探究"互聯(lián)網(wǎng)+"背景下事業(yè)單位檔案管理

鄧莎

檔案作為事業(yè)單位長期發(fā)展中形成的重要“戰(zhàn)果”，能夠在決策制定、經(jīng)驗汲取等方面發(fā)揮強(qiáng)有力的參考作用。但隨著各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，這些檔案會越積越多，不論是管理效果還是運(yùn)用效果都會對大打折扣。在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，高效辦公、信息化辦公成為所以事業(yè)單位的新追求。在檔案管理工作中必須結(jié)合先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，汲取對檔案管理的信息化建設(shè)。提高管理效率利用效果，真正發(fā)揮出檔案的作用。

1、?互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

強(qiáng)化檔案管理效率與效果。傳統(tǒng)檔案管理模式主要以紙質(zhì)檔案為主，但隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的數(shù)量只會逐漸增多，久而久之，紙質(zhì)檔案很容易造成堆積情況，很多檔案的價值都得不到發(fā)揮。同時，紙質(zhì)檔案易燃且容易受潮，檔案管理的效果很容易受到外界因素的影響，影響檔案的完整度。隨著時間的推進(jìn)、業(yè)務(wù)工作的增加，檔案的數(shù)量會越來越多，同時對儲存空間、管理人員、管理時間等多種要求也會逐漸增加，無法保障檔案管理的工作效率。因此，在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下，必須加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率效果及檔案價值地發(fā)揮的重要方式。

提高檔案查詢便攜度。傳統(tǒng)的檔案管理模式，存在著翻閱困難、查找效率低、容易損壞等問題，影響事業(yè)單位對檔案的使用效率。結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)+背景對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，是促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理、提高查閱使用便攜度的重要途徑。通過對現(xiàn)代化信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，既能夠保證檔案查詢的便攜度，還能提高查詢精確度，是有效提高檔案管理綜合水平的措施。另外，通過對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，還能實現(xiàn)對檔案資料的共享，免除了傳統(tǒng)管理模式的多種復(fù)雜流程，是滿足新時期事業(yè)單位對高效辦公、信息化辦公追求的重要體現(xiàn)[1]。

2、?互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化措施

實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)管理與傳統(tǒng)管理的融合。傳統(tǒng)管理模式雖然無法滿足新時期事業(yè)單位的檔案管理需求，但它同樣具有很多有是信息化檔案管理無法實現(xiàn)的。同時，基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化管理模式的轉(zhuǎn)化需要一個過程。因此，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，不能全面拋棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，應(yīng)做到傳統(tǒng)管理方式與信息化管理方式的有機(jī)結(jié)合。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，會產(chǎn)生很多紙質(zhì)資料，要把紙質(zhì)資料在短時間內(nèi)全部完整地轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案是不現(xiàn)實的，所以，在互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案管理優(yōu)化，要以傳統(tǒng)的管理模式為基礎(chǔ)，循序漸進(jìn)地向信息化管理模式轉(zhuǎn)化[2]。這樣穩(wěn)扎穩(wěn)打的優(yōu)化措施，能夠有效避免因為追求速度而導(dǎo)致檔案丟失、檔案被打亂等情況的出現(xiàn)，有利于保障檔案完整性。

加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員管理專業(yè)度。檔案管理人員作為檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人，他們的管理能力直接決定了檔案管理工作的開展效果，提高檔案管理人員的專業(yè)性是互聯(lián)網(wǎng)+背景下優(yōu)化檔案管理效果的重要方式。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加速發(fā)展與廣泛運(yùn)用的新時期，事業(yè)單位的檔案管理勢必會引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與設(shè)備，而一直以來沿用傳統(tǒng)管理模式的管理人員如果不加以培訓(xùn)，是無法勝任互聯(lián)網(wǎng)+背景下的檔案管理工作的。因此，必須加強(qiáng)對管理人員專業(yè)能力的培訓(xùn)，首先需要加強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持下相關(guān)管理設(shè)備及能力等各方面的培訓(xùn)，要結(jié)合現(xiàn)階段普遍使用的管理設(shè)備與技術(shù)針對性地開展培訓(xùn)活動，提高檔案管理人員的適應(yīng)性[3];其次，為了適應(yīng)檔案管理工作對事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動熟知的要求，還需要加強(qiáng)對管理人員在事業(yè)單位主要業(yè)務(wù)的專業(yè)知識的培訓(xùn)，降低因?qū)I(yè)知識不足導(dǎo)致的檔案資料遺漏等問題出現(xiàn)的可能性。

明確信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案的整理是提高項目檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)工作，也是保障使用效率的關(guān)鍵，因此在檔案的整理過程中，要做到對檔案產(chǎn)生時間與形成材料之間的協(xié)調(diào)。在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，需要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)特征對管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，做到編目清晰化，確保檔案查詢與運(yùn)用效率。根據(jù)事業(yè)單位的實際業(yè)務(wù)內(nèi)容發(fā)展情況，按照時間先后順序進(jìn)行立卷，保障檔案管理的有序性。

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展與應(yīng)用的時代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作必須要結(jié)合時代發(fā)展趨勢進(jìn)行創(chuàng)新，在傳統(tǒng)管理模式基礎(chǔ)上合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對管理模式進(jìn)行拓展，有效提高檔案管理工作人員的效率及管理效果，有效解決傳統(tǒng)管理模式中存在的空間占用大、查找困難、利用率低等問題，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)資料支持。

參考文獻(xiàn)

[1]吳偉.互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位檔案管理探討[J].卷宗，2019，9（11）：50.

[2]曾超."互聯(lián)網(wǎng)+"時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（10）：123-124.

[3]王孟巍.探究"互聯(lián)網(wǎng)+"時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].中國新通信，2020，22（11）：106.