事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

王永萍

摘要：對于事業(yè)單位檔案而言，應(yīng)做到精細、準確與嚴格，對于管理技術(shù)提出了更為嚴格的要求。傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案、手工抄錄等管理方法已經(jīng)難以滿足信息時代下檔案管理需求，事業(yè)單位應(yīng)巧妙地利用先進的信息處理技術(shù)（網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、多媒體技術(shù)等），高效率處理海量信息，對檔案內(nèi)容進行準確了解，提高管理水平，更好地服務(wù)于社會大眾。對此，本研究作者結(jié)合自身多年檔案管理經(jīng)驗，對于檔案管理信息化建設(shè)提出了幾點拙見，僅供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

時代在進步，科技在發(fā)展，信息化成為了現(xiàn)代社會的主流，深刻影響著我們的生活與工作。所以，作為國家行政管理體制改革重點對象的事業(yè)單位，應(yīng)清楚地認識到傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)行工作所需，應(yīng)緊跟時代變化，積極改革。對此，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)積極同信息化接軌，加強信息化建設(shè)，如此不僅可永久、完整地保存檔案資料，為調(diào)閱檔案滿足提供便捷，而且還可提高管理效率與質(zhì)量，確保事業(yè)單位各項工作順利開展。

一、提高信息化檔案管理意識

出于對當前形勢的考慮，事業(yè)單位若要將檔案管理水平不斷提高，則就必須同時代發(fā)展保持同步，從過去老舊檔案管理理念中走出，在制定檔案管理戰(zhàn)略上充分滲透信息化思維，從而實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。鑒于此，就要求事業(yè)單位管理層在實際工作中深刻認識信息化，把先進的信息化理念樹立起來，并從全局出發(fā)積極創(chuàng)新檔案管理工作。同時加快分析、挖掘以及利用檔案信息。充分結(jié)合單位檔案信息化建設(shè)的實際情況，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上做進一步加強，提供重要的物質(zhì)保障給檔案管理，順利實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標。除此之外，還應(yīng)在建立健全檔案管理機制上加快步伐，明確檔案管理工作的細則，有效落實檔案管理責任，完善各項規(guī)章制度，以堅實的基礎(chǔ)助力檔案管理工作的健康有序發(fā)展。

二、完善檔案管理信息系統(tǒng)

事業(yè)單位應(yīng)緊跟時代發(fā)展，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立健全事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)，提高管理效率，有力地促進事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，提高其信息化、規(guī)范化與科學化。

（一）構(gòu)建事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)

采取網(wǎng)絡(luò)在線儲存或離線儲存的方式，有效儲存管理事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)，為檔案信息的開發(fā)與利用創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)條件。采用照相機、掃描儀、計算機等現(xiàn)代化設(shè)備，切實增強單位檔案信息數(shù)據(jù)存儲能力[1]。

（二）構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理模塊化系統(tǒng)

建立事業(yè)單位檔案管理模塊化系統(tǒng)，主要是檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數(shù)據(jù)采集傳輸模塊等，如此便可直接瀏覽、修改與打印管理事業(yè)單位檔案信息與數(shù)據(jù)。

（三）構(gòu)建事業(yè)單位檔案查詢系統(tǒng)

根據(jù)Microsoft SQL Server2008軟件，查詢管理事業(yè)單位檔案信息[2]?；诠ぷ骶唧w需要，錄入、檢索、查詢與瀏覽事業(yè)單位檔案信息與數(shù)據(jù)，局域網(wǎng)中的權(quán)限客戶可按照自己的管理權(quán)限，電子瀏覽、提取與檢索檔案，獲取全面、真實、完善的檔案信息數(shù)據(jù)，分布式、多樣化查詢檔案信息，以此來提高檔案信息利用價值。

三、提高信息化管理效率

其一，增強檔案管理能力。就網(wǎng)絡(luò)控制的檔案管理系統(tǒng)而言，需要將其所具備的優(yōu)勢充分的展現(xiàn)出來，進而推動單位檔案信息化管理效果的提升[3]。對此，可通過光纖一磁盤的連接陣列，加強檔案關(guān)系系統(tǒng)性能的增強，并適當?shù)奶嵘到y(tǒng)內(nèi)部儲存量;其二，對檔案管理可靠性進行增強。加強檔案管理所具備的可靠性，需要結(jié)合相關(guān)標準嚴格要求硬件的組成以及磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)，夯實檔案信息化管理系統(tǒng)功能更新的基礎(chǔ)。同時，磁盤陣列需要多元化保護級別，對檔案信息化管理運用者十分有利，確保系統(tǒng)功能，讓檔案信息化管理系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)擁有安全性基礎(chǔ)[4];其三，加強檔案管理使用性。在開展檔案信息化管理建設(shè)工作的過程中，需運用光纖磁盤陣列產(chǎn)品，進而促進系統(tǒng)維護性能優(yōu)勢的提升，并讓檔案信息化管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)在線升級。同時，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)存在著開放性的特點，確保有關(guān)人員對檔案資源的查閱以及調(diào)取，進而讓檔案信息化管理系統(tǒng)展現(xiàn)出更大的作用。

結(jié)語：

信息化是目前社會發(fā)展的必然趨勢。作為國家重要分支，事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)時代潮流，不余遺力地開展信息化建設(shè)。我們要真正意識到檔案管理工作存在的價值，深入剖析不足之處，并制定針對性有效的措施妥善處理，為信息化建設(shè)創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)的條件。同時，注意信息化人才的引入，構(gòu)建全方位、多層次的檔案管理體系，提高檔案管理效率、安全，有力地保證事業(yè)單位可持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]邱廣軍.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（09）：57-58.

[2]孫迎夏.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：82-83.

[3]王志生.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（07）：72+75.

[4]任浩.基于大數(shù)據(jù)背景的事業(yè)單位電子檔案信息化管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（09）：30-31.