信息技術管理視域下企業(yè)綜合檔案室的建立與管理

楊莉

摘 要：近年來，隨著科學技術的進一步發(fā)展，制造領域迎來了一輪又一輪變革。檔案工作開始傾向于資源的整合、利用，越來越多的企業(yè)開始重視檔案工作。制造企業(yè)有別于其他企業(yè)，在制造企業(yè)中檔案部門兼具了更多的職能，管理及技術的變化對制造企業(yè)檔案工作影響就愈發(fā)明顯。這些影響重點表現(xiàn)在亟待調(diào)整的管理思路、管理模式和亟待提高的管理水平。基于此，本篇文章對信息技術管理視域下企業(yè)綜合檔案室的建立與管理，以供相關從業(yè)人員參考。

關鍵詞：信息技術;綜合檔案;企業(yè);檔案管理

隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展，檔案信息化建設成為檔案管理工作的重要方向。文檔一體化是檔案管理的重要指導思想，要求在文檔管理過程中注重文件流轉和歸檔的一體化管理，注重檔案信息化建設，進一步提升文檔管理效率，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用和價值。

1 新形勢下企業(yè)檔案管理的意義

新形勢下，企業(yè)檔案管理的模式已經(jīng)逐漸摒棄了傳統(tǒng)檔案管理模式，朝著以價值為導向的檔案知識管理模式轉變，從而實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略目標。企業(yè)檔案管理模式是采取積極有效的信息規(guī)范與整理以及數(shù)據(jù)清除，設計信息流動的環(huán)節(jié)等相關具體的工作，憑借信息自動化管理的平臺，進一步規(guī)范檔案管理，提升企業(yè)的檔案管理工作效率，從而有效降低企業(yè)檔案管理者的工作壓力和工作量，有助于減少企業(yè)的管理成本。在大數(shù)據(jù)支持的時代下，企業(yè)檔案管理也實現(xiàn)了電子化，有效提高了企業(yè)的工作效率，利用電子軟件，能夠讓工作人員隨時隨地對檔案進行檢索、查閱以及歸檔等工作，提高企業(yè)檔案管理工作效率，達到事倍功半效果，從而減少企業(yè)的人力成本，并有效降低了企業(yè)檔案管理過程中潛在的風險，提高了企業(yè)檔案的利用效率，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)揮了重要的作用。

2 信息技術管理視域下企業(yè)綜合檔案室建設的現(xiàn)狀

2.1 各部門歸檔材料不全

在信息技術管理視域下企業(yè)綜合檔案室建立過程中，往往出現(xiàn)各部門歸檔案材料不全問題，甚至還會出現(xiàn)檔案遺失無法歸檔等現(xiàn)象。企業(yè)綜合檔案室建立過程中，檔案收集工作既是綜合檔案室建立的基礎和起點，也是直接影響到企業(yè)綜合檔案室建立與管理的直接因素。出現(xiàn)歸檔材料不全問題的主要原因是由于原有檔案多由各部門分設、分管，個別部門管理層認為關鍵的、核心的檔案材料一旦交到企業(yè)綜合檔案室后會在部門需要利用、查找時產(chǎn)生諸多不便，還不如自己保管方便;也有個別企業(yè)的生產(chǎn)部門認為：生產(chǎn)類檔案材料是在自身在日常生產(chǎn)、管理工作中逐步形成的，應由生產(chǎn)部門來保管。另外，也有的部門因不了解綜合檔案室歸檔范圍，進而將一些不屬于歸檔范圍的檔案材料也進行了歸檔，卻將一些關鍵性的圖紙、圖片等留為自用，進而也造成了檔案材料流失問題。

2.2 缺乏資金，設備落后

在大部分企業(yè)中，技術檔案信息化體系還不夠完善，而且對于技術檔案的歸檔仍然在被動狀態(tài)，上頭傳下來什么文件，便對什么文件進行處理，工作人員的主動性難以得到發(fā)揮，無法有意識地對檔案中的內(nèi)容進行篩選，從而導致后期工作中資源整合工作的加重。另外，構建檔案管理信息化時，前期需要用到大量的資金來對軟硬件進行購買，而企業(yè)中許多設備需要升級，因此，企業(yè)還需要優(yōu)化其工作環(huán)境。

3 信息技術管理視域下企業(yè)綜合檔案室的建立與管理策略

3.1 豐富綜合檔案室檔案資源

將之建成企業(yè)的信息中心大數(shù)據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”以及信息技術管理背景下，企業(yè)在綜合檔案室的建立過程中，必須充分借助現(xiàn)代信息技術及相關管理手段來不斷豐富企業(yè)檔案資源、更新管理理念，將企業(yè)綜合檔案室建設成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的信息中心。

3.2 數(shù)字檔案室基礎設施建設

數(shù)字檔案室要想發(fā)揮其基本功能，就需要完善的配套措施，檔案室在基礎設施建設方面需要完善硬件設施和軟件設施。檔案管理部門需配備數(shù)字檔案室必要的硬件設施，主要包括存儲器、服務器、電子計算機、打印機和其他輸入輸出設備等，為電子文件的收集整理提供硬件支撐。軟件管理系統(tǒng)包含數(shù)字檔案室建設需求的各類軟件，通過這些軟件的運行，能夠為檔案資料的收集、整理和利用提供平臺和技術支撐。

3.3 構建信息資源平臺

運用信息化技術來管理檔案。對于制造企業(yè)而言，構建信息資源平臺不是一蹴而就的事，要有選擇有針對性地進行構建?！皵?shù)字化檔案管理系統(tǒng)”也是一個信息資源平臺，但是對于制造企業(yè)而言，生產(chǎn)數(shù)據(jù)、質量數(shù)據(jù)等更為關鍵，檔案工作人員在對資源進行管控時，要結合具體實際，在構建其他信息資源平臺時，要有預見性地提出相關要求，為后續(xù)資源整合做好準備工作。

3.4 創(chuàng)新管理理念與內(nèi)容

首先，應該更新工作觀念，轉變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，將被動服務轉變成為主動服務，在檔案管理的工作中，不僅需要注重檔案資料的收藏，還需將其提供給生產(chǎn)部門與其他部門，全面提升檔案資料的利用率，確保各方面工作的有效實施。在樹立創(chuàng)新理念的過程中，還需將社會化當作是檔案管理的主要目標，形成檔案管理的社會化工作理念，使得檔案資料可以向著知識化、科技化與信息化方向發(fā)展。其次，在企業(yè)的檔案管理內(nèi)容創(chuàng)新工作中，應該轉變以往單調(diào)性的內(nèi)容，豐富其中的檔案部分。

3.5 數(shù)字檔案室查詢網(wǎng)站建設

數(shù)字檔案室要想發(fā)揮更廣泛的服務作用，就必須通過網(wǎng)站建設服務更多群體。數(shù)字檔案室的網(wǎng)站查詢服務，能夠在檔案資源和用戶之間搭建起平臺，對數(shù)字檔案室的數(shù)據(jù)資源進行有效利用。這就需要在網(wǎng)站搭建過程中，既注重美觀性也要注重功能性，確保網(wǎng)頁設計科學合理，確保網(wǎng)站查詢符合相關要求，進一步提升檢索效率，更好地滿足用戶多樣化需求。

3.6 信息化技術

建構開放式的平臺，讓網(wǎng)絡信息技術能夠真正地為檔案管理工作進行服務，并且在此基礎上，不斷的將檔案管理工作進行完善，提高其使用效率?？茖W的完善電子檔案管理系統(tǒng)，保證技術的先進性，在進行電子信息系統(tǒng)建立時，充分使用電子信息技術。在進行電子檔案信息管理構建時，要對其管理行為進行規(guī)范，從而保證資源能夠得到有效的開發(fā)。

3.7 培養(yǎng)復合型人才

未來的檔案人才培養(yǎng)對策，應更加側重培養(yǎng)精通信息技術和檔案業(yè)務的復合型人才。一是提高檔案人員素質，要培養(yǎng)信息意識，掌握檢索、選擇、整理、利用等基本信息技能。二是抓好檔案管理系統(tǒng)專家型人才培養(yǎng)，可以依據(jù)檔案信息化建設自身的特點，采取崗位培訓與工作實際相結合的辦法，引導檔案人員對系統(tǒng)主要的功能開展專門研究，儲備相關的技術標準、管理手段和實踐經(jīng)驗。結合蓬勃開展的信息化建設工作為檔案人員營造良好的成長環(huán)境。

4 結束語

總之，企業(yè)應在信息技術管理視域下依托現(xiàn)代信息技術優(yōu)勢來逐步完成企業(yè)綜合檔案室的數(shù)字化建設，并以電子文件、專業(yè)數(shù)據(jù)庫等新型檔案資源歸檔為綜合檔案室建設的重點。

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