國土檔案數(shù)字化管理研究

張雪

摘 要： 實行檔案數(shù)字化管理，有利于保護原始紙質檔案，提高檔案查詢利用的效率和準確性，發(fā)揮國土資源檔案的利用價值、憑證價值和查詢價值，提高國土資源部門的形象。隨著土地檔案信息的不斷豐富，檔案數(shù)字化在帶來便利的同時，也暴露出一些不容忽視的問題，需要我們高度重視。準確把握檔案數(shù)字化建設中應注意的問題，有針對性地采取措施，共同推進檔案數(shù)字化建設，已成為當前土地管理的一項重要基礎性工作。

關鍵詞： 國土檔案;數(shù)字化;管理;研究

【中圖分類號】P273 ? ? ?【文獻標識碼】A ? ? 【文章編號】1674-3733（2020）13-0012-01

1 檔案管理數(shù)字化建設的相關內

1.1 建設規(guī)范化的標準體系。各級國土資源部門檔案管理數(shù)字化建設始終存在系統(tǒng)性差異，不斷探索，建立切實可行的標準體系，為后續(xù)數(shù)字工程打下堅實的基礎。國土資源部在信息檔案數(shù)字化建設的過程中，標準體系的建立就像樹的樹干和人的脊梁，是管理數(shù)字化、智能化、技術化的前提和基礎。因此，建立一個基于它的標準化標準體系和信息管理平臺已成為數(shù)字化建設的重要組成部分。

1.2 建設數(shù)字化的網絡系統(tǒng)。網絡技術和計算機技術是檔案管理數(shù)字化建設的必要載體。借助這一媒介，我們可以實現(xiàn)信息資源的傳遞和共享。在信息網絡系統(tǒng)建設之前，有必要對網絡系統(tǒng)的數(shù)字化建設水平有一個初步的了解。一級的主要目的是推廣普及，即利用調查掌握的國土資源數(shù)據(jù)和建設用地比例，促進互聯(lián)網的應用，有利于檔案管理的規(guī)范化、合理化。因此，國土資源管理部門首先要建立數(shù)據(jù)庫，對相關資源信息進行錄入和分類。不僅如此，為了實現(xiàn)推廣普及，還應該建立一個有利于地方辦公服務和公眾監(jiān)督的檔案管理網站。二是建設國土資源管理部門內部局域網，利用局域網的便利性和安全性，更好地輔助管理工作的開展，實現(xiàn)各級土地管理部門的信息共享。三是檔案管理的數(shù)字化。在數(shù)字化階段，利用多媒體技術和計算機網絡技術對檔案進行管理和分類。既有利于長期保存，又便于操作。

2 國土資源檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1 檔案種類多樣化。隨著經濟社會的快速發(fā)展和國土資源開發(fā)的實際需要，國土資源檔案數(shù)量呈大幅增長趨勢，有大量的文字檔案、電子檔案、圖片檔案、規(guī)劃財務檔案、地籍管理檔案、土地利用規(guī)劃檔案，建設用地檔案、土地監(jiān)理檔案、資產管理檔案等。國土資源業(yè)務種類繁多，業(yè)務檔案類型多樣，以文本檔案管理為主。很多檔案資源如果不及時管理，就會積累越來越多，這就增加了以后檔案管理的難度，如土地利用現(xiàn)狀調查、城鎮(zhèn)地籍調查、登記發(fā)證等，只有及時做好國土資源檔案數(shù)字化管理工作，才能有效地滿足檔案利用的實際需要。

2.2 軟硬件基礎薄弱。近年來，隨著國土資源業(yè)務信息化進程的加快，國土資源檔案管理的軟硬件投入不斷增加。建立了信息中心，建立了礦業(yè)權數(shù)據(jù)庫、土地利用總體規(guī)劃和地質災害點分布等數(shù)據(jù)庫，并將日常業(yè)務處理數(shù)據(jù)及時發(fā)送到服務器，為數(shù)字化管理奠定了一定的基礎。但與數(shù)字化管理的實際需要相比，還存在許多薄弱環(huán)節(jié)，如檔案庫房面積普遍不足，除紙質檔案外，涉及數(shù)字化管理設備的機房、倉庫面積較少，計算機數(shù)量少，服務器容量小，影響檔案數(shù)字化管理的效率。國土資源檔案數(shù)字化管理專用軟件應用較少。國土資源數(shù)字化管理的軟硬件短板已成為制約數(shù)字化發(fā)展的重要因素。

2.3 專業(yè)化人才缺乏。國土資源部門業(yè)務多，人員緊缺，從事國土資源檔案管理的人員很少。有的是從鄉(xiāng)鎮(zhèn)等基層國土部門借調過來的。具有檔案專業(yè)知識的管理人員少，難以滿足國土資源檔案數(shù)字化管理對數(shù)字化、信息化的技術要求。在推進國土資源檔案數(shù)字化管理的過程中，專業(yè)人才短缺已成為一個重要制約因素。

3 國土管理檔案數(shù)字化建設策略

3.1 網絡系統(tǒng)建設。土地管理檔案數(shù)字化建設應以網絡為依托，其基本功能包括信息傳遞、信息交換、信息共享等，因此，為了提前構建土地管理檔案數(shù)字化網絡平臺，可分為以下幾點：推廣網絡系統(tǒng)平臺。我國土地管理系統(tǒng)建設了土地管理信息系統(tǒng)，包括土地規(guī)劃、土地利用、遙感動態(tài)數(shù)據(jù)等信息，還為每個部分建立了地籍數(shù)據(jù)庫、補充耕地信息模塊等，為項目調查軟件、數(shù)據(jù)等管理軟件提供了相應的數(shù)據(jù)統(tǒng)計軟件等土地管理部門要提高這些系統(tǒng)軟件的利用率，做好推廣工作，制定統(tǒng)一的操作標準，充分發(fā)揮網管平臺的效能。

3.2 數(shù)字化標準體系建設。在檔案數(shù)字化建設中，國土部門的層次差異較大。很多基層部門還處于探索的初級階段，使用的方法也不盡相同。因此，有必要建立一個規(guī)范化的系統(tǒng)，這也是土地檔案數(shù)字化建設的基本條件。在實踐過程中，數(shù)字技術標準的建設必須遵循標準化原則，同時兼顧系統(tǒng)管理，確保標準體系平臺的可操作性和實用性。

3.3 建設數(shù)據(jù)庫和官網。建立檔案網站。檔案網站的建設可以讓政府有關部門和公眾在網絡平臺上查詢相應的檔案信息和新出臺的政策法規(guī)。土地檔案管理部門還可以在官方網站上展示土地管理、經濟建設和土地利用的成果。為提高信息共享水平，需要將官方網站與地方政府網站、公共網絡連接起來，提高資源利用率。

3.4 文件收集和新技術研發(fā)。在信息時代，數(shù)字檔案在未來檔案館中的比重將越來越高。過去，各部門只移交紙質文件和紙質文件目錄，各部門可以實行紙質文件和電子文件的雙重歸檔制度，但會大大增加檔案管理的工作量。因此，我們可以利用互聯(lián)網直接收集和整理文件信息，利用軟件自動生成文件格式，一鍵完成電子文件制作。如果有紙質文件作為存根，電子文件可以直接打印成紙質文件。此外，數(shù)字化管理平臺應不斷發(fā)展和豐富其功能。因此，將新技術、新方法融入檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，經歷一系列由簡單到復雜、由少到多的過程，是一項長期的任務。如單一數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫發(fā)展，利用網絡連接建立分布式數(shù)據(jù)庫組，可以大大提高數(shù)字化系統(tǒng)的效率。

結束語

國土資源管理部門是保障我國城市規(guī)劃和社會建設發(fā)展的重要部門，有利于我國經濟持續(xù)改善和現(xiàn)代環(huán)境建設。因此，保證國土資源檔案信息的準確性、全面性和實時共享就顯得尤為重要。信息時代的到來，決定了國土資源檔案信息數(shù)字化勢在必行。傳統(tǒng)的手工管理模式已經無法與社會的快速發(fā)展相銜接。只有構建數(shù)字化管理平臺，才能有效提高檔案管理效率，保證檔案管理質量，深化檔案信息的應用和挖掘，國土資源管理部門應采取相應對策，確保數(shù)字建設的良性發(fā)展，為國家今后的長遠發(fā)展打下堅實基礎。

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