PPT也能“郵件合并”

周建峰

首先，安裝OneKeyTools插件（下載地址：http：//oktools.xyz），簡稱OK插件，該插件所有功能都免費(fèi)。打開PowerPoint，插入空白證書圖片，輸入固定的文本內(nèi)容，這里的姓名是單獨(dú)的文本框（圖1）;選中頁面后按下“Ctrl+D”復(fù)制出第2頁，將該頁的姓名（某某某）刪除，留著后面自動(dòng)填充姓名;再選中第2頁并按住“Ctrl+D”不放，復(fù)制99個(gè)頁面，這樣沒有填充姓名的頁面是100個(gè)，一共是101個(gè)頁面。

然后，回到第1個(gè)頁面中，將“某某某”修改為獲獎(jiǎng)?wù)叩男彰?，不需要?00個(gè)姓名分別輸入在文本框中，輸入一個(gè)姓名按回車鍵換行即可，也就是一個(gè)姓名一個(gè)段落，也可以直接從其他地方復(fù)制粘貼過來;如果姓名是2個(gè)字，則中間加上空格（圖2）。選中文本框，切換到“Onekey Lite”，選擇“拆合文本→按段拆分”，此時(shí)會(huì)復(fù)制出所有姓名并分解在單獨(dú)的文本框中。

接著，刪除整段的姓名文本框，然后選中所有單個(gè)文本框中的姓名，切換到“格式”選項(xiàng)卡，使用“對(duì)齊”工具中的“頂端對(duì)齊”和“左對(duì)齊”，將所有姓名重疊在一起，并且移動(dòng)到姓名位置（圖3）。由于有100個(gè)姓名，分別選中比較麻煩，可以按“Ctrl+A”全選頁面中的所有內(nèi)容，然后按住“Shi f t”鍵不放，單擊不需要的內(nèi)容便會(huì)取消選中;也可以借助“選擇窗格”選取文本框，這樣會(huì)比較便捷。

隨后，選中第1個(gè)頁面中的獲獎(jiǎng)?wù)咝彰?，切換到“Onekey Lite”，選擇“輔助功能→多圖統(tǒng)一→選圖分頁”（圖4），此時(shí)這里的姓名會(huì)自動(dòng)依次分配到后面的頁面中，姓名的順序是由文本框的上下層次決定的，層次高的排在前面。OK插件在按段拆解文本框時(shí)，段落越往后，在頁面中的疊放層次則會(huì)越往上，因此如果排名有先后，排名在前面的應(yīng)該放在段落的后面。

最后，刪除第1個(gè)頁面，切換到“視圖”選項(xiàng)卡，單擊“幻燈片瀏覽”，便可縱覽所有獎(jiǎng)狀頁面（圖5）。如果獎(jiǎng)狀中還有其他選項(xiàng)需要變動(dòng)的，同樣可以采用類似的方法來實(shí)現(xiàn)。比如，前50位是優(yōu)秀教師，后50位是優(yōu)秀校長，則可以在文本框的前50段輸入優(yōu)秀教師，后50段輸入優(yōu)秀校長，最后用OK插件進(jìn)行“郵件合并”即可。