做好新時期辦公室行政事務管理

茆先華

摘 要：辦公室行政事務管理工作是一個單位的綜合工作，也是單位的核心工作。做好辦公室行政事務管理工作不僅能夠促進單位內部其他工作的有序、正常開展，對單位的經濟效益與社會效益提升也有重要作用。但隨著我國現代企業(yè)制度改革不斷加快，辦公室行政事務管理也逐漸暴露出一些問題。鑒于此，本文就從新時期下的行政事務管理工作這個角度出發(fā)，對辦公室行政管理工作的作用、新時期辦公室行政事務管理的現狀以及改善策略進行有效探究。

關鍵詞：新時期;辦公室;行政事務管理

一、辦公室行政管理工作的作用

（一）協調上下級之間的關系。新時代發(fā)展下我國事業(yè)單位逐漸增多，工作種類與內容也在不斷拓展。隨著事業(yè)單位的增多，辦公室行政管理的重要性也逐步提高。而在辦公室的內部組織結構中，行政管理工作都直接或間接地影響上下級之間的和諧融洽關系的營造。所謂辦公室行政管理工作，主要是指完成上級部門下達的各項行政工作，科學處理人與人、組織與組織之間的關系，確保上下級之間的和諧穩(wěn)定。因此，一方面，辦公室作為單位組織的協調者，應根據事業(yè)單位的實際工作情況，仔細落實上級部署的各項任務與工作，并監(jiān)督各項任務與工作的完成情況。另一方面，作為單行政事務管理的推動者，辦公室還應確保上級能夠在認真聽從基層的意見與想法的基礎上更加深入群眾內部了解其真實想法，并及時向領導反饋。因此，將上級機關的領導指示與建設規(guī)劃落實到具體的工作中，不僅是辦公室行政管理工作的重要內容，也是協調上下級關系的重要載體，進而在向員工傳遞各項任務和指標的過程中，真正起到“傳聲筒”和“協調者”的作用。

（二）組織協調的主要載體。辦公室行政事務管理工作是一個單位的綜合工作，也是單位的核心工作。這就使得辦公室工作與各個部門的工作密切相關、互相協作。因此，辦公室首先應從意識發(fā)生改變，轉換自己的角色，在單位組織結構中起到中介和橋梁的作用，做好上下級的溝通工作。由于上下級事務既存在聯系又存在區(qū)別，但區(qū)別遠遠大于聯系。這就需要辦公室在傳遞領導發(fā)布的任務與工作時，立足時效性原則，做到快捷、周密地傳達各項指示。隨著我國社會節(jié)奏不斷加快，網絡信息技術不斷成熟，辦公室的工作也逐漸朝著信息化、數字化的方向發(fā)展。從而造成行政事務管理工作還應堅持全心全意為人民服務的原則，服務領導，服務人民，為單位組織與領導及時提供合理科學的建議，必要時掌握組織決策方向與信息渠道，對組織與基層出現的問題提出針對性解決方，做好各項工作規(guī)劃。因此，在辦公室行政事務管理工作的過程中，辦公室應正確處理文書工作與行政工作之間的關系，協調組織與部門之間的關系，這樣才是真正意義上發(fā)揮辦公室的協調與組織作用[1]。

二、新時期辦公室行政事務管理的現狀

（一）行政管理制度缺失。行政管理制度作為我國各個事業(yè)單位管理制度的重要組成部分，在會議管理、檔案管理、人才管理等方面發(fā)揮巨大作用。但在我國社會主義經濟的不斷發(fā)展與現代企業(yè)制度改革的大背景下，事業(yè)單位的規(guī)模與工作內容也在發(fā)生改變，從而導致傳統(tǒng)的行政事務管理制度已不能很好地滿足新時期下行政管理工作發(fā)展的實際要求，而且很多問題的暴露多與事業(yè)單位管理工作有關。行政事務管理工作不能滿足現代社會發(fā)展的需要，而且隨著我國供給側結構性改革進程慢慢加快，人事制度改革也相應做出調整。員工的積極性受到打擊，價值行政管理制度的缺失，造成新時期辦公室行政事務管理工作受到嚴峻的挑戰(zhàn)[2]。

（二）主動與被動矛盾突出。主動與被動矛盾突出主要表現在我國各個地區(qū)的事業(yè)單位的辦公室管理人員素質水平偏低，管理人員自身專業(yè)知識與工作經驗的缺乏，導致辦公室某些行政管理工作無法正常開展，從而引發(fā)一些矛盾。例如：單位內部員工自我管理、自我控制能力不足，易受限制影響;事業(yè)單位的員工缺乏行政管理等相關知識;事業(yè)單位的行政管理制度僅停留在表面，領導人員也不夠重視;上下級之間任務與工作匯報等需要經過冗長的過程，辦事效率低等。因此，這些問題的暴露都需要辦公室管理人員主動參與協調與匯報工作，保證各項工作順利實施，同時還需利用新時期的人事管理制度簡化工作流程，實現資源的優(yōu)化配置[3]。

（三）辦公室作風滯后。隨著事業(yè)單位規(guī)模的擴張，受新時期網絡文化環(huán)境的影響與社會不良風氣的影響，有些地區(qū)的辦公室行政管理人員的管理意識和監(jiān)督意識淡薄，在事后才發(fā)現存在違法違規(guī)行為，并且試圖蒙混過關，損害了單位的長遠利益，給社會帶來巨大的經濟損失。例如：缺乏堅定地工作意志，工作理念還停留過去，出現思想上的作風問題。其次，有些辦公室行政管理人員本身缺乏終身學習的意識，秉承老一套的工作模式，難以全身心投入工作，從而造成新時期下的行政管理工作難以順利開展。

三、新時期辦公室行政事務管理的改善策略

（一）樹立正確的辦公室行政管理工作目標。為了更好地適應新時期下的行政管理制度要求，辦公室首先應明確自身的工作定位，樹立正確的辦公室行政管理工作目標。因為辦公室是一個綜合性的活動單位，它的發(fā)展狀態(tài)與活動規(guī)定是確保組織各項活動有序開展的紐帶。因此，這就需要辦公室在日常的單位工作中注意某些細節(jié)，明確每項工作的意義，對一些細節(jié)性的活動制定獨特、新穎的實施方案。例如：辦公室需要負責日常的接聽電話，辦公室行政人員就需注意回答問題的講話方式，切實讓群眾體會單位的誠意，為其提供滿意的服務。

（二）切實履行辦公室行政管理的職責。辦公室的行政管理職責主要在于將上級發(fā)布的各項任務及時傳達到下級手中;協助上下級之間工作的順利開展。因此，在新時期下的辦公室行政事務管理過程中，行政人員應立足為人民服務的原則，對上級工作負責，切實將各項工作與任務落實到每個員工受中。同時，辦公室還應加強機關管理，努力維持工作秩序，促使各個部門之間建立和諧融洽的關系，并且能認真傾聽員工的建議與想法，推動行政管理制度的改革。

（三）構建多元化的行政事務處理格局。由于辦公室行政管理制度存在主動與被動突出的矛盾，辦公室工作應發(fā)揮協調與組織的作用，樹立大局意識，對一些常規(guī)工作提前做好解決方案，但對那些突發(fā)性事件辦公室人員也應從大局出發(fā)，做好靈活應變的準備，盡可能地按照領導的思路解決實際問題。同時，在新時期辦公室行政管理制度的改革過程中，還可以通過指標橫縱方向數據的比較，及時分析與掌握單位各項事務的完成情況，并且在第一時間做出應對策略，防范可能引發(fā)地風險隱患事故，并且做好風險識別、風險評估、風險應對等基本內控控制規(guī)范工作，最終實現構建多元化行政事務處理格局的目標。

四、結束語

綜上所述，辦公室的行政管理工作作為單位管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，對單位的各項活動合法合規(guī)開展具有重要的監(jiān)督和指導意義。因此，當地相關管理的政府單位與事業(yè)單位都應該高度重視新時期下辦公室行政管理工作對單位可持續(xù)發(fā)展的意義，通過明確辦公室行政管理的目標、切實履行行政管理職責、協調上下級之間的關系、以及加強事業(yè)單位組織與相關部門的相互溝通來充分發(fā)揮行政管理制度的作用，提升單位經營管理的質量，推動事業(yè)單位行政管理制度的高質量發(fā)展。

參考文獻

[1] 王曉劍. 試論做好新時期辦公室行政事務管理工作的方法[J]. 絲路視野， 2018， 000（031）：101.

[2] 周軍. 解析做好新時期辦公室行政事務管理的措施[J]. 中外企業(yè)家， 2018， 596（06）：196.

[3] 陳姝霖. 試論新時期如何做好國企辦公室行政管理工作[J]. 現代企業(yè)文化， 2019（5）：89-90.