“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下加強(qiáng)檔案管理工作研究

寇卉媛

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和應(yīng)用，傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作已經(jīng)適應(yīng)不了時(shí)代的需求。如何在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代做好檔案工作，是我們今天迫切需要解決的問題。本論文從不同方面闡述“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下加強(qiáng)檔案管理工作研究，希望為研究檔案管理的專家和學(xué)者提供理論參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+? 檔案管理工作? 研究

檔案管理，就是指檔案業(yè)務(wù)的管理工作。是檔案部門為了更好地為社會(huì)與本單位、本系統(tǒng)提供服務(wù)，通過科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案管理方法，提高企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體的工作效率和工作質(zhì)量，同時(shí)能夠有效地維護(hù)一段時(shí)期真實(shí)的歷史面貌。一方面，檔案管理工作具有現(xiàn)實(shí)性，因?yàn)樗涗浟诉^去和現(xiàn)在的工作情況和歷史情況，是今后備查的依據(jù);另一方面，檔案的真實(shí)性、可靠性決定了檔案是第一手參考材料。新時(shí)期如何充分利用有限的檔案和信息，為日益增多的需求提供更多的服務(wù)？如何利用“互聯(lián)網(wǎng) +”的高科技手段挖掘檔案中的亮點(diǎn)與活力？是擺在我們每一位檔案管理工作者面前的一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。

1、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，對(duì)檔案管理工作的要求

1.1對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化

檔案管理者借助掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等數(shù)字化設(shè)備將檔案庫內(nèi)的原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，形成數(shù)字檔案。檔案數(shù)字化后，既要將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)與檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)有機(jī)銜接，實(shí)現(xiàn)檔案查詢的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，又要完善檔案利用安全的制度建設(shè)，努力為利用者創(chuàng)造方便快捷的利用通道和方式，實(shí)現(xiàn)利用的低成本、高效率。

1.2做好電子文件的在線歸檔

在計(jì)算機(jī)時(shí)代，工作中產(chǎn)生了很多電子文件，在電子文件在線歸檔時(shí)，檔案管理者要做好電子文件從生成到歸檔的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一，確保電子文件的元數(shù)據(jù)、過程信息及電子簽名、印章等信息的真實(shí)有效，同時(shí)還要按電子檔案要求在電子文件流轉(zhuǎn)過程中實(shí)時(shí)進(jìn)行記錄、封裝，保證電子檔案具備完整、真實(shí)、可用的特性。檔案管理者還要編制電子文件分類方案、歸檔范圍和保管期限，內(nèi)嵌于電子文件管理軟件中，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的超前控制和無人干預(yù)的自動(dòng)收集模式，由設(shè)定的程序來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)整理，定期檢查，定期數(shù)據(jù)備份。

1.3利用各種渠道發(fā)揮好檔案的服務(wù)功能

服務(wù)社會(huì)是檔案網(wǎng)絡(luò)化生存的必由之路。要體現(xiàn)檔案的服務(wù)功能、宣傳功能和交流功能，就必須建立和完善服務(wù)的渠道和窗口，如通過網(wǎng)站、微信、APP 等形式來推送重大活動(dòng)、重大事件的相關(guān)檔案信息，方便利用者的查詢。通過網(wǎng)站留言簿、互動(dòng)交流平臺(tái)等方式，及時(shí)解決利用者的困惑和需求，讓檔案的作用得到更好的發(fā)揮。

2、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代給檔案管理帶來了全新的挑戰(zhàn)

當(dāng)前，我們已進(jìn)入全新的“互聯(lián)網(wǎng) +”時(shí)代，無論是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位抑或是企業(yè)，與網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系愈發(fā)緊密，各項(xiàng)工作都會(huì)因?yàn)椤盎ヂ?lián)網(wǎng) +”的出現(xiàn)而產(chǎn)生新的變革。因此，作為記錄了過去和現(xiàn)在的工作情況以及歷史情況的檔案管理，也面臨著在互聯(lián)網(wǎng)的支持下脫離原有的工作思維和工作模式，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的升級(jí)和轉(zhuǎn)型的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。筆者認(rèn)為，新時(shí)期、新形勢(shì)、新常態(tài)給檔案管理帶來了全新的發(fā)展理念，我們要緊緊抓住這一有利時(shí)機(jī)，順應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，借助“互聯(lián)網(wǎng) +”強(qiáng)大的推動(dòng)力，根據(jù)各自單位不同的性質(zhì)、需要以及工作范疇，對(duì)線上檔案數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行優(yōu)化，盡可能地根據(jù)不同的需要給予個(gè)性化服務(wù)，進(jìn)一步突出檔案數(shù)據(jù)管理工作的作用，使其在“互聯(lián)網(wǎng) +”時(shí)代得到更大的發(fā)展。

3、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代如何做好檔案管理工作

3.1制度要規(guī)范

根據(jù)檔案管理的要求，建立健全檔案保管制度，明確歸檔目的、歸檔內(nèi)容、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍以及檔案利用等一系列內(nèi)容，確保整個(gè)檔案管理工作的規(guī)范有序。依據(jù)《檔案法》，規(guī)范電子檔案在管理和運(yùn)用上的標(biāo)準(zhǔn)，建立一套完整的網(wǎng)絡(luò)安全保障體系。

3.2管理要完善

在檔案信息化管理上需確保信息內(nèi)容的完整與真實(shí)，構(gòu)建起統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為全方位實(shí)現(xiàn)檔案信息化，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障體系建設(shè)，制定相應(yīng)的法律法規(guī);要加強(qiáng)人員管理，明確職責(zé)，指定專職檔案管理員，要求工作必須認(rèn)真、及時(shí)，操作規(guī)范，要定期檢測(cè)系統(tǒng)漏洞，及時(shí)排查安全隱患，保障每個(gè)環(huán)節(jié)的安全。

3.3硬件要保障安全

配備完整的硬件設(shè)備如服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等等，并且定期更換更新。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件不斷的升級(jí)、完善，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.4服務(wù)要不斷拓展

要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步提高檔案服務(wù)水平，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值，開拓服務(wù)項(xiàng)目，開展在線服務(wù)，并根據(jù)用戶不同的需要制定差異化服務(wù)，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。各種檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、開放化，實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上直接檢索相關(guān)資料，解決時(shí)間、空間的限制，把檔案信息化管理工作提高到新的水平。

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