檔案數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)管理中的應(yīng)用研究

孫先國

0 引言

隨著計算機技術(shù)特別是大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)正逐漸從勞動成果向生產(chǎn)資料轉(zhuǎn)變。計算機技術(shù)的快速發(fā)展正逐漸將人類從大量煩瑣、細(xì)碎的工作中解放出來，其重要用途之一就是改善管理方式方法，提高工作效率。檔案管理是企事業(yè)單位日常工作中必不可少的環(huán)節(jié)，特別是對于生產(chǎn)型企業(yè)而言，其技術(shù)資料的保存、生產(chǎn)日志的管理、人員信息的采集和調(diào)用往往消耗了管理者大量時間和精力。因此企業(yè)檔案管理工作走向數(shù)字化建設(shè)，是適應(yīng)新時期經(jīng)營管理持續(xù)發(fā)展和新時代社會發(fā)展的需要[1]。

1 檔案管理現(xiàn)狀與分析

1.1 檔案管理體系與現(xiàn)狀

檔案管理是一項專門的管理門類，具有專業(yè)要求高、規(guī)范性強的特點，同時其在搜集、儲存、借閱、歸檔等方面龐大的工作量對管理人員的身體和心理素質(zhì)提出了較高的要求。從國際范圍來看，俄羅斯的檔案工作歷時較久，并且有專門從事檔案管理政策和法規(guī)的研究機構(gòu)，他們采取的是統(tǒng)一集中的管理規(guī)劃，檔案管理具有層次性，其煤炭檔案按照建設(shè)的規(guī)模、建設(shè)的性質(zhì)、主管單位的不同，由中央到地方進(jìn)行分級管理，此外，檔案管理人員的素質(zhì)較高，提高了檔案管理的效率，同時有助檔案管理的開發(fā)和利用[2]。

美國的檔案管理體系不同于俄羅斯，其檔案管理是分散式的管理體系，檔案管理制度的主要特點是全局分散、中央集中。美國的檔案管理從制度到權(quán)限都很嚴(yán)格，并且具有規(guī)范的人才培養(yǎng)計劃，對用人方面要求嚴(yán)格，檔案工作者必須是歷史學(xué)、圖書館學(xué)、信息學(xué)的碩士[3]。

圖1 文件檔案數(shù)量比例圖

受行業(yè)管理方式的限制，多年以來，煤炭等基礎(chǔ)行業(yè)均使用人工管理的方法保存相關(guān)檔案文件。隨著企業(yè)經(jīng)營時間的推移，歸檔檔案的數(shù)量和種類均在逐年的遞增，造成了檔案管理工作的工作量和工作難度的逐步增加。在進(jìn)行日常管理和相關(guān)工藝系統(tǒng)改造和升級過程中，往往需要查閱大量土建圖紙、設(shè)備清單、系統(tǒng)工藝流程等檔案資料，由于缺乏數(shù)字化檔案管理帶來的查詢困難和對人員工作強度要求高的問題越來越嚴(yán)重。檔案查詢工作耗時，費工、費力且難以獲得準(zhǔn)確結(jié)果，較大程度上影響了工作效率。某選煤廠集中人力物力對現(xiàn)有存檔檔案進(jìn)行了精細(xì)化整理和電子錄入，經(jīng)過分類整理，共總結(jié)出四大類10 小類檔案材料，歸檔確認(rèn)總檔案數(shù)量為5728 份，其中生產(chǎn)日志2520 份，占總檔案比例的44%；生產(chǎn)技術(shù)文件1260 份，占總檔案比例的22%；人員信息檔案916 份，占總檔案比例的16%；其他管理文件802 份，占總檔案比例的14%，各種類檔案占比如圖1 所示。

1.2 企業(yè)檔案數(shù)字化分析

在檔案整理的過程中經(jīng)過研究明確了進(jìn)行企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的四個要點：首先應(yīng)明確企業(yè)檔案管理的必要性，就是為工業(yè)企業(yè)特別是勞動密集型企業(yè)做好轉(zhuǎn)企業(yè)管理、提升生產(chǎn)效率服務(wù)的。傳統(tǒng)工業(yè)行業(yè)在計算機技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)的儲備和實踐方面相對于新興產(chǎn)業(yè)有著先天的不足，面對制造業(yè)轉(zhuǎn)型升級的大潮和逐漸興起的無紙化、快速化辦公要求，需要企業(yè)的技術(shù)文件、生產(chǎn)日志等材料在短時間內(nèi)能夠被準(zhǔn)確查找并查詢相關(guān)信息。紙質(zhì)檔案由于其物理屬性關(guān)系難以在現(xiàn)有的生產(chǎn)環(huán)境下實現(xiàn)這一目標(biāo)，因此數(shù)字化檔案管理體系和管理軟件的研究與開發(fā)是企業(yè)實現(xiàn)快捷辦公、快速信息傳遞的基本要求，企業(yè)辦公和生產(chǎn)效率才能進(jìn)一步提升，因此進(jìn)行數(shù)字化檔案堅實有十足的必要性。

其次應(yīng)明確企業(yè)數(shù)字化檔案管理的指導(dǎo)思想，檔案對于企業(yè)最重要的意義是保存技術(shù)文件和生產(chǎn)日志，便于查閱以掌握企業(yè)生產(chǎn)的情況，同時保證人事和干部的管理。因此檔案的管制制度要從封閉走向開放，要讓檔案資料活起來，在日常生產(chǎn)和管理中發(fā)揮作用，而不是僅僅為了保存而保存。因此要塑造高效、便捷的檔案查詢與查閱途徑，鼓勵管理和生產(chǎn)人員養(yǎng)成查詢檔案的良好習(xí)慣，實現(xiàn)檔案資源共享，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供重要依據(jù)。讓儲藏的信息資源能能夠更好地提供給各方面的需求者。

再次要正確認(rèn)識數(shù)字化檔案管理應(yīng)采用的技術(shù)路線，生產(chǎn)企業(yè)由于其行業(yè)范圍、組織架構(gòu)、管理辦法的不同往往難以找到一種普適性的數(shù)字化檔案管理辦法，在進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)和管理的過程中應(yīng)因地制宜地開展。針對煤炭行業(yè)生產(chǎn)企業(yè)其在數(shù)字化檔案管理方面的投入力度往往難以形成完善的體系化管理平臺，因此在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理過程中應(yīng)著重強調(diào)檔案管理的重點內(nèi)容，避免大而不當(dāng)，針對某選煤廠應(yīng)用訴求，確定了其能夠快捷方便地查閱，能夠在管理人員有限的情況下提升管理效率、降低管理成本使其檔案數(shù)字化的核心訴求。因此在進(jìn)行數(shù)字化檔案系統(tǒng)軟件的設(shè)計過程中需要實現(xiàn)較高水平的自動化功能，即通過權(quán)限管理的方式歸類檔案材料，按崗定需大大提升了管理和使用檔案的效率。

最后應(yīng)明確企業(yè)數(shù)字化檔案管理的手段，推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，其管理手段分為人員和軟件兩方面。一方面企業(yè)檔案數(shù)字化包含了檔案工作的各個方面和工作環(huán)節(jié)，要全面提高檔案管理人員業(yè)務(wù)綜合能力，以使其能夠站在全局角度進(jìn)行檔案的合理管理。另一方面，需要在軟件上重點是抓好數(shù)據(jù)庫和搜索方式的選擇。在實際使用過程中數(shù)據(jù)庫和搜索方式很大程度上決定了數(shù)字化檔案使用、維護和管理護的效率，也決定了使用者的使用體驗，因此應(yīng)重點開發(fā)和建設(shè)可靠的數(shù)據(jù)庫技術(shù)管理和檔案資料搜索系統(tǒng)。建立數(shù)據(jù)庫是一項長期的工作任務(wù)，要經(jīng)過檔案由規(guī)范化向微機化管理邁進(jìn)，再由微機化管理向數(shù)字化管理邁進(jìn)，是一項由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)的過程。

2 現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)實踐

因此檔案管理系統(tǒng)軟件應(yīng)具用版面布局合理、操作界面簡單，文字錄入方便、快捷、易于操作等特點，且有文書管理及歸檔檔案的自動生成轉(zhuǎn)換，查詢快捷、結(jié)果準(zhǔn)確，存檔數(shù)據(jù)輸出自動生成電子表格及打印，軟件登錄密碼保護、數(shù)據(jù)自動備份、資源共享等功能。利用現(xiàn)代的計算機檢索技術(shù)，來實現(xiàn)檔案信息化管理，實現(xiàn)檔案信息化、自動化，實現(xiàn)資源共享，解決文件資料歸檔及資料查詢困難的矛盾，降低檢索查詢工作量節(jié)省時間，提高辦公效率和檔案管理水平及利用價值。

通過設(shè)置不同的人員登錄權(quán)限和管理員賦權(quán)，公告發(fā)布和用戶間的檔案交互極大提升了檔案查詢的管理能力和管理水平，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策提供方便、快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時建立了數(shù)字化檔案庫和快速搜索系統(tǒng)，依據(jù)統(tǒng)一的檔案分類規(guī)范管理、采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫和分布式文件庫，引進(jìn)數(shù)字化標(biāo)簽識別技術(shù)、可視化庫房技術(shù)和智能化快速采集技術(shù)，實現(xiàn)了檔案的統(tǒng)一儲存和集中檔案數(shù)據(jù)庫支持提供檔案借閱歸還、檔案庫存統(tǒng)計、檔案研制與銷毀等操作，使管理人員能夠及時掌握檔案情況，使用者能夠快速查詢檔案，為快速和精細(xì)化管理能力的提升奠定了堅實的基礎(chǔ)。

3 結(jié)論

經(jīng)過檔案數(shù)字化建設(shè)富強選煤廠從傳統(tǒng)的年度整理立卷歸檔轉(zhuǎn)為所有文件資料隨辦隨歸模式，大幅度地提高企業(yè)辦公文職人員的辦公效率，節(jié)省大量時間和人力物力，并且做到了方便、快捷、高效，為企業(yè)各項決策提供了大量翔實資料，節(jié)約了辦公經(jīng)費。