企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題分析及創(chuàng)新思路

李冬梅

摘 要：對(duì)于企業(yè)而言，整體事業(yè)若想獲得良好的發(fā)展，與檔案具有重要關(guān)系，科學(xué)的檔案管理可以為公司發(fā)展提供充足資源支持。但是在當(dāng)前企業(yè)檔案管理過(guò)程中仍然存在較多問(wèn)題，主要表現(xiàn)為檔案管理信息化建設(shè)滯后，不利于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，也影響了檔案信息的有效應(yīng)用?；诖?，本篇文章對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題分析及創(chuàng)新思路，以供相關(guān)從業(yè)人員參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;建設(shè);創(chuàng)新思路

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理工作方法，對(duì)于新時(shí)代的信息化需求難以滿足，所以創(chuàng)新檔案管理方法至關(guān)重要。

1 檔案管理信息化創(chuàng)新的背景和意義

我國(guó)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展信息更新?lián)Q代的速度異常之快，這就導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理面臨著巨大的壓力和激烈的大環(huán)境，因此大部分企業(yè)逐步將自身的管理方式進(jìn)行更新，積極地對(duì)信息化管理進(jìn)行初步了解并應(yīng)用，但總是會(huì)有新的問(wèn)題出現(xiàn)在發(fā)展的進(jìn)程中。其中，阻止檔案信息化的主要原因以創(chuàng)新思想不強(qiáng)、觀念意識(shí)落后、開(kāi)發(fā)信息資源不夠全面等為主。在這樣的發(fā)展形勢(shì)下，相關(guān)的檔案管理工作者必須積極地重視起來(lái)，將檔案工作的新局面盡快地依靠現(xiàn)代化發(fā)展手段進(jìn)行開(kāi)拓，做好檔案管理信息化創(chuàng)新工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃以及社會(huì)的進(jìn)步產(chǎn)生重要的意義。

2 企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理存在的問(wèn)題

1）對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知不夠。我國(guó)許多企業(yè)對(duì)檔案的管理工作重視不足。長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)為了增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，多使用扁平化組織，以精簡(jiǎn)化其組織，來(lái)使得成本得到降低。企業(yè)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知不足，使得企業(yè)檔案的管理工作效率難以提升。

2）服務(wù)主動(dòng)性不足?，F(xiàn)階段企業(yè)檔案管理大多采用“你查我調(diào)”的被動(dòng)服務(wù)層面，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，影響了檔案管理建設(shè)成果的有效應(yīng)用。

3）企業(yè)檔案信息化建設(shè)專(zhuān)業(yè)人員配備及能力不足。企業(yè)檔案信息化對(duì)于專(zhuān)業(yè)人員的要求比較高，但是目前企業(yè)當(dāng)中的人員配備不足，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行相關(guān)的操作，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化不能正常的進(jìn)行。我們應(yīng)該培養(yǎng)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人員，在軟件設(shè)施和硬件設(shè)備維護(hù)當(dāng)中，克服困難，保障檔案信息化進(jìn)程的進(jìn)行。

4）電子檔案數(shù)據(jù)的安全性有待提升。在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中會(huì)涉及許多機(jī)密文件，但是，截止到目前為止，還缺乏具有較高安全性能的電子信息管理系統(tǒng)，另外，往往都是利用第三方軟件傳遞及保存電子文檔，所以會(huì)導(dǎo)致電子文檔數(shù)據(jù)的安全性受到一定威脅。例如，目前一些企業(yè)往往會(huì)在傳送電子文件時(shí)使用電子郵箱或是QQ等，假如企業(yè)收發(fā)文件的賬號(hào)與密碼泄露出去，那么就可能會(huì)泄露檔案的數(shù)據(jù)。不僅如此，部分企業(yè)為了獲得同行的商業(yè)機(jī)密，往往會(huì)聘請(qǐng)一些黑客侵入到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的電子文件管理系統(tǒng)中，這樣一來(lái)也就會(huì)導(dǎo)致對(duì)方系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的安全性遭到威脅，所以就必須要采取有效的措施，努力保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。

5）聲像檔案收集困難，資料匱乏。聲像檔案是信息化檔案中不可缺少的一部分，因?yàn)槠洫?dú)特的形式有利于解決各種糾紛問(wèn)題，但是由于其對(duì)設(shè)備的要求較高，所以一些企業(yè)在信息檔案建設(shè)的過(guò)程中，因?yàn)橘Y金原因減少了對(duì)相關(guān)設(shè)備的采購(gòu)，導(dǎo)致了聲像檔案的缺失。

3 強(qiáng)化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

1）創(chuàng)新理念。想要完成企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，要做的便是創(chuàng)新相應(yīng)的理念。通過(guò)新的理念，從而完成實(shí)踐。首先，要以服務(wù)為檔案管理工作的首要目標(biāo)，其次，在新的形勢(shì)下，應(yīng)完成檔案管理的信息化建設(shè)，從而保證檔案信息管理能夠與時(shí)俱進(jìn)。另外，企業(yè)可以利用培訓(xùn)等方法，來(lái)強(qiáng)化員工對(duì)與自身工作的態(tài)度，通過(guò)不斷的提高自身的素養(yǎng)，從而為企業(yè)做出貢獻(xiàn)。

2）檔案管理信息化建設(shè)組織安排。根據(jù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)要求，可以將軟件開(kāi)發(fā)商、自身、軟件產(chǎn)品供應(yīng)商力量整合，組織工程技術(shù)設(shè)計(jì)人員、檔案管理人員等相關(guān)人員共同參與，形成聯(lián)合檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目組，保證項(xiàng)目順利運(yùn)行。

3）加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。檔案信息化的進(jìn)行就要求信息檔案的管理者需要擁有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)還需要有一定的專(zhuān)業(yè)電腦知識(shí)。企業(yè)檔案的管理，是利用當(dāng)今信息化的高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用一體化管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。不難看出企業(yè)如果想完成檔案信息化建設(shè)，那么引進(jìn)綜合型人才是信息化進(jìn)程的必經(jīng)之路，企業(yè)除了可以從社會(huì)進(jìn)行引進(jìn)外，還可以篩選出信息化方面的人才進(jìn)行檔案管理方面的培訓(xùn)，從而達(dá)到企業(yè)檔案信息化的要求。

4）運(yùn)用精細(xì)化理念做好檔案整理和歸檔工作。作為企業(yè)檔案的管理人員首先必須要保證收集整理的檔案資料的完整性、真實(shí)性及精確性，其次依據(jù)檔案的內(nèi)容來(lái)實(shí)施多樣化的管理措施，清楚劃分好檔案的類(lèi)別。同時(shí)，根據(jù)檔案資料的等級(jí)及類(lèi)別對(duì)其歸檔工作進(jìn)行全過(guò)程的記錄，以避免檔案的損壞及丟失，為檔案的日常使用及查閱提供方便。再其次，在檔案歸檔工作中應(yīng)用精細(xì)化理念，就必須要提高檔案歸檔工作的條理性，結(jié)合企業(yè)檔案管理需要，切實(shí)提高企業(yè)檔案管理的整理及歸檔水平，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

5）制定完善的安全防護(hù)制度。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中獲得了檔案信息化建設(shè)帶來(lái)的許多便利，然而也會(huì)存在一些安全隱患。所以，企業(yè)需要制定完善的安全防護(hù)制度，要在檔案信息化建設(shè)計(jì)劃中加入系統(tǒng)安全保障的相關(guān)內(nèi)容，要在技術(shù)、資金及管理方面制定完善的保障制度。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中會(huì)用到許多的機(jī)械設(shè)備與人力資源，對(duì)此就必須要加強(qiáng)對(duì)于安全風(fēng)險(xiǎn)的管控，加強(qiáng)檔案的保密工作。

6）信息化技術(shù)。建構(gòu)開(kāi)放式的平臺(tái)，讓網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠真正地為檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)，并且在此基礎(chǔ)上，不斷的將檔案管理工作進(jìn)行完善，提高其使用效率?？茖W(xué)的完善電子檔案管理系統(tǒng)，保證技術(shù)的先進(jìn)性，在進(jìn)行電子信息系統(tǒng)建立時(shí)，充分使用電子信息技術(shù)。在進(jìn)行電子檔案信息管理構(gòu)建時(shí)，要對(duì)其管理行為進(jìn)行規(guī)范，從而保證資源能夠得到有效的開(kāi)發(fā)。

7）檔案信息資源精細(xì)化。在信息時(shí)代發(fā)展背景下，企業(yè)檔案信息表現(xiàn)出了很強(qiáng)的零散性及復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)檔案信息資源的精細(xì)化整合是非常有必要的，這就要求企業(yè)必須要協(xié)調(diào)好每個(gè)部門(mén)，團(tuán)結(jié)在一起，構(gòu)建健全的企業(yè)檔案管理信息化平臺(tái)，在企業(yè)內(nèi)部有效推行一體化管理，從而促使企業(yè)的檔案信息資源得到更加科學(xué)及系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)及使用。同時(shí)，利用統(tǒng)一的檔案管理信息化平臺(tái)可以深度優(yōu)化整合企業(yè)各部門(mén)的有用資源，減少檔案信息資源的重復(fù)及浪費(fèi)問(wèn)題，提高企業(yè)檔案信息資源的使用效率及質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案的管理信息化建設(shè)不是階段性的發(fā)展，而是要根據(jù)社會(huì)信息的不斷變化進(jìn)行持續(xù)更新的長(zhǎng)久性工作。企業(yè)的檔案工作管理者應(yīng)該樹(shù)立良好的創(chuàng)新觀念和服務(wù)意識(shí)，積極地克服信息化轉(zhuǎn)型中的困難，實(shí)時(shí)地了解社會(huì)、時(shí)代變遷的過(guò)程及其發(fā)展的需求，使得檔案的信息化管理工作能夠達(dá)到理論結(jié)合實(shí)踐、時(shí)代結(jié)合創(chuàng)新的發(fā)展勢(shì)態(tài)，使信息資源能夠服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于社會(huì)。

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