試論出版社ERP管理系統(tǒng)的合理化應(yīng)用方案

摘要：出版社引入ERP管理系統(tǒng)，是為了更加系統(tǒng)及有序化地管理出版流程。本文從管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)這三個方向簡要論述了出版社管理者如何合理利用ERP管理系統(tǒng)，并論證了出版社通過對數(shù)據(jù)信息的管理，提升管理者對出版流程細節(jié)的掌控能力。出版社應(yīng)通過簡潔、明確的操作，厘清出版流程中各個環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，增強管理效率。出版社ERP管理中實現(xiàn)流程與業(yè)務(wù)對接的最具體表現(xiàn)就是協(xié)同編纂的具體部署，本文簡要闡述了出版社實施協(xié)同編纂系統(tǒng)瓶頸期的問題分析和具體解決方案。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;數(shù)據(jù)信息;質(zhì)量管理;ERP管理系統(tǒng)

中圖分類號： G23? 文獻標識碼：A????? 文章編號：1672-8122（2020）08-0133-03

ERP全稱是Enterprise Resource Planning，誕生于20世紀末的美國。ERP管理系統(tǒng)可以通過對信息數(shù)據(jù)的監(jiān)控和管理，達到統(tǒng)籌及掌控人力資源、生產(chǎn)物資、財務(wù)信息等多方面信息的目的。在數(shù)據(jù)化程度越來越高的當代社會，ERP管理系統(tǒng)成了出版社管理的一種重要工具。如何正確合理地使用ERP管理系統(tǒng)，幫助出版社在出版經(jīng)營工作中增強管理效率，降低管理風(fēng)險，便成了出版社管理者所關(guān)注的重點[1]。本文試從三個方面論述如何利用ERP管理系統(tǒng)進行出版社經(jīng)營工作，并簡要闡述了出版社ERP管理中實現(xiàn)流程與業(yè)務(wù)對接的協(xié)同編纂系統(tǒng)現(xiàn)如今處在瓶頸期的問題分析和具體解決方案。

一、管理規(guī)范化

管理的目的是提高出版社經(jīng)營工作的效率，出版所涉及的三個重要環(huán)節(jié)，編輯、印刷、發(fā)行，數(shù)據(jù)繁多冗雜。一個產(chǎn)品從選題申報開始，涉及的數(shù)據(jù)可能就有上百條，每年出版社出版的產(chǎn)品數(shù)目成百上千，僅與產(chǎn)品相關(guān)的數(shù)據(jù)就已經(jīng)以百萬計，再加上相關(guān)的人力資源信息、財務(wù)信息等數(shù)據(jù)，面對這樣的情況，出版社管理者擔負著巨大的壓力[2]。信息管理的第一步就是規(guī)范化。

（一）流程規(guī)范化

出版社所涉及的生產(chǎn)服務(wù)環(huán)節(jié)很多，既有社內(nèi)部門，也有社外企業(yè)，所以出版流程的規(guī)范化是管理規(guī)范化的重中之重。管理者在ERP管理系統(tǒng)的設(shè)計上，需要清楚地設(shè)置出完整的出版流程所包含的全部環(huán)節(jié)，并明確各個環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，將系統(tǒng)中顯示的流程與實際的生產(chǎn)工作逐一對應(yīng)。

（二）記錄規(guī)范化

每一個環(huán)節(jié)的工作都會產(chǎn)生數(shù)據(jù)，而ERP管理系統(tǒng)的重要功能，就是記錄每一個環(huán)節(jié)的操作所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對于出版社管理者而言非常重要。管理者可以通過對數(shù)據(jù)的整理和分析，了解并掌握整個出版流程中每一個環(huán)節(jié)的具體情況，同時還可進行預(yù)測，統(tǒng)籌出版經(jīng)營工作。

（三）數(shù)據(jù)規(guī)范化

通過ERP管理系統(tǒng)產(chǎn)生和處理的數(shù)據(jù)必須符合規(guī)范。因為規(guī)范化的數(shù)據(jù)能夠讓所有系統(tǒng)的使用者無差別地使用系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，并持續(xù)增添數(shù)據(jù)到系統(tǒng)中。但是，實際情況與理想存在著距離，盡量減少類似下面列舉的問題，才能使數(shù)據(jù)更好地為ERP管理系統(tǒng)服務(wù)[3]。

1.系統(tǒng)數(shù)據(jù)不完整

在實際操作中ERP管理系統(tǒng)會出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息不完整的情況。通常來自兩個方面，即基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失和運行數(shù)據(jù)缺失?；A(chǔ)數(shù)據(jù)在ERP管理系統(tǒng)中占據(jù)非常重要的位置，包括出版物的信息、人力資源信息、客戶信息等。在ERP管理系統(tǒng)的建立中，偶爾會出現(xiàn)出版物信息不完備以及些許出版物并未經(jīng)過ERP管理系統(tǒng)。導(dǎo)致這一結(jié)果的因素包括ERP管理系統(tǒng)在實際操作中跳過了部分設(shè)定環(huán)節(jié)，以及出版企業(yè)只將部分出版物信息納入ERP管理系統(tǒng)。

2.系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)不及時

及時有效地獲取數(shù)據(jù)，是確保ERP系統(tǒng)管理順暢進行的必要條件。出版社在ERP系統(tǒng)運行的過程中，對數(shù)據(jù)獲取時效性的關(guān)注度直接影響了ERP系統(tǒng)的管理效果。常見的問題就是出版物在按流程操作與核算時，無法及時獲取數(shù)據(jù)信息。管理者從ERP管理系統(tǒng)中無法及時監(jiān)控流程，導(dǎo)致出版物的發(fā)行滯后，嚴重影響經(jīng)營管理。

3.系統(tǒng)收納了錯誤的數(shù)據(jù)信息

出版物的數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)誤差，對于ERP管理系統(tǒng)是十分致命的。如果ERP管理系統(tǒng)收納了錯誤的數(shù)據(jù)信息，并流入系統(tǒng)中進行加工，最終會產(chǎn)生無法估量的影響。例如，造成出版物經(jīng)濟效益核算的誤差、圖書發(fā)行數(shù)據(jù)混亂等不良后果。

二、服務(wù)立體化

在信息社會中，出版社服務(wù)體系應(yīng)脫離書面管理模式，轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)與人力資源、數(shù)據(jù)與生產(chǎn)物資的立體化方式。利用ERP管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理功能，將實際操作環(huán)節(jié)與數(shù)據(jù)信息結(jié)合起來，使得服務(wù)更加立體、高效。

（一）立體數(shù)據(jù)管理

上文講到，數(shù)據(jù)的管理將各個環(huán)節(jié)的信息統(tǒng)籌整理，形成了多個點以及多條線的立體化數(shù)據(jù)管理體系。這樣的信息處理方式避免了數(shù)據(jù)的混雜以及重疊，使得管理者可以縱向及橫向匯集整理每個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。建立多個數(shù)據(jù)庫，為管理提供數(shù)據(jù)信息保證。

1.數(shù)據(jù)分類

管理的第一步，是將龐雜的數(shù)據(jù)進行分類并標記。依照數(shù)據(jù)本身而言，龐雜的規(guī)模并不會對管理提供太多幫助，只有先將數(shù)據(jù)進行有效地整理分類，才能夠讓使用者有足夠的時間去處理問題。

2.數(shù)據(jù)匯總

數(shù)據(jù)分類只是ERP管理系統(tǒng)的起點，在調(diào)用數(shù)據(jù)之前，還要將它們進行匯總。將數(shù)據(jù)集中存放，便于查詢或調(diào)用。在提升數(shù)據(jù)處理速度的同時，對數(shù)據(jù)全程跟蹤服務(wù)。

3.數(shù)據(jù)更新

上文講到，ERP管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)在于對數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控，那么數(shù)據(jù)的及時更新和實時導(dǎo)入便成了衡量一套ERP管理系統(tǒng)能否順利運行的標志。實際操作中，出版社的管理者需要用制度來約束系統(tǒng)使用者，對數(shù)據(jù)進行實時上傳，并設(shè)立監(jiān)督部門，確保數(shù)據(jù)的正確性。

（二）出版流程全面監(jiān)控

當數(shù)據(jù)管理達到了預(yù)期目標，建立了完整的立體數(shù)據(jù)管理體系，管理者就可以對出版流程進行全面監(jiān)控。在過程中實時發(fā)現(xiàn)并糾正問題，將原有點對點的監(jiān)控模式轉(zhuǎn)向立體化，提高效率。

三、協(xié)調(diào)流程

ERP管理系統(tǒng)另一個突出的優(yōu)點就是對整個出版生產(chǎn)流程的協(xié)調(diào)。在設(shè)計和使用系統(tǒng)時，可以根據(jù)各個環(huán)節(jié)具體的實際情況，以及大量的信息源，對流程提供多樣化的調(diào)整管理。讓流程更加順暢，各個環(huán)節(jié)能夠?qū)崿F(xiàn)無縫對接[4]。

（一）建立制度

對于流程的協(xié)調(diào)，更重要的是建立一套合理的協(xié)調(diào)管理制度。對于出版流程中可能遇到的情況進行預(yù)設(shè)，對已經(jīng)產(chǎn)生的問題進行總結(jié)并及時補充到制度中，使得管理者使用系統(tǒng)進行協(xié)調(diào)時，有明確的條例可以參考使用，讓管理更加平衡、高效。

（二）質(zhì)量管理體系

出版物的質(zhì)量是評價出版社管理體系優(yōu)劣最關(guān)鍵的一個指標。使用ERP管理系統(tǒng)的目的，也是建立一套完整、有效的質(zhì)量管理體系，以確保通過這個體系監(jiān)督生產(chǎn)的出版物，能夠達到質(zhì)量管理體系所要求的標準。這對于整個出版社的發(fā)展建設(shè)有著重要的意義[5]。

四、協(xié)同編纂實操應(yīng)用方案

在融媒體時代，協(xié)同編纂的工作模式日益受到出版業(yè)的重視。出版社ERP管理中實現(xiàn)流程與業(yè)務(wù)對接的最具體表現(xiàn)就是協(xié)同編纂的具體部署?，F(xiàn)如今，出版社在推廣實施協(xié)同編纂系統(tǒng)的過程中出現(xiàn)了許多問題。

（一）協(xié)同編纂解釋

協(xié)同編纂是跨地域地滿足作者與編輯之間、編輯與校對排版人員，以及編輯與印制和出版管理之間協(xié)同與合作，并為讀者大規(guī)模地提供個性化的數(shù)字內(nèi)容服務(wù)的作業(yè)平臺[6]。協(xié)同編纂系統(tǒng)使編輯工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)相融合，不僅可以提升其工作效率，而且給編輯的操作帶來了極大的便利。廣義的協(xié)同編纂幾乎涵蓋了出版的全流程，通常借助出版企業(yè)的ERP系統(tǒng)得以實現(xiàn)[7]。

（二）協(xié)同編纂作用、優(yōu)勢

協(xié)同編纂是順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字出版時代潮流的新的編輯工作模式，代表出版產(chǎn)業(yè)先進生產(chǎn)力的發(fā)展方向。在傳統(tǒng)出版與新興出版融合發(fā)展的新業(yè)態(tài)下，基于互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字出版技術(shù)的協(xié)同編纂工作模式在內(nèi)容資源庫的建立、動態(tài)發(fā)布、跨平臺出版等方面，都顯示出傳統(tǒng)編輯工作模式不可比擬的巨大優(yōu)勢，這種優(yōu)勢不僅會促使協(xié)同編纂工作模式的不斷完善和進步，而且也會推動傳統(tǒng)出版流程升級。

（三）協(xié)同編纂推廣瓶頸

協(xié)同編纂系統(tǒng)的推廣實施涉及編輯工作流程的再造以及編輯工作習(xí)慣的改變。在推廣實施過程中有以下幾方面的問題：一是編校工作的質(zhì)量直接決定出版物的質(zhì)量。協(xié)同編纂復(fù)雜的工作模式會導(dǎo)致編校人員的思路頻繁中斷，造成基于電子文檔的協(xié)同編纂工作效率低下且更容易出現(xiàn)差錯。從而導(dǎo)致編校工作的質(zhì)量，甚至是出版物的質(zhì)量下降;二是版本一致性控制問題，也是痕跡留存問題。相對于協(xié)同編纂系統(tǒng)中的電子文檔，在紙質(zhì)文檔編校工作模式中，作者和編校人員均可直接用筆進行標記，每一次的編輯和校對均留痕清晰、完整，且不同人員的筆跡具有唯一性，難以偽造和涂改。因此，紙質(zhì)文檔更易于責(zé)任認定且紙質(zhì)文檔的責(zé)任認定也更易實現(xiàn);三是在電子文檔的協(xié)同編纂工作模式中，視力疲勞成為特別突出的問題。在目前的協(xié)同編纂系統(tǒng)中，需要編校人員通過軟件生成相應(yīng)的標記符來對電子文檔進行標記和修改，如果一本稿件內(nèi)容較多，長時間面對電子文檔就容易造成編校人員的視力疲勞問題。

（四）具體解決應(yīng)用方案

要在出版社推廣實施協(xié)同編纂工作模式前，首先，需要選擇一個與出版社本身實際情況相符合的軟件，是延續(xù)在出版社原有的ERP管理系統(tǒng)上進行深層次的開發(fā)，還是另選其他的協(xié)同編纂的軟件;其次，除了需要通過需求調(diào)研形成規(guī)范化的編輯業(yè)務(wù)流程，還需要根據(jù)出版社的出版需求進行貼合度調(diào)查。如版式一定要跟著編輯流程走，協(xié)同編纂軟件一定要與出版社使用的排版軟件完美地結(jié)合且需要根據(jù)圖書元數(shù)據(jù)標引的要求，必須對編輯的協(xié)同編纂工作提出一定的要求;最后，在推廣實施協(xié)同編纂系統(tǒng)前需要考慮到圖書流程不能正常運轉(zhuǎn)等眾多因素。

如出版社要實施協(xié)同編纂系統(tǒng)，出版社需結(jié)合自身的資源優(yōu)勢和特點，選擇適合本社的協(xié)同編纂系統(tǒng)，在保有原來市場優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，在業(yè)務(wù)模式和流程上力求創(chuàng)新，這也是圖書出版業(yè)者面臨的長期的、迫切的任務(wù)。

五、小結(jié)

數(shù)字化時代使得出版行業(yè)發(fā)生了巨大的變化，越來越多的數(shù)據(jù)需要管理，并指導(dǎo)經(jīng)營工作。利用好ERP管理系統(tǒng)，管理者能夠全面掌握出版社經(jīng)營生產(chǎn)，并準確定位出版社的自身實力。這對于出版社的經(jīng)營發(fā)展而言，是非常重要且有益的，能夠使出版社在市場競爭中立于不敗之地。

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[7]張慧，蘇穎杰.從編輯視角看協(xié)同編輯[J].出版廣角，2016（3）：32-34.

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[責(zé)任編輯：楊楚珺]

收稿日期：2020-04-21

作者簡介：徐菁，女，陜西新華出版?zhèn)髅郊瘓F陜西人民教育出版社網(wǎng)絡(luò)出版中心編輯，主要從事數(shù)字出版研究。