信息化背景下高職院校檔案管理措施

趙娟

摘 要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)逐步得到了廣泛的應(yīng)用，將信息技術(shù)應(yīng)用到高職院校檔案管理中也是高職院校信息建設(shè)中一個(gè)非常重要的內(nèi)容。因此本文對(duì)信息化背景下高職院校檔案管理的特點(diǎn)和意義進(jìn)行了簡(jiǎn)單闡述，在此基礎(chǔ)上提出了信息化背景下高職院校檔案管理的措施，希望能為高職院校檔案管理事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

關(guān)鍵詞：信息化;高職院校;檔案管理;措施

不管是從教學(xué)層面還是科研層面來說，高職院校的檔案管理都起著非常重要的作用。隨著高職院校的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的“你來我查”的檔案管理方式已經(jīng)與當(dāng)前的高職院校發(fā)展情況不相匹配。所以，我們要根據(jù)高職院校檔案管理的特點(diǎn)以及檔案管理的意義，對(duì)信息化背景下高職院校檔案管理的措施進(jìn)行完善，不斷的提高高職院校檔案管理的信息化水平，進(jìn)而提高高職院校檔案信息化管理的效率。

1 高職院校檔案信息化管理的特點(diǎn)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的廣泛應(yīng)用，高職院校檔案的檔案管理也在慢慢的向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，高職院校檔案管理也將面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，其特點(diǎn)主要表現(xiàn)在下面兩個(gè)方面：第一，智能化，就是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高職院校檔案管理的基礎(chǔ)上，開發(fā)新的檢索工具，進(jìn)而達(dá)到提高高職院校對(duì)檔案信息采集和檢索效率的目的，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案的管理和服務(wù)的智能化[1]。第二，無紙化，在信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的前提下，高職院校應(yīng)該逐漸的減少紙質(zhì)檔案，逐步的將高職院校的紙質(zhì)檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化和數(shù)字化管理，促進(jìn)高職院校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2 高職院校檔案信息化管理的意義

隨著素質(zhì)教育改革和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高職院校檔案管理的信息化已經(jīng)成為其教育教學(xué)改革中一個(gè)非常重要的部分，檔案管理的信息化具有高水平、現(xiàn)代化以及高效率的特點(diǎn)，對(duì)于高職院校的發(fā)展起著非常大的促進(jìn)作用[2]。在將信息化技術(shù)應(yīng)用到高職院校信息化管理的過程中，高職院校把檔案按照規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一分類管理教師職工的檔案和學(xué)生的檔案。在很多高職院校的檔案管理工作中，已經(jīng)應(yīng)用了信息技術(shù)的手段，改變了檔案管理的方式和方法，已經(jīng)由以往的紙質(zhì)檔案變成了現(xiàn)階段的電子檔案，管理的理念也在逐漸的向信息化的方向發(fā)展。在信息化背景下，高職院校的檔案管理具有以下三個(gè)方面的意義。

2.1 促進(jìn)高職院校檔案管理的高效性

當(dāng)互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)還沒有全面普及時(shí)，高職院校的檔案管理還主要是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，存有大量的紙質(zhì)檔案材料，這就使高職院校的管理工作日益繁瑣，使檔案利用者要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行紙質(zhì)檔案的查找、檢索和存儲(chǔ)，導(dǎo)致檔案管理的效能極為低下。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的不斷普及和運(yùn)用，高職院校的檔案管理引入了信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，這就使數(shù)字化檔案逐漸替代了紙質(zhì)檔案，檔案的查閱、檢索和存儲(chǔ)不再繁瑣，這種自動(dòng)化檢索和存儲(chǔ)的方式極大地提升了高職院校檔案管理的效能，成為高職院校檔案管理的趨勢(shì)和方向。

2.2 檔案管理與服務(wù)水平日益優(yōu)化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，高職院校的檔案管理逐漸優(yōu)化和創(chuàng)新，在檔案信息交互、共享、傳遞的狀態(tài)之下，極大地滿足了高職院校招生、教學(xué)、就業(yè)等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案利用需求，也使檔案的管理服務(wù)水平得到極大的增強(qiáng)。

2.3 提升了高職院校檔案信息的利用效能

在信息化技術(shù)的普及運(yùn)用之下，高職院校的檔案管理成為高職院校發(fā)展的一個(gè)縮影，為高職院校的發(fā)展提供了信息化的整體框架，更好地實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的重組和再構(gòu)，在充分整合檔案信息的條件下，極大地提升了高職院校檔案的利用效能。

3 信息化背景下高職院校的檔案管理措施

3.1 樹立檔案信息化管理的全新理念

在網(wǎng)絡(luò)信息化的背景之下，高職院校的檔案管理要轉(zhuǎn)變?cè)械挠^念，不僅要確保檔案的完整與健全，還要關(guān)注和重視檔案信息的開發(fā)、利用與服務(wù)環(huán)節(jié)，要充分利用信息化技術(shù)和手段，挖掘高職院校檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，要在高職院校檔案管理決策和制度擬定方面有所側(cè)重，促進(jìn)全員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知轉(zhuǎn)變，可以通過適當(dāng)?shù)幕顒?dòng)增進(jìn)高職院校全員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知，如：“檔案信息化之我見”活動(dòng)，就可以使高職院校的信息化管理人員都積極地融入其中，各自表達(dá)出自己對(duì)于檔案信息化管理的見解和建議，更好地為檔案信息化建設(shè)工作集聚能量[3]。同時(shí)，高職院校還要在網(wǎng)絡(luò)信息化背景下加強(qiáng)對(duì)檔案管理的規(guī)劃，要使檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)和內(nèi)容與信息化建設(shè)相契合，在檔案信息化管理規(guī)劃和建設(shè)方案的引領(lǐng)下，加快檔案信息化管理的建設(shè)。

3.2 完善和優(yōu)化檔案信息化管理體系

在高職院校的檔案信息化管理模式改革中，要建構(gòu)和完善檔案信息化管理體系，從建立獨(dú)立健全的檔案管理機(jī)構(gòu)入手，有效辨識(shí)信息化檔案與傳統(tǒng)檔案之間的區(qū)別與聯(lián)系，完善檔案信息化管理體系的相關(guān)制度，以制度為前提，實(shí)現(xiàn)對(duì)高職院校檔案信息化管理的各項(xiàng)指導(dǎo)，逐步促進(jìn)檔案信息化管理的制度化和規(guī)范化。同時(shí)，還要加大對(duì)高職院校檔案信息化管理的投入，要從資金方面給予支持，要立足于網(wǎng)絡(luò)信息化、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)的視野，為高職院校的檔案信息化建設(shè)進(jìn)行科學(xué)合理的獻(xiàn)計(jì)，根據(jù)現(xiàn)代信息化的要求做好檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括檔案數(shù)字信息的軟硬件、輸入輸出、信息安全、數(shù)據(jù)備份、利用渠道、管理權(quán)限、信息開放范圍等內(nèi)容，擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)投入，采購(gòu)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備設(shè)施，并預(yù)留檔案信息化管理的維護(hù)費(fèi)用，以更好地推動(dòng)高職院校檔案信息化管理的持續(xù)性。

3.3 豐富檔案信息化管理形式

可以建設(shè)高職院校檔案專題網(wǎng)頁(yè)，通過辦公系統(tǒng)、QQ、電子郵件、網(wǎng)頁(yè)問卷等方式，實(shí)現(xiàn)檔案咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)服務(wù)、檔案宣傳服務(wù)等，按照不同的專題或類別，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次的加工和提煉，充分挖掘檔案信息化價(jià)值，并在網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)的運(yùn)用下，全面開展檔案編研工作，更好地增強(qiáng)高職院校檔案的服務(wù)功能。

3.4 增強(qiáng)高職院校檔案管理人員的素質(zhì)

要以信息化檔案管理人員為檔案管理的關(guān)鍵要素，要提升檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)和能力，可以采用“引進(jìn)來”、“走出去”的信息化檔案人才培養(yǎng)策略，以激勵(lì)機(jī)制吸引高素質(zhì)的信息化檔案管理人才，并使高職院校內(nèi)部的檔案管理人員以內(nèi)部培訓(xùn)的方式提升素質(zhì)，較好地優(yōu)化高職院校的檔案信息化管理工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高職院校檔案管理的信息化程度也越來越高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，使得高職院校的檔案管理呈現(xiàn)出集中化和網(wǎng)絡(luò)化的特征，提高了高職院校檔案管理工作人員的工作效率，因此我們要根據(jù)高職院校檔案管理的特點(diǎn)以及檔案管理的意義，對(duì)信息化背景下高職院校檔案管理的措施進(jìn)行完善，不斷的提高高職院校檔案管理的信息化水平，進(jìn)而提高高職院校檔案信息化管理的效率。

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