企業(yè)科技檔案管理工作研究

侯昱澤

(北京全路通信信號研究設計院集團有限公司，北京 100070)

科技檔案是企業(yè)在工程設計、工程咨詢、應用科研、標準制定、工程勘測、工程總承包和系統(tǒng)集成等技術活動中形成的具有保存和利用價值的文件材料?？萍紮n案管理工作是對企業(yè)科技活動的真實記錄，有助于企業(yè)科技研究和發(fā)展，科技檔案管理者應適應新的發(fā)展趨勢，改變管理觀念，采取有效的策略措施，真正激發(fā)科技檔案價值和作用，使之為企業(yè)科技發(fā)展提供重要參考。

1 樹立先進科技檔案管理觀念

1.1 建立科技檔案的資產(chǎn)觀

在科技型企業(yè)，科技檔案具有較強的專業(yè)技術知識和信息，因此它除了是與文書檔案等具有法律意義的檔案憑證外，更是有一定經(jīng)濟價值的企業(yè)重要資產(chǎn)。尤其隨著知識經(jīng)濟時代的來臨，科技型企業(yè)應建立科技檔案資產(chǎn)觀，將科技檔案納入企業(yè)資產(chǎn)管理范疇，成為企業(yè)無形資產(chǎn)的一部分。

1.2 轉(zhuǎn)變需求導向的服務觀

科技檔案的重要價值在于檔案需求者的開發(fā)利用?？萍紮n案管理的目標是服務于企業(yè)科技工作者和科技管理者，而不是單純的以收藏為工作主要目的。所以科技檔案的管理應以需求為導向、以應用為方向，聚焦在科技檔案的開發(fā)利用和科技人員的使用需求上，并將服務質(zhì)量、水平，科技工作者的滿意程度納入對檔案工作人員的績效考核標準里。

1.3 明確電子檔案的認可觀

電子材料已然成為了科技活動成果的主要媒介，必須認識到電子檔案也是一種真實存在的客觀記錄，同樣也是可靠、可信的證據(jù)。對于那些用于內(nèi)部使用和不涉及法律問題的、打印后更不利于查看的、大量耗費紙張和存儲空間的電子材料以及存于權威認證的數(shù)字檔案館系統(tǒng)的電子材料，企業(yè)可實行僅保存電子材料，不必硬性要求電子材料與打印成紙質(zhì)材料同時歸檔的模式。

1.4 強化過程文件的存檔觀

科技檔案不僅要體現(xiàn)科技成果，也應反映出在設計和開發(fā)過程中形成的技術履歷?？萍紮n案應詳細記錄科技活動的各階段的計劃、方案、分析、數(shù)據(jù)、圖表等過程材料和積累的經(jīng)驗，與科技成果具有同等的保存價值。在科技檔案管理過程中，企業(yè)應不斷強化科技活動的過程性文件的歸檔意識，在項目結題驗收時，對最終科技成果和過程性文檔同時進行驗收。

2 完善科技檔案管理的策略措施

2.1 健全企業(yè)科技檔案管理規(guī)范

企業(yè)目前在制定檔案管理體系文件時常用到的參考標準主要包括《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T 42-2009)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2000)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《 紙 質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》(DA/T 31-2005)等。隨著科技檔案管理工作開展過程中內(nèi)外環(huán)境的不斷變化，企業(yè)應根據(jù)實際情況對標準中一些不適用和不完善之處進行制度規(guī)范擴充。比如：梳理企業(yè)各部門在檔案管理工作方面的權利、職責和相互關系；明確企業(yè)各部門和主管領導對科技檔案管理工作行使的監(jiān)督和檢查權利；明確項目實施部門、項目組成員歸檔、移交和使用檔案的職責和義務。

2.2 理順科技檔案管理權責關系

科技檔案管理也是科技管理工作中不可或缺的一部分，雖然多數(shù)科技型企業(yè)的科技管理制度體系中都包含科技檔案管理的部分，但仍需強化科技管理部門的作用，進一步理順檔案管理部門、科技管理部門和項目實施部門之間的分工和權責。

檔案管理部門依據(jù)檔案管理體系文件向科技管理部門提出科技檔案管理的要求，并對其工作進行指導，對體系文件執(zhí)行情況進行監(jiān)督和審查。同時，對管理部門移交的檔案進行系統(tǒng)整理、科學編目、保管、鑒定、統(tǒng)計工作，為科技工作者提供檔案利用服務。

科技管理部門根據(jù)科研項目管理體系文件對項目實施部門提出科研項目材料歸檔要求，并審核歸檔材料及監(jiān)督審查其執(zhí)行情況，由項目實施部門按歸檔要求提交給檔案管理部門。

項目實施部門主要按照科研項目管理體系文件要求，對形成的科技項目材料進行收集、歸納、整理，并向科技管理部門提交歸檔申請，經(jīng)科技管理部門審核后歸檔。

檔案管理部門、科技管理部門和項目實施部門之間的權責關系，如圖1所示。

圖1 檔案管理部門、科技管理部門和項目實施部門之間的權責關系Fig.1 Authority-responsibility relationships between technological archives management department,technological management department and project implementation department

2.3 完善科技檔案管理模式

1）科技檔案納入科技項目合同管理體系

企業(yè)目前多以項目制開展科技活動，科技管理部門與項目實施部門多以合同的形式來約束項目的執(zhí)行過程。而科技檔案作為整個科研開發(fā)過程的重要成果體現(xiàn)，往往具有滯后性，不利于監(jiān)督管理，因此，應將科研檔案歸檔要求納入合同約定條款，明確指出科技檔案應作為項目實施部門項目承擔人員的績效考評、科技獎項兌現(xiàn)、新承擔項目的必要條件，明確指出科技檔案歸檔頻率，同時科技管理部門應加強對項目實施部門履行情況的監(jiān)管力度。

2）科技檔案納入企業(yè)知識管理體系

隨著信息與知識經(jīng)濟的興起，科技檔案管理也逐漸由原來的信息管理發(fā)展為知識管理并趨于知識服務，因此，企業(yè)的知識管理體系需要將科技檔案作為知識管理的重要內(nèi)容，逐漸將原來的科技檔案庫轉(zhuǎn)化成本資源庫、知識庫。

3）建立科技檔案驗收和審計制度

目前《重大建設項目檔案驗收辦法》在實際工作中取得了明顯的成效，借鑒此經(jīng)驗，企業(yè)應在科研項目合同驗收中施行檔案驗收制度，把通過檔案驗收作為通過科研項目最終驗收的必要條件之一。對于沒有達到檔案驗收標準的項目，不能進行項目最終驗收工作。

目前，企業(yè)科技項目在中期檢查和結題時，需要科技管理部門評審和財務部門出具經(jīng)費執(zhí)行情況，以此對項目的執(zhí)行情況、執(zhí)行結果、費用支出等情況進行審核。但沒有對科技項目檔案情況進行審核，特別是項目持續(xù)時間跨度大的項目，為避免過程中出現(xiàn)項目材料的遺失，應在檢查項目中增加“檔案歸檔情況”的審核項，由檔案管理部門確認該項目是否已按里程碑或重要節(jié)點的要求歸檔。

同時企業(yè)可試行科技檔案審計工作，將科技檔案納入企業(yè)資產(chǎn)范疇，開展科技檔案資產(chǎn)或信息資產(chǎn)登記、評估和審計工作。目前英國已發(fā)布信息資產(chǎn)登記和評估信息資產(chǎn)的相關條例，國內(nèi)科技企業(yè)可借鑒參考。

2.4 加強科技檔案人才和經(jīng)費管理

不斷加強企業(yè)科技檔案管理人員的隊伍素質(zhì)，提升業(yè)務能力，是企業(yè)提高科技檔案管理工作水平的重要措施，應著重從檔案法律法規(guī)、道德修養(yǎng)、基本理論、業(yè)務能力、信息化技能等多方面、多角度綜合考察科技檔案管理人員的職業(yè)技能。在企業(yè)中建立檔案專業(yè)技術職稱評聘制度，鼓勵檔案管理人員業(yè)務學習熱情，建立科技檔案人員職業(yè)上升通道，鼓勵科技檔案管理人員參加各類培訓，在企業(yè)中培養(yǎng)出一批專業(yè)化的科技檔案管理人才。

同時，應適當增加科技檔案管理工作經(jīng)費投入，在企業(yè)管理經(jīng)費中適當撥出用于科研檔案管理，保證企業(yè)檔案庫房、設備和工具齊套。

3 總結

綜上所述，企業(yè)要充分認識到科技檔案管理工作的重要性，建立科技檔案資產(chǎn)觀、轉(zhuǎn)變以需求為導向、明確電子檔案的認可程度和注重過程性文件的存檔。積極改進科技檔案管理的制度措施，健全企業(yè)科技檔案管理規(guī)范、優(yōu)化科技檔案管理權責關系、完善科技檔案管理模式、加強科技檔案人才和經(jīng)費管理。從多維度改革創(chuàng)新，實現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理提升。