與時(shí)俱進(jìn) 企業(yè)檔案管理變革出效益

摘 要：從事檔案工作近三十年，目睹社會(huì)發(fā)展，時(shí)代的變革，檔案管理也在社會(huì)大潮中與時(shí)俱進(jìn)，管理上的革新為企業(yè)降本增效做出了一定的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：借閱制度;變革;電子借閱

從檔案管理科學(xué)化模式傳統(tǒng)企業(yè)走進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)薄弱的科技領(lǐng)先設(shè)計(jì)單位。本人畢業(yè)當(dāng)年1992年7月入淮南礦務(wù)局檔案館工作，淮南礦務(wù)局檔案館為國(guó)家一級(jí)企業(yè)檔案館，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)單位各處室的文書(shū)檔案管理的立卷歸檔和接收工作，提供機(jī)關(guān)各處室的借閱利用，人事部門(mén)的已故檔案的接收，負(fù)責(zé)地方煤炭史的編撰和企業(yè)修志工作，負(fù)責(zé)下屬42個(gè)礦廠企業(yè)的檔案室檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)，負(fù)責(zé)煤礦基建單位的基建資料的收集并參與竣工驗(yàn)收工作，以及館藏檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作，檔案種類(lèi)齊全多，檔案業(yè)務(wù)范圍廣，是企業(yè)辦社會(huì)的經(jīng)濟(jì)模式的產(chǎn)物。

2000年，計(jì)算機(jī)遇到2000年問(wèn)題，又叫千年蟲(chóng)，又叫電腦千禧年千年蟲(chóng)問(wèn)題，或千年危機(jī)，就是在某些使用了計(jì)算機(jī)程序的智能系統(tǒng)（包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、自動(dòng)化控制的芯片等）中，由于其中的年份只使用兩位十進(jìn)制數(shù)來(lái)表示，因此，當(dāng)系統(tǒng)進(jìn)行（或涉及到）跨世紀(jì)的日期處理時(shí)（如多個(gè)日期之音的計(jì)算或比較等），就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的結(jié)果，進(jìn)而引發(fā)各種各樣的系統(tǒng)功能紊亂甚至崩潰，因此，從根本上說(shuō)千年蟲(chóng)是一種程序處理日期上的bug（計(jì)算機(jī)程序故障），而非病毒。千年蟲(chóng)問(wèn)題危機(jī)的順利過(guò)度是計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的里程碑。

2000年7月，進(jìn)入郵電設(shè)計(jì)企業(yè)工作，從傳統(tǒng)的企業(yè)改革前的經(jīng)濟(jì)管理模式的企業(yè)檔案館管理業(yè)務(wù)里走了來(lái)，參與到科技領(lǐng)先企業(yè)檔案室達(dá)標(biāo)國(guó)家科學(xué)技術(shù)事業(yè)國(guó)家二級(jí)檔案管理的工作中。并圓滿達(dá)標(biāo)。從此郵電設(shè)計(jì)院的檔案管理工作在具有國(guó)家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理模式下運(yùn)轉(zhuǎn)著。

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展和更加深入廣泛的應(yīng)用，當(dāng)時(shí)的通信設(shè)計(jì)企業(yè)剛剛從手工機(jī)械制圖轉(zhuǎn)向用電腦軟件CAD制圖，十年間印刷出版技術(shù)水平不斷提高，出版設(shè)備經(jīng)歷三到四次的更換，每一次都是技術(shù)變革。每一次都會(huì)帶來(lái)設(shè)計(jì)產(chǎn)品數(shù)量驟增。

檔案管理工作者歸檔整理借閱等檔案管理工作日益繁重，再固守檔案管理的舊模式，已經(jīng)滿足不了生產(chǎn)工作的需求。革新管理模式，做好服務(wù)支撐，勢(shì)在必行。

一、通信設(shè)計(jì)企業(yè)產(chǎn)品檔案借閱的變革

變革之前，1、假如你要借一本設(shè)計(jì)，首先，你要先到檔案室，通過(guò)檔案管理人員把那本設(shè)計(jì)找到，才能填寫(xiě)借閱單，再?gòu)臋n案室走出來(lái)，需要找到院長(zhǎng)、分管院長(zhǎng)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人、檔案室管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，一次借閱簽字，往往樓上樓下要跑幾個(gè)來(lái)回遍，甚至，還不可能一次性的把全部領(lǐng)導(dǎo)找到。最終目的，可能只是為了把自已已經(jīng)交付出版歸檔了的紙質(zhì)設(shè)計(jì)拿出去進(jìn)行設(shè)計(jì)評(píng)審。2、剛?cè)肼毜脑O(shè)計(jì)人員，為了學(xué)習(xí)前輩的設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)，多跑跑路，多見(jiàn)見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)，在跑路和見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)的過(guò)程中，熟悉了領(lǐng)導(dǎo)，熟悉了環(huán)境，得到了磨練，感受還是不錯(cuò)的?？墒?，一旦，半年之后，出徒成師，已經(jīng)開(kāi)始負(fù)責(zé)單項(xiàng)設(shè)計(jì)，或擔(dān)任總負(fù)責(zé)人了。設(shè)計(jì)任務(wù)壓身，設(shè)計(jì)交付日期緊迫，百忙之中，為了拿出自己已經(jīng)出版的設(shè)計(jì)，到處奔走，真的會(huì)叫苦連天，牢騷滿腹。3、院長(zhǎng)行政事務(wù)繁忙，各種決策，大會(huì)小會(huì)，生產(chǎn)和管理，恨不三頭六臂。還要面對(duì)諸多設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)借閱簽字，至于什么設(shè)計(jì)，何時(shí)參加會(huì)審？不需要親自把關(guān)，也沒(méi)有實(shí)在意義。

改革就是要擔(dān)當(dāng)，改革就是要革新，革新就是要?jiǎng)h繁就簡(jiǎn)。

變革后：設(shè)計(jì)產(chǎn)品檔案的內(nèi)部借閱一律只需要，并且僅需要部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字即可。

科技飛速發(fā)展的時(shí)候，任何遲鈍，都會(huì)把你扔到云層之外，還要把自己裝在套子里，裹在真空里么？通信企業(yè)檔案管理再墨守陳規(guī)，恪守教條，何以能讓企業(yè)領(lǐng)跑經(jīng)濟(jì)，引領(lǐng)社會(huì)？要做領(lǐng)頭羊，一定要甩掉一切束縛，奮勇向前，做時(shí)代的急先鋒，開(kāi)拓者。

二、2010年之后，通信設(shè)計(jì)企業(yè)大生產(chǎn)平臺(tái)得以全面使用，設(shè)計(jì)生產(chǎn)效率得到飛速的提升。這時(shí)的借閱流程完全電子化。1、設(shè)計(jì)人員可以從不必要的人際交往中解脫出來(lái)，在電腦中從事設(shè)計(jì)的同時(shí)，便可以點(diǎn)擊和觀察借閱流程的進(jìn)展，流程流到部門(mén)主任處，完成審批后，即可以調(diào)取該設(shè)計(jì)的電子檔案。2、電子檔案的提供利用，為檔案人員節(jié)約跑動(dòng)簽字和到檔案室等待檔案管理人員調(diào)檔的時(shí)間，而且，調(diào)閱方便快捷，數(shù)據(jù)讀取靈活，大大提高了設(shè)計(jì)生產(chǎn)效率。3、集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一生產(chǎn)平臺(tái)的建立，首先集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享。也為整個(gè)國(guó)家建立大數(shù)據(jù)數(shù)字社會(huì)奠定了基礎(chǔ)。

未來(lái)，國(guó)家要全面打破壁壘，拔掉數(shù)據(jù)煙囪，構(gòu)建高層次的，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享交換平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)跨業(yè)態(tài)的合作，延伸數(shù)據(jù)范疇。當(dāng)然，一定的保護(hù)還是需要的，未來(lái)國(guó)家，在知識(shí)和資源共享的基礎(chǔ)上，加快完善信息保護(hù)立法，構(gòu)建信用共享環(huán)境，盡快明確個(gè)人信息權(quán)的法律地位、權(quán)利屬性，以及個(gè)人信息的收集使用原則。民法典的頒布和實(shí)施，會(huì)進(jìn)一步推進(jìn)我國(guó)在金融、通信、電子商務(wù)、教育、醫(yī)療衛(wèi)生等重點(diǎn)領(lǐng)域，制定個(gè)人信息的行政法規(guī)和部門(mén)規(guī)章。

分久必合，合久必分，當(dāng)快速發(fā)展時(shí)期，就要搶占領(lǐng)地，絲毫不得怠慢，當(dāng)大局已定，社會(huì)財(cái)富得到了一定的積累的時(shí)候，我們?cè)偻晟萍?xì)節(jié)。檔案管理也是這樣，要與時(shí)俱進(jìn)。

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作者簡(jiǎn)介：孟慶梅（1968-06-），女，漢族，籍貫：安徽亳州市，學(xué)歷：大學(xué)本科，檔案館員。