事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的思考

張麗

摘 要：事業(yè)單位應當充分的充分重視開展文件資料的歸檔整理工作，形成綜合性的文件檔案歸檔控制體系，有效的保證檔案文件的價值，減少和控制檔案處置成本，達到提高檔案處置效率的目標。只有剔除高風險的檔案，才能保證檔案管理體系穩(wěn)步運行，發(fā)揮檔案的使用價值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文件歸檔;控制策略

本文主要分析事業(yè)單位文件歸檔工作現(xiàn)狀，總結(jié)事業(yè)單位文件歸檔問題隱患，根據(jù)信息化的時代特征，研究有效的文件歸檔處置方法，形成綜合性的文件歸檔管理機制，達到提高檔案歸檔處置有效性的目標，從而為事業(yè)單位的檔案高度共享打下基礎，解決檔案管理的具體隱患。

1 事業(yè)單位檔案文件整理的主要原則

1）檔案保存工作主要問題。事業(yè)單位檔案歸檔工作是檔案使用的基礎，有些事業(yè)單位不注重加大歸檔管理工作的控制力度，未能形成綜合性的歸檔控制機制，因此影響檔案管理工作的科學性。例如，有些事業(yè)單位未能形成良好全面的檔案管理工作機構(gòu)，不能明確檔案管理控制的重點，缺乏有效的文件來源與處置機制。還有的事業(yè)單位沒能明確的文件歸檔的責任分工，檔案文件處置的時間、原則、內(nèi)容與方法控制不明確，檔案內(nèi)部未能形成有效的聯(lián)系機制，因此影響檔案管理工作的整體效率。事業(yè)單位還要從提高文件的檢索與使用效率出發(fā)，創(chuàng)新文件歸檔控制的方式方法，著力形成優(yōu)化的文件歸檔工作體系，達到創(chuàng)新、務實、求真、高效的檔案歸檔管理工作機制。

2）檔案保管利用的原則。事業(yè)單位應當從檔案管理與共享運用的現(xiàn)實需要出發(fā)，著力構(gòu)建綜合性的檔案管理工作體系，豐富檔案文件處置的方法，著力形成綜合性的檔案管理工作機制，提高檔案管理的整體效率。首先，保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，基于事業(yè)單位的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息形成實時綜合性的歸檔處置工作機制。做到重點檔案限時歸檔。其次，保證檔案管理歸檔的標準化水平，加大數(shù)據(jù)信息的自動化存儲水平，發(fā)揮各級檔案管理人員的崗位職責，要求所有檔案管理責任人按照相關(guān)法規(guī)進行歸檔處置。第三，還要提高數(shù)據(jù)信息的檢索質(zhì)量，加大數(shù)據(jù)信息的綜合性控制，形成強有力的文檔歸檔監(jiān)管工作機制，提高數(shù)據(jù)信息控制的針對性，從而解決文檔控制的現(xiàn)實問題。第四，運用信息技術(shù)手段控制檔案歸檔處置的成本，基于事業(yè)單位日益增加的數(shù)據(jù)量現(xiàn)實，提高檔案歸檔處置的效率，降低檔案歸檔工作的成本，達到以提高總結(jié)歸檔有效性目標。

2 事業(yè)單位檔案歸檔整理方法

1）文件資料整理的方法。文件資料的整理應當按照周期性、持續(xù)性、針對性和全面性的原則進行，注重根據(jù)檔案歸檔整理工作的任務需要，創(chuàng)新檔案文件的歸檔工作方式，明確歸檔處理的重點，達到系統(tǒng)化歸檔整理的目標。首先，提高文件檔案信息的保存價值，對現(xiàn)有的檔案資料進行有效全面的區(qū)分，提高文件整理的科學化水平。根據(jù)相關(guān)的法規(guī)條件采用科學化的文件整理工作方式方法。其次，對事業(yè)單位的內(nèi)部文檔進行分類評級，尤其加強行政、業(yè)務、黨委文件的細化分類，做到人事、財務、業(yè)務、行政、安全檔案的分類存儲。例如，在收到檔案文件時應當形按照分類機制進行檔案的有效處理，有效避免因處置不當造成的文件混淆的問題，做到不同類別的文件指定專人處理。第三，還要加強不同年份的檔案管理工作，提高加密文檔管理的科學性，應當注重加密文檔、普遍文檔的有效區(qū)分，切實按照不同級別實現(xiàn)各類文件的專業(yè)化管理。第四，對特殊文件進行有效管理，尤其加大視頻、圖片與音頻文檔的收集整理工作力度，對各種特殊文件形式進行特殊處理，防止特殊文件被破壞的問題，達到全面提高文件檔案管理質(zhì)量目標。

2）完善檔案歸檔方法。事業(yè)單位應當提高檔案歸檔工作的效率，注重創(chuàng)新檔案歸檔工作方式，運用大數(shù)據(jù)、云存儲與智能化檔案管理的方式提高檔案歸檔工作的效率。首先，提高檔案管理歸檔工作的效率，優(yōu)化檔案管理工作中的歸檔工作步驟，形成層層負責的檔案管理歸檔工作體系，兼職檔案員應當重點保證檔案數(shù)據(jù)的真實性。專業(yè)檔案管理人員應當圍繞著檔案共享需要，檔案的方便查閱與數(shù)據(jù)的優(yōu)化配置開展檔案的專門整理。 其次，還要形成層層報送審批的檔案管理工作機制，圍繞文檔的歸檔建立良好的意見征求意見機制、定稿審定工作機制，以及上級檔案管理部門的監(jiān)督審批機制。第三，進一步提高檔案的編目水平，圍繞著事業(yè)單位專項業(yè)務工作的開展需要，優(yōu)化文檔編目工作方法，對檔案信息進行全面科學的標準，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)檢索的方式方法，依靠傳統(tǒng)的歸檔責任人、類目名稱、保管期限進行歸檔控制，同時設置必要的關(guān)鍵數(shù)據(jù)檢索字段，從而提高歸檔管理的針對性，解決歸檔管理的現(xiàn)實問題，達到提高檔案管理質(zhì)量的目標。第四，實現(xiàn)檔案的分類存儲，明確檔案分類管理的目標，建立具的檔案分類的時間、內(nèi)容與特點，對檔案進行合理的優(yōu)化區(qū)分，形成綜合性檔案管理工作分工體系，重點采用分層管理的工作機制，實現(xiàn)對檔案材料屬性的有效分類，能夠?qū)n案管理的層級機制進行合理的劃分，例如，明確各業(yè)務科室、檔案室的管理職責，針對全宗內(nèi)的檔案進行科學化的分類?；谖募碓?、主體內(nèi)容、建檔時間與管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，從而全面提高檔案管理有效性。

3）信息化歸檔整理方法。信息技術(shù)已經(jīng)成為文件歸檔整理的基礎性工作，信息化歸檔整理工作要求檔案管理人員有較強的信息技術(shù)意識，能夠提高檔案管理的效率，注重提高檔案的下載和應用管理工作水平，滿足不同部門人員開展檔案管理歸檔工作的現(xiàn)實需要，將檔案進行科學化的分類，切實依靠專業(yè)軟件進行檔案的歸檔。 具體還要建立信息的數(shù)據(jù)化傳送機制，提高檔案歸檔整理的實時性，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公政務系統(tǒng)的有效銜接，達到電子文檔信息的實時全面歸檔的目標。電子信息技術(shù)時代應當縮短檔案歸檔的操作時間，進一步優(yōu)化存儲空間，在云存儲的理念下實現(xiàn)全面數(shù)據(jù)信息的收集歸檔。在現(xiàn)有條件下還要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案的同步歸檔，進一步在信息技術(shù)理念下實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的科學歸檔，重點加強紙質(zhì)檔案管理與電了檔案管理人員的交流溝通，形成相互配合的管理體系，進一步推動傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案實現(xiàn)電子化歸檔。

4）文件檔案信息的安全控制。信息安全已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的重要任務，加大文檔案的安全管理水平對事業(yè)單位檔案事業(yè)的長遠發(fā)展至關(guān)重要。首先，形成綜合化的安全控制機制，明確檔案管理安全控制的重點環(huán)節(jié)，基于信息化的電子檔案管理需求開發(fā)檔案管理工作機制，形成專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)。其次，對電子檔案管理系統(tǒng)的計算機進行物理隔絕，防止因為各種外部接口造成的檔案數(shù)據(jù)信息泄露的問題，尤其注重防止檔案傳遞造成的數(shù)據(jù)風險。第三，重點加強辦公管理系統(tǒng)的電子檔案管理工作，提高電子檔案管理的質(zhì)量，解決電子檔案控制與存儲不當?shù)膯栴}，實現(xiàn)實時的數(shù)據(jù)信息流的監(jiān)控，保證智能化電子文檔歸檔系統(tǒng)有效運轉(zhuǎn)，防止基層數(shù)據(jù)信息控制不足造成的安全隱患。第四，形成檔案歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量的分析機制，定期的通報檔案歸檔工作情況，基于現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)分析機制防止安全隱患，提高文件歸檔控制工作的科學性和有效性。

3 結(jié)論

文件歸檔管理仍然是事業(yè)單位檔案文件管理工作的核心任務之一，在信息技術(shù)不斷普及的當下，應當更加重視做好檔案文件的歸檔整理工作，切實保證檔案文件的真實性、精準性和有效性，強調(diào)按照檔案文件管理法規(guī)標準化的進行文件整理。在日常歸檔整理過程中需要遵循保管與利用一致的原則，從檔案文件的共享使用需要出發(fā)，切實建立呼應時代發(fā)展需要的檔案管理工作方式，更好的體現(xiàn)歸檔服務于應用的價值，發(fā)揮出檔案歸檔整理工作的基礎性價值。

參考文獻

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