行政單位檔案管理的電子化建設(shè)

魏穎

摘 要：伴隨著近年來我國(guó)逐步深入的信息化進(jìn)程，以及行政檔案管理體制改革，行政單位在日常行政工作過程中的專業(yè)檔案管理的工作也更加重要。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)和信息化引領(lǐng)檔案管理時(shí)代的今天，檔案管理單位進(jìn)行專業(yè)電子化建設(shè)成為行業(yè)發(fā)展的主流和必然趨勢(shì)。目前，大部分行政單位對(duì)檔案的管理仍然采用傳統(tǒng)的方式，電子化技術(shù)的應(yīng)用程度低，建設(shè)的專業(yè)檔案管理水平有限、員工的執(zhí)行力弱的實(shí)際狀況，本文對(duì)近年來我國(guó)的電子化專業(yè)檔案管理體系建設(shè)中存在的弊病進(jìn)行了論述，并嘗試提出相應(yīng)的建設(shè)方法，為檔案電子化建設(shè)開拓前景。

關(guān)鍵詞：行政單位;檔案管理;電子化建設(shè)

檔案的形成和存在，是標(biāo)志著國(guó)家、社會(huì)以及企業(yè)和個(gè)人在正常社會(huì)活動(dòng)中逐步形成的包括聲音、圖像、文字和其他不同信息形式的資料和記錄。檔案的電子化建設(shè)，就是通過對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行了篩選和數(shù)字化的收集，令其自動(dòng)生成各種基于計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)的檔案文獻(xiàn)和信息，以供企業(yè)和人們的日常應(yīng)用。

1 行政單位檔案管理電子化建設(shè)的必要性

1.1 有助于相關(guān)部門提升其檔案的信息服務(wù)管理功效

檔案管理相關(guān)部門進(jìn)行電子化建設(shè)，能夠大大增強(qiáng)其檔案的信息管理使用的效率和便利性，提升其信息服務(wù)的功效。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理的形式，電子化的管理不僅大大節(jié)約了成本，并且信息傳遞的形式也已經(jīng)有了一系列突破性的創(chuàng)新，使其更加便捷、高效、迅速。電子化技術(shù)相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)在于：一是擴(kuò)展了檔案管理的服務(wù)范圍;二是能夠大幅度提升檔案信息的使用效率，對(duì)于提升檔案管理相關(guān)部門的信息服務(wù)和功能充分發(fā)揮其作用提供了絕佳的平臺(tái)和條件。

1.2 有助于降低檔案的管理和加工成本

通過傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行的檔案管理過程中，對(duì)相關(guān)檔案的資料進(jìn)行的采集以及進(jìn)行編制和整理出版都需要有很高的管理成本。在其運(yùn)用了電子化管理模式之后，能夠快速的降低檔案管理投入的成本，提高產(chǎn)出。通過多次的開發(fā)，可以有效降低其檔案管理因經(jīng)費(fèi)不足而可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和限制，減少其管理和加工使用相關(guān)信息需要的工作時(shí)間和成本，實(shí)現(xiàn)檔案管理的健康發(fā)展。

1.3 有助于提高二次文獻(xiàn)檔案的數(shù)字化利用和時(shí)效性

從傳統(tǒng)文字形式采集信息到形成二次文獻(xiàn)的數(shù)字化信息，需要耗費(fèi)大量的人力和物力，對(duì)二次文獻(xiàn)檔案數(shù)字化信息的實(shí)際應(yīng)用和價(jià)值也造成了影響。對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行檔案電子數(shù)字化的管理能夠直接實(shí)現(xiàn)通過機(jī)讀的方式快速形成二次文獻(xiàn)檔案，并直接利用計(jì)算機(jī)電子技術(shù)進(jìn)行文獻(xiàn)的加工和整理，有助于提升行政單位檔案管理的效率和穩(wěn)定。

2 加強(qiáng)行政單位檔案管理電子化建設(shè)的有效手段和路徑

2.1 建立健全檔案管理體系和電子化管理體制

通過自上到下逐步建立健全、統(tǒng)一的行政檔案電子化的管理體系，嚴(yán)格規(guī)范其在檔案制作以及信息收集和管理歸檔上的時(shí)效、程序以及其方法等主要內(nèi)容。第一，需要研究制定一套突出局域網(wǎng)內(nèi)行政辦公單位自身管理特點(diǎn)的行政單位電子化檔案的利用、保密以及其保管的電子化制度。第二，對(duì)電子檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性課題進(jìn)行探討，一是深入研究傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔向電子信息化管理轉(zhuǎn)變過程中可能遇到的問題和難點(diǎn)，二是深入分析怎樣更安全、快捷、有效地進(jìn)行電子文件檔案的管理和使用。

2.2 強(qiáng)化對(duì)電子檔案的具體信息收集和管理

通過建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)以及相關(guān)信息目錄的檢索，從而對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行圖像掃描進(jìn)行識(shí)別，進(jìn)而快速進(jìn)行檔案的錄入。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換時(shí)，一定需要保證紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和信息的可靠性，并對(duì)信息實(shí)行安全的加密保管，對(duì)于需要進(jìn)行保密信息管理的紙質(zhì)檔案信息做好保密工作，如需要進(jìn)行信息的加密、防讀、權(quán)限設(shè)置和控制等進(jìn)行加密信息處理，以此更好地保證電子化檔案管理的保密性和電子化信息管理順利地實(shí)施。

2.3 全面地提升行政單位檔案管理工作人員的電子化綜合能力和素質(zhì)

除了進(jìn)行電子化的檔案管理，還意味著需要全面地提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的電子化綜合能力和素質(zhì)。建設(shè)一批技術(shù)水平高、現(xiàn)代檔案管理水平強(qiáng)的高素質(zhì)檔案工作管理人才。對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行的電子化檔案管理體系的建設(shè)，最核心的力量就是必須具備一支對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)掌握過硬的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，這關(guān)系著行政單位電子化檔案建設(shè)水平。

2.4 加強(qiáng)檔案管理部門間的溝通與信息交流，實(shí)現(xiàn)其資源共享

伴隨著我國(guó)現(xiàn)代檔案信息化管理時(shí)代的進(jìn)入與發(fā)展，人們對(duì)于檔案信息的需求也在不斷的遞增，檔案部門根本無法對(duì)其擁有的全部各類檔案信息資源進(jìn)行完整的管理利用、保存和收集整理。這就意味著需要將檔案管理相關(guān)職能部門各自為政的尷尬局面徹底打破，促進(jìn)各個(gè)檔案管理職能部門的相互連接，發(fā)展他們之間的橫向聯(lián)系，從而更好的實(shí)現(xiàn)其資源共享，滿足現(xiàn)代社會(huì)更大范圍的信息化需求。

2.5 注重對(duì)檔案信息深層次的分析研究開發(fā)

目前檔案管理相關(guān)部門在充分運(yùn)用先進(jìn)的硬盤光盤數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、掃描檔案管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)等電子信息技術(shù)對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行了電子化的收集、保存和分析整理之后，需要更加注重管理相關(guān)部門檔案信息的展開，更深層次的分析研究和利用開發(fā)。通過準(zhǔn)確、及時(shí)的分析收集社會(huì)大眾反饋的檔案管理相關(guān)資料和信息，以及檔案管理利用的結(jié)果之后，明確信息來源變動(dòng)的時(shí)間和狀態(tài)，以此更好地保證檔案管理相關(guān)部門人員能夠及時(shí)做出有效的檔案管理決策，并使其能夠及時(shí)更好的有效服務(wù)于社會(huì)大眾。

3 結(jié)語

社會(huì)的發(fā)展必然需要進(jìn)行信息化和數(shù)字化的檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，為此，我們一定必須要加強(qiáng)對(duì)行政單位檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息電子化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和重視程度。我們必須正視當(dāng)前檔案電子化建設(shè)的問題，通過革新檔案管理觀念、培養(yǎng)高技術(shù)素質(zhì)的人才、改革創(chuàng)新檔案管理制度和完善檔案管理系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)和提高行政檔案管理單位對(duì)社會(huì)檔案管理信息化和專業(yè)的認(rèn)識(shí)水平，以此實(shí)現(xiàn)行政單位檔案管理的高速、有效健康發(fā)展。

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