事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化及檔案利用效益研究

關(guān)美琪

摘 要：作為事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一，檔案管理工作在很大程度上影響著單位自身能否快速發(fā)展、生產(chǎn)效益能否持續(xù)提升，并對各部門工作有著不可替代的指導(dǎo)意義。當前已進入信息時代，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理辦法面臨著巨大的挑戰(zhàn)，只有正確認識過去檔案管理工作中的不足，并以規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的措施進行調(diào)整與改進，才能切實提高檔案的利用效率?；诖耍疚膶κ聵I(yè)單位檔案管理規(guī)范化及檔案利用效益進行研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;檔案利用效益

1 檔案管理工作的重要性

檔案管理工作一般有兩個較為重要的作用，其中一個作用是可以作為考察的依據(jù)，因為檔案的記錄更加客觀，是真憑實據(jù)，更容易讓人信服。另一個作用是可以作為事件的參考，因為檔案往往是記錄真實發(fā)生的事件，是真實存在的，檔案中往往還存在一些所發(fā)生事件的依據(jù)，如簽名、手稿、照片等。這些都屬于重要依據(jù)，當發(fā)生某些事情時，它們?nèi)际侵匾膮⒖嘉铩?/p>

檔案工作較為繁復(fù)，工作量較大。其主要特點是：一是檔案的種類較多。隨著事業(yè)單位的發(fā)展及創(chuàng)新，檔案的種類也隨之增多;二是數(shù)量多。只要是單位正常的開展服務(wù)，檔案就會產(chǎn)生，隨著日積月累，檔案的數(shù)量也較多;三是要求高。檔案記錄并不只是資料的收集，還需要進行歸檔和管理。因此，檔案管理工作要加強規(guī)范性。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 管理技術(shù)、方式較為落后

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理主要處理的是以紙質(zhì)檔案為主的資料，其不僅占用了不小的空間資源，并隨著時間的推移還面臨資料老化等問題。同時，數(shù)量越來越多的紙質(zhì)檔案也不利于檢索人員的查閱和使用。究其原因，一方面是因為很多事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的軟硬件設(shè)施購置資金，另一方面是因為檔案管理人員缺乏對現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用。

2.2 檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員應(yīng)對國家關(guān)于檔案管理的各項法律法規(guī)以及相關(guān)政策走向有深入且獨到的理解，并能憑借強大的文字表述能力和熟練的現(xiàn)代化檔案管理工作技能及時、準確地記錄下事業(yè)單位在自身發(fā)展歷程中所產(chǎn)生的各項有價值的信息資料。然而就目前來看，達到這一標準的事業(yè)單位檔案管理人員仍是鳳毛麟角，檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊。

2.3 管理程序混亂，管理制度存在漏洞

很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作沒有給予足夠的重視，因此在制定相關(guān)規(guī)章制度時留下了不少隱患。舉例來說，一些事業(yè)單位在收集檔案資料的過程中，由于未建立相關(guān)績效考核制度，導(dǎo)致了檔案資料缺失、檔案收錄不合理等問題。除此之外，在收錄檔案資料的過程中，因不同部門的標準存在差異，導(dǎo)致檔案管理工作力度不足、深度不夠。更有甚者，由于單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏長遠眼光，致使檔案管理人員缺乏對檔案管理的合理規(guī)劃，無法形成完整、連續(xù)的檔案資料。

3 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化及提升檔案利用效益的有效策略

3.1 加大宣傳力度

為了檔案管理工作能夠順利的開展，務(wù)必將規(guī)范檔案管理工作融入管理者的日常生活中，這樣才能全面的發(fā)展。對于部分檔案管理工作較為落后的事業(yè)單位，更應(yīng)該加大宣傳力度。甚至有的事業(yè)單位自身都不了解這項工作，宣傳對象也不單指檔案管理工作者，在事業(yè)單位中工作的全體員工都應(yīng)該積極配合多了解這方面的知識，團結(jié)一致，積極配合，爭取早日解決這一問題，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化。

3.2 建立檔案立卷歸檔標準

調(diào)查顯示，大部分事業(yè)單位在檔案立卷歸檔方面不夠嚴謹，基本不符合標準。這就是檔案管理工作不規(guī)范的主要問題所在，所有檔案都必須要求健全歸卷，保證它能夠發(fā)揮出最大的價值。應(yīng)當明確歸檔的重點所在，對各類文件進行詳細的區(qū)分，避免出現(xiàn)信息多、雜、亂的現(xiàn)象。掌握檔案的時效性，在完成相關(guān)工作任務(wù)之后，才能對檔案進行歸檔，必須規(guī)范操作，不能馬虎大意，保證規(guī)范性，這些對材料日后的價值都有著重大影響。裝訂、保存、收納這些步驟同樣重要，每一步都不能出現(xiàn)任何小差錯。保證立卷歸檔能夠規(guī)范標準。

3.3 提高檔案信息利用率

事業(yè)單位要對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行創(chuàng)新，完善單位檔案管理機制，促進檔案信息利用率提升，推動事業(yè)單位的長遠發(fā)展。在進行檔案管理過程中，事業(yè)單位要充分結(jié)合單位的發(fā)展現(xiàn)狀及特點，激發(fā)檔案人員工作熱情和積極性。

3.4 開展數(shù)字化管理檔案

隨著社會的不斷發(fā)展，采用數(shù)字化管理模式管理檔案是有必要的，不但帶來了便捷，也提升了工作效率。數(shù)字化管理檔案中最重要的是對文書進行處理，檔案工作中最基礎(chǔ)的部分就是文書工作。因此，文書工作直接決定了一個檔案的好壞程度，對于文書的處理工作也影響著檔案管理工作的效率。在這樣一個大數(shù)據(jù)時代，面對大量的信息，只有學(xué)習(xí)計算機技術(shù)才能有條不紊的處理好這一切，使用計算機對文書進行記錄會更加方便，在電腦上即可對它們進行分類，簡單快速、簡潔明了，減少了許多不必要的繁瑣工作，節(jié)省了大量工作時間，還可以進行數(shù)字化的傳閱、修改，大大增加了辦公效率。

3.5 增強檔案管理責任心

事業(yè)單位中的檔案管理受到的重視不高，相關(guān)檔案管理人員由于缺乏責任感，工作態(tài)度不好，影響了檔案管理的規(guī)范化。新時期，事業(yè)單位要從領(lǐng)導(dǎo)開始，落實好每位人員的工作，從而提高檔案管理人員的工作熱情，保證檔案資料的安全性，并且保證檔案管理的安全性，避免出現(xiàn)資料的丟失。

3.6 加強對檔案管理的重視

首先，作為擔負著事業(yè)單位各項管理工作決策、組織和指揮職能的領(lǐng)導(dǎo)層，必須從思想上不斷強化對檔案管理工作的認識和重視，將提高檔案管理水平列入單位發(fā)展目標之一，以確保事業(yè)單位檔案管理工作更加有序、規(guī)范地開展。其次，應(yīng)直面且有效解決檔案管理人員在工作中的各種問題，從滿足資金需求和引進優(yōu)秀人才兩方面入手，完善檔案管理工作模式，全面邁入現(xiàn)代信息化管理階段。最后，要不斷推動事業(yè)單位檔案管理法制化建設(shè)，爭取早日實現(xiàn)依法建檔、依法管檔、依法用檔。

3.7 健全檔案管理工作制度

無論是任何事情，只要有了一個良好的制度，就是一個好的開端，任何事情都需要有制度來牽制著，同樣，事業(yè)單位的檔案管理工作更加離不開制度。只有及時調(diào)整管理制度，應(yīng)對突發(fā)狀況，才能讓事情完成的更加出色。為解決傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理程序混亂和低效化等問題，需從根源上建立并健全檔案管理制度，保證檔案管理工作得以科學(xué)化和規(guī)范化實施。一方面，需要從檔案收集和檔案錄入入手，通過不斷完善相關(guān)制度標準提高檔案資料收集的準確性、有效性，加強檔案資料錄入的完整性和規(guī)范性。另一方面，針對檔案整理入館的各個環(huán)節(jié)，通過嚴格落實相關(guān)制度保證檔案資料依法按時入館，并推動數(shù)字化檔案入館工作。除此之外，還要重視提升檔案服務(wù)水平，以期實現(xiàn)更加高效的檔案利用。

4 結(jié)束語

總之，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理缺乏創(chuàng)新，因此，事業(yè)單位要結(jié)合大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)等進行檔案管理創(chuàng)新。一是檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想，從而推動檔案管理創(chuàng)新，提高檔案管理的效率。二是事業(yè)單位要深化改革檔案服務(wù)模式，建立檔案數(shù)字化管理服務(wù)體系。事業(yè)單位需要重視檔案人員的培養(yǎng)，使事業(yè)單位運行效率提高。

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