大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作研究

翁慧

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作的開展提供了必要的技術(shù)基礎(chǔ)，但是由于檔案管理理念的滯后以及相應(yīng)的配套設(shè)施建設(shè)跟不上等因素，導(dǎo)致檔案管理工作開展緩慢。在大數(shù)據(jù)背景下，如果想提高檔案管理工作的質(zhì)量，就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，構(gòu)建完善的檔案管理體系，保證檔案管理工作能適應(yīng)當(dāng)前時代的發(fā)展需要，最大限度地提高檔案資源的利用率。本文分析了大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作存在的問題，提出了相應(yīng)的解決策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;問題;研究

在大數(shù)據(jù)時代，社會各個行業(yè)都面臨著對龐大的數(shù)據(jù)如何進行有效管理的挑戰(zhàn)，當(dāng)然檔案管理也不例外。檔案管理工作主要是保存檔案，提供檔案，主要任務(wù)就是原始數(shù)據(jù)的收集、整理、檢索、保存以及有效利用等。在大數(shù)據(jù)時代，每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量非常龐大，對于檔案管理從業(yè)者帶來了很大的挑戰(zhàn)。因此，在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)背景下，探討檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。

一、 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理水平有待提高

在實際的檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理體系，管理工作基本上是各自為政，規(guī)范性有待提高。同時，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)便捷的優(yōu)勢讓人們獲取信息的渠道更加多元化，這對于還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中的管理工作帶來挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員必須要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，滿足人們多元的信息需求。

（二）檔案管理隊伍建設(shè)不足

多數(shù)的檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)知識，對于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對于檔案管理工作的認識不足，認為只是將檔案收集起來，進行分類保存就可以了，檔案信息的價值不能很好地發(fā)揮出來。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對于現(xiàn)代的新技術(shù)接受能力比較差，對于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動性比較強，很難保證檔案管理工作連續(xù)的開展。

（三）檔案管理設(shè)施建設(shè)不足

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)據(jù)信息的猛增，檔案的管理工作越來越復(fù)雜，工作量越來越大。因此，要做好檔案管理工作還需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)來完成，這就需要加強對于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。當(dāng)前存在的情況是，多數(shù)單位對于檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，導(dǎo)致一些檔案管理的設(shè)備、場地配備不足，老化的設(shè)備也不能及時更新，出現(xiàn)檔案資料丟失或是損壞的情況。

二、 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理對策分析

（一）加強大數(shù)據(jù)背景下的檔案安全管理

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，面對海量的檔案數(shù)據(jù)，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠得到高效的處理。管理人員需要高度重視檔案信息安全，加強對檔案安全的管理。作為檔案管理人員，在工作中要按照規(guī)范應(yīng)用殺毒軟件及時地更新系統(tǒng)補丁、查殺病毒，杜絕惡意軟件的入侵現(xiàn)象。在實際的管理工作中，檔案管理人員還要與大數(shù)據(jù)公司的技術(shù)人員進行高效對接，通過加強技術(shù)交流的方式來幫助檔案管理人員提升危機處理能力。最后，還要積極制定檔案數(shù)據(jù)安全保障制度，進一步規(guī)范檔案管理工作的操作流程，包括收集、整理以及調(diào)取等，并加強對檔案數(shù)據(jù)突發(fā)情況的緊急預(yù)案，確保檔案管理工作穩(wěn)中有序、安全快捷。

（二）加強對高水準(zhǔn)檔案管理人才的培養(yǎng)

對于檔案管理工作而言，管理人員的綜合素質(zhì)將直接影響檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理機構(gòu)需對檔案管理人才專門培養(yǎng)，并根據(jù)不同的行業(yè)進行專項人才培養(yǎng)。以不動產(chǎn)檔案管理部門為例，在對人才進行培養(yǎng)時，要做好對房地產(chǎn)專業(yè)領(lǐng)域知識的培訓(xùn)，可以通過聘請專業(yè)的檔案管理人員對管理者進行全面的培訓(xùn)。此外還可以通過構(gòu)建科學(xué)的激勵機制的方式，督促管理人員不斷通過自我學(xué)習(xí)提升個人能力。

（三）拓展檔案職業(yè)合作領(lǐng)域

大數(shù)據(jù)時代的一個基本特點在于信息的開放與共享性。檔案管理工作要具備跨專業(yè)和跨地域的服務(wù)意識，積極進行多領(lǐng)域的檔案管理工作合作。對于檔案管理人員而言，要對現(xiàn)有的檔案領(lǐng)域局限進行積極突破，并深入地與其他領(lǐng)域進行交流，利用新技術(shù)和新方法對檔案進行管理。管理人員還要對其他信息學(xué)科的先進理論和方法進行借鑒，并與自己的檔案管理工作相融合，實現(xiàn)管理理念和實踐方法的創(chuàng)新。

（四）保障公民檔案利用的數(shù)據(jù)權(quán)

在當(dāng)前的時代背景下，檔案管理工作也要遵循“以人為本”和“為人民服務(wù)”的原則?；诖?，要進一步增加檔案數(shù)據(jù)信息的開放與共享程度，以此來保證公民對檔案利用的數(shù)據(jù)權(quán)。在信息管理行業(yè)，檔案管理工作人員則要重視對公民數(shù)據(jù)隱私的保護。如何對檔案信息資源進行有效開發(fā)與利用，并同時保障好公民的隱私應(yīng)作為管理人員重點關(guān)注的課題，以確保在對檔案信息進行利用時，既能夠為公民提供更加全面的服務(wù)，又能夠避免公民個人信息受到侵害。

（五）構(gòu)建完善的檔案管理的準(zhǔn)入制度及管理機制

檔案管理工作的規(guī)范執(zhí)行需要檔案管理制度的約束，確保對檔案數(shù)據(jù)進行合理的應(yīng)用。首先針對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的準(zhǔn)入條件，要進行適當(dāng)提高。對于進入檔案系統(tǒng)的人員而言，要對其準(zhǔn)入條件進行明確規(guī)定。要在檔案管理系統(tǒng)中安裝防火墻，避免黑客入侵，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效保護。同時要建立檔案數(shù)據(jù)安全的責(zé)任機制，對平臺上的數(shù)據(jù)進行法律責(zé)任劃分，明確責(zé)任人，提高管理人員對檔案數(shù)據(jù)保護的重視程度。此外，還要針對檔案管理工作制定完善的監(jiān)督機制，防止檔案管理工作出現(xiàn)混亂。在具體的管理過程中，應(yīng)配備專門的監(jiān)督機構(gòu)和監(jiān)督人員，對每一個管理環(huán)節(jié)都進行嚴格地監(jiān)督，以及時地發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中管理人員出現(xiàn)的不當(dāng)行為和失職行為，確保加強對檔案數(shù)據(jù)的有效保護。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的到來為檔案管理工作提供了全新的發(fā)展路徑，但面臨的情況也更加復(fù)雜，因此，作為檔案管理人員，必須要對大數(shù)據(jù)時代的相關(guān)技術(shù)進行應(yīng)用，以改善當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀。在具體的管理工作中，要重視檔案信息安全管理，積極培養(yǎng)檔案管理高端人才;此外，還要不斷拓展檔案管理的職業(yè)領(lǐng)域，通過科學(xué)的管理，可以進一步保障公民使用檔案信息的權(quán)利，幫助發(fā)揮檔案資源的社會價值。

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