大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案信息化管理及利用策略分析

毛澤兵

摘要：近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化與信息化的發(fā)展為檔案管理工作的開(kāi)展創(chuàng)造了良好的條件。而檔案管理工作作為組成單位管理工作的重要內(nèi)容，在信息化技術(shù)的幫助下能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)、規(guī)范的管理，也能夠?qū)σ粋€(gè)單位的業(yè)績(jī)、管理水平進(jìn)行科學(xué)的衡量，促進(jìn)檔案管理水平的顯著提高。檔案在一定程度上能夠?qū)⒁粋€(gè)單位發(fā)展史的優(yōu)秀成果認(rèn)真記載下來(lái)，方便對(duì)本單位的職工情況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)進(jìn)行深入研究，真正做到科學(xué)分析、揚(yáng)長(zhǎng)避短。基于此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境中需要積極地做好企業(yè)檔案信息化管理工作，并制定一系列切實(shí)可行的利用策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境;企業(yè)檔案信息化管理;利用策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1003-9082（2020）07-00-01

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案信息化管理能夠推動(dòng)企業(yè)的健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，方便企業(yè)更好地利用各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息。相比較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，信息化數(shù)據(jù)管理更加便捷、安全、可靠，這是信息化時(shí)代發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，在一定程度上也代表了檔案工作今后的發(fā)展方向[1]。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案信息化管理概述與意義

1.概述

站在一個(gè)企業(yè)的角度上，不管規(guī)模大小都需要建立與之相適應(yīng)的檔案，如生產(chǎn)、產(chǎn)品、質(zhì)量、文化管理以及信息往來(lái)、協(xié)議合同、審計(jì)材料等，這些信息能夠?yàn)槠髽I(yè)實(shí)現(xiàn)生存與發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，記錄過(guò)去、彰顯未來(lái)，能夠提供充足的理論依托、價(jià)值參考來(lái)推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。傳統(tǒng)檔案主要是紙質(zhì)檔案，多借助手工管理，且在企業(yè)檔案管理活動(dòng)中比較常見(jiàn)，而這種模式存在許多缺陷，如紙質(zhì)文件極易被損毀遺失、不方便查詢(xún)等。現(xiàn)如今，隨著科技的發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)挖掘檔案是多借助信息化方式，從而能夠更好地開(kāi)發(fā)與利用檔案，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)健發(fā)展。

2.意義

2.1促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理水平的顯著提高

現(xiàn)如今，我國(guó)信息化技術(shù)較之前相比獲得顯著發(fā)展，這在一定程度上極大地改變了企業(yè)的檔案管理與應(yīng)用模式，而傳統(tǒng)人工管理模式不方便查詢(xún)，許多企業(yè)懂得如何保管檔案而不知道如何進(jìn)行有效的利用。信息化檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)查詢(xún)歷史檔案提供極大的便利，更好的分析與匯總各類(lèi)信息數(shù)據(jù)，促進(jìn)企業(yè)檔案利用深度、廣度的顯著增強(qiáng)[2]。

2.2促進(jìn)企業(yè)檔案管理的全新發(fā)展

企業(yè)檔案管理在大數(shù)據(jù)環(huán)境中已經(jīng)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)據(jù)化信息檔案管理轉(zhuǎn)變，這是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展到一定階段的新產(chǎn)物。通過(guò)建設(shè)信息化檔案能夠方便企業(yè)做好檔案管理工作，充分保證檔案的精確性，且能夠更好地共享各種資源數(shù)據(jù)，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)隨地的查閱自身檔案情況，從中找出所需文件進(jìn)行利用，最終能夠?yàn)槠髽I(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好條件。與此同時(shí)，企業(yè)檔案文件在經(jīng)過(guò)數(shù)字化信息處理以后，能夠有效避免因頻繁使用紙質(zhì)檔案而造成的不必要的磨損或遺失情況，而信息化檔案不管使用多次都不會(huì)損耗任何文件實(shí)體。另外，在各種檔案資源庫(kù)中，企業(yè)能夠在第一時(shí)間及時(shí)檢索到自身所需的檔案文件，查找速度明顯快魚(yú)手工查找，積極地開(kāi)展信息化檔案建設(shè)能夠?yàn)槠髽I(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、利用策略

1.完善企業(yè)檔案門(mén)類(lèi)建設(shè)

企業(yè)檔案門(mén)類(lèi)在大數(shù)據(jù)環(huán)境下得到迅速的擴(kuò)充，而價(jià)值大小各異，而高效、高質(zhì)量的應(yīng)用企業(yè)檔案是組成企業(yè)檔案信息化管理的重要內(nèi)容，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理內(nèi)容日漸豐富，利用各種數(shù)據(jù)可將檔案更加直觀地展現(xiàn)在人們面前，如文本、圖像、音頻、視頻等。同時(shí)，隨著科技的發(fā)展傳統(tǒng)檔案已經(jīng)重新編譯到大數(shù)據(jù)中，在利用信息方式進(jìn)行整理與歸類(lèi)，重點(diǎn)索引與標(biāo)準(zhǔn)價(jià)值含量高的檔案，使其成為海量電子數(shù)據(jù)。站在企業(yè)角度，這些技術(shù)方式能夠更好地對(duì)檔案資源進(jìn)行整合與共享，從而能夠促進(jìn)企業(yè)工作效率的進(jìn)一步提高[3]。

2.企業(yè)檔案信息化利用范圍的不斷擴(kuò)展

當(dāng)下，社會(huì)生產(chǎn)力的不斷發(fā)展與進(jìn)步，能夠?yàn)槠髽I(yè)擴(kuò)張與創(chuàng)新創(chuàng)造良好條件，促使企業(yè)所儲(chǔ)存的檔案數(shù)量日益增多、種類(lèi)更加豐富，在改造信息技術(shù)之前多數(shù)檔案的保存顯得雜亂無(wú)章，企業(yè)的檔案儲(chǔ)存與利用需求很難得到充分滿(mǎn)足，因此基于時(shí)代發(fā)展的需要就必須積極地開(kāi)展企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)工作。在利用數(shù)字化技術(shù)保存企業(yè)檔案時(shí)，利用充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所具有的音像處理或數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，這對(duì)于豐富其內(nèi)容、形式至關(guān)重要，最終能夠更加科學(xué)、合理的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，現(xiàn)代企業(yè)能夠更好地利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的深度發(fā)展還需要結(jié)合檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用深度、廣度的全面拓展[4]。

3.企業(yè)檔案信息化發(fā)展?jié)摿Φ某浞滞诰蚺c利用

大數(shù)據(jù)所具有的價(jià)值就在于采集企業(yè)現(xiàn)有數(shù)據(jù)，并有針對(duì)性的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析。企業(yè)檔案管理除了搜集、整理留存各種信息數(shù)據(jù)之外，更重要的在于科學(xué)的分析過(guò)往數(shù)據(jù)，且在企業(yè)今后的發(fā)展、建設(shè)過(guò)程中投射分析結(jié)果。若只是簡(jiǎn)單的搜集、留存檔案數(shù)據(jù)，則不利于企業(yè)對(duì)更加寶貴的歷史信息、發(fā)展規(guī)律進(jìn)行更加深入的挖掘，相應(yīng)的就很難充分體現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，而這對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言就是一筆無(wú)法估量的損傷。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中利用企業(yè)信息化檔案管理模式，能夠更加科學(xué)、細(xì)致的分析與研究各種歷史數(shù)據(jù)，方便企業(yè)及時(shí)找到自身所具有的優(yōu)勢(shì)、缺陷，然后明確數(shù)據(jù)與信息之間所存在的隱性關(guān)聯(lián)，進(jìn)而能夠在企業(yè)內(nèi)部更好的傳遞信息和共享信息資源，將企業(yè)檔案數(shù)據(jù)所具有的真正意義充分體現(xiàn)出來(lái)，從而能夠確保企業(yè)更加高效的利用各種檔案資源[5]。

結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)如今，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展 ，由此極大的便利了企業(yè)檔案信息化管理工作的開(kāi)展，在大數(shù)據(jù)環(huán)境中通過(guò)利用各種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化，充分體現(xiàn)其價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]陳果.大數(shù)據(jù)時(shí)代下國(guó)有企業(yè)檔案信息化管理探究[J].城建檔案，2020（05）：37-38.

[2]寇家偉.基于核心競(jìng)爭(zhēng)力理論的企業(yè)檔案信息化模式研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：86-87.

[3]岳碧容.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的國(guó)企檔案信息化管理研究[J].傳播力研究，2019，3（33）：294.

[4]李玲.企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及其對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（09）：54.

[5]古盡平.大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)的新思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：33.