(wǎng)絡(luò)，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，由項(xiàng)目牽頭單位負(fù)責(zé)向有關(guān)單位和參與人員明確建檔責(zé)任，建立自上而下、協(xié)同合作的檔案工作責(zé)任體系。基本原則包括：重大科技項(xiàng)目管理辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的各方溝通協(xié)調(diào)；各任務(wù)層級（項(xiàng)目、課題、子課題）負(fù)責(zé)人是檔案工作的直接責(zé)任人，在任務(wù)層級內(nèi)下達(dá)建檔任務(wù)，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和檢查建檔工作；各任務(wù)層級（項(xiàng)目、課題、子課題）設(shè)兼職檔案員，收集科研技術(shù)人員形成的歸檔材料并初步整理，同時(shí)負(fù)責(zé)審核歸檔材料是否符合質(zhì)量要求，將符合要求的歸檔材料按時(shí)移交上一層級兼職檔案員或本單位檔案部門；科研技術(shù)人員是歸檔材料的實(shí)際形成人，需對所形成的材料按照歸檔范圍和學(xué)術(shù)價(jià)值做歸檔價(jià)值判斷，并按照歸檔要求及時(shí)將有歸檔價(jià)值的材料移交兼職檔案員。

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，各級重大科技項(xiàng)目組織實(shí)施管理部門要從立項(xiàng)時(shí)就把檔案管理工作納入重大專項(xiàng)整體工作，切實(shí)加強(qiáng)對重大專項(xiàng)檔案的管理。項(xiàng)目參與各方要理清各自的歸檔職責(zé)并做好接口管理，依據(jù)項(xiàng)目管理價(jià)值，建立檔案管理組織體系，明確各個(gè)層級的歸檔責(zé)任；要通過領(lǐng)導(dǎo)推動(dòng)、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，利用項(xiàng)目例會(huì)、驗(yàn)收會(huì)等機(jī)會(huì)宣傳檔案工作的重要性，培養(yǎng)全員的歸檔意識，尤其是科研技術(shù)人員?？蒲屑夹g(shù)人員是一手資料的形成者，要讓他們真正意識到歸檔工作的重要性和必要性，而不能僅僅將目標(biāo)設(shè)定為應(yīng)對檔案和項(xiàng)目驗(yàn)收。

（二）落實(shí)檔案工作的同步跟蹤機(jī)制

通過制度保障，真正將科技檔案管理制度的傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)檔案管理與項(xiàng)目管理的深度融合，以最大程度保障歸檔材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

1.檔案工作管理部門應(yīng)通過參加重大科技項(xiàng)目工作例會(huì)、設(shè)備驗(yàn)收會(huì)、課題驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng)了解項(xiàng)目進(jìn)展，監(jiān)督、指導(dǎo)并推動(dòng)相關(guān)制度的實(shí)施。

2.應(yīng)針對不同的項(xiàng)目階段，明確相應(yīng)的文件材料歸檔范圍和管理責(zé)任主體，體現(xiàn)“誰擁有、誰負(fù)責(zé)”，構(gòu)建清晰、完善的文件材料歸檔范圍體系和文件材料管理責(zé)任體系，減少漏歸檔、誤歸檔現(xiàn)象，做到應(yīng)歸盡歸。

歸檔的過程并非只發(fā)生在項(xiàng)目開展的后期或項(xiàng)目結(jié)題后，在項(xiàng)目進(jìn)行的任何階段，都有需要?dú)w檔的文件材料。重大科技項(xiàng)目一立項(xiàng)，檔案工作即需同步啟動(dòng)。項(xiàng)目牽頭單位或管理部門在下達(dá)科研任務(wù)的同時(shí)，即需下達(dá)建檔任務(wù)，并任命一名主管領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作。項(xiàng)目管理辦公室需全面組織和協(xié)調(diào)開展建檔工作，將檔案工作納入項(xiàng)目管理計(jì)劃和建設(shè)流程。在向各參與單位下達(dá)任務(wù)書的同時(shí)，將檔案工作的內(nèi)容和要求明確寫入任務(wù)書中，并將檔案工作的完成作為判斷研制任務(wù)完成的重要依據(jù)。檔案工作還要被納入各任務(wù)層級的工作例會(huì)，作為常規(guī)議事議題，相關(guān)單位根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展及時(shí)布置、檢查和推進(jìn)。各任務(wù)層級負(fù)責(zé)人在分配研制任務(wù)、建設(shè)任務(wù)的同時(shí)，就應(yīng)布置建檔任務(wù)，讓各級責(zé)任人注意文件材料的收集，待研制工作階段結(jié)束或通過鑒定驗(yàn)收后，向兼職檔案員移交積累的文件材料。檔案工作還要被納入各任務(wù)層級比如設(shè)備開箱驗(yàn)收、鑒定驗(yàn)收、入庫報(bào)銷等流程，與業(yè)務(wù)程序捆綁，實(shí)行節(jié)點(diǎn)控制，使文件材料全程受控。

3.要將重大科技項(xiàng)目檔案與參與人員的職稱考評、崗位職責(zé)、離職交接掛鉤，通過節(jié)點(diǎn)控制強(qiáng)化項(xiàng)目文件管理，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制。

（三）制定統(tǒng)一的歸檔制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

各重大科技項(xiàng)目需根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，制定統(tǒng)一的歸檔制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)?？梢杂身?xiàng)目牽頭單位檔案管理部門依據(jù)主管部門歸檔要求，研究并初步設(shè)計(jì)報(bào)告和任務(wù)書，依據(jù)項(xiàng)目內(nèi)容及批復(fù)情況，搭建建檔責(zé)任人體系，草擬檔案一級、二級分類方案和具體歸檔范圍，并與檔案管理部門、項(xiàng)目管理部門和各層級項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研技術(shù)人員溝通討論，探討每個(gè)研究階段可能產(chǎn)生的文件材料以及應(yīng)歸檔文件材料，以此確定正式的歸檔分類方案、歸檔范圍和歸檔責(zé)任人，形成文件下發(fā)執(zhí)行。各參與單位的檔案管理人員原則上必須遵照執(zhí)行，如果因?yàn)榕c本單位實(shí)施的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有較大差異導(dǎo)致無法完全遵照，必須報(bào)告主管部門檔案機(jī)構(gòu)，在項(xiàng)目實(shí)施前進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

此外，由于重大科技項(xiàng)目實(shí)施周期長，在實(shí)施過程中有相關(guān)的檔案管理規(guī)范出臺(tái)，與之前的檔案規(guī)范不符的，要隨時(shí)調(diào)整，并告知全體歸檔責(zé)任人。

總之，重大科技項(xiàng)目完善的工程管理體系為重大科技項(xiàng)目檔案管理工作的開展創(chuàng)造了條件，重大科技項(xiàng)目檔案的嚴(yán)格把關(guān)也促進(jìn)了重大科技項(xiàng)目工程的規(guī)范管理。只有真正將科技檔案工作納入科技項(xiàng)目管理，才能確保兩者互相促進(jìn)、相得益彰。

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作者單位：中國科學(xué)院微電子研究所