魯振江 阿力甫?依不拉音 伊麗君
摘? 要:高校儀器設(shè)備是教學(xué)科研工作的重要工具,有著不可替代的作用,從可行性論證、購置到使用過程,再到報(bào)廢階段都應(yīng)該得到高校相關(guān)管理人員的重視。文章基于新疆大學(xué)儀器設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)的建設(shè)成效,從其現(xiàn)階段高校儀器設(shè)備管理存在的問題,全生命周期管理平臺(tái)建設(shè)意義及結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方面進(jìn)行分析總結(jié),旨在對(duì)每臺(tái)設(shè)備實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、專業(yè)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的管理,同時(shí)提高各儀器設(shè)備的使用效率,保障共享服務(wù)能力和水平。
關(guān)鍵詞:大型儀器;全生命周期管理;高校儀器設(shè)備
Abstract:As an important tool of teaching and scientific research,the instruments and equipment in colleges and universities play an irreplaceable role. From feasibility demonstration,purchase to use process,and then to scrap stage,they should be paid attention to by the relevant management personnel in colleges and universities. Based on the construction effect of the whole life cycle management platform of Xinjiang University,this paper analyzes and summarizes the problems existing in the management of instruments and equipment,the significance of the construction of the whole life cycle management platform and the structural design,aiming to realize the scientific,institutionalized,standardized,specialized,informationized,standardized and refined management of each equipment,at the same time,improve the use efficiency of each instrument and equipment,and guarantee the sharing service ability and level.
Keywords:large instruments;life cycle management;instruments and equipment in colleges and universities
0? 引? 言
儀器設(shè)備是高校從事教學(xué)、科研的重要保障條件,是開展知識(shí)創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和人才培養(yǎng)的必要工具,也是衡量一所學(xué)校實(shí)驗(yàn)條件和科研環(huán)境的重要標(biāo)志。近年來,通過“211工程”“區(qū)部共建”“西部高校綜合實(shí)力提升工程計(jì)劃”“雙一流建設(shè)”等專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支持,各高校儀器設(shè)備的數(shù)量和總值逐年增加,特別是大型儀器設(shè)備呈現(xiàn)出臺(tái)件增幅快、功能擴(kuò)展廣、覆蓋高校面增加、對(duì)學(xué)科建設(shè)影響顯著等特點(diǎn)[1,2]。
但目前,各高校的大型儀器設(shè)備還普遍存在重復(fù)購置程度高、使用效率低、開放程度差、共享機(jī)制不健全、技術(shù)隊(duì)伍不匹配、服務(wù)與管理不到位等問題。因此,如何有效規(guī)范與管理,最大程度地保證大型儀器設(shè)備的最佳技術(shù)狀態(tài),最大限度地提高大型儀器設(shè)備的使用率和開放共享程度,以及最大極限地為教學(xué)與科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),是今后新疆各高校實(shí)驗(yàn)室管理者和實(shí)驗(yàn)技術(shù)工作者需要改革和探索的共同目標(biāo)。本文針對(duì)現(xiàn)階段各高校儀器設(shè)備管理存在的問題,結(jié)合新疆大學(xué)儀器設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)的構(gòu)建,從其建設(shè)意義、管理平臺(tái)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及提高儀器使用率方面進(jìn)行分析總結(jié)。
1? 現(xiàn)階段高校儀器設(shè)備管理存在的問題
1.1? 分散式管理模式為主
目前多數(shù)高校儀器設(shè)備分配到學(xué)院,過于分散,而學(xué)院各實(shí)驗(yàn)室條件限制較多,運(yùn)行和維持經(jīng)費(fèi)少,并各自為政,特別是大型儀器設(shè)備共享管理難以到位,同時(shí)設(shè)備專職管理人員難以配齊,因此,存在大型儀器設(shè)備大幅的增加與使用率較低的問題。
1.2? 缺乏對(duì)設(shè)備的過程管理
設(shè)備購置可行性論證、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)的機(jī)制:在高校儀器設(shè)備的相關(guān)調(diào)研中發(fā)現(xiàn),部分儀器設(shè)備采購前論證不充分,導(dǎo)致所采購的設(shè)備使用效果不好。比如個(gè)別設(shè)備在教學(xué)科研中使用面比較窄,只有個(gè)別老師可用;部分設(shè)備配置很高,但實(shí)際使用中只用到最基本的功能;還原部分設(shè)備輔助設(shè)備和主設(shè)備無法對(duì)接等現(xiàn)象導(dǎo)致資金和資源嚴(yán)重浪費(fèi)。另外,儀器的運(yùn)行維護(hù)也是延長設(shè)備使用壽命、提高測(cè)試精準(zhǔn)度的關(guān)鍵,維護(hù)經(jīng)費(fèi)明顯不足,儀器維護(hù)、維修不及時(shí),而且對(duì)設(shè)備維修維護(hù)的重要性認(rèn)識(shí)不夠,只重建設(shè)、輕維護(hù),部分儀器因輔材損壞出現(xiàn)閑置狀態(tài)。因此對(duì)儀器設(shè)備購置(計(jì)劃、論證、招標(biāo)、合同)、驗(yàn)收、建卡、建檔、使用、調(diào)配、維護(hù)直至報(bào)廢的全過程管理工作滯后。
1.3? 效益評(píng)價(jià)和激勵(lì)機(jī)制不健全
目前,各高校設(shè)備管理普遍缺乏有效約束機(jī)制,設(shè)備使用效益與單位利益相關(guān)不大,各高校儀器設(shè)備分布不平衡。因此,為有效提高各儀器,特別是大型儀器使用效益,必須建立投資效益評(píng)估機(jī)制,從而“以評(píng)促建、以評(píng)促管、以評(píng)促改、以評(píng)促用”,充分發(fā)揮各高校大型儀器的使用效益。例如新疆大學(xué)實(shí)行的“專管共用,相對(duì)集中,開放共享”的管理模式比分散管理儀器設(shè)備使用率更高。學(xué)校還可以通過儀器設(shè)備管理與使用效益考評(píng)激勵(lì)管理人員的積極性,將每臺(tái)儀器培訓(xùn)人數(shù)、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目數(shù)、獲得專利數(shù)與論文數(shù)等成果視為管理人員年終考核、晉升職稱的重要依據(jù)。
1.4? 技術(shù)隊(duì)伍不相適應(yīng)
高校普遍存在專職實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員數(shù)量與結(jié)構(gòu)不合理。實(shí)驗(yàn)專職隊(duì)伍平均年齡偏大,有的實(shí)驗(yàn)室甚至青黃不接,這種情況不利于實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的持續(xù)性和穩(wěn)定性。部分高校存在對(duì)技術(shù)人員進(jìn)修和培訓(xùn)少,使得實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍對(duì)大型儀器設(shè)備的使用、維修、保養(yǎng)了解不深,造成儀器設(shè)備使用率不高,維修頻率高。在工資待遇方面,因?qū)嶒?yàn)人員待遇低,導(dǎo)致出現(xiàn)實(shí)驗(yàn)人員工作的積極性不高等現(xiàn)象。
2? 全生命周期管理平臺(tái)的建設(shè)意義
儀器設(shè)備全生命周期管理是指對(duì)所有購置的設(shè)備以生命周期的全過程實(shí)行一體化動(dòng)態(tài)管理的行為,將為每臺(tái)儀器設(shè)備建立生命周期檔案,從每臺(tái)設(shè)備的采購論證、計(jì)劃報(bào)批、招標(biāo)采購、驗(yàn)收入庫、有效使用、保養(yǎng)維修及報(bào)廢處置各個(gè)環(huán)節(jié)及工作流程以“鏈路性設(shè)備生命周期”的方式來進(jìn)行管理[3,4]。平臺(tái)的構(gòu)建不僅對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行全程跟蹤管理,同時(shí)推動(dòng)了校院兩級(jí)儀器設(shè)備開放共享服務(wù)水平的提升,使儀器設(shè)備信息資源充分共享,在線預(yù)約,實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì),提高儀器設(shè)備的利用率。以新疆大學(xué)為例,儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)的建立對(duì)學(xué)校學(xué)科發(fā)展有以下重大意義。
2.1? 推進(jìn)學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革
人才培養(yǎng)是高等學(xué)校的根本任務(wù),是大學(xué)存在的價(jià)值。截至2019年底,新疆大學(xué)教學(xué)科研儀器設(shè)備總值6.7億元,生均占用教學(xué)科研儀器設(shè)備達(dá)到教育部優(yōu)秀標(biāo)準(zhǔn);注冊(cè)實(shí)驗(yàn)室90余個(gè),使用面積66 537 m2,其中本科教學(xué)實(shí)驗(yàn)室45 050 m2,科研實(shí)驗(yàn)室21 487 m2,專兼職實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員199人,管理難度大。全生命周期管理系統(tǒng)對(duì)新疆大學(xué)建設(shè)實(shí)驗(yàn)室信息管理資源,推進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革具有重要意義。本平臺(tái)的實(shí)施有利于推動(dòng)實(shí)驗(yàn)課程管理、師生交流、教學(xué)評(píng)價(jià)的信息化,實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容、空間、時(shí)間、人員、儀器設(shè)備等的高效利用和開放共享。
2.2? 提高實(shí)驗(yàn)室管理與服務(wù)的水平與質(zhì)量
建成設(shè)備論證采購、設(shè)備管理與服務(wù)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的全生命周期的管理平臺(tái),要求信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,各項(xiàng)流程有機(jī)的結(jié)合,教師的辦事手續(xù)進(jìn)一步人性化、簡潔化。信息管理系統(tǒng)和數(shù)字校園進(jìn)行了有機(jī)融合,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證。因此,建立大型儀器全生命周期管理綜合信息系統(tǒng),有利于為新疆大學(xué)教學(xué)與科研提供更多管理決策依據(jù),深層次提高實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與設(shè)備管理工作效率和質(zhì)量,有利于持續(xù)提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)隊(duì)伍應(yīng)用信息技術(shù)的能力和水平,加快信息技術(shù)與高等教育管理以及本科教學(xué)的深度融合。
2.3? 有利于縮短設(shè)備采購周期,降低采購成本
新疆大學(xué)2017~2019年采購設(shè)備共2.1億元,根據(jù)我校設(shè)備采購經(jīng)驗(yàn),國產(chǎn)設(shè)備采購周期往往需要3~4個(gè)月,而進(jìn)口設(shè)備的采購周期將會(huì)更長,這將會(huì)對(duì)學(xué)校的教學(xué)和科研產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。建立全生命周期管理系統(tǒng),不僅可直接和當(dāng)?shù)亍罢稍破脚_(tái)”對(duì)接,實(shí)現(xiàn)設(shè)備的線上申報(bào)、30萬以下設(shè)備線上投標(biāo)與競(jìng)價(jià)、供應(yīng)商選擇及開標(biāo)、招標(biāo)監(jiān)督、售后服務(wù)評(píng)價(jià)以及職能部門審核管理等一系列招標(biāo)流程,能夠較好地解決小額分散采購設(shè)備所面臨的困境,增加招標(biāo)的透明度和監(jiān)管力度。還可及時(shí)掌握設(shè)備采購動(dòng)態(tài)、方便地實(shí)現(xiàn)采購數(shù)據(jù)查詢、采購數(shù)據(jù)匯總和報(bào)表生成等,有利于實(shí)現(xiàn)全校設(shè)備采購數(shù)據(jù)的資源共享,提升學(xué)校教學(xué)和科研服務(wù)的質(zhì)量。
2.4? 強(qiáng)化管理意識(shí),使資產(chǎn)管理更科學(xué)化
在高校內(nèi)部有資產(chǎn)管理處、資產(chǎn)經(jīng)營管理公司等部門分別管理著固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、房產(chǎn)等等。在資產(chǎn)管理處的二級(jí)單位,雖然設(shè)有部門資產(chǎn)管理員等崗位,但是沒有一個(gè)明確的職責(zé)以及獎(jiǎng)懲制度,資產(chǎn)清查發(fā)現(xiàn)存在很多閑置資產(chǎn),有些沒有達(dá)到報(bào)廢年限,而對(duì)于本部門來說又是不需要的資產(chǎn),而另一些單位可能非常需要這種儀器設(shè)備,造成儀器設(shè)備使用效率低下,重復(fù)購置現(xiàn)象嚴(yán)重。全生命周期管理系統(tǒng)通過在線查看及使用考核評(píng)價(jià)等,可將利用率不高的設(shè)備進(jìn)行調(diào)劑,從而提高設(shè)備的使用效率。
3? 全生命周期管理平臺(tái)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
平臺(tái)采用B/S三層結(jié)構(gòu)模型進(jìn)行開發(fā),分為數(shù)據(jù)層、服務(wù)器端和客戶端,復(fù)雜的應(yīng)用放在服務(wù)器端。用戶可直接使用Web瀏覽器作為交互的界面軟件,用戶的操作請(qǐng)求通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)議轉(zhuǎn)發(fā)到設(shè)備的各個(gè)方面。通過全生命周期管理平臺(tái),每位老師可以隨時(shí)隨地查閱平臺(tái)儀器介紹(儀器名稱、型號(hào)、負(fù)責(zé)人、安裝地點(diǎn)、聯(lián)系電話、儀器圖片、儀器指標(biāo)、功能用途、送樣要求及注意事項(xiàng)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn))、平臺(tái)人員簡介、管理?xiàng)l例(儀器管理規(guī)定、平臺(tái)送樣流程、平臺(tái)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn))、儀器查詢(根據(jù)儀器名稱、型號(hào)、負(fù)責(zé)人、安裝地點(diǎn)等可進(jìn)行模糊查詢)、儀器原理及相關(guān)技術(shù)資料庫(如色譜分析法基本原理、色譜技術(shù)簡介)等各種信息,極大地方便校內(nèi)教職工、其他高校、研究所科研人員、企業(yè)通過各種途徑測(cè)試使用,校內(nèi)主管人員還可以根據(jù)每臺(tái)儀器的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析表,對(duì)本臺(tái)儀器及儀器負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核,此次考核可作為下年儀器論證、經(jīng)費(fèi)分撥、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理的有效依據(jù)。如果個(gè)別儀器連續(xù)兩年考核不合格,可以直接調(diào)配使用。管理平臺(tái)主要包括授權(quán)系統(tǒng)、多級(jí)用戶權(quán)限管理系統(tǒng)、多級(jí)儀器權(quán)限管理系統(tǒng)。因此,如何實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的對(duì)接是該平臺(tái)開發(fā)的難點(diǎn)和重點(diǎn)工作之一。
3.1? 用戶授權(quán)系統(tǒng)
該系統(tǒng)是整個(gè)平臺(tái)的核心,采用基于網(wǎng)絡(luò)的集中式驗(yàn)證策略,用戶能夠在任何時(shí)間任何地點(diǎn),用手機(jī)和電腦登錄用戶賬號(hào)對(duì)其平臺(tái)進(jìn)行訪問,查看設(shè)備全生命周期管理動(dòng)態(tài)運(yùn)行狀態(tài),并根據(jù)權(quán)限范圍進(jìn)行線上操作相應(yīng)的業(yè)務(wù)[5]。例如儀器管理平臺(tái)可以分為學(xué)校國有資產(chǎn)管理員、各學(xué)院(研究所)資產(chǎn)管理員、實(shí)驗(yàn)室管理員等。
學(xué)校內(nèi)部人員可以通過一卡通賬號(hào)登錄,直接進(jìn)入管理平臺(tái),外校用戶需要自行注冊(cè),向?qū)W校管理員申請(qǐng),并提交相關(guān)備案材料激活賬號(hào)后可進(jìn)入平臺(tái)。
3.2? 多級(jí)用戶權(quán)限管理系統(tǒng)
如圖1所示,該系統(tǒng)采用基于樹狀可變角色的權(quán)限結(jié)構(gòu),對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行高度彈性的劃分。系統(tǒng)允許用戶根據(jù)需要?jiǎng)澐侄嗉?jí)組織結(jié)構(gòu),用戶的權(quán)限跟組織結(jié)構(gòu)有關(guān)。系統(tǒng)支持基于個(gè)別對(duì)象的權(quán)限設(shè)置,會(huì)及時(shí)根據(jù)用戶需要訪問或操作對(duì)象的不同動(dòng)態(tài)確定用戶的權(quán)限,以生命科學(xué)學(xué)院為例,生科院儀器管理員僅擁有對(duì)本院所屬的儀器的控制權(quán),對(duì)其他院的儀器沒有控制權(quán)。生科院用戶將對(duì)于全校大型儀器、本院儀器以及外院對(duì)生科院(或其實(shí)驗(yàn)室)開放的儀器都擁有查看、預(yù)約、使用的權(quán)利。
3.3? 多級(jí)儀器管理系統(tǒng)
該系統(tǒng)負(fù)責(zé)對(duì)儀器進(jìn)行可變層次的分類,使不同機(jī)構(gòu)或不同類別的用戶僅能查看或使用自己所屬機(jī)構(gòu)擁有的或其他機(jī)構(gòu)符合共享?xiàng)l件的儀器。系統(tǒng)將通過樹狀多級(jí)標(biāo)簽將目錄與標(biāo)簽兩種索引機(jī)制有機(jī)地結(jié)合,實(shí)現(xiàn)了儀器分類上的高度可定制性。系統(tǒng)允許用戶根據(jù)需要為儀器指定不同分類標(biāo)簽,相應(yīng)的查看、搜索、預(yù)約和使用授權(quán)機(jī)制會(huì)結(jié)合這種分類進(jìn)行針對(duì)性結(jié)果過濾或是授權(quán)控制。
3.4? 儀器預(yù)約/使用系統(tǒng)
院系儀器管理部門可以設(shè)置儀器設(shè)備是否需要培訓(xùn)、開放預(yù)約時(shí)段或停止預(yù)約時(shí)段、進(jìn)入黑名單的條件(爽約次數(shù)、超時(shí)累計(jì)時(shí)間),用戶預(yù)約成功后可以短信或二維碼方式進(jìn)行驗(yàn)證并根據(jù)預(yù)約時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)。在用戶實(shí)際使用過儀器后,預(yù)約系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)比對(duì)預(yù)約記錄與儀器的實(shí)際使用記錄,管理員可以根據(jù)使用記錄和系統(tǒng)反饋信息對(duì)使用人進(jìn)行綜合評(píng)判。
4? 基于全生命周期管理平臺(tái),加強(qiáng)高校儀器設(shè)備管理的舉措
4.1? 細(xì)化管理辦法,使得具體管理有章可循
高校對(duì)儀器設(shè)備的管理應(yīng)參考全生命周期模式,制定的管理辦法應(yīng)涵蓋儀器設(shè)備的可行性論證、購置、使用、維修,對(duì)管理人員職責(zé)的規(guī)定、檔案、開放共享、績效考核、調(diào)撥和報(bào)廢等。盡量細(xì)化管理辦法,具體到每臺(tái)儀器設(shè)備從購置到報(bào)廢的每個(gè)環(huán)節(jié),使每個(gè)階段都有章可循,從而提高每臺(tái)儀器設(shè)備全生命周期的管理水平[6]。
4.2? 加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)和管理
學(xué)校根據(jù)實(shí)驗(yàn)室發(fā)展的規(guī)模和實(shí)驗(yàn)室承擔(dān)的教學(xué)科研任務(wù),科學(xué)規(guī)劃實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè),對(duì)實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員進(jìn)行定編、定崗、定責(zé)管理。特別是針對(duì)學(xué)校大型儀器設(shè)備規(guī)模增長較快的現(xiàn)狀,設(shè)立大型儀器設(shè)備專職管理崗位,并根據(jù)有效機(jī)時(shí)和產(chǎn)生的效益進(jìn)行考核,使學(xué)校大型儀器設(shè)備為教學(xué)科研工作發(fā)揮更大的作用。同時(shí)加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍的管理、培訓(xùn)、考核和激勵(lì),發(fā)揮實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍在學(xué)校建設(shè)高水平大學(xué)中的作用[6]。
4.3? 完善儀器設(shè)備管理綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系
學(xué)??擅磕甓ㄆ趯?duì)各儀器使用情況進(jìn)行考核,結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況,制定相應(yīng)的效益考核評(píng)價(jià)指標(biāo),完善對(duì)工作量化指標(biāo)的考核工作,并通過工作考核制度,實(shí)施儀器設(shè)備的目標(biāo)管理,以提高每臺(tái)型儀器設(shè)備的投資效益。例如按照大型儀器設(shè)備使用記錄、實(shí)際開放運(yùn)行機(jī)時(shí)、其他部門對(duì)其服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)等,逐項(xiàng)考查、公平評(píng)判,使有限的儀器資源發(fā)揮更大的作用,實(shí)現(xiàn)資源共享和效益最大化[7]。
5? 結(jié)? 論
高校儀器設(shè)備是教學(xué)科研工作的重要工具,有著不可替代的作用,在一定程度上體現(xiàn)了一所高校的辦學(xué)水平。目前,高校儀器設(shè)備管理不規(guī)范,導(dǎo)致儀器設(shè)備論證不充分、維護(hù)不及時(shí)、管理不規(guī)范、使用效率低下、國有資產(chǎn)閑置浪費(fèi)現(xiàn)象還普遍存在。因此面對(duì)日益復(fù)雜的高校儀器設(shè)備管理要求,高校依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建了全生命周期管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了對(duì)儀器設(shè)備的全程管理,達(dá)到了精細(xì)化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理效果,提升高校儀器設(shè)備的使用效率。
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作者簡介:魯振江(1986—),男,漢族,甘肅天水人,實(shí)驗(yàn)師,碩士,研究方向:材料的合成與表征。